Domine el proceso (y los datos) de los informes de recursos humanos

Su departamento de recursos humanos puede ser uno de los departamentos más cruciales de su organización.

Pero hay mucho que manejar al mismo tiempo. Entonces, ¿cómo se asegura de que su organización utilice sus datos y recursos con la máxima eficiencia?

Los informes de recursos humanos son una de las mejores herramientas para ayudar a las organizaciones a aprovechar al máximo su capital humano.

Definamos los informes de recursos humanos, sus características y analicemos las métricas clave que debe rastrear con este proceso.

¿Qué son los informes de recursos humanos?

Comencemos con el significado de los informes de recursos humanos:

Los informes de recursos humanos son un proceso en el que las empresas realizan un seguimiento de las métricas clave sobre sus empleados y su fuerza laboral.

Con estos informes, los gerentes de recursos humanos pueden analizar sus datos y descubrir información crucial sobre su organización. Este proceso se realiza a menudo a través de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y software de recursos humanos.

El departamento de recursos humanos de una empresa trabajará para rastrear y analizar estas métricas clave para asegurarse de que la organización funcione sin problemas y de manera eficiente. También usarán esta información para estar al tanto de lo que sucede en la fuerza laboral.

Por ejemplo, los profesionales de recursos humanos pueden usar los informes de recursos humanos para realizar un seguimiento de los costos de contratación al contratar para un nuevo puesto. Al realizar un seguimiento de los costos de contratación, podrán estimar mejor el costo de contratación para este puesto en el futuro.

¿Por qué los informes de recursos humanos son importantes para todas las empresas?

Cualquier organización con más de un puñado de empleados debe usar análisis e informes de recursos humanos. Aquí hay cinco razones por las que es importante:

1. Identificar la raíz de las áreas problemáticas

Cuanto más grande es una organización, más difícil puede ser identificar la raíz de un problema. Esto se vuelve aún más difícil cuando no estás siguiendo las métricas correctas.

Al crear y administrar informes de recursos humanos, los profesionales de recursos humanos pueden analizar mejor los datos y encontrar la causa raíz de los problemas que aparecen.

Por ejemplo, si hay un problema de rendimiento, los informes de recursos humanos pueden ayudar a analizar los datos y detectar este problema desde el principio. Luego, los líderes pueden hacer revisiones de desempeño y comenzar a capacitar a sus empleados para ayudarlos a alcanzar su potencial.

2. Administrar información

Cuanto más crece una organización, más información necesita gestionar.

Por ejemplo, hay una plantilla más alta. No solo hay que administrar el personal, sino que también hay más informes de rendimiento, más solicitudes de licencia y más departamentos.

Los informes de recursos humanos proporcionan una forma simplificada de organizar y administrar esta información. Cuando su organización necesita acceder a la información, es mucho más fácil acceder a ella si está organizada lógicamente.

3. Realizar una planificación eficaz

Según el informe Tendencias y prioridades de recursos humanos de Gartner para 2021, El 37% de los líderes de recursos humanos no están equipados para liderar el cambio.

Pero el diseño organizacional y la gestión del cambio son una de las principales prioridades de recursos humanos para los equipos de recursos humanos, con un 46 %. Y el 36% no sabe qué brechas de habilidades tienen sus empleados actuales.

Tener acceso a los datos correctos de recursos humanos puede ayudar a las organizaciones a descubrir estas necesidades y planificar de manera efectiva.

4. Tome mejores decisiones de contratación

Puede ser difícil contratar a las personas adecuadas.

Con los informes de recursos humanos, puede analizar datos sobre empleados actuales y pasados. Esto puede ayudarlo a mejorar sus procesos de toma de decisiones. También puede simplificar la gestión del talento.

Podrás descubrir qué cualidades tienen en común tus mejores líderes. Además, puede descubrir qué tipos de personas no encajan bien en la cultura de su empresa.

5. Identificar y predecir patrones de rotación de empleados

Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, la tasa de rotación de empleados para 2020 fue del 57,3%.

Y según Work Institute, la rotación de empleados cuesta aproximadamente 30% del salario anual de un empleado.

Entonces, para un empleado que gana el salario medio anual de $48,672, el costo es de alrededor de $15,000.

Además, Work Institute afirma que el 37,9% de los empleados dejan su trabajo después de un año o menos. Pero ¾ de las rotaciones de empleados se pueden prevenir.

Para mejorar la retención de empleados, las organizaciones necesitan saber las razones por las que los empleados se van. Los datos obtenidos de los informes de recursos humanos pueden ayudar a identificar patrones de rotación de empleados.

Como resultado, su organización puede tomar las medidas necesarias para disminuir su tasa de rotación y mejorar el compromiso de los empleados.

¿Qué métricas de recursos humanos deben rastrear las empresas?

Entonces, ¿qué métricas de recursos humanos son importantes para una organización?

Aquí hay ocho puntos de datos cruciales para tener en cuenta al elegir qué rastrear en sus informes de recursos humanos:

1. Empleados activos

Los empleados activos son todos los empleados actualmente en su nómina. Esta métrica no incluye a los empleados que se fueron recientemente, fueron despedidos o despedidos.

2. Tasa de rotación

¿Qué porcentaje de empleados se van durante un período de tiempo determinado? Es importante realizar un seguimiento de su tasa de rotación para identificar cualquier problema que surja. Además de lo que puede hacer para potenciar la experiencia de sus empleados.

Si un profesional de recursos humanos nota que la tasa de rotación ha aumentado durante el último año, la organización puede tomar medidas para aumentar la tasa de retención de empleados.

3. Nivel educativo

El nivel educativo representa el camino educativo que han tomado sus empleados. Esto puede incluir la escuela secundaria, las certificaciones, los títulos de grado o los títulos de posgrado.

Puede realizar un seguimiento del nivel de educación de sus empleados para estar al tanto de su capital humano.

4. Demografía

Es importante realizar un seguimiento de la demografía de sus empleados para que pueda evaluar la diversidad y la igualdad en su organización.

5. Costo de mano de obra

El costo de la mano de obra es la suma de todas las formas en que su organización compensa a los empleados. Esto incluye salarios, 401(k), beneficios para empleados e impuestos.

6. Absentismo (y su coste)

¿Qué porcentaje del tiempo están ausentes sus empleados?

Además de la tasa de ausentismo, su organización también debe realizar un seguimiento del costo del ausentismo. El seguimiento de estas métricas puede ayudarlo a evaluar el bienestar de su fuerza laboral.

También puede ayudarlo a encontrar cualquier problema en el lugar de trabajo y erradicarlo.

7. Costes de formación y contratación

Reclutar y capacitar a los nuevos empleados tiene un costo. Este costo varía según la organización.

Conocer este costo puede ayudarlo a establecer el costo de la rotación.

Los costos de capacitación y contratación también pueden variar según el rol. El seguimiento de esta métrica lo ayuda a determinar qué roles son más difíciles de contratar para que pueda maximizar sus esfuerzos para aumentar la retención de estas personas.

Por ejemplo, puede descubrir que contratar ingenieros de software cuesta más a su organización que contratar gerentes de marketing. Cada vez que necesite contratar a un nuevo ingeniero de software, sabrá qué esperar en términos de costo. También sabrá que es importante encontrar a alguien que se vea trabajando en su organización a largo plazo.

8. Tipo de función

Puede realizar un seguimiento de los roles que existen en su organización y cuántas personas ocupan cada rol. Esta métrica se puede desglosar por departamento o ubicación.

Por ejemplo, puede tener funciones de fabricación, compras, ingeniería y contabilidad (y muchas más).

¿Cuáles son los diferentes tipos de informes de recursos humanos?

Para realizar un seguimiento de estas métricas, las organizaciones necesitan varios tipos de informes de recursos humanos. Aquí hay ocho tipos de informes de recursos humanos que puede usar:

1. Número de empleados

Los informes de recuento, o la cantidad de empleados, muestran cómo se mueven sus empleados con el tiempo. Esto incluye moverse entre departamentos o dejar la empresa por completo.

Los informes de recuento también lo ayudan a realizar un seguimiento de la asistencia, los costos de capacitación y un censo de empleados. Este tipo de informe también puede ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento de las tasas de rotación.

2. Diversidad

Los informes de diversidad ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de la edad, el género y el origen étnico de los empleados.

Uno de esos tipos de informes es el Informe de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU..

Todas las empresas del sector privado con 100 o más empleados, o contratistas federales con más de 50 empleados, deben presentar este informe anualmente.

Pero, incluso si su organización no cumple con estos criterios, aún puede beneficiarse de la creación de este tipo de informes.

Puede ayudarlo a analizar la diversidad dentro de su organización y elaborar un plan de acción si falta.

3. Reclutamiento

Los informes de contratación son cruciales para gestionar la contratación de empleados y nuevos empleados. Estos informes de recursos humanos le dicen:

• Puestos vacantes actuales y puestos ocupados
• El costo promedio de reclutamiento para cada puesto
• El número de candidatos en la carrera para cada puesto.
• En qué paso de reclutamiento se encuentra actualmente cada candidato

Los informes de reclutamiento aseguran que todos los candidatos sean contabilizados para que ninguno se pierda. También ayudan a gestionar los costes de contratación, determinar la eficacia de su estrategia de contratación de ciclo completo y gestionar la incorporación de empleados.

Por ejemplo, para un solo puesto vacante en su departamento de ventas, podría tener:

• 10 candidatos en la carrera
• Dos candidatos que se encuentran en su primera etapa de entrevista.
• Tres candidatos que necesitan ser contactados para una segunda entrevista
• Tres candidatos que necesitan ser despedidos
• Dos candidatos que tienen que hacer una prueba.

4. Rendimiento

Para crear equipos de alto rendimiento, debe realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados. Los informes de rendimiento le ayudan a:

• Identifique a sus mejores empleados
• Encuentre líderes potenciales para desarrollar
• Descubra qué empleados necesitan mentoring o coaching

Los informes de desempeño también pueden ayudar a los gerentes a brindar comentarios más relevantes a los empleados.

Aquí hay un ejemplo. Supongamos que un empleado de su departamento de investigación y desarrollo tiene problemas de rendimiento. Los informes de recursos humanos muestran que los problemas de rendimiento solo surgen durante el trabajo en equipo. El gerente de este empleado puede capacitarlo para mejorar su trabajo en equipo (o encontrar apoyo de capacitación externo para ayudar a este empleado).

5. Compensación

Los informes de compensación son cruciales para calcular el costo de la mano de obra. Pero también pueden ayudar a los departamentos de recursos humanos a comprender cómo crecen las ganancias de los empleados con el tiempo.

Esto puede ayudar a las empresas a pronosticar los costos generales. Por ejemplo, digamos que el costo del departamento de ingeniería de software ha aumentado significativamente con el tiempo. Puede usar este informe para hacer un pronóstico más realista de lo que costará el departamento en los próximos cinco años.

Los informes de compensación generalmente incluyen:

• Salario base de todos los empleados
• Beneficios
• tiempo libre pagado
• Deducciones de nómina
• Pago por tiempo extra

6. Anual

Las organizaciones pueden realizar un seguimiento de estos indicadores clave de rendimiento (KPI) durante varios períodos de tiempo.

Los informes anuales pueden mostrar tendencias a largo plazo. También ayudan en la planificación a largo plazo de las organizaciones.

La rotación de empleados es un ejemplo de una métrica importante para realizar un seguimiento durante un período de tiempo más largo. Esto se debe a que los empleados rara vez se van después de una semana o un mes.

7. Mensual

La generación mensual de informes de recursos humanos puede ayudar a las organizaciones a detectar tendencias y solucionar problemas más rápido que los informes anuales.

Si bien no muestran tendencias a largo plazo, aún pueden identificar tendencias emergentes que deben corregirse antes de que empeoren.

Estos tipos de informes también pueden ayudar con las tendencias recurrentes. Por ejemplo, digamos que muchos empleados piden vacaciones durante el mes de julio. En el pasado, esto causaba problemas de carga de trabajo. Pero con un informe de licencia mensual, los líderes pueden planificar mejor para julio en los años venideros.

8. Semanal

Los informes semanales pueden ayudar a detectar cambios a corto plazo. Por ejemplo, digamos tanques de rendimiento durante una semana específica. Los departamentos de recursos humanos pueden tomar medidas rápidamente para evitar que el problema empeore.

Tal vez los empleados de ventas estén bajos de moral, o tal vez ayudarlos a mejorar su estado mental podría ayudar a que el rendimiento se recupere.

5 características de los informes de recursos humanos

Hacer un seguimiento de los informes de recursos humanos no siempre es fácil. Aquí hay cinco características de los informes efectivos de recursos humanos:

1. El proceso es continuo

La presentación de informes sobre recursos humanos debe ser un proceso continuo.

Crear un informe puede ser útil. Pero los informes continuos son los que lo ayudan a establecer tendencias y a conocer realmente a su fuerza laboral.

2. Es omnipresente

La presentación eficaz de informes de recursos humanos debe ser generalizada. Esto significa que no debe discriminar entre niveles de gestión o empleados en diferentes departamentos.

Todos los departamentos de una organización deben realizar informes de recursos humanos.

3. Sirve a otros departamentos

Los informes de recursos humanos en sí mismos no generan ingresos ni crean ganancias. Está diseñado para servir a otros departamentos que generan ingresos.

Los valiosos datos generados por los informes de recursos humanos pueden ayudar a otros departamentos a aumentar su rentabilidad.

4. Está orientado a resultados

Es fácil atascarse en los procesos de elaboración de informes de recursos humanos. Pero su organización debe centrarse en los resultados en lugar de los procesos por el bien de los procesos.

Sus informes de recursos humanos deberían ayudar a mejorar su organización. Si no sirve para ese propósito, algo debe cambiar.

5. Está enfocado en las personas

Los informes de recursos humanos eficaces se centran en las personas.

Su propósito debe ser ayudar a su organización a construir capital humano ayudando a su gente a desarrollar todo su potencial.

Cómo escribir un informe de recursos humanos

Ahora sabe por qué necesita informes de recursos humanos y qué tipos existen. Así es como puede escribir un informe de recursos humanos en cinco pasos:

1. Seleccione los datos cuidadosamente

Su primer paso debe ser elegir qué datos se incluirán en su informe. Pero no todos los datos se crean de la misma manera.

Los datos inexactos pueden ser injustos para sus empleados. También puede tergiversar su fuerza laboral y darle una imagen inexacta de su capital humano. Por ejemplo, si realiza un seguimiento de la diversidad, solo el seguimiento del género puede darle la impresión de que ha contratado una fuerza laboral diversa, incluso si la realidad está lejos de ser así.

2. Elija la frecuencia de su reporte

Una vez que tenga los datos correctos, elija la frecuencia de su informe.

Su informe se verá muy diferente si es un informe semanal en comparación con un informe mensual o incluso anual. También determinará la frecuencia con la que se debe actualizar el informe.

3. Describa la información de forma breve y clara.

Proporcione contexto para los datos en su informe. Hágalo claramente, pero sea breve y centrado en el tema.

Cualquier información innecesaria será una pérdida de tiempo cuando otras personas quieran analizar el informe.

4. Verifique dos veces el informe

Los errores le pueden pasar a cualquiera.

Siempre verifique dos veces el informe para evitar discrepancias en los datos. Un pequeño error puede convertirse en una bola de nieve en discrepancias más grandes en el futuro.

5. Comunícate rápidamente

Para que su informe de recursos humanos sea eficaz, es importante mostrárselo rápidamente a los responsables de la toma de decisiones. Como resultado, pueden ajustar sus estrategias para solucionar cualquier problema que surja antes de que empeore.

Cómo los departamentos de recursos humanos están automatizando el proceso de informes de recursos humanos

Debido a que hay una gran cantidad de datos que gestionar, los departamentos de recursos humanos utilizan software para automatizar el proceso de elaboración de informes de recursos humanos. La automatización es una de las tres principales empresas tecnológicas en las que planean invertir durante los próximos 12 meses, al 25%.

La automatización de recursos humanos libera a los empleados de realizar tareas repetitivas para que puedan concentrarse en la estrategia y la toma de decisiones.

Algunos procesos que los departamentos de recursos humanos automatizan incluyen:

• Hojas de tiempo de los empleados: las aplicaciones de hojas de tiempo automatizadas pueden ayudar a rastrear el ausentismo y salir mucho más eficientemente que administrar las hojas de tiempo a mano.
• Incorporación de empleados: con todo el papeleo involucrado en la incorporación de un nuevo empleado, la automatización puede simplificar esto en una sola aplicación para que nada se escape.
• Gestión del rendimiento: al automatizar la gestión del rendimiento, puede minimizar el sesgo involucrado.

Utilice los informes de recursos humanos para mejorar el capital humano de su organización

Los informes de recursos humanos, cuando se realizan correctamente, pueden ayudarlo a analizar su fuerza laboral y cuantificar su capital humano.

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