Conviértase en un profesional en pedir comentarios (y recibirlos)

Para sobresalir en nuestras vidas y carreras, necesitamos claridad. La claridad no se trata solo de hacia dónde vamos, sino también de quiénes somos. Tenemos que ser capaces de vernos a nosotros mismos.

Debemos tomar conciencia de lo que hacemos bien, las áreas en las que podemos mejorar y cómo nos percibe la gente. Los comentarios de los demás pueden ser el regalo de la vista. La retroalimentación es una de las formas más rápidas de enfocar nuestros esfuerzos, corregir nuestro rumbo y lograr nuestras metas.

Recibir retroalimentación y ponerla en acción es especialmente importante para crecer en nuestras carreras. Ninguno de nosotros es perfecto y todos tenemos puntos ciegos. Tal vez no todos hemos recibido una crítica negativa de un cliente descontento en las redes sociales. Pero todos hemos sido evaluados negativamente por alguien con quien interactuamos, lo sepamos o no.

Puede ser difícil de manejar, especialmente si se trata de comentarios detallados de un cliente leal con el que tiene una larga relación laboral. Nuestro trabajo puede beneficiarse del aporte de otra persona. Esa retroalimentación puede provenir de nuestro jefe, un cliente o incluso de nuestros compañeros de trabajo.

Aquellos que pueden recibir comentarios con gracia y ponerlos en práctica tienen más probabilidades de obtener el beneficio de la duda. La atención adicional a su trabajo puede marcar la diferencia entre un buen y un gran desempeño.

Si bien la idea de la retroalimentación puede parecer simple, nuestras emociones y ego a menudo pueden interponerse en el camino, haciéndolo más complicado. Ser deliberado al solicitar retroalimentación y estar en el espacio mental adecuado para recibirla es clave para el proceso de retroalimentación.

Cuando sabe cómo recibir retroalimentación, se traduce en comentarios honestos y reflexivos y seguimiento. También puede tomar la crítica constructiva y convertirla en una oportunidad de desarrollo profesional. Echemos un vistazo a cómo solicitar comentarios, qué los hace valiosos y cómo dar comentarios prácticos a otros.

Los beneficios de pedir retroalimentación

El 65% de los empleados dicen que quieren más comentarios. ¿Pero por qué? ¿Qué obtienen los empleados al pedir retroalimentación?

Después de todo, la retroalimentación puede ser una palabra aterradora. Pero no tiene que ser así. Si tiene la perspectiva y la mentalidad correctas, además de comprender el panorama general, la retroalimentación es valiosa. Estos son solo algunos de los beneficios de solicitar comentarios regularmente.

• Demuestra madurez, propiedad y autonomía.
• Pedir retroalimentación aumenta la confianza y la productividad
• Crea una cultura de retroalimentación donde la retroalimentación es aceptada y bienvenida.
• Ayuda a los empleados a comprender cómo su trabajo contribuye a objetivos más grandes.
• Crea un diálogo y una discusión saludables.
• Puede conducir a una mayor resolución de problemas e innovación.
• Reduce el ruido blanco y permite a los empleados concentrarse en las tareas más importantes que tienen entre manos.
• Puede ayudar a sus equipos a alcanzar sus objetivos de manera más rápida y eficiente.

5 pasos para pedir feedback

La retroalimentación puede ser intimidante. La retroalimentación a menudo se entiende como retrospectiva. Por otro lado, los consejos suelen ser prospectivos.

Los comentarios y los consejos no son lo mismo, pero a menudo pueden ir de la mano. Pero cuando solicita comentarios de las personas, también está eligiendo personas en función de su experiencia trabajando con usted. La retroalimentación se integra en la pregunta. Pero con el proceso paso a paso correcto, puede sentirse mejor preparado para recibir los comentarios que le gustaría recibir y comenzar a crecer.

1. Reflexiona sobre lo que esperas ganar

Conozca su objetivo al pedir retroalimentación.

La mayoría de las veces, su objetivo será obtener una imagen precisa de lo que está haciendo bien y dónde puede mejorar. El objetivo es irse con conclusiones procesables que implementará.

Sabes que la retroalimentación es valiosa cuando tienes una idea clara de algo que harás de manera diferente. O cuando tienes una idea de un patrón destructivo que no habías podido detectar.

La retroalimentación productiva le permite crecer en su rol. También le permite duplicar sus puntos fuertes y crear un plan de mejora fácil de seguir.

Si se da cuenta de que su objetivo al pedir retroalimentación es la validación o un aumento del ego, reconsidere y busque formas más productivas de obtener lo que necesita.

2. Identifique a las personas adecuadas para pedir retroalimentación

Cuando decida a quién acudir en busca de consejo, por encima de todo, tenga en cuenta la fuente. Solo pida retroalimentación a personas en cuyas intenciones confíe y que tengan una perspectiva relevante. Piensa en los compañeros con más conocimiento de tu trabajo.

Elige a las personas con las que más interactúas. Considere también el trabajo y las opiniones de quién respeta, aunque también puede ser útil escuchar a los demás.

Para obtener una perspectiva integral, consulte a colegas, miembros del equipo, clientes y gerentes con una variedad de estilos de gestión diferentes.

Obtener retroalimentación de los que están por encima de usted, debajo de usted y a su nivel se conoce como retroalimentación 360.

Si bien es posible que su cliente no lo conozca como lo hace su gerente, se beneficiará al verse a sí mismo desde más de un ángulo.

Los comentarios de los clientes a menudo pueden ser una excelente manera de comprender cómo puede ayudar tanto a los clientes insatisfechos como a los clientes potenciales.

Una excelente manera de obtener comentarios significativos de un cliente satisfecho (o de otro tipo) es enviar una encuesta de comentarios periódica.

Además, considere si la persona que inicia la conversación de retroalimentación es la persona adecuada para brindarle retroalimentación.

Por ejemplo, un gerente de contratación podría brindarle comentarios relevantes sobre la entrevista o hablar sobre la experiencia de su candidato. Sin embargo, probablemente no podrán brindarle información valiosa sobre sus habilidades de servicio al cliente.

3. Prepara las preguntas correctas

Para obtener el consejo y la retroalimentación correctos, necesita las preguntas correctas.

Dedique algún tiempo a reflexionar sobre si hay áreas en las que a menudo lucha o en las que siente que podría haber una desconexión. Hay algunos tipos diferentes de preguntas que puede explorar.

• Preguntas de final abierto. Este tipo de pregunta requiere respuestas más detalladas, que puede usar cuando desee recopilar información adicional o tener una discusión más amplia sobre un tema determinado. Puede hacer preguntas que lo ayuden a comprender mejor el contexto de los comentarios de la persona y el impacto que está teniendo su comportamiento.

  ¿De qué maneras específicas puedo apoyar mejor la misión de nuestro equipo?

  ¿Qué crees que funciona y no funciona actualmente con mi gestión del tiempo?

  ¿Con quién debería trabajar más de cerca en el equipo y en toda la empresa?

  ¿Qué partes de mi estilo de trabajo y comunicación te preocupan más?

  ¿Qué pasos puedo tomar para prepararme para el próximo proyecto o próximo rol?

  Las preguntas abiertas son excelentes para buscar consejos de coaching, puede hacérselas a cualquier persona de la organización a la que aspire a parecerse o de la que aspire a aprender.

• Sí / No o preguntas basadas en calificaciones. Esto permite que las personas le den rápidamente una respuesta directa. Puede utilizar este tipo de pregunta para confirmar rápidamente una idea o validar una corazonada.

  Por ejemplo: “¿He mostrado mejoras en X?” o “¿Crees que yo/nosotros deberíamos tomar este curso de acción?” Puede usar esto para evaluar ideas u opciones, y también puede intentar ponderar las respuestas.

  Por ejemplo, si 9 de cada 10 dicen que sí, probablemente valga la pena seguir con la idea. Sin embargo, tenga en cuenta que estas son preguntas cerradas que no dejan mucho espacio para la interpretación o la discusión. Probablemente sea mejor usarlos solo si está buscando una entrada rápida.

• Preguntas de seguimiento. Pase lo que pase, esté preparado para hacer preguntas de seguimiento. A menudo, esta es una oportunidad para hacer preguntas más específicas adaptadas a una situación o tarea. No desperdicie la oportunidad de obtener información apurando las respuestas que no entiende.

  Pedir un ejemplo específico o decir “¿Puedes contarme más sobre eso?” Hágale saber a la persona que le da retroalimentación que usted realmente quiere entender su perspectiva.

4. Tome notas sobre sus comentarios

La retroalimentación es un regalo. Tan importante como buscar retroalimentación es escuchar consejos con una mente abierta y el deseo de implementarlos. Recuerde que la retroalimentación es una oportunidad para comprender cómo los demás lo perciben a usted y a su trabajo.

No tienes que estar de acuerdo con eso, pero conocer las perspectivas de los demás es más útil que no saber. Póngase en el lugar de las otras personas y tenga en cuenta que puede ser igual de difícil ser la persona que da la retroalimentación.

Intenta dejar tu ego a un lado y acepta los consejos con una actitud positiva.

5. Reflexiona y revisa amablemente

Piense en lo que hará con los comentarios una vez que los haya recibido.

Organiza la retroalimentación para que puedas consultarla. Haga un plan paso a paso que describa cómo implementará los comentarios de manera tangible. Considere compartir ese plan con al menos algunas de las personas que lo dieron.

Por ejemplo, su jefe puede haber sugerido el equilibrio entre el trabajo y la vida como una prioridad. Un elemento de acción sería apagar y guardar su computadora portátil todos los días a las 6 p.m.

El consejo fue encontrar el equilibrio; la acción fue implementar un tiempo de corte para los dispositivos de trabajo.

Estos consejos pueden ayudarlo a seguir los comentarios:

• Revise todo desde su discusión y resalte los cambios que puede implementar de inmediato.
• Piense en los cambios que pueden requerir más tiempo y divídalos en una estrategia paso a paso para ponerlos en práctica.
• Solicite tiempo para otra videollamada o una reunión individual en las próximas semanas o meses para evaluar su progreso. El nombramiento lo mantendrá responsable de aplicar esos cambios a su trabajo.
• Cómo tener la mentalidad correcta para recibir retroalimentación
• Recibir retroalimentación no significa solo escuchar consejos. Casi tan importante como pedir retroalimentación es el estado de ánimo en el que se encuentra cuando la recibe.

Recibir información no siempre es fácil, especialmente si no le gusta o no está de acuerdo con ella. Tu mentalidad lo es todo cuando se trata de recibir consejos.

Cómo pedir retroalimentación a los colegas

Los colegas son las personas a las que probablemente les pedirá comentarios.

Los comentarios de los gerentes y otros líderes son valiosos, pero no descarte a los colegas del mismo nivel. Por lo general, pueden ofrecer consejos directos sin temor a las repercusiones.

Además, sus consejos pueden ser más fáciles de tolerar porque te sientes más cómodo con ellos.

Como se mencionó anteriormente, siempre es mejor preparar las preguntas con anticipación. La planificación previa no solo lo mantiene alineado con su objetivo, sino que facilita el trabajo de su colega al darle dirección y enfoque.

Las investigaciones han demostrado que las personas son mejores para dar retroalimentación cuando les pides algo específico. Si su objetivo es general, puede probar una variación de este popular enfoque de tres preguntas:

• ¿Qué cosa de este proyecto debería hacer más?
• ¿Qué cosa de este proyecto debería hacer menos?
• ¿Qué cosa podría haberlo hecho aún mejor?

Use las siguientes preguntas como inspiración para pedir retroalimentación a sus colegas:

• ¿Cuáles son mis puntos fuertes? ¿Cómo puedo desempeñarme mejor en estas áreas?
• ¿Cómo te sientes acerca de nuestro nivel de interacción? ¿Prefieres más o menos interacción? ¿Cómo te gustaría verlo cambiar?
• En los últimos tres a seis meses, ¿cómo he demostrado que me preocupo por el bienestar de nuestro equipo?
• ¿Qué acciones o esfuerzos le gustaría ver de mí en los próximos seis meses?
• ¿Se siente valorado como miembro del equipo? ¿Cómo podría mejorar mostrando aprecio por ti y el equipo?
• En una escala del 1 al 10, ¿qué tan efectivo me encuentras como comunicador? ¿Por qué?
• ¿De qué manera puedo cambiar o mejorar mi comunicación con usted y el equipo?
• ¿Qué sugerencias tiene para ayudarme a ser lo mejor (título del trabajo) que puedo ser?
• ¿De qué maneras puedo facilitar su trabajo?

Cómo pedir comentarios en un correo electrónico

Muchos de nosotros ahora estamos trabajando de forma remota, lo que puede dificultar la búsqueda de comentarios efectivos. Por un lado, es posible que no podamos acercarnos al escritorio de nuestro colega para solicitar su tiempo.

En segundo lugar, debido a la falta de tiempo en persona, ahora debemos solicitar reuniones por correo electrónico y recibir comentarios por videoconferencia. Puede sentirse más formal y más desalentador.

Aunque enviar correos electrónicos tiene sus desventajas, solicitar comentarios en un correo electrónico le permite delinear el propósito y los objetivos. Aclare que no necesita ser una reunión larga o formal, sino una conversación que lo ayude a evaluar su desempeño y mejorar su trabajo en el futuro.

Tenga en cuenta las limitaciones de las reuniones remotas. Los sellos de comunicación como el contacto visual y el lenguaje corporal pueden perderse en las videollamadas. El contacto visual directo no es posible, y los gestos con las manos y la postura no siempre se ven a través de la pantalla.

A pesar de la buena calidad de la cámara y el micrófono, la videoconferencia solo nos da una impresión “plana” en relación con la comunicación cara a cara. La falta de presencia cara a cara cuando se discuten temas delicados puede dar lugar a malentendidos.

Antes de la sesión de retroalimentación, prepárese comprometiéndose conscientemente a:

• Asumiendo buenas intenciones
• No reaccionar demasiado rápido
• Hacer preguntas aclaratorias
• Además, recuerde que es posible que no reciba la misma cantidad de comentarios si su equipo está fuera de un entorno de oficina por primera vez. Muchas empresas todavía se están adaptando al equipo disperso y al nuevo entorno de trabajo.

Al pedir retroalimentación virtualmente, se aplican muchas de las mismas reglas que si estuviera preguntando en persona, pero preste especial atención a los siguientes consejos.

A continuación se explica cómo solicitar comentarios de 360° en un correo electrónico:

Mantenga su solicitud breve.

Independientemente del tipo de retroalimentación que esté buscando (retroalimentación constructiva o positiva), mantenga su correo electrónico breve y directo.

Lidera con tu solicitud de comentarios.

Siga con detalles sobre las áreas específicas o los tipos de comentarios que busca. Mantenga el texto al mínimo y mantenga su correo electrónico escaneable.

Sea claro y específico.

Los colegas ocupados no leerán oraciones largas. A menudo tampoco leen las preguntas correctamente. Da formato a tus preguntas para mayor claridad haciéndolas grandes y en negrita. Sea específico acerca de cómo le gustaría recibir comentarios y cuándo.

Prioriza un área de enfoque.

Elija un evento, una persona, un producto o un servicio específico sobre el que desee recibir comentarios.

Si tiene un nombre de producto, ID de ticket, referencia o imagen de evento que ayudará a su colega a recordar, ¡utilícelo! Incluya un breve resumen de su papel en el proyecto o adjunte el trabajo para que sea fácil de recordar para la persona.

5 maneras de prepararse para recibir retroalimentación

Los terapeutas están de acuerdo en que las sesiones de consejería no son suficientes para que una persona haga cambios. Sus clientes deben estar preparados para:

• Recibir ayuda
• Tener realizaciones incómodas
• Hacer ajustes a sus hábitos y creencias.

Lo mismo puede decirse de cualquiera que reciba comentarios. Sin esa disposición, la retroalimentación se desperdicia. Los siguientes cinco consejos pueden ayudarlo a prepararse.

Los tres últimos provienen de los principios de la conocida teoría de la comunicación, la Comunicación No Violenta (NVC), y ayudan a crear un entorno que permite una comunicación constructiva y eficiente.

1. Estar dispuesto a aceptar información con una mente positiva y abierta

La retroalimentación se trata de la percepción de otra persona; en este caso, la percepción es la realidad.

Su defecto puede ser la negación o la actitud defensiva ante las opiniones de otra persona. Debe tratar de comprender la situación desde la perspectiva del proveedor de comentarios. Comprenda que lo más probable es que le den esa retroalimentación con una intención positiva.

Es decir, creen que están dando retroalimentación útil que resultará en un cambio positivo en su comportamiento.

Tenga en cuenta que ponerse a la defensiva cuando un profesional le da un consejo no funcionará a su favor. Será mucho menos probable que reciba respuestas honestas en el futuro.

Recuerde que la retroalimentación sobre el desempeño no es personal. Recibe los comentarios pragmáticamente en lugar de emocionalmente.

2. Adopta una mentalidad de crecimiento

Aunque es difícil, la retroalimentación es un activo positivo que lo ayudará a mejorar y lograr sus objetivos. Lo opuesto a una mentalidad de crecimiento es una mentalidad fija. Una mentalidad fija ve la retroalimentación como un ataque a la autoestima.

Recuerde que cualquier comentario negativo sobre su desempeño es parte del proceso. Agradece que los comentarios revelen posibles puntos ciegos que podrían impedirte alcanzar tu máximo potencial.

(Fuente de imagen)

3. Sea imparcial

Libere cualquier juicio o noción preconcebida de la persona que le da retroalimentación. Suponga que el que da el consejo tiene buenas intenciones.

Asumir lo mejor crea un entorno neutral para que tenga lugar un intercambio pacífico y productivo.

4. Sé vulnerable

Es posible que aprenda algo nuevo durante la retroalimentación; es por eso que lo solicitó. Pero no tengas miedo de expresar tus sentimientos. La mejor manera de evitar malentendidos es hacer preguntas aclaratorias.

En caso de duda, simplemente responda: “Gracias por compartir eso conmigo”. Se le permite tener sus reacciones auténticas. Pero mantenerlos profesionales y apropiados garantizará que continúe recibiendo comentarios útiles en el futuro.

Nadie quiere hacer el esfuerzo y el riesgo de proporcionar comentarios honestos si el receptor está a la defensiva, desdeñoso, discutidor o demasiado emocional.

5. Separa tu desempeño de tu identidad

Vale la pena repetir que los comentarios de los compañeros de equipo o de los clientes se refieren a su desempeño laboral, no a usted como persona.

Puede ser difícil al principio, pero recordarte esto te ayuda a no tomar las críticas como algo personal.

Si en algún momento de la conversación te sientes menospreciado o humillado, date un momento para distanciarte y tomar el control de tus emociones. Si es necesario, sea honesto y diga: “Voy a necesitar más tiempo para procesar eso. Avancemos por ahora.”

Puede hacer un seguimiento más tarde por correo electrónico u otra conversación si cree que los comentarios difíciles justifican una mayor exploración.

6 pasos para dar feedback efectivo

Es igual de importante tratar los comentarios con cuidado si está dando comentarios efectivos.

1. Pide honestidad

Anima a las personas a las que les pides comentarios a que sean más útiles que agradables. Hágales saber que busca aprovechar al máximo su tiempo y que su honestidad es valorada y apreciada.

2. Sea específico y oportuno

Es útil pedir retroalimentación en contexto y de manera oportuna, puede hacer que sea más fácil para la persona a la que le pediste retroalimentación recordar comportamientos específicos y ejemplos que pueden facilitar tu aprendizaje.

Por ejemplo, si desea comentarios sobre cómo se está desarrollando en una determinada habilidad, puede ser útil preguntar después de un proyecto o momento en el que utilizó específicamente esta habilidad.

3. Escucha para aprender

Estás escuchando una perspectiva que puede ser diferente a la tuya. Asegúrese de escuchar con atención para comprender lo que se dice, no solo lo que resuena con sus propias percepciones. Es natural escuchar solo lo que desea, pero permanecer abierto a lo que se comparte.

4. Haz preguntas aclaratorias

Las preguntas aclaratorias son una excelente manera de confirmar que comprende y ampliar la búsqueda de más consejos de entrenamiento. En muchos casos, simplemente hacer preguntas como “¿Por qué es esto importante? o “¿Cómo puedo abordar esto de manera diferente?” es un buen lugar para comenzar.

5. Toma notas

Tome notas de los comentarios que recibió para que pueda consultarlos cuando los necesite. Trata las notas como un compromiso contigo mismo para cambiar y mejorar.

6. Comprometerse y hacer un seguimiento

Muestre su aprecio cuando otros dedican tiempo a compartir su perspectiva y brindar ideas constructivas. Esto también alienta a las personas a brindarle más comentarios en el futuro. Asegúrese de hacer un seguimiento de su plan y progreso, es bueno que las personas vean cómo sus comentarios lo han impactado.

Aprender a recibir retroalimentación es un viaje

Ya sea que lo llame comentarios, consejos o críticas, recibir comentarios constructivos nos ayuda a avanzar en nuestras carreras y vidas.

Los comentarios valiosos contienen principios como la especificidad, la empatía y las declaraciones de avance. Para recibir los mejores comentarios, prepárate con tu tarea. Identifique lo que espera obtener de la retroalimentación y quién está calificado para brindarle retroalimentación en primer lugar.

Si bien la mayoría de las personas quieren saber cómo solicitar comentarios, rara vez piensan en adoptar la mentalidad adecuada para recibirlos.

Para recibir comentarios correctamente:

• Mantén tus defensas bajas
• No tome ninguna crítica percibida como algo personal.
• Adopta una mentalidad de crecimiento que te permita prosperar a partir del consejo en lugar de rechazarlo
• Durante el trabajo remoto, no siempre tendremos la capacidad de solicitar comentarios cara a cara. Prepárese con anticipación manteniendo breves las solicitudes de comentarios por correo electrónico. Además, prepárate para recibir consejos que carezcan de claves sociales para evitar malentendidos.

Cuando llegue el momento de dar retroalimentación, póngase en el lugar de la persona que solicita la retroalimentación. Entregarlo sistemáticamente, con todos estos objetivos y principios en mente.

Nuestras intenciones y cómo decimos las cosas a menudo son más importantes que lo que decimos. Concéntrese en ser auténtico, tratar de ayudar y esforzarse por crecer.

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