Cómo pedir tiempo libre en 7 pasos

Dependiendo del tamaño de su equipo y de lo que esté pasando en la empresa, es posible que sienta que no es un buen momento para despegar. Pero los empleadores saben que la gente se tomará un tiempo libre. Eso es parte de administrar un negocio.

Tu trabajo es aprender a pedir tiempo de una manera que aún muestre compromiso y responsabilidad.

Puede ser estresante solicitar tiempo libre, incluso si su empresa ofrece PTO ilimitado. Pero tienes que aprender a pedir lo que necesitas y mereces. Una vez que puedas identificar cuándo y cómo pedir tiempo, será una habilidad que llegarás a apreciar.

Cómo saber cuándo necesitas tiempo libre

Aprenda a reconocer las señales que indican que necesita un tiempo libre. Por ejemplo, puede experimentar niveles de estrés altísimos, tener dificultades para dormir o sentirse muy irritable.

Tomarse un tiempo libre tampoco tiene que ser una decisión de última hora. Al realizar un seguimiento de su equilibrio entre el trabajo y la vida, puede planificar su tiempo de vacaciones antes de que las cosas se pongan feas.

Aquí hay cuatro señales de que es hora de que te tomes un tiempo libre:

• Estás estresado por todos los aspectos de tu trabajo y vida personal.
• El trabajo remoto te está dando fiebre de cabina
• Los desafíos diarios normales se sienten personales e insuperables
• Estás experimentando agotamiento por trabajar demasiado

Cómo pedir tiempo libre

Solicitar tiempo libre del trabajo puede ser un proceso sencillo, pero es importante seguir algunos pasos básicos para asegurarse de que está solicitando tiempo libre de manera profesional y cortés. Estos son los pasos que debe seguir:

1. Conoce las políticas de tu empresa

Antes de solicitar tiempo libre, familiarícese con las políticas de su empresa con respecto al tiempo libre. Esta información puede estar disponible en su manual del empleado oa través de su supervisor.

Saber cuántos días de vacaciones, días personales o licencia por enfermedad tiene disponibles lo ayudará a decidir qué tipo de tiempo libre necesita. Así que verifique cuántos días de vacaciones, días personales o tiempo de licencia por enfermedad tiene disponible.

2. Decide el tipo de tiempo libre que necesitas

Dependiendo de las ofertas de su organización y sus circunstancias personales, existen diferentes tipos de licencia que puede tomar y muchas razones por las que puede querer tomarse un tiempo libre, desde unas vacaciones bien merecidas hasta asistir a eventos familiares o problemas médicos personales. Entonces, una vez que comprenda las políticas de su empresa, considere el motivo específico de su tiempo libre y determine qué tipo de licencia necesita.

Estos son los tipos más comunes de tiempo libre que puede necesitar solicitar:

• Vacaciones: si está planeando un viaje o necesita un descanso del trabajo, puede solicitar vacaciones. Asegúrese de planificar con anticipación y avisar a su gerente con suficiente anticipación.
• Días personales: a veces, necesita tiempo libre por motivos personales, como asistir a un evento familiar, mudarse o hacer mandados. Usa tus días personales para este tipo de ocasiones.
• Licencia por enfermedad: si no se siente bien, es posible que deba tomar una licencia por enfermedad. Siga las políticas de su empresa para notificar a su gerente y tomar tiempo libre debido a una enfermedad.
• Licencia por duelo: si ha experimentado la pérdida de un ser querido, es posible que deba tomar una licencia por duelo. Consulte las políticas de su empresa para ver si este tipo de licencia está disponible.
• Licencia de servicio de jurado: si lo llaman para servir en un jurado, es posible que deba tomarse un tiempo libre en el trabajo. La ley de cada estado es ligeramente diferente. Por lo tanto, consulte el sitio web de su gobierno local y las políticas de su empresa para ver si es elegible para la licencia por servicio de jurado.
• Licencia familiar o médica: si necesita tiempo libre para cuidar a un familiar o debido a un problema médico personal, puede ser elegible para una licencia familiar o médica. Consulte las políticas de su empresa para ver si este tipo de licencia está disponible.

Considere el motivo de su tiempo libre y qué tipo de permiso es el más apropiado antes de solicitar el tiempo libre.

3. Solicitar tiempo libre por escrito

Lo mejor es hacer su solicitud de tiempo libre por escrito, ya sea por correo electrónico, una carta formal o el software de gestión de capital humano (HCM) de su empresa, como Workday. Asegúrese de incluir las fechas en las que estará ausente, el motivo de su ausencia (si es necesario) y cualquier detalle relevante. Lo mejor es avisar a su gerente con suficiente anticipación, idealmente con varias semanas o meses de anticipación, si es posible.

4. Discuta la solicitud con su supervisor

Después de enviar su solicitud, es posible que deba reunirse con su supervisor para analizar su ausencia, asegurarse de que la apruebe y hacer los arreglos necesarios para su carga de trabajo mientras está fuera. Esté abierto a discutir cualquier inquietud que pueda tener su supervisor y trabajen juntos para encontrar una solución.

5. Haga arreglos para la cobertura

Una vez aprobado, puede comenzar a prepararse para su ausencia. Si su ausencia afectará a sus colegas o clientes, haga arreglos para la cobertura. Esto puede ser un desafío si tiene que tomar una licencia con poca antelación. Pero, en la medida de sus posibilidades, actualice a los miembros del equipo que deben estar al tanto de su ausencia y comunique cualquier cronograma que deba ajustarse antes de las fechas límite. Idealmente, se asegurará de que su trabajo esté cubierto y de que no haya interrupciones en el trabajo de su equipo mientras está fuera.

6. Comunica tu ausencia

Es probable que ya se haya reunido con su gerente y equipos o informes directos. Una vez que haya organizado su carga de trabajo y documentación, asegúrese de comunicarla y compartirla en una ubicación central para que otros puedan acceder. Actualiza tu estado de Slack o messenger para indicar las fechas en las que estarás fuera. Además, use este tiempo para configurar correos electrónicos para su tiempo libre, incluido un punto de contacto alternativo.

7. Proporcione una actualización de estado a su regreso

Cuando regrese al trabajo, proporcione una actualización de estado a su supervisor y colegas. Hágales saber que está de vuelta y aborde cualquier pregunta o inquietud que pueda haber surgido mientras estuvo fuera.

Tiempo pagado versus tiempo libre no pagado

Antes de pedir tiempo libre, verifique si será tiempo pagado o tiempo no pagado. No todas las empresas otorgan vacaciones pagadas a cada empleado.

Si está comenzando un nuevo trabajo, familiarícese con la política de vacaciones de la empresa y cómo manejan el tiempo libre personal (PTO). Puede ser elegible para una licencia sin goce de sueldo si excede sus días de vacaciones pagados o por enfermedad.

Recuerde que las políticas de tiempo libre pagado pueden ser diferentes para empleados nuevos o de medio tiempo. La lectura de su manual del empleado le ayudará a saber cuántos días de enfermedad y días de vacaciones recibe, y más.

También es importante conocer la ley.

Si trabaja en una empresa con más de 50 empleados, agencias públicas y escuelas, está cubierto por la Ley de licencia médica y familiar (FMLA). Esto significa que su empleado debe darle tiempo libre cuando necesite cuidar a un miembro de la familia o cualquier otra emergencia familiar. Sin embargo, debe haber trabajado para su empleador durante un cierto período de tiempo para estar cubierto. Y, este tiempo libre no es remunerado, no remunerado.

7 formas de pedir tiempo libre de la manera correcta

Solicitar tiempo libre puede resultar extraño e incómodo. Es posible que le preocupe que su solicitud sea denegada o que su supervisor se irrite. Pero con un poco de planificación y redacción adecuada, es probable que se conceda su solicitud.

Siga estos ocho consejos para solicitar tiempo libre con confianza, darle unas vacaciones a su cerebro y evitar la posibilidad de un rechazo severo:

Elige tu tiempo sabiamente

Sea específico acerca de sus necesidades

Ponte al día con todo tu trabajo

Sea consciente de los horarios de su equipo cuando sea posible

Asegúrate de preguntar, no decir

Ofrécete para ayudar a planificar cuando estés fuera

Solicita tu hora por escrito

1. Elige tu tiempo sabiamente

Dependiendo de cuándo solicite tiempo libre, es posible que esté poniendo a su empresa en una situación difícil. Algunas industrias están más ocupadas en ciertos meses. Si tiene flexibilidad, no se tome tiempo libre durante el corazón de la temporada alta.

Ya sea que sea temporada alta o no, notifique con anticipación su tiempo libre para que todos puedan prepararse en consecuencia. Si no puede encontrar a nadie que lo cubra, no quiere dejar su trabajo en desventaja en un momento ocupado. Imagínese si estuviera en el otro extremo y un compañero de trabajo se tomó vacaciones con poca anticipación y lo dejó para terminar su trabajo.

2. Sea específico sobre sus necesidades

Para eliminar las conjeturas del proceso, su empresa puede tener un formulario de solicitud de tiempo libre donde puede completar la información necesaria.

De cualquier manera, trate de ser lo más específico posible sobre su solicitud. Sepa exactamente qué días desea tomarse libres y hable con confianza y claridad cuando se comunique.

También es cortés pensar qué detalles necesita compartir. Proporcione detalles relevantes desde el principio que ayudarán a su gerente a decidir.

Si bien no está obligado a divulgar los detalles sobre su solicitud de tiempo libre, informar a su gerente si se ha comprometido con algo que no se puede reprogramar (por ejemplo, una boda, un procedimiento médico, etc.) es información útil para ellos.

3. Ponte al día con todo tu trabajo

Te verás más arreglado y organizado si estás al día con tu trabajo cuando presentas una solicitud de vacaciones. Si te tomas unos días libres, tu jefe verá que no te atrasas y no te atrasarás más. Una fuerte ética de trabajo demuestra que está al tanto de sus plazos.

4. Sea consciente de los horarios de su equipo cuando sea posible

Todo su equipo no puede tomar vacaciones a la vez. Ser un jugador de equipo incluye ser consciente de los demás. Comuníquese de manera razonable y profesional para asegurarse de que los horarios de sus equipos se alineen.

Al igual que cualquier solicitud y mensaje, debe intentar elegir el momento adecuado para realizar la solicitud. Si tu jefe está de vacaciones, no es una buena idea interrumpir su tiempo libre para preguntar por el tuyo. Si su jefe está inundado de reuniones y se siente muy estresado, es posible que no quiera agregar eso a su lista de cosas en las que pensar.

5. Asegúrate de preguntar, no decir

Incluso si sus planes de viaje parecen simples y no interrumpirían demasiado su trabajo, necesita obtener permiso. Tenga confianza, pero no exceso de confianza, cuando pida tiempo libre. Entiende la línea entre ser asertivo y agresivo.

Recuerde, esto no es solo una transacción única. Sí, depende de tu jefe concederte vacaciones, y eso es lo que más te importa. Pero es probable que también deba pedir otras cosas en el futuro.

6. Ofrezca ayuda para planificar cuando esté fuera

Antes de irse, presente un plan sobre cómo se puede cubrir su trabajo. Esto debe tomar la forma de un mensaje o documento fácil de entender con viñetas escritas con fechas y nombres, y enlaces a documentos (si corresponde).

Dependiendo del trabajo, brinde ideas a los miembros del equipo sobre cómo pueden manejar las nuevas responsabilidades que cubrirán para usted. Si tiene algún consejo o sugerencia sobre cómo suele hacer su trabajo, compártalo con ellos para ayudar a su confianza y habilidades. Saber que su trabajo se realizará correctamente ayudará a aliviar el estrés para usted y su equipo.

7. Solicita tu hora por escrito

No estamos diciendo que deba hacerse con lápiz y papel, pero tendrá algo a lo que hacer referencia en el futuro si lo solicita por correo electrónico. Las solicitudes por correo electrónico crean un rastro en papel y evitan el olvido. Entonces, si pregunta durante el almuerzo, haga un seguimiento con un correo electrónico.

También ayuda a su jefe porque puede volver atrás y consultarlo mientras toma una decisión. Si está solicitando una licencia médica o un permiso de ausencia, es vital tener copias de su solicitud. Una vez más, las licencias médicas y los permisos de ausencia casi siempre requerirán completar formularios a través de su sistema interno de recursos humanos.

Ejemplos de correos electrónicos de solicitud de tiempo libre

Aquí hay un par de plantillas y ejemplos que puede seguir cuando elabore su correo electrónico para su jefe:

Ejemplo 1:

Hola [Supervisor’s name],

Quiero solicitar tiempo libre para [dates] porque [reason].

Mi equipo no tiene plazos urgentes ni trabajo durante [dates you’re requesting off]. ¿Sería aceptable si uso mi tiempo de vacaciones entonces? Estoy feliz de discutir más detalles con usted si lo desea. Si tiene alguna pregunta, por favor hágamelo saber.

Gracias por tu tiempo,

[your name]

Ejemplo 2:

Estimado [Name],

Estoy escribiendo una solicitud formal para tener [dates] apagado. No me he tomado ningún día libre desde el comienzo del año, y agradecería si pudiéramos resolver esto.

Ya le pregunté a Sam si pueden tomar mis turnos y dijeron que están disponibles para hacerlo. Sam está capacitado y es adecuado para cada tarea que hago. Confío en la capacidad de Sam para manejar esto.

Avíseme si tiene alguna pregunta o inquietud con mi solicitud. Estoy más que feliz de ir a su oficina para discutirlos.

Gracias y hablamos pronto,

[your name]

El resultado final de solicitar tiempo libre

Después de leer algunas estrategias e ideas sobre cómo estructurar su solicitud, aquí hay algunos consejos finales para tener en cuenta:

• Sea respetuoso y razonable cuando se comunique con su jefe
• Pida a los trabajadores experimentados consejos profesionales y cómo han navegado las solicitudes de tiempo libre.
• No dejes que otros te intimiden de tomarte un tiempo libre porque te lo mereces.
• Cuando reciba una nueva oferta de trabajo, asegúrese de preguntar sobre la política de tiempo libre de la empresa.
• No haga planes antes de pedir tiempo libre

Si encuentra que hacer solicitudes directas es un desafío o si navegar por la situación se siente abrumador, esta es un área en la que debe trabajar. Un entrenador de BetterUp puede ayudarlo a implementar herramientas para aumentar su confianza y asertividad. Obtenga más información sobre cómo el coaching puede transformar su vida.