Cómo priorizar tareas: 7 consejos para dominar tu flujo de trabajo

Es una tarde de trabajo como cualquier otra. Te sientas en tu escritorio con una taza de café y miras la computadora, y te enfrentas a una decisión. Está administrando un nuevo proyecto y su bandeja de entrada está repleta de preguntas de los empleados. Un colega que conoce está luchando con sus propias tareas de gestión de proyectos llama a la puerta. Y necesita desarrollar un nuevo e innovador método de seguimiento del progreso para presentárselo a su jefe. ¿Qué haces primero?

Un día típico implica docenas de tareas, como comunicarse con los miembros del equipo, responder correos electrónicos y abordar obligaciones personales.

Si no priorizas estas tareas de manera organizada y bien informada, eres un barco sin vela. Avanzarás a lo largo del día con poca dirección y propósito, y te abrumarás fácilmente y perderás el control.

La priorización de tareas actúa como su vela al guiarlo a lo largo del día mientras sigue su lista de tareas. Esta gestión eficiente del tiempo significa que disfrutará de un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y ofrecerá un trabajo de mayor calidad sin incumplir los plazos, por lo que aprender a priorizar sus tareas es realmente invaluable para su desarrollo profesional.

¿Qué significa priorizar tareas?

La priorización de tareas implica hacer un balance de cada tarea, generalmente diaria y semanal, y organizarlas por nivel de importancia. También puede categorizar cada elemento por nivel de urgencia.

Tenga en cuenta que la urgencia no es lo mismo que la importancia. Responder el correo electrónico de un cliente puede ser urgente ya que necesita una respuesta oportuna, pero tal vez no sea tan importante como completar todos los entregables en su tubería para el final del trimestre.

Una vez que sepa qué tan importante y urgente es cada tarea, puede determinar qué recursos necesita para cada una, como el tiempo y la ayuda de un compañero de trabajo, para definir cuándo y cómo completará cada elemento.

Aquí hay una excelente manera de organizar las tareas por su importancia y urgencia:

• Realice tareas urgentes e importantes como un informe de cliente para mañana
• Programe elementos importantes y no urgentes, como un cronograma del proyecto que vence en dos semanas
• Delegue elementos que son urgentes pero no importantes para su flujo de trabajo, como reservar una sala de conferencias
• Elimine las tareas no urgentes y sin importancia para abordar elementos más urgentes, como prepararse para una presentación más tarde ese día.

¿Por qué es importante priorizar las tareas laborales?

A veces, la gran cantidad de tareas que tienes puede abrumarte y hacerte sentir que no sabes por dónde empezar. Es posible que pierda la motivación porque parece que no puede completar nada mientras intenta avanzar en varios elementos a la vez.

Y si no ha priorizado sus tareas, es posible que pierda tiempo trabajando en las cosas incorrectas, como elementos de baja prioridad en lugar de tareas urgentes y de alto riesgo. Esto afecta su productividad y rendimiento laboral, lo que aumenta sus posibilidades de llamar la atención de su gerente, lo que podría conducir a un aumento o promoción.

También puede perder los plazos y decepcionar a los miembros de su equipo si está retrasando los proyectos porque no está trabajando en los elementos correctos en el momento adecuado. Por lo tanto, vale la pena aprender a priorizar sus tareas para estar al tanto de su carga de trabajo.

5 herramientas para priorizar tareas

Los humanos no son administradores naturales del tiempo.. Si bien algunos tienen una inclinación más natural a organizar su tiempo, la mayoría de las personas deben aprender a priorizar las tareas para lograr mejor sus objetivos. Eso es reconfortante ya que significa que tú también puedes aprenderlo.

Aquí hay cinco métodos para la priorización de tareas.

1. Agenda de tareas

Comience de manera simple delineando sus tareas y plazos en un planificador de gestión del tiempo, como un calendario digital, una aplicación de productividad o una agenda escrita a mano. Puede crear listas de tareas personales y profesionales separadas o almacenar todo en el mismo espacio para obtener una vista general de su día, semana o mes.

2. Matriz de Eisenhower

Si tiene dificultades para visualizar sus prioridades, intente dibujar una matriz de dos por dos con “Importante” y “No importante” en el eje X y “Urgente” y “No urgente” en el eje Y. Coloque las tareas en su cuadrante correspondiente para categorizar todo como “Urgente e importante”, “Urgente pero no importante”, “No urgente pero importante” y “No importante y no urgente”. Luego decida lo que asumirá, programe, delegue y elimine.

3. ABCD

Esta técnica consiste en clasificar cada tarea de la A a la E, siendo A la más importante y la E la menos importante. Ya sea para tareas personales o de equipo, esta clasificación ayuda a todos a comprender las expectativas y proporciona una hoja de ruta clara para abordar las tareas. Y, si bien este método no tiene en cuenta la urgencia, podría considerarlo cuando debata qué tan importante es algo.

4. Cómete la rana

“Comerse la rana” significa hacer primero su tarea más temida, quitarla del camino para que pueda concentrarse en otros elementos y comenzar su día sintiéndose productivo y realizado. El resto de su día también se siente más fácil ya que no está evitando ninguna tarea compleja y desalentadora. Y es posible que se sienta menos distraído porque no estará pensando en lo que sabe que tiene que hacer pero no quiere.

5. Tarea más importante (MIT)

El método MIT consiste en elegir un par de tareas cada día y semana que sean más importantes y prestarles atención. Una vez que los completas, te liberas para trabajar en lo que quieras en cualquier orden. Este método es excelente cuando no tienes muchas tareas diarias y semanales urgentes y también disfrutas de un trabajo más flexible que puedes hacer en cualquier momento.

7 consejos para priorizar tareas en el trabajo

La priorización de tareas se verá diferente para usted que para la siguiente persona porque todos organizan su tiempo de manera diferente. Pero aquí hay siete consejos que puede usar para mejorar su estrategia única.

1. Determina tu ritmo

Probablemente hayas escuchado frases como “Levántate y muele” o “El pájaro madrugador se lleva el gusano”. Levantarse temprano es una estrategia de productividad común porque muchas personas se sienten menos distraídas y con más energía por la mañana, pero esta no es necesariamente la opción correcta para usted. Dependiendo de su cuerpo y ritmo circadiano, despertarse demasiado temprano puede incluso ser contraproducente.

Considere cuándo se siente más despierto y con más energía durante el día y guarde las tareas de alto enfoque para ese momento. También trate de priorizar una rutina de sueño saludable, ejercicio físico y una alimentación nutritiva para fomentar el enfoque mental a lo largo del día.

2. No pierdas de vista el premio

Incluso las tareas más ordinarias y aburridas suelen contribuir a objetivos importantes a largo plazo. Y saber por qué estás haciendo algo puede hacer que te sientas más concentrado y motivado para completarlo. Por ejemplo, escribir las publicaciones sociales de un mes puede parecer tedioso. Pero si recuerda que estas publicaciones son parte de una campaña de marketing más grande destinada a aumentar los ingresos de la empresa en un 5 %, es posible que se sienta más motivado para terminar esta tarea a tiempo.

Y recuerda tus propios objetivos profesionales para dar a las tareas más contexto y significado. Tal vez cumplir con todos los plazos durante un mes aumente sus posibilidades de recibir un ascenso o un aumento. Esa es una amplia razón para trabajar duro y completar todo.

3. Prioriza tu desarrollo

Su desarrollo personal es tan importante, ya menudo más motivador, que el crecimiento profesional. Por lo tanto, cuando evalúe la importancia y la urgencia de un elemento, también tenga en cuenta cómo lo ayuda a desarrollar valiosas habilidades duras y blandas que desea mejorar. Para fortalecer sus habilidades de comunicación, coloque tareas aparentemente sin importancia, como redactar correos electrónicos claros, comunicarse con los miembros del equipo o preparar puntos de conversación antes de las reuniones en elementos de mayor prioridad.

4. Dale a todo una fecha de vencimiento

Cada tarea debe tener una fecha límite clara, incluso si su gerente no la ha asignado. Esto lo ayuda a priorizar su tiempo y comprender mejor lo que debe hacer cada día, semana y mes para cumplir con el cronograma. Y poner fechas de vencimiento en elementos de acción que no son sensibles al tiempo también podría motivarlo a ser más productivo y superar la procrastinación.

5. Haz un seguimiento de tu tiempo

Realice un seguimiento de cuánto tiempo le lleva completar cada tarea para comprender mejor cómo debe priorizar estos tipos de elementos en el futuro. Si es un diseñador gráfico autónomo, por ejemplo, realice un seguimiento del tiempo que dedica a redactar un contrato, realizar revisiones de diseño o crear una plataforma de presentación. Luego, ajuste las listas de priorización de tareas futuras y los cronogramas de reenvío del cliente para reflejar esta información.

6. Maneja las distracciones

Ya sea un niño impaciente o una pantalla de teléfono iluminada, la vida lo alejará de su trabajo si se lo permite, por lo que debe tratar de evitar distracciones conscientemente. Comience observándose a sí mismo a lo largo de su jornada laboral para darse cuenta de lo que llama su atención, tal vez revisar su correo electrónico personal o jugar un juego en su teléfono. Luego, establezca pautas para limitar estas actividades. Puede bloquear su teléfono durante una hora a la vez mientras se concentra en el trabajo o habilitar la configuración del navegador que restringe la cantidad de tiempo que puede pasar en ciertas páginas.

7. Aprovechar la tecnología

Cuando se trata de priorizar tareas, la tecnología es tu amiga. Existen tantas herramientas de productividad digital, desde plataformas de administración de tareas hasta integraciones de plataformas de mensajería que le notifican las fechas de vencimiento de las tareas. También puede encontrar configuraciones del navegador y de la aplicación que limitan el uso y rastreadores de tiempo para realizar un seguimiento del tiempo empleado y crear informes para usted o su gerente.

Errores habituales de la rutina diaria

Comprender los errores comunes que secuestran su enfoque es esencial para configurar un sistema que le permita concentrarse en sus principales prioridades. Aquí hay algunos errores comunes:

• Revisar su teléfono de inmediato: lo primero que hace en la mañana marca la pauta para el resto del día. Un comentario negativo en las redes sociales o un mensaje estresante de un amigo puede robarle la energía y distraerlo de las tareas urgentes.
• Listas interminables de cosas por hacer: No puedes hacer mucho en un día, y una lista poco realista de cosas por hacer probablemente te abrumará y obstaculizará tu capacidad para hacer cualquier cosa.
• Dejar el mayor desafío para el final del día: si bien puede ser satisfactorio marcar rápidamente un montón de pequeñas tareas de su lista de tareas pendientes a primera hora, estos elementos pueden distraerlo de los elementos de mayor prioridad que requieren su atención y tiempo.

Prioriza mejorar tu jornada laboral

La vida es agitada y compleja, y es normal sentirse abrumado por la carga de trabajo diaria de vez en cuando. Pero aprender a priorizar tus tareas es un excelente primer paso para combatir este agobio y sentirte más en control de tu vida.

Comienza evaluando tus tareas diarias y semanales y probando métodos de priorización hasta que encuentres uno que te haga sentir motivado y preparado para asumir tu trabajo. Luego, tenga en cuenta el panorama general, tanto en lo que respecta a los objetivos personales como profesionales, y disfrute de abordar cada día con calma y determinación.