Si deseas ser más eficiente en tu vida y lograr tus metas de manera ordenada, es tiempo de que conozcas la matriz de Eisenhower. Descubre en este artículo qué es y cómo puedes utilizarla para priorizar tus tareas como un auténtico profesional. ¡No te lo pierdas!
Hay días, o incluso semanas enteras, en los que tienes tantas tareas en tu lista de pendientes que son imposibles de completar.
Tienes correos electrónicos y mensajes que responder, plazos e hitos que completar, y objetivos a largo plazo que siempre debes tener en mente. Las interrupciones, como una llamada telefónica inesperada o un compañero de trabajo que llama a su puerta, interrumpen su flujo y reorganizan su día. Y durante los períodos de mucho trabajo, como la temporada de impuestos para los contadores o las vacaciones para los minoristas, las tareas parecen interminables.
Con tanto que hacer, necesita encontrar herramientas de organización que guíen su tiempo y energía con un propósito. Sin un sistema claro para priorizar las tareas en su flujo de trabajo, es fácil perderse, atrasarse u olvidarse de algo urgente.
La matriz de Eisenhower es un método de priorización de tareas que divide las tareas laborales en niveles explícitos de urgencia e importancia. Visualiza su trabajo y permite una mejor toma de decisiones. Aquí le mostramos cómo usarlo y decidir si es la herramienta adecuada para usted.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La Matriz de Eisenhower, también conocida como Matriz de decisión de Eisenhower o Matriz de importancia urgente, es una herramienta visual de gestión del tiempo que divide las tareas laborales en cuatro cuadrantes. Cada cuadrante de prioridad representa el nivel de urgencia e importancia de una tarea:
Como se puede deducir del nombre, Dwight D. Eisenhower , general al mando de la Segunda Guerra Mundial y 34 ° presidente de los Estados Unidos, inspiró este sistema a partir de su enfoque de priorización de tareas. “Lo que es importante rara vez es urgente”, dijo Eisenhower, “y lo que es urgente rara vez es importante”. En otras palabras, es vital sopesar la fecha límite de una tarea con su valor para crear la mejor lista de tareas pendientes posible.
Es posible que ya utilice una lista de verificación para cada tarea pendiente. Pero una matriz de priorización de tareas como esta va un paso más allá e identifica la importancia de cada tarea para su flujo de trabajo general, acercándose a su cronograma de manera más estratégica.
Tener todas las asignaciones y responsabilidades asignadas le permite concentrarse en tareas que son sensibles al tiempo o necesarias para realizar su trabajo de manera efectiva.
Gastará menos energía en cosas que desperdician el tiempo y delegará el trabajo que no necesita su atención, lo que lo ayudará a ser más productivo. Además, hace espacio en su agenda para más tiempo libre y desarrollo personal.
Tareas urgentes versus tareas importantes
Sobre el papel, “urgente” e “importante” probablemente suenen intercambiables. Puede suponer que si es urgente, probablemente sea importante, y si es importante, debe ser urgente. Pero la Matriz de Eisenhower define estos atributos de manera diferente.
Una tarea urgente es una tarea que requiere atención inmediata. Este tipo de tareas a menudo son reactivas o pueden ser necesarias para que usted o un colega continúen con su trabajo. Responder a un correo electrónico de un cliente de gran valor, arreglar un sitio web defectuoso o priorizar una fecha límite para cumplir con los plazos son tareas urgentes.
Una tarea importante es una tarea que contribuye al crecimiento de su carrera o al cumplimiento de un objetivo o meta a largo plazo. No requieren una acción inmediata, pero dedicarles tiempo lo hace avanzar hacia hitos importantes.
Crear un plan de trabajo en red, crear un portafolio en línea de su trabajo o asistir a una sesión de capacitación corporativa para mejorar una habilidad son tareas importantes. No es necesario que los haga ahora mismo, pero son vitales para su carrera.
Los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower
Fuente: BetterUp
La Matriz de Eisenhower tiene cuatro cuadrantes que categorizan cada tarea. Aquí hay un desglose adicional de cada uno, con ejemplos para ayudarlo a dominar sus habilidades de administración del tiempo:
1. Urgente e importante
El primer cuadrante es para tareas que requieren su atención inmediata. Estos contribuyen directamente a sus responsabilidades y objetivos a corto plazo, y debe tratarlos personalmente y con prontitud. Pueden ser crisis, plazos importantes o problemas que debe resolver rápidamente. Aquí hay unos ejemplos:
- Completando los toques finales para una presentación más tarde en el día
- Responder a un correo electrónico crítico de un cliente o gerente
- Convocar una reunión de última hora para manejar una crisis
- Corrección de un error que afecta a un producto o servicio
2. No urgente pero importante
El segundo cuadrante representa las tareas que contribuyen a los objetivos a largo plazo. Aunque no requieren una acción inmediata, prográmelas en su calendario. Son bloques de construcción estratégicos para lograr un objetivo y pueden volverse urgentes más adelante. Aquí hay unos ejemplos:
- Asistir a sesiones periódicas de tutoría.
- Dedicar tiempo a investigar las tendencias de la industria para estar al tanto de su campo
- Planificación o revisión de presupuestos
- Definiendo tus objetivos para el próximo año
3. Urgente pero no importante
Las tareas del tercer cuadrante requieren atención inmediata pero no afectarán significativamente sus objetivos a largo plazo. Estas son a menudo tareas o interrupciones que surgen de repente. En algunos casos, deléguelos a otros miembros del equipo. Aquí están algunos ejemplos:
- Organizar los arreglos de viaje para un próximo viaje de trabajo
- Responder una llamada telefónica no programada de un gerente o miembro del equipo
- Papeleo de rutina o tareas administrativas
- Pedir material de oficina u organizar tu espacio
4. No urgente y no importante
Las actividades que no contribuyen a sus objetivos profesionales y que no requieren una acción inmediata pertenecen al cuarto cuadrante. Estas tareas a menudo son distracciones o implican la procrastinación, alterando su flujo de trabajo y perdiendo el tiempo.
Considere limitar o eliminar por completo estas pérdidas de tiempo de su día. Estos son algunos ejemplos comunes:
- Reuniones improductivas o reuniones que no requieren su presencia
- Distraer el uso de las redes sociales
- Chismes excesivos en la oficina que no contribuyen al trabajo o al trabajo en equipo.
- Revisar su bandeja de entrada con demasiada frecuencia
Cómo priorizar tareas como un profesional
El método Eisenhower es una excelente manera de organizar la administración de tareas y trabajar de manera más inteligente, pero no es una solución única para todos. Junto con esta herramienta, el desarrollo de habilidades efectivas de gestión de proyectos y gestión del tiempo es esencial para su productividad. No puede aprovechar al máximo la matriz si no tiene tiempo para hacerlo.
Aquí hay cuatro formas de mejorar la priorización de tareas:
Realice un seguimiento de la productividad: el seguimiento de las actividades que afectan su productividad puede ayudarlo a proteger su energía y rendir a un nivel superior. Si las reuniones lo cansan, clasifíquelas en días y horas específicos en lugar de repartirlas a lo largo de la semana. De esa manera, conservas tu tiempo y energía para las cosas que más importan.
Recorte las tareas no urgentes: después de haber creado su matriz de prioridades, elimine las tareas superfluas y sin importancia. Y elimine lotes rápidos de tareas que sabe que puede manejar rápidamente, como responder correos electrónicos o hacer un seguimiento de una consulta.
Dirigirá su concentración a asuntos más urgentes y lo llenará con la satisfacción de marcar algunas casillas en su lista de tareas pendientes.
Limite sus tareas: Nadie puede lograr todo a la vez. Incluso si tiene una larga lista de tareas pendientes, limite cada cuadrante a un puñado de tareas. Esto evita abrumarte e idealmente te da suficiente tiempo para terminar todo.
En esta etapa, es útil estimar el tiempo que llevará completar cada tarea y crear bloques de calendario para asegurarse de que no está mordiendo más de lo que puede masticar.
Prioriza tu espacio de trabajo: Los pings de tus canales de trabajo, las visitas inesperadas de colegas y prestar demasiada atención a tu correo electrónico provocan serias interrupciones en tu concentración. Según un estudio, esto no afecta la calidad de su trabajo, pero sí afecta sus niveles de estrés.
Y ese estrés adicional es lo que podría producir un trabajo descuidado en lugar de la escasez de tiempo en sí. Priorice el tiempo cada día para concentrarse en tareas urgentes e importantes, y pídales a los miembros del equipo que no lo molesten cuando esté en un estado de flujo.
Ejemplos de matrices de Eisenhower
Poner en práctica esta teoría puede ayudarte a ver cómo funciona antes de implementarla en tu propio día a día.
Aquí hay una matriz de ejemplo para un especialista en relaciones públicas (PR) que administra varios clientes:
Urgente e importante:
- Responder a un artículo de prensa negativo sobre un cliente
- Revise y realice las ediciones finales en un comunicado de prensa para el lanzamiento de un nuevo producto mañana
- Responder a la consulta de un cliente sobre un malentendido con la estrategia de redes sociales
No urgentes e importantes:
- Asista a eventos de networking para construir relaciones con personas influyentes y trabajadores de los medios.
- Domine una herramienta de análisis de relaciones públicas para permitir un mejor seguimiento de la campaña
- Subir las campañas más recientes al sitio web de la empresa
Urgente pero no importante:
- Responder a un correo electrónico no crítico de un proveedor
- Programar las publicaciones en las redes sociales de la próxima semana
- Ayudar a un colega con un proyecto que está fuera de sus responsabilidades regulares
No urgente y no importante:
- Navegar por la web para noticias de la industria no relacionadas
- Asiste a una reunión en la que un compañero de trabajo podría informarte
- Organice en exceso su bandeja de entrada de correo electrónico en varios colores, categorías y bandejas de entrada
Aquí hay otro ejemplo para un diseñador digital que trabaja como contratista independiente:
Urgente e importante:
- Revisiones completas del cliente para un proyecto que vence mañana
- Responder a un nuevo cliente potencial que solicita una respuesta rápida
- Solucione un error en un activo de diseño que no funciona correctamente
No urgentes e importantes:
- Actualiza tu portafolio en línea
- Investigue los anuncios de Google para su sitio web
- Reexaminar los objetivos comerciales a largo plazo
Urgente pero no importante:
- Responder a una solicitud de entrevista informativa de un compañero freelance
- Reorganice su sistema de archivo digital
- Organizar el informe de gastos de fin de mes
No urgente y no importante:
- Desplácese por Pinterest para obtener inspiración general
- Revisa todas las notificaciones de tu celular
- Invierte demasiado tiempo organizando tu espacio de trabajo
Cree su propia plantilla de matriz de Eisenhower
Dependiendo de su espacio de trabajo y estilo de aprendizaje, intente crear una plantilla personalizada que pueda reutilizar una y otra vez. De esa manera, es específico para su flujo de trabajo y tipos de tareas.
Ya sea una matriz escrita a mano o una integración en una aplicación de gestión de proyectos como Notion o Jira, es una buena idea tener su plantilla a mano a medida que se van realizando las tareas.
Considere personalizar su plantilla para mantener su enfoque o motivarlo a seguir adelante con su día. La codificación por colores, la adición de casillas de verificación o la creación de encabezados claros como “hacer”, “programar”, “delegar” o “eliminar” pueden agregar claridad adicional a su lista de tareas pendientes.
Cambie su plantilla hasta que encuentre la adecuada para su flujo de trabajo y reorganice sus prioridades.
Piérdete en la matriz
El trabajo puede arrojar mucho sobre ti. Sin las herramientas adecuadas, es fácil sentirse abrumado y perder el enfoque. Encontrar lo que funciona mejor para la priorización de tareas es el primer paso para tomar el control de su flujo de trabajo.
La matriz de Eisenhower es una opción. Comience por aprender la diferencia entre “importante” y “urgente” y cree una plantilla que coincida con su estilo de trabajo. El enfoque visual puede ser justo lo que necesita para dar un paso atrás y abordar sus días de manera más integral.
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower, también conocida como la matriz de urgencia-importancia, es una herramienta de gestión del tiempo y priorización de tareas desarrollada por el ex presidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Esta matriz se basa en la clasificación de las tareas según su nivel de urgencia y su nivel de importancia.
¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower se divide en cuatro cuadrantes, cada uno representando una categoría específica para clasificar las tareas:
- Urgente e importante: Son las tareas urgentes que requieren nuestra atención inmediata. Estas tareas suelen tener un impacto significativo en nuestros objetivos y metas.
- Importante pero no urgente: Son tareas que no tienen una fecha límite inmediata, pero que también son cruciales para alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.
- Urgente pero no importante: Son tareas que requieren atención inmediata pero que no contribuyen de manera significativa a nuestros objetivos y metas a largo plazo. Estas tareas pueden ser delegadas si es posible.
- No urgente ni importante: Son tareas que no aportan valor y pueden ser eliminadas o pospuestas de manera indefinida.
La clave para utilizar adecuadamente la matriz de Eisenhower es priorizar y enfocarse en las tareas del cuadrante 1 (urgente e importante) y cuadrante 2 (importante pero no urgente), ya que son las que realmente contribuirán al logro de nuestros objetivos.
Referencia: https://es.wikipedia.org/wiki/Matriz_de_Eisenhower
Es importante recordar que la matriz de Eisenhower es una herramienta flexible que se puede adaptar a las necesidades individuales. Cada persona puede utilizarla de acuerdo a su propio contexto y prioridades.
¿Cuáles son los beneficios de usar la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower proporciona varios beneficios para la gestión del tiempo y la productividad personal, entre ellos:
- Organización: Ayuda a organizar las tareas de manera clara y estructurada.
- Priorización: Permite priorizar las tareas según su nivel de importancia y urgencia.
- Focalización: Ayuda a enfocarse en las tareas que realmente importan y generan resultados significativos.
- Reducción del estrés: Al tener un sistema claro de priorización, se reduce el estrés causado por la sensación de estar abrumado por múltiples tareas.
- Mejora la toma de decisiones: Facilita la toma de decisiones sobre qué tareas realizar primero y cuáles pueden ser delegadas o eliminadas.
En resumen, la matriz de Eisenhower es una herramienta poderosa para la gestión eficiente del tiempo y la priorización de tareas. Al utilizarla, podemos maximizar nuestra productividad y lograr un equilibrio entre lo urgente y lo importante.
Referencia: https://es.wikipedia.org/wiki/Matriz_de_Eisenhower
