Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

¿Te sientes sobrecargado de trabajo y no sabes cómo manejarlo? ¡No te preocupes más! En este artículo te daremos 9 consejos infalibles para delegar tareas en el trabajo y aliviar tu carga de trabajo. Descubre cómo la delegación puede ayudarte a aumentar tu productividad y lograr un equilibrio entre tu vida laboral y personal. ¡No te lo pierdas!

Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

Ser capaz de delegar tareas es una habilidad de liderazgo crucial. Los gerentes efectivos necesitan saber cómo delegar y qué pueden hacer para asegurar el éxito. Pero el acto de delegar es más fácil decirlo que hacerlo.

Los gerentes tienen problemas para delegar por una variedad de razones.

  • Requiere confiar en tu equipo
  • Puede ser difícil dejar de lado los proyectos que has tenido desde su ideación.
  • Requiere más ciclos de retroalimentación que cuando haces el trabajo tú mismo

Preocupaciones como estas son válidas y comprensibles. Compartir tus legos puede ser difícil. Pero saber cómo y cuándo delegar su trabajo puede ser un salvavidas a largo plazo.

Hablemos de la importancia de delegar y 9 formas de simplificar la delegación.

¿Qué es la delegación?

Los beneficios de delegar autoridad

Compartir la responsabilidad de realizar las tareas tiene muchos resultados positivos para los equipos y las organizaciones.

Delegar contribuye a una cultura organizacional de confianza y empoderamiento. En las organizaciones de alta confianza, los gerentes se enfocan en la persona en su totalidad, alentando a sus empleados a crecer profesional y personalmente.

Brindan a los empleados autonomía en la forma en que elaboran sus trabajos, administran su tiempo y realizan sus tareas.

La investigación de Paul J Zak demuestra que empleados que trabajan en organizaciones de alta confianza ha mejorado:

  • Satisfacción laboral
  • Compromiso
  • Actuación

A nivel individual, usted, como líder, también se beneficiará al mejorar su comodidad al delegar.

Descubrirá que tiene más tiempo en su calendario y mayores oportunidades para el trabajo estratégico. También tendrás mayor visibilidad y menor estrés.

Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

La importancia de delegar

En el nivel más fundamental, delegar es asignar trabajo a otros. La delegación ocurre con frecuencia cuando asigna trabajo que podría hacer usted mismo a otra persona de su equipo.

Cuando delega, demuestra confianza al transferir la propiedad principal del trabajo a otra persona.

Esto hace que la delegación sea una actividad colaborativa. Usted, como líder, permanece involucrado en la supervisión de la calidad y la puntualidad del trabajo.

Las organizaciones prosperan cuando los líderes delegan con éxito. Cuando se produce la delegación, las tareas y la autoridad se comparten entre individuos y equipos.

La investigación muestra que la delegación está muy ligada a:

  • Eficacia de la organización
  • Reducción de estrés
  • Mayor motivación
  • Satisfacción laboral

La delegación también hace crecer y desarrolla a sus empleados al brindarles vías de aprendizaje para perfeccionar las habilidades existentes y nuevas.

Expande las fortalezas y capacidades de su equipo al delegar apropiadamente.

La delegación también es parte del viaje de liderazgo de cada persona. Cambiar el enfoque de un empleado de un colaborador individual a un gerente a través de la delegación libera más tiempo para que realicen un trabajo de mayor nivel. Esta experiencia los ayudará a avanzar en su carrera.

Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

¿Por qué es tan difícil para algunas personas delegar trabajo?

Hay muchas razones por las que incluso a los buenos líderes les resulta difícil delegar. Mientras lee la siguiente lista de razones para no delegar, observe cuáles se aplican a usted.

  • Tiempo. La falta de tiempo es la razón más utilizada para no delegar. Representa la creencia de que delegar en otra persona lleva más tiempo que hacer el trabajo ellos mismos. Especialmente cuando los plazos son ajustados, es más probable que se arremangue y haga el trabajo usted mismo.
  • Identidad. A lo largo de los años, ha invertido en su área de especialización y su conjunto de habilidades técnicas. Los nuevos gerentes a menudo asocian su identidad y sentido de valía en la oficina con ser colaboradores individuales productivos.
  • Apego emocional. Algunas personas simplemente están demasiado involucradas emocionalmente en el trabajo para asignárselo a otra persona. Por ejemplo, ya tiene una visión en su mente del producto final y no quiere que alguien más lo tome en una dirección diferente.
  • Culpa. Puede sentirse culpable al asignar trabajo a colegas ocupados, especialmente cuando no tiene autoridad sobre ellos. La culpa es poderosa: nadie quiere sentir que está descargando trabajo en compañeros de trabajo que ya están ocupados.
  • Confianza. Puede haber una persona (o un par de personas) en su equipo en quien no confíe para ejecutar tareas. Tal vez aún no tengan el nivel de habilidad necesario o no se hayan desempeñado de acuerdo con sus expectativas en el pasado. Es posible que ni siquiera se dé cuenta de que no confía en su equipo. La conclusión, especialmente para proyectos importantes, es que muchas personas confían más en sí mismas para hacer un trabajo excelente que en los demás.
  • Miedo al fracaso. El miedo al fracaso es un conductor psicológico para muchas decisiones en el lugar de trabajo. Puede sentir que la mejor manera de evitar la posibilidad de fallar es hacer el trabajo usted mismo.
  • Autoridad. Puede evitar delegar porque no se siente cómodo usando su autoridad posicional. Puede ser desalentador dejar de lado la autoridad para tomar decisiones. Esto es especialmente común cuando alguien acaba de ascender y ahora supervisa a personas que solían ser sus compañeros.
  • Recompensas. Aquellos en la gerencia intermedia a menudo informan que son evaluados y recompensados ​​​​más por sus contribuciones laborales que por sus habilidades de gestión. Cuando su gerente no apoya o reconoce sus esfuerzos para delegar, puede ser más difícil establecer prioridades.

Cómo delegar tareas (y cómo no hacerlo)

Echemos un vistazo a seis prácticas efectivas de delegación y seis prácticas que debe evitar:

Prácticas efectivas de delegación

  • COMUNIQUE claramente a quién se le asignan qué tareas y por qué
    Use reuniones individuales y de equipo para aclarar los objetivos individuales y del equipo y la distribución del trabajo entre los miembros del equipo. Trate de hacer la mejor combinación entre las asignaciones y las personas para mejorar el compromiso. Proporcione toda la información e instrucciones que la persona necesita para la asignación. Establezca claramente cuáles son los criterios de finalización para que quede claro cuándo la tarea está completa y exitosa.
  • SÍ empodéralos y apóyalos en el camino.
    Hágales saber a los miembros de su equipo que está disponible y que recibirá preguntas y aclaraciones. Proporcione comentarios constructivos, orientación y corrección del rumbo de manera respetuosa.
  • SÍ flexibilícese según las necesidades del miembro del personal.
    Cada persona se encuentra en una etapa diferente de su desarrollo profesional y requerirá algo diferente de ti.
  • HAGA que las personas rindan cuentas.
    Delegar significa que ha transferido la autoridad de la tarea a otra persona. Pero, como líder, aún debe hacerlos responsables. A veces, los líderes pueden volverse demasiado “no intervencionistas” y desconectarse demasiado del trabajo de su personal.
  • SÍ date una recompensa inmediata.
    La recompensa más fácil es el tiempo. Por ejemplo, si delega una reunión semanal a otra persona, no permita que otra reunión ocupe esa hora. Bloquee ese tiempo en su calendario para trabajar en un proyecto que sea importante para usted o que le brinde la oportunidad de brillar.

Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

Prácticas de delegación a evitar

  • NO microadministre.
    Brinde a los miembros de su equipo el tiempo y el espacio para hacer el trabajo y evite registrarse con demasiada frecuencia o microgestionar. Si co-crea cronogramas de reuniones y fechas de vencimiento desde el principio, no necesitará microgestionar el proceso.
  • NO recupere el trabajo después de haberlo delegado.
    Incluso si las cosas no van bien, quédese con la persona y aumente su nivel de apoyo.
  • NO te fijes en lo negativo.
    Permita contratiempos y pequeñas fallas. Mantenga el ambiente positivo y asegúrese de no aplastar el entusiasmo.
  • NO se cierre a nuevas ideas o nuevas formas de hacer el trabajo.
    Delegar significa transferir la propiedad de la obra a otra persona. Su producto final será diferente de lo que habría hecho. Abrace la diversidad de pensamiento y permita que brille su expresión creativa.
  • NO presente el trabajo de otros como propio o sin la debida atribución.
    Sea transparente sobre quién está haciendo el trabajo y déles crédito por su nombre en reuniones y comunicaciones escritas.
  • NO te rindas contigo mismo.
    Convertirse en un experto en delegar es un viaje de altibajos.
    Incluso con 20 años de experiencia en liderazgo, aún pueden surgir desafíos de delegación.

Cuándo delegar responsabilidad

Muchas personas experimentan agotamiento al tratar de “hacerlo todo”. Es por eso que hemos identificado las barreras que le impiden delegar de manera efectiva. Ahora puedes empezar a disminuirlos practicando.

Para comenzar, considere estos tres momentos en los que delegar es una buena idea:

  • Se ha convertido en un rol con responsabilidades adicionales y altamente desafiantes: identifique una tarea que haya realizado tantas veces que ya no le proporcione un desafío intelectual nuevo o único. Lo que a usted le parece redundante podría ser una oportunidad de crecimiento para otra persona de su equipo.

  • Está invadido por reuniones: abra su calendario y consulte sus reuniones permanentes semanales. ¿A qué reuniones asiste que también asisten uno o más de sus subordinados directos? Pregúntese si podrían atender esa reunión sin usted, liberando una hora de su tiempo cada semana.

  • Hay una oportunidad de apoyar el crecimiento de un miembro del personal: revise su lista de tareas pendientes para ver los elementos que está haciendo que se incluyen en la descripción del trabajo de uno de los miembros de su personal. Es posible que esté haciendo algo, o muchas cosas, que debería hacer como parte del trabajo de otra persona.

  • 9 consejos para delegar de manera efectiva

    Al practicar el arte de delegar, invocará una serie de sus fortalezas y competencias. Aquí hay 9 consejos para ayudarlo a aprovechar estas habilidades y delegar autoridad de manera efectiva.

    1. Asegúrate de estar alineado

    Al delegar tareas, es importante ser claro y apoyarse en sus habilidades de comunicación. Asegúrese de aclarar los roles, las expectativas y los plazos.

    2. Comunicar el objetivo general

    Vincular las tareas individuales a objetivos organizacionales más amplios fortalece el sentido de propósito y motivación de los miembros del equipo. Esto lo ayudará a obtener el resultado deseado dentro de un cronograma designado. Y sin esta guía, puede ser un desafío para las personas comprender por qué están trabajando en un proyecto o tarea específica.

    3. Empoderar a cada individuo

    Definimos el empoderamiento como la transferencia de autoridad o poder a alguien para que haga algo. Cada vez que delegas es una oportunidad para empezar a empoderar a otros. Y cuando designa cada tarea, puede empoderar aún más a cada individuo pidiéndoles sus comentarios y experiencia en el camino.

    4. Sea consciente del ancho de banda

    Antes de agregar otra tarea al plato de alguien o pedirles que cambien drásticamente sus prioridades, considere su ancho de banda o hable con su gerente. Si ya están abrumados, es posible que no sean la persona adecuada para delegar. O pueden necesitar tiempo adicional o ayuda para volver a priorizar sus tareas. Además, asegúrese de dejar suficiente tiempo para que se realice el trabajo y para que usted lo revise.

    5. Establezca circuitos de retroalimentación por adelantado

    Al delinear los hitos para el registro a medida que delega la tarea, aclara aún más sus expectativas por adelantado. Esto también proporciona una estructura adicional sin microgestionar la tarea. Sin embargo, una vez que estas publicaciones estén en su lugar, dé a su equipo espacio para trabajar entre cada una. Si está haciendo un 10 %, un 50 % y un 90 % de registros, por ejemplo, resista la tentación de enviarles un ping y agregue registros adicionales en el camino, a menos que su equipo lo solicite.

    6. Apóyate en tus habilidades de entrenador

    Puede desarrollar sus habilidades de coaching de pares y de liderazgo a través de la delegación. Utiliza conversaciones para fomentar un alto rendimiento, guiar a su equipo y permitir su crecimiento profesional.

    7. Comprender los matices de la construcción de relaciones

    El proceso de delegación involucra inherentemente las relaciones con los demás. A través del proceso de delegación, colaboras, experimentas la reciprocidad y construyes buenas relaciones de trabajo. Al reconocer la necesidad de habilidades de liderazgo como la empatía, la confianza y la paciencia, puede construir relaciones de trabajo más sólidas antes, durante y después de cada proceso de delegación.

    8. Comparte el resultado final al principio

    Si ya sabe cómo desea que se formatee el entregable y el objetivo que está logrando, infórmele a su delegado antes de que comience. Incluso las personas de alto rendimiento necesitan claridad. De lo contrario, es posible que no obtenga los resultados deseados y corra el riesgo de perder la confianza de su equipo en el proceso.

    9. Sepa en quién está delegando

    Esto puede parecer obvio, pero comprender las fortalezas, debilidades, intereses y estilos de comunicación de su equipo puede ayudar al delegar. Es posible que tenga un analista con excelentes habilidades de organización de datos y otro que se destaque en la visualización de datos. Dadas estas fortalezas, es probable que delegues diferentes tareas a cada individuo.

    Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

    Cómo superar los desafíos comunes de delegar

    Si no lo hace con frecuencia, delegar puede sentirse como una lucha.

    Eso es porque delegar es un trabajo duro por una variedad de razones. Algunas personas se sienten abrumadas y realmente no pueden abandonar la tarea.

    Quieren hacer todo por su cuenta para asegurarse de que cumpla con su estándar.

    Sin embargo, las empresas no pueden escalar de esta manera y no es realista pensar que se puede hacer todo. La mayoría estaría de acuerdo con esa afirmación, entonces, ¿por qué es difícil delegar?

    Hay muchos obstáculos que pueden hacer que delegar sea un proceso desafiante. Estos incluyen errores en el producto final, abrumar al empleado y luchar con la inversión de tiempo.

    Algunos otros factores también contribuyen a las fallas de delegación. Harvard Business Review atribuye la falta de pensamiento crítico, iniciativa, calidad y velocidad a las cuatro razones principales por las que la delegación podría fallar.

    Veamos algunos de los principales desafíos que puede tener que superar al delegar.

    Si la tarea no se hace correctamente

    La experiencia más frustrante sobre la delegación es cuando haces todo bien, pero el proyecto que delegas no cumple con el estándar que necesitas.

    Este es uno de los mayores temores asociados con la delegación.

    Para contrarrestar este desafío, tómese el tiempo para dar instrucciones adecuadas y detalladas. Proporcione a su empleado tiempo para hacer preguntas y responder a fondo.

    Proporcione muchos ejemplos y consejos que el empleado pueda usar mientras completa la tarea.

    Asegúrese de no apresurarse en este paso.

    Proporcionar instrucciones detalladas es fundamental para garantizar que se establezcan las bases para un proyecto exitoso y reduce el riesgo de que la tarea no se realice correctamente.

    El empleado se abruma

    No todos saben en qué se están inscribiendo cuando aceptan una nueva tarea.

    Es fundamental preparar al empleado en el que vas a delegar antes de comenzar la tarea. Esto les ayudará a ajustar sus expectativas y planificar en consecuencia para evitar sentirse abrumados.

    Regístrese periódicamente y pregunte si el empleado necesita ayuda adicional. Esto es especialmente cierto si es la primera vez que trabajan en este tipo de proyecto. Esto ayudará a contrarrestar la amenaza de abrumarlos.

    Al realizar un seguimiento regular, puede infundirles confianza para completar la tarea según sus especificaciones.

    Se tarda mucho en delegar

    A veces, puede sentirse mejor abordar tareas específicas por su cuenta.

    En esos casos, debe dar un paso atrás y mirar el panorama general. Sopese el tiempo que le llevaría hacerlo y el tiempo que le llevaría explicarle las instrucciones a un empleado.

    Como se mencionó anteriormente, el componente instructivo de delegar es crítico. Debe ser minucioso y tomarse el tiempo para explicar lo que está buscando.

    Sin embargo, dar instrucciones claras puede llevar mucho tiempo, especialmente si necesita educar o enseñar a alguien cómo hacer algo.

    Por eso es fundamental sopesar los costos de tiempo asociados con la delegación antes de hacerlo.

    Reflexiones finales sobre la delegación de autoridad

    Probablemente tendrá contratiempos al delegar. En estos momentos, tenga en cuenta el propósito de alto nivel detrás de su compromiso de delegar tareas.

    Recuérdese qué objetivos profesionales está logrando al saber cómo delegar más y dejar de lado su trabajo anterior. Sus habilidades se utilizan mejor como líder que como colaborador individual.

    También puede buscar comentarios de miembros del equipo, gerentes y compañeros de trabajo para mejorar sus habilidades de delegación. Es posible que puedan ver oportunidades para que usted sea más efectivo con su delegación.

    Finalmente, trate de evitar la trampa cognitiva de creer que le tomará menos tiempo hacer el trabajo usted mismo. Mida el tiempo ahorrado a través de la delegación a largo plazo, no a corto plazo.

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    Preguntas frecuentes sobre cómo delegar tareas en el trabajo

    Cómo delegar: 9 consejos para delegar tareas en el trabajo

    Preguntas frecuentes

    1. ¿Por qué es importante delegar tareas en el trabajo?
      Delegar tareas en el trabajo es crucial para mejorar la eficiencia y productividad de un equipo. Permite distribuir la carga de trabajo, desarrollar habilidades de los empleados y fomentar un ambiente colaborativo. Según Wikipedia, la delegación efectiva ayuda a alcanzar objetivos organizacionales de manera más eficiente.

    2. ¿Cuándo es apropiado delegar una tarea?
      Es apropiado delegar una tarea cuando se cuenta con personal capacitado y disponible para realizarla. Además, es importante considerar el nivel de complejidad y criticidad de la tarea en cuestión. Según Wikipedia, la delegación puede ser eficaz cuando se consideran estos factores.

    3. ¿Cómo seleccionar la persona adecuada para delegar una tarea?
      Al seleccionar a la persona adecuada para delegar una tarea, se debe evaluar su experiencia, habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo la tarea de manera efectiva. Además, es importante considerar su carga de trabajo actual y disponibilidad. Wikipedia puede ofrecer más información sobre cómo elegir la persona adecuada para delegar una tarea.

    4. ¿Cuáles son las ventajas de delegar tareas?
      Algunas ventajas de delegar tareas son: evitar la sobrecarga de trabajo, aumentar la eficiencia del equipo, desarrollar nuevas habilidades en los empleados, fomentar la colaboración y la confianza, y permitir a los líderes centrarse en tareas estratégicas. Wikipedia proporciona más información sobre las ventajas de delegar.

    5. ¿Cuáles son los principales errores al delegar tareas?
      Algunos de los errores más comunes al delegar tareas son: no establecer expectativas claras, no proporcionar suficiente apoyo y recursos, no seguir un seguimiento adecuado, y no reconocer el trabajo bien hecho. Según Wikipedia, es importante evitar estos errores para lograr una delegación exitosa.

    6. ¿Cómo comunicar eficazmente al delegar una tarea?
      Al comunicar eficazmente al delegar una tarea, es importante ser claro y conciso sobre las expectativas, objetivos y plazos. Además, es fundamental ofrecer apoyo y estar disponible para responder preguntas o brindar orientación adicional si es necesario. Wikipedia puede proporcionar más detalles sobre la comunicación eficaz al delegar tareas.

    7. ¿Cuál es la importancia del seguimiento al delegar tareas?
      El seguimiento es crucial al delegar tareas, ya que permite obtener actualizaciones, evaluar el progreso y brindar retroalimentación continua. Además, ayuda a identificar posibles obstáculos y a realizar ajustes si es necesario. Según Wikipedia, el seguimiento eficaz mejora la probabilidad de éxito al delegar.

    8. ¿Cómo manejar la resistencia al delegar tareas?
      Algunos empleados pueden resistirse a delegar tareas por varias razones, como temor a perder el control o inseguridad. Para manejar esta resistencia, es importante brindar apoyo adicional, proporcionar claridad sobre las expectativas y destacar los beneficios tanto para el empleado como para el equipo. Wikipedia puede brindar más información sobre cómo manejar la resistencia al delegar.

    9. ¿Cómo evaluar la eficacia de la delegación de tareas?
      Para evaluar la eficacia de la delegación de tareas, se pueden considerar factores como el cumplimiento de los plazos, la calidad del trabajo realizado, el nivel de satisfacción del equipo y el logro de los objetivos establecidos. Wikipedia puede ofrecer más información sobre la evaluación de la delegación de tareas.


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