¿Estás listo para enfrentar desafíos y resolver disputas de manera efectiva? Entonces necesitas conocer qué es un elemento de acción. En esta guía completa, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este concepto clave para manejar tareas de disputa. ¡Prepárate para convertirte en un experto en resolución de conflictos y lograr resultados exitosos!
¿Cuántas veces ha sucedido esto? Estás llegando al final de una reunión por una iniciativa importante. La discusión fue productiva, con mucha energía.
Pero se acabó el tiempo. Usted sale de la reunión sin saber muy bien quién está haciendo qué. O lo que se espera de ti para mantener las cosas en marcha.
Es importante destacar que no conoce sus elementos de acción y nadie más.
Por supuesto, tomará medidas. Pero, podría estar duplicando esfuerzos con otro miembro del equipo. Todos ustedes tienen mucho en sus platos. La falta de claridad sobre las responsabilidades y los plazos dificulta la priorización.
Si es un líder o gerente, no querrá que los miembros de su equipo tengan esta confusión.
Cada nuevo proyecto implica identificar y completar tareas para que tenga éxito. A menudo, algunas tareas se pueden dividir en elementos de acción individuales para simplificar el proceso para todos los involucrados.
Al dividir la tarea en una lista de elementos de acción, cada uno de sus empleados tiene una comprensión clara de su función. Esto permite un flujo de trabajo fluido a través de los diferentes niveles de su empresa y maximiza la eficiencia.
Exploremos cuáles son los buenos elementos de acción, cómo escribirlos y cómo implementarlos en su empresa.
¿Qué son los elementos de acción y por qué debo usarlos?
Un elemento de acción es una tarea claramente definida que debe realizarse. Cada elemento de acción actúa como un trampolín para un proyecto u objetivo más grande y complejo. Un elemento de acción tiene un propietario y una fecha límite. El propietario informa al equipo sobre el progreso o los obstáculos.
La mejor manera de comprender los elementos de acción es pensar en todos los diferentes componentes que se requieren para completar una tarea, desde el primer correo electrónico que debe enviarse hasta la entrega final del producto a su cliente.
El uso de elementos de acción ayuda a aclarar cómo se unen las diferentes partes de un proyecto y quién es el propietario. La claridad empodera al equipo.
Cada etapa del proceso involucrará a diferentes personas de su equipo realizando una acción específica. Cuando este proceso no está bien coordinado, esto puede conducir a una pérdida de productividad. También conduce a la frustración y perjudica el compromiso de los empleados.
Cuando consideras eso El 44 % de los proyectos se retrasan o están incompletos debido a una mala comunicación, queda claro lo importante que es contar con un sistema confiable. Los elementos de acción permiten una comunicación efectiva dentro de los equipos, lo que lleva a un mejor trabajo en equipo y coordinación.
El significado de los elementos de acción va más allá de la simple generación de una lista de cosas por hacer. Ofrecen una guía todo en uno para completar la tarea. Esto significa que cada miembro del equipo involucrado en el proyecto tiene una comprensión clara de lo que debe hacer y cuándo debe hacerlo.
Los elementos de acción ayudan al gerente y al equipo a tener visibilidad del progreso. Pueden ver rápidamente las implicaciones si una tarea se retrasa.
Esto permite que incluso los proyectos más grandes se dividan en secciones manejables. Crear una lista de tareas más pequeñas hace que todo el proyecto sea menos intimidante y más fácil de completar. También ayuda a motivar a su equipo al darles una idea de cómo encajan en el proceso.
¿Cuáles son ejemplos de buenos elementos de acción?
Veamos un ejemplo del mundo real para comprender mejor qué es un elemento de acción.
Imagine que su empresa ha decidido que su enfoque principal debe ser crear conciencia de marca en línea este año.
Esto puede ser una decisión tomada por la gerencia. Pero debe comunicarse claramente al resto de la empresa. No es bueno tener ideas fugaces que se quedan en el nivel gerencial.
Cada empleado necesita saber cuál será su papel en la construcción de la visibilidad de su marca. Cuanto más claramente se les comunique esto, más productivos podrán ser.
Entonces, ¿cómo traduces grandes ideas en tareas prácticas diarias? Creando una lista de elementos de acción y delegándolos a las personas apropiadas.
En este ejemplo de creación de conciencia de marca en línea, algunos elementos de acción podrían ser:
Elemento de acción
Dueño
Fecha de vencimiento
notas
Cree presencia en Instagram comenzando con pruebas A/B en voz y contenido
michelle
31/01/2022
El objetivo es aumentar nuestros seguidores de 10.400 a 11.960. Necesidad de hacer una recomendación sobre qué estilo adoptar.
Crear un calendario de contenido de redes sociales para los próximos seis meses
emma
15/06/2022
El calendario de contenido debe incluir fecha, imágenes/videos, subtítulos y hashtags relevantes
Cree una lista de blogueros invitados a los que contactar para colaborar
Luis
25/03/2022
Los bloggers invitados deben ser relevantes para nuestra industria.
Elabore dos plantillas diferentes de correo electrónico y DM de Instagram para llegar a los blogueros invitados
Luis
31/03/2022
Estos se utilizarán para pruebas A/B para evaluar qué plantilla es más efectiva
Programe una reunión con el equipo de SEO para discutir la clasificación de Google
Tomás
11/02/2022
Haga un análisis FODA para evaluar si hay oportunidades para aumentar nuestra clasificación y qué debemos hacer
Aumente el gasto en anuncios de Facebook de $ 5 por día a $ 10 por día
Aliyah
31/02/2022
Nuestro presupuesto mensual para publicidad paga ha aumentado
Todas estas tareas requerirán diferentes personas en su equipo para lograr ciertos objetivos dentro de un marco de tiempo determinado. Al delegar cada aspecto de su objetivo a las personas adecuadas, puede crear un método infalible para obtener los resultados deseados.
El uso de elementos de acción claramente definidos elimina la confusión que puede surgir si estas cosas se discuten ampliamente en una reunión de equipo. Los elementos de acción mueven sus tareas fuera de este espacio general y hacia una posición más orientada a los resultados.
¿Cómo define los elementos de acción?
Ahora que comprende la importancia de tener una lista de elementos de acción, es posible que aún se pregunte: “¿Qué es un elemento de acción?”
Los buenos elementos de acción tienen ciertas características que los hacen concisos y fáciles de entender por todos los miembros del equipo. Según el equipo y el proyecto, puede mantener los elementos de acción en un nivel superior.
Recuerde, no se trata de microgestionar cómo las personas completan su trabajo. Los elementos de acción se refieren al resultado del trabajo del que son responsables.
Un elemento de acción debe incluir:
- Un código de identificación único/número de referencia
- El individuo o equipo responsable de completar la acción.
- Una línea de tiempo con una fecha de inicio, así como informes de progreso programados
- Una fecha límite para cuando se debe completar el artículo
- Una descripción de la tarea con más detalle.
- Un estado (por ejemplo: programado, en progreso, completado)
- Una clasificación de prioridades en términos del objetivo general
- Espacio adicional para incluir los documentos o notas necesarios
Al proporcionar esta información, hará que sea más fácil para su equipo priorizar sus diversas tareas dentro de la empresa. De esta manera, puede ayudar a su equipo a administrar su tiempo de manera más eficiente.
Tener una buena plantilla de elementos de acción ayuda a agilizar el proceso de elaboración de una lista de tareas. Puede usar la misma plantilla de elementos de acción en varios departamentos de su empresa. Esto hace que sea mucho más fácil para la gerencia evaluar diferentes proyectos y hacer un seguimiento del progreso a lo largo del año.
Consejos para escribir elementos de acción
Las reuniones a menudo pueden involucrar a todos hablando sobre la tarea sin que se establezcan objetivos claros. Con demasiada frecuencia, los empleados abandonan una reunión de equipo o una sesión de lluvia de ideas después de haber escuchado muchas ideas sin saber exactamente lo que deben hacer.
En lugar de guardar notas de la reunión que se archivan y nunca se vuelven a ver, debe escribir una lista de elementos de acción de la reunión. Aún mejor, sea explícito al identificar los elementos de acción en voz alta a medida que ocurren en la conversación.
Ahorre 5 minutos al final para revisar esta lista de elementos de acción para asegurarse de que se asignen los propietarios correctos. Envíe la lista después de la reunión para aclarar y reforzar las responsabilidades.
Para evitar actas de reunión imprecisas, es útil tener en cuenta los siguientes consejos al escribir sus elementos de acción:
1. Sea específico
Entre en algunos detalles sobre lo que debe completarse y por qué. Si alguien no entiende lo que se debe hacer, esto puede llevar a que se desperdicie mucho tiempo en hacer algo no relacionado.
Aunque debe ser específico, no estipule cómo la persona o el grupo responsable debe completar la acción. Para una mayor autonomía en el lugar de trabajo, los equipos autogestionados deberían poder decidir sus propios métodos y flujos de trabajo.
Necesitan comprender qué se espera de ellos y cómo la tarea específica de la que son responsables encaja en el proyecto mayor.
2. Usa verbos en tu descripción
El uso de verbos para describir el elemento de acción deja en claro lo que se debe hacer. Utilice un lenguaje sencillo para eliminar la confusión y hacer que la descripción sea lo más clara posible.
2. Asignar propiedad
Cada elemento de acción debe asignarse a una persona o grupo de personas específico para que lo complete. De esta manera, no hay confusión sobre quién es responsable de cada artículo. Delegar las tareas correctas a las personas adecuadas es una excelente manera de empoderar a su equipo.
3. Establezca una fecha de vencimiento realista
Si bien puede haber mucha presión para completar un proyecto en una fecha determinada, no establezca plazos poco realistas para su equipo. Ejercer demasiada presión sobre sus empleados es improductivo.
Si su equipo se siente presionado a trabajar muchas horas, podría estresarse y agotarse mental y físicamente. Esto podría conducir al agotamiento.
4. Incluir detalles de la tarea
Una descripción clara de lo que se requiere para lograr el objetivo final es importante para evitar ambigüedades.
5. Incluir un estado
Incluya un estado, como Programado, En progreso, En revisión y Completado. Tener un estado para cada elemento de acción le permite estar al tanto de sus tareas y saber exactamente dónde se encuentra en términos de entrega.
También ayuda a los gerentes de proyectos a rastrear, administrar e informar sobre el progreso del proyecto.
6. Asigne un nivel de prioridad
Algunos miembros del equipo pueden tener más de un elemento de acción asignado. Debido a que la multitarea puede dificultar su desempeño, es mejor que se concentren en una tarea a la vez.
Al asignar niveles de prioridad (bajo, medio, alto o urgente), su equipo sabrá en qué concentrarse primero. Esto ayudará a mejorar su concentración y gestión del tiempo.
Cómo escribir elementos de acción para otras personas
Cuando se trata de proyectos complejos, un gerente de proyecto a menudo necesita comunicar de manera efectiva los requisitos del cliente con su equipo. Para hacer esto, los gerentes de proyecto necesitan las habilidades para escribir elementos de acción para otras personas.
Aquí hay algunos consejos:
Haga que sus elementos de acción sean razonables asegurándose de que sus empleados tengan las habilidades y herramientas necesarias para realizar un trabajo de alta calidad. Bríndeles el ambiente adecuado para hablar y pedir cosas que puedan necesitar.
Seguimiento de elementos de acción
Ha asignado elementos de acción a su equipo. ¿Ahora que?
Debe poder realizar un seguimiento de los elementos de acción y hacer un seguimiento de su estado para asegurarse de que se hayan completado de manera oportuna.
La forma más efectiva de hacer un seguimiento de los elementos de acción es crear informes y seguimiento en su flujo de trabajo. De esta manera, es mucho más fácil para la administración realizar un seguimiento del progreso de cada proyecto o tarea. Cada miembro del equipo también puede ver cómo progresa el proyecto más allá de su rol personal.
Los líderes y gerentes de proyecto deben poder ver qué progreso se ha logrado para cada elemento de acción en un lugar consolidado. Esto evita la microgestión y brinda una perspectiva amplia de si el proyecto va por buen camino.
Puede ser un documento compartido como una hoja de cálculo o un software de gestión de proyectos. Cualquiera de los dos funcionará siempre que ofrezca un alto nivel de funcionalidad y simplifique la colaboración en equipo.
La comunicación es una parte fundamental del seguimiento de los elementos de acción. Los miembros del equipo deben sentirse seguros al comunicar cualquier bloqueo que estén experimentando. Del mismo modo, los gerentes de proyecto deben comunicarse si cambian las prioridades.
Puntos clave para crear elementos de acción efectivos
Recuerda estas conclusiones:
- Los elementos de acción son como peldaños que un equipo o individuo debe tomar para completar una tarea más grande.
- Una buena lista de elementos de acción define claramente el rol y las responsabilidades de cada persona para evitar confusiones o duplicar el trabajo.
- Seguir una plantilla de elementos de acción estándar garantizará la coherencia en toda su empresa.
- Asigne siempre un propietario de la tarea para que se haga cargo y sea responsable de cada elemento de acción.
- Asegúrese de que el propietario de cada elemento de acción comprenda la descripción de la tarea y tenga los recursos para completarla.
- Realice un seguimiento de los elementos de acción mediante la creación de informes y el seguimiento en su flujo de trabajo.
Independientemente de la industria, cada negocio tiene objetivos a largo y corto plazo. Pero, ¿cómo traduces estas ideas al mundo real?
Mediante el uso de elementos de acción, mueve estos objetivos hacia abajo en el detalle de los hitos individuales.
Esto los hace mucho más alcanzables ya que cada persona tiene un conjunto de instrucciones para llevar a su equipo exactamente donde lo imagina.
Si desea tomar medidas o aprender a transformar el rendimiento, BetterUp puede ayudarlo. Nuestros entrenadores pueden ayudarlo a mejorar su capacidad para administrar tareas y personas para obtener los mejores resultados.
¿Qué es un elemento de acción?
Un elemento de acción es una herramienta utilizada en tareas de disputa, especialmente en el ámbito legal. También se le conoce como “medio de prueba” o “prueba de los hechos”.
¿Cuál es la función de un elemento de acción?
La función principal de un elemento de acción es proporcionar evidencia o probar los hechos relacionados con un caso o disputa legal. Estos elementos pueden ser documentos, testimonios, grabaciones, fotografías, entre otros.
¿Cómo se utilizan los elementos de acción en una disputa?
Los elementos de acción se presentan ante un tribunal o autoridad competente durante un proceso legal. Estos elementos respaldan los argumentos y las pretensiones de las partes involucradas en la disputa.
¿Qué tipos de elementos de acción existen?
Existen diferentes tipos de elementos de acción, entre ellos:
- Documentos: Pueden ser contratos, facturas, declaraciones juradas, informes, entre otros.
- Testimonios: Declaraciones verbales de personas que puedan aportar información relevante.
- Grabaciones: Audios o videos que puedan servir como prueba.
- Fotografías: Imágenes que capturen situaciones o pruebas físicas.
- Peritajes: Informes técnicos realizados por expertos en determinadas áreas.
¿Cuáles son las características de un elemento de acción válido?
Para que un elemento de acción sea válido, debe cumplir con ciertas características:
- Relevancia: Debe estar relacionado directamente con los hechos en disputa.
- Autenticidad: Debe ser genuino y no estar alterado.
- Confianza: Debe provenir de fuentes confiables y verificables.
- Admisibilidad: Debe ser aceptado por la autoridad competente para su consideración en el caso.
¿Dónde puedo obtener más información sobre elementos de acción?
Puedes obtener más información sobre elementos de acción en el siguiente enlace: es.wikipedia.org.
