Tenemos que hablar (sobre estilos de comunicación en el lugar de trabajo)

Es muy fácil malinterpretar un correo electrónico.

Pasas una hora elaborando cuidadosamente tu mensaje para que el destinatario entienda lo que le estás preguntando. Elige la puntuación correcta para evitar sonar grosero al transmitir la urgencia de la tarea. Satisfecho con lo que ha escrito, hace clic en “Enviar”.

Unos minutos después, responden. Y perdieron por completo tu punto.

Comunicarse de manera efectiva en el trabajo puede parecer un acto de equilibrio. El mensaje enviado no siempre es el mensaje recibido, y la forma en que una persona te escucha a menudo depende de su estilo de comunicación.

Esto es cierto ya sea que dirija un equipo desde su casa o en persona. Si se comunica principalmente a través de correo electrónico o Slack, debe construir cuidadosamente su mensaje con las palabras perfectas y la puntuación adecuada para evitar errores de comunicación.

Y, a medida que el mundo vuelve lentamente al trabajo en persona, es posible que deba volver a aprender a tratar con miembros del equipo difíciles cuando no puede esconderse detrás de su pantalla.

Comprender los estilos de comunicación en el lugar de trabajo puede ayudarlo a aprovechar al máximo a su equipo. Aquí está todo lo que necesitas saber.

¿Por qué aprender los diferentes estilos de comunicación?

Si desea el estilo de comunicación más efectivo en el lugar de trabajo, sea adaptable. Lea los comportamientos de otras personas, practique la inteligencia emocional y conozca a los miembros de su equipo donde están.

Esto le ayudará de varias maneras:

• Fomenta la confianza. La buena comunicación y la confianza tienen una relación simbiótica: una alimenta a la otra. Si puede comunicarse efectivamente con los demás, construirás relaciones positivas y fomentarás un excelente trabajo en equipo.

• Fomenta un ambiente de trabajo saludable. Adaptarse a los estilos de comunicación de su personal contribuirá a una cultura de trabajo positiva. Todos se sienten escuchados y rinden al máximo en estos entornos.

• Reduce el conflicto. Comprender los diferentes tipos de comunicación lo hará más consciente de los sentimientos de otras personas y evitará posibles malentendidos. Esto ayuda a reducir la frustración de todas las partes involucradas.

• Te hace un mejor líder. El liderazgo tiene que ver con la autoconciencia y la adaptación. Si eres consciente de tu estilo de comunicación y aprendes a adaptarte a los demás, te posicionarás como un líder de equipo hábil.

• Impulsa el compromiso de los empleados. Ya sea conversando o estableciendo cronogramas de proyectos, su estilo personal puede ayudar a las personas a sentirse cómodas e incluidas.

¿Qué son los estilos de comunicación empresarial?

Los estilos de comunicación no deben confundirse con los tipos de comunicación.

Un tipo de comunicación es el aspecto físico de enviar un mensaje, como el tono de voz o la comunicación no verbal, como el lenguaje corporal. Incluso con palabras amistosas y de bienvenida, cruzar los brazos o hablar con voz firme puede comunicar agresión.

Un estilo de comunicación, por otro lado, se refiere a las cualidades más abstractas de la comunicación. Es cómo una persona responde emocionalmente a un mensaje, establece sus límites o comparte ideas. Es la energía que alguien tiene cuando habla con otros, que subyace en todas sus interacciones.

Estas características hablan de la importancia de los estilos de comunicación en el lugar de trabajo. Algunas personas se sienten cómodas hablando en las reuniones y tomando decisiones rápidas. Otros prefieren más tiempo para pensar antes de comprometerse con un curso de acción. Tienes que adaptarte si quieres beneficiarte de todos ellos.

Adaptar su estilo de comunicación personal requiere trabajo y autorreflexión. Habla con BetterUp. Nuestros entrenadores pueden ayudarlo a identificar sus fortalezas y debilidades para mejorar sus habilidades de comunicación.

Los 4 tipos de estilos de comunicación (y cómo hablar con ellos)

Leer los estilos de comunicación de las personas puede ser difícil. La gente no suele anunciarlo en la frente, por lo que depende de usted buscar pistas sociales.

Todos tendrán sus propias necesidades y preferencias cuando trabajen con otros. Pero como regla general, la mayoría de las personas se identificarán con uno de los cuatro estilos diferentes de comunicación:

• Pasivo
• Agresivo
• Pasivo agresivo
• Asertivo

A veces, sin embargo, puede cambiar entre estilos de comunicación según la situación. Así es como puede identificar e interactuar con cada uno.

1. Estilo de comunicación pasivo

Los comunicadores pasivos tienden a ser callados y no buscan atención activamente. Raramente toman una postura y se hacen valer, comparten sus sentimientos o expresan sus necesidades. Su falta de comunicación hace que sea difícil saber si se sienten incómodos o si necesitan ayuda.

Busque estos rasgos para identificar a un comunicador pasivo. Por lo general, ellos:

• Di sí a todo. Esto puede ser particularmente dañino si respaldan una mala idea o asumen más trabajo del que pueden manejar.

• Muéstrate tranquilo. A veces, esta actitud de laissez-faire es genuina. Otras veces, enmascara malestar, preocupación, o ansiedad.

• Evita el contacto visual. Hay muchas razones posibles para esto. Pero a menudo, se debe a la timidez o la incomodidad con las personas ruidosas y asertivas.

• Se disculpan. Esto podría ser una señal de ansiedad social. Las personas ansiosas a menudo creen que están equivocadas, por lo que es más probable que se disculpen por cosas menores.

• Agitarse. Esto puede incluir dar golpecitos con los pies, hacer girar un bolígrafo entre los dedos o reajustarse constantemente en su asiento.
• Habla suavemente. Aunque esto no siempre significa que son pasivos, hablar en voz baja es un indicador común de comunicadores pasivos. A menudo no pueden competir en una habitación llena de gente ruidosa.

Considere estos métodos cuando hable con un comunicador pasivo:

• Concéntrese en las interacciones uno a uno. Las conversaciones privadas suelen ser más cómodas para los comunicadores pasivos. Los entornos grupales pueden causarles una mayor incomodidad.

• Dirígete a ellos directamente. Permítales hablar ya que ellos mismos no buscarán esa oportunidad. Trate de que se sientan seguros.

• Utiliza preguntas abiertas. Evite las preguntas de “sí” o “no”, ya que probablemente le responderán con poca elaboración. Mantenga sus preguntas abiertas y déles mucho tiempo para responder.

2. Estilo de comunicación agresivo

A los comunicadores agresivos les encanta dominar una conversación. Sin darse cuenta, a menudo expresan sus pensamientos y sentimientos sin dudarlo, tal vez incluso a expensas de los demás. También pueden reaccionar antes de pensar, causando tensión, conflicto y baja productividad en el lugar de trabajo.

Tenga cuidado con las características agresivas como:

• Interrumpir a otros que están hablando. Cuando un comunicador agresivo está en la sala, los demás apenas pueden pronunciar una oración.

• Falta de respeto o conciencia por el espacio personal. Forzarán a la gente a apartarse del camino empujándolos o parándose incómodamente cerca. Es posible que se emocionen demasiado o sean demasiado enfáticos e invadan tu espacio personal.

• Lenguaje corporal agresivo. Pueden cruzar los brazos, colocar las manos en las caderas o hacer gestos enérgicos con las manos.
• Contacto visual intenso. Pueden usar miradas directas y penetrantes para intimidar a otros. También pueden mirarte expectantes, esperando que aceptes lo que quieren. Incluso si no es su intención, una mirada intensa puede hacer que las personas se sientan incómodas.

He aquí cómo lidiar con comunicadores agresivos:

• Sé tranquilo pero asertivo. Controla el tono de la conversación. Concéntrese en los problemas y trate de no ponerse a la defensiva o escalar la conversación a una discusión.

• Mantenga las cosas profesionales. Tenga cuidado con el lenguaje emocional o los rencores personales. Aleje la conversación de temas cargados de emociones y concéntrese en el panorama general.

• Aléjate si tienes que hacerlo. Si el agresor se vuelve demasiado exigente y la conversación deja de ser productiva, puedes alejarte y volver a intentarlo cuando se haya calmado.

3. Estilo de comunicación pasivo-agresivo

Las personas pasivo-agresivas pueden parecer agradables al principio. Pero a tus espaldas, manipularán silenciosamente las situaciones para beneficiarlos o dirán cosas con doble sentido. También pueden tratar de ocultar sus verdaderos sentimientos cuando le hablan o influir en usted a través de la culpabilidad o el gaslighting.

Preste atención a las señales de los comunicadores pasivo-agresivos, como:

• Sarcasmo. Sus palabras suenan agradables, pero su tono sugiere insatisfacción, condescendencia o desacuerdo general.

• Negación. Pueden negar cualquier cantidad de cosas, incluida su participación en un error o si un problema es realmente algo de lo que preocuparse.
• Fingiendo ser felices cuando no lo son. Si algo no les sale bien, pueden decir que están bien. Pero luego te darán el tratamiento silencioso por el resto de la semana, lo que indica una capa de agresión que ocultaron hábilmente.

Así es como puedes adaptarte:

• Hacer solicitudes claras y específicas. Trate de no dejar lugar a malas interpretaciones. De lo contrario, pueden torcer tus palabras en tu contra.

• Confronta su comportamiento negativo. Organice una reunión privada y llame su comportamiento. Haga un seguimiento con un gerente si el comportamiento aún no mejora.

• Bienvenido a sus comentarios. Tomar el camino correcto puede ser difícil, pero podría abrir la puerta a una conversación honesta. Pida retroalimentación y deles espacio para ventilar sus quejas.

4. Estilo de comunicación asertivo

Un estilo asertivo es el estilo de comunicación más efectivo en el liderazgo y entre equipos. Las personas en esta categoría comparten sus pensamientos con confianza pero siempre con amabilidad y respeto.

No tienen miedo de desafiarse a sí mismos o de establecer límites saludables en el trabajo. También son comunicadores intuitivos, hacen que los demás se sientan cómodos y facilitan debates productivos.

Aquí hay algunos comportamientos asertivos comunes:

• Colaborar, compartir y motivar: felizmente comparten sus ideas, pero siempre terminan preguntando: “¿Qué piensas?” Cultivan naturalmente relaciones interpersonales sanas.

• Contacto visual amistoso. Usan el contacto visual para leer las expresiones faciales y hacer una conexión con su compañero de conversación.
• Lenguaje corporal abierto. Parecen relajados pero no encorvados. Se enfrentan a las personas con las que están hablando. Usan la escucha activa y ofrecen asentimientos afirmativos.

No tienes que “tratar” con personas asertivas. Más bien, deberías:

• Anímelos a compartir sus ideas. Son una voz positiva del equipo. Deles espacio para comunicar sus pensamientos.

• Póngalos en posiciones de liderazgo. Estas son las personas que inspirarán y llevarán a su equipo. También pueden ayudarlo a comunicarse con sus colegas pasivos, agresivos y pasivo-agresivos.

Domine su estilo de comunicación en el lugar de trabajo

El lugar de trabajo está lleno de muchos tipos de personalidades y estilos de comunicación. Como líder, es su trabajo adaptarse a sus diferentes estilos de comunicación y asegurarse de que todos tengan voz.

Algunos serán más difíciles de tratar que otros. A menudo te sentirás frustrado cuando sea pasivo, agresivo o pasivo-agresivo. En estos momentos, es importante tomar el camino correcto. Cuando mantienes la calma, animas a todos los demás a alcanzar tu nivel en lugar de rebajarte al de ellos.

Y, si tiene la suerte de tener una estrella en su equipo, dígale cuánto la valora. Ayúdalos a brillar. Al final del día, son tus mayores aliados cuando intentas que la gente esté de tu lado.

Para obtener más estilos de comunicación en la capacitación en el lugar de trabajo, intente trabajar con BetterUp. Nuestros entrenadores están aquí para apoyarte en tu búsqueda de la excelencia y ayudarte a mejorar tus habilidades para convertirte en la mejor versión de ti mismo.