En un mundo cada vez más conectado y globalizado, la comunicación se ha convertido en un elemento fundamental en el lugar de trabajo. Ya sea que trabajes en una pequeña empresa o en una multinacional, comprender y mejorar tus habilidades de comunicación puede marcar la diferencia en tu éxito profesional. En este artículo, te mostraremos cómo mejorar tus habilidades de comunicación en el trabajo y alcanzar un mayor nivel de eficiencia y colaboración. ¡Sigue leyendo para descubrir los secretos de la comunicación efectiva en el ámbito laboral!
Comunicación, comunicación, comunicación. Todos sabemos que es importante, pero las habilidades de comunicación pueden ser difíciles de desarrollar e implementar en el trabajo. El auge del trabajo remoto e híbrido tampoco lo ha hecho más fácil.
Sin embargo, la comunicación eficaz en el trabajo puede ser transformadora para las personas, los equipos y las empresas. Estamos aquí para mostrarle por qué la comunicación es importante en el lugar de trabajo y cómo comenzar a desarrollar sus habilidades de comunicación y las de su equipo hoy.
¿Por qué es importante la comunicación efectiva en el lugar de trabajo?
La comunicación en el lugar de trabajo es importante porque aumenta la moral, el compromiso, la productividad y la satisfacción de los empleados. La comunicación también es clave para una mejor colaboración y cooperación en equipo. En última instancia, la comunicación eficaz en el lugar de trabajo ayuda a generar mejores resultados para las personas, los equipos y las organizaciones.
Para dar un paso más, específicamente como gerente, desarrollar buenas habilidades de comunicación tiene profundos beneficios a corto y largo plazo para su organización. Un comunicador efectivo es capaz de motivar a su equipo a hacer más con mejores resultados y menos malentendidos. ¿Y quién no quiere menos malentendidos?
Todas estas cosas pueden contribuir al éxito de la empresa ya su propio éxito personal como líder.
7 tipos comunes de comunicación en el lugar de trabajo
No toda la comunicación laboral se hace igual. Todos hemos tenido la experiencia de sentarnos en una reunión larga y aburrida con el pensamiento: “Esto debería haber sido un correo electrónico”.
Diferentes canales de comunicación son ideales para diferentes tipos de comunicación. Según el tipo de información que se transmita, esos diferentes canales pueden mejorar, o restar valor, a la forma en que se recibe. Un comunicador eficaz desarrollará diferentes habilidades y herramientas para adaptarse al tipo de comunicación que necesita.
1. Comunicación de liderazgo
Los líderes a menudo entregan comunicaciones unidireccionales a sus equipos. El objetivo puede ser informar o actualizar, como una nota sobre una nueva política de la empresa o un cambio de dirección. Los líderes también suelen comunicarse para persuadir, alentar e inspirar el compromiso. A menudo se comunican a través de historias más que de datos.
2. Comunicación ascendente
Los gerentes (y los miembros del equipo) a menudo tienen que comunicarse con sus propios gerentes y con otros líderes que no están en su cadena de mando directa. Estos pueden tomar la forma de memorandos/correos electrónicos, informes o un espacio en una reunión permanente. Independientemente del formato, este tipo de comunicaciones deben considerarse más formales.
3. Actualizaciones
Dado que son breves por naturaleza, las actualizaciones a menudo no llegan a ser un tipo de comunicación sólida. Use un rastreador visual o un tablero para llevar la carga, y guarde su comentario verbal o escrito para llamar la atención de la audiencia sobre lo que es más importante, por lo general, lo que requiere acción o una mayor participación de ellos. Esto puede incluir sorpresas, obstáculos y riesgos potenciales, así como ganancias.
4. Presentaciones
Estos eventos de comunicación formal tienden a recibir la mayor parte de la atención, por una buena razón. Las presentaciones son herramientas de comunicación que normalmente están dirigidas a un público más amplio con mayores intereses en juego. Tienen objetivos como informar, influir y persuadir. Además, muchas personas temen hablar en público y, gracias a TED y otras series, tenemos grandes expectativas de entretenimiento y conocimiento.
5. Reuniones
Las reuniones, ya sean grandes o pequeñas, son una parte fundamental de la estrategia de comunicación interna de un lugar de trabajo. También son uno de los tipos de comunicación menos entendidos y más utilizados. Las reuniones efectivas generan sinergia entre los equipos y comunican rápidamente información que podría malinterpretarse en otro formato (como el correo electrónico). Las mejores reuniones son altamente colaborativas y dejan a los participantes sintiéndose energizados, no agotados.
6. Comunicaciones con el cliente
La comunicación con los clientes puede abarcar toda la gama discutida anteriormente, desde una sola vez hasta cara a cara, virtual, hablada o escrita, formal o ad hoc. En general, todas las consideraciones de comunicación entre empleados se duplican para los clientes. Sea deliberado y planifique sus mensajes para brindar lo que su cliente necesita, de la manera que prefiera, y cree una impresión positiva para la empresa y el producto.
7. Interacciones informales
Las comunicaciones informales incluyen los correos electrónicos y los chats en los que participa todo el día: realizar solicitudes, pedir información, responder a solicitudes y brindar o recibir apoyo y orientación. Además de hacer avanzar el trabajo de la organización, estas comunicaciones informales tienen objetivos secundarios de formar conexiones sociales, construir cultura, establecer confianza y encontrar puntos en común.
Cuando los empleados están directamente involucrados en los productos e iniciativas de trabajo, ayuda a fomentar un sentido de propiedad en el futuro de la empresa. También los hace querer trabajar para mejorar cosas como la rentabilidad de la empresa, la satisfacción del cliente y la marca.
Echemos un vistazo a algunas formas en que el desarrollo de sus habilidades de comunicación repercute en toda su organización e impacta directamente en sus resultados.
8 razones para trabajar en tus habilidades comunicativas
1. Mejor compromiso
Una mejor comunicación da como resultado una mayor participación de los empleados, que es una métrica clave para la productividad de los empleados y la retención potencial. Refuerza que su gente es contribuyente clave y personas que la empresa valora por sus habilidades y experiencia únicas. En otras palabras, su contribución, y sus aportes, realmente marcan la diferencia.
2. Aumento de la moral
Los miembros del equipo con baja satisfacción laboral toman más tiempo libre, son menos productivos cuando están en la oficina y, a menudo, afectan negativamente la productividad de otros empleados cuando están presentes. Sin embargo, cuando un empleado comprende el trabajo que tiene que hacer y cómo se conecta con el éxito general del equipo, aporta más energía y orgullo a su trabajo.
3. Productividad mejorada
Las mejores técnicas de comunicación ayudan a los empleados a comprender mejor sus roles, lo que a su vez ayuda a los empleados a realizar mejor sus tareas asignadas. Se pueden ahorrar recursos y tiempo a través de estas técnicas, por lo tanto, se puede hacer más trabajo y reducir el estrés.
4. Rotación reducida
Desde los representantes de atención al cliente hasta el personal técnico superior, la experiencia equivale a valor para los clientes y la empresa. Y ninguna organización quiere desperdiciar los enormes costos de reclutar y capacitar a buenos empleados haciendo que se vayan rápidamente. Como factor clave en la satisfacción y el compromiso de los empleados, la comunicación agrega valor a la organización al reducir la rotación de personal calificado y experimentado.
5. Mayor lealtad
A más largo plazo, mantener a los empleados durante muchos años puede fortalecer a la empresa e impactar en el resultado final. Muchos trabajos requieren años de experiencia antes de que un empleado tenga la experiencia suficiente para impulsar la innovación, resolver problemas críticos y liderar a otros. La forma en que un empleado se siente hacia la empresa, en función de cómo siente que es tratado y valorado como individuo, afecta la lealtad que tendrá.
6. Mejor colaboración
La mayoría de las empresas hoy en día usan tecnologías que no requieren que los miembros del equipo estén en la misma habitación, en el mismo edificio o incluso en el mismo país. Este cambio presenta nuevos desafíos de comunicación, lo que significa que los gerentes pueden facilitar la colaboración al ayudar a los grupos a comunicarse de manera efectiva cuando usan las últimas tecnologías.
7. Menos conflictos en el lugar de trabajo
Muchos conflictos se originan por falta de comunicación. La mala comunicación puede crear relaciones negativas o incluso entornos de trabajo tóxicos u hostiles. Construir una comunicación clara puede mejorar la cultura de la empresa y evitar malentendidos entre gerentes y empleados. Esto incluye perfeccionar y refinar estilos de comunicación que se centren en escuchar a los demás, tener empatía y considerar las diferencias individuales.
8. Mayor motivación
Los psicólogos han descubierto que, a menos que las personas entiendan el “por qué” de un concepto, será menos probable que lo entiendan o lo recuerden. Lo mismo ocurre con muchos aspectos de la vida laboral de las personas. Como gerente, una habilidad de comunicación clave es escuchar el “por qué” y seguir con un “porque”. Este enfoque le ayudará a motivar a los empleados.
8 maneras de desarrollar habilidades de comunicación en el trabajo
Ahora que comprende la importancia de una buena comunicación en el trabajo, necesita saber cómo desarrollar esas habilidades. Recuerde: la comunicación efectiva se trata de escuchar activamente; aunque pueda parecer contradictorio, un enfoque de “primero el oyente” a menudo lo ayudará a estructurar la entrega de su mensaje.
Aquí hay 8 consejos más para desarrollar sus habilidades de comunicación.
1. Piénsalo bien
Hay muchos marcos de comunicación, pero si desea mejorar sus habilidades de comunicación, comience por adquirir el hábito de pensar en estas 5 preguntas para cualquier comunicación que cree:
- ¿Por qué te comunicas?
- ¿Quién es el receptor, la audiencia o el participante?
- ¿Cuál es tu meta u objetivo?
- ¿Qué quiere que haga el destinatario como resultado de la comunicación?
- ¿Qué formato logrará mejor su objetivo?
Si tiene dificultades para responder estas cinco preguntas, debe dedicar más tiempo a pensar cómo y por qué se está comunicando. Luego, pruebe su comprensión con sus compañeros de trabajo o su gerente.
2. Dale tiempo
Planifique lo que quiere decir y revise su comunicación para asegurarse de que realmente esté haciendo el trabajo que necesita. Para comunicaciones escritas, especialmente, esto significa: revisar, revisar, revisar. Recuerde, una gran comunicación puede parecer sin esfuerzo, pero rara vez lo es.
3. Hazlo fácil
La comunicación en el lugar de trabajo casi siempre tiene un objetivo más amplio. La gente está ocupada. No haga que trabajen demasiado para entender lo que está diciendo y lo que necesita que hagan. Indique su objetivo y punto principal desde el comienzo de una presentación o comunicación escrita para que su audiencia sepa hacia dónde se dirige. Luego complete los detalles.
4. Simplifica
Si bien no desea ser condescendiente o “simplificar”, en las comunicaciones laborales cotidianas, tenga cuidado de no hacer que la otra parte trabaje demasiado para que lo entienda. Encuentre una frase clara y simple para resumir su punto. Repítalo al principio, en el medio y al final, y considere usar una imagen o metáfora simple para que su punto sea claro y memorable.
5. Experimenta y diversifica
Trabaje en el desarrollo de diferentes tácticas para diferentes necesidades de comunicación. Concéntrese en experimentar con un aspecto de su comunicación a la vez. Por ejemplo, dedique una semana a prestar más atención a cómo estructura las comunicaciones informales. Luego, pase una semana probando diferentes estructuras para reuniones formales o actualizaciones.
6. Practica y reflexiona
Sea deliberado al reflexionar sobre lo que funciona bien y lo que no funciona en sus comunicaciones diarias. Tal vez un correo electrónico a su gerente no salió bien. ¿Puedes ver cómo podría haber sido malinterpretado? ¿Qué harías diferente la próxima vez? De manera similar, si una conversación con un compañero de trabajo no arrojó los resultados esperados, intente identificar si comunicó claramente lo que necesitaba.
7. Considere el paquete completo
Considere grabarse a sí mismo a través de algunas interacciones para obtener una idea de lo que su paquete completo está comunicando en sus interacciones diarias con su equipo. ¿Haces contacto visual? ¿Tu expresión facial es relajada y confiada, o tensa? ¿Cómo es tu lenguaje corporal? ¿Dejas tiempo para preguntas y aclaraciones?
8. Busque comentarios
Pídale a algunos compañeros de trabajo de confianza y a su gerente que califiquen sus habilidades de comunicación. Comience pidiéndoles que califiquen (es decir, en una escala del 1 al 10) su comunicación escrita y hablada por separado. Luego haz estas 3 preguntas:
- ¿Qué debo empezar a hacer para comunicarme mejor contigo?
- ¿Qué cosa debo dejar de hacer en mis comunicaciones con usted?
- ¿En qué área o habilidad debo trabajar para mejorar la forma en que me comunico en esta organización?
Cómo mejorar la comunicación cuando se trabaja de forma remota
Comunicarse bien es aún más importante para los líderes y gerentes durante el trabajo remoto. Hacerlo bien puede ayudar a generar confianza y conexión con su equipo y evitar algunas de las frustraciones que surgen de la falta de comunicación.
Aquí hay algunas áreas a considerar para mejorar la comunicación remota:
1. Aclarar expectativas
Indique las expectativas por adelantado y repítalas al final de una comunicación. Aún mejor, pídale a la otra persona que reafirme su comprensión de sus expectativas.
2. Participe en un flujo bidireccional
Ser remoto puede facilitar que los empleados paguen y se desconecten. Sea deliberado y creativo al dar a otros un papel en la comunicación. Haga preguntas, use herramientas de clasificación y encuestas, y solicite respuestas en forma de emojis, gifs o descriptores de una palabra.
3. Recuerda el poder de lo presencial
Mucho puede malinterpretarse en el espacio plano del texto sin señales adicionales como el tono de voz y la expresión facial. No se comunique por defecto únicamente a través de mensajes de texto o chat. Una llamada Zoom de equipo bien diseñada o una reunión en persona puede establecer una mejor conexión y un entendimiento compartido, dando a otros la oportunidad de sacar a la luz áreas de desalineación.
4. Centrarse en la calidad
Las personas pueden sentir que protegen su tiempo cuando trabajan de forma remota, así que asegúrese de que los eventos en vivo estén bien pensados. Envíe agendas, objetivos de reuniones o lecturas previas con anticipación para ayudar a las personas a prepararse para tener conversaciones productivas.
5. Crea un espacio informal
Asumir que las buenas intenciones y una cultura de compartir son fundamentales para una comunicación diaria efectiva en el trabajo. Dicho esto, son difíciles de construir y mantener sin oportunidades de interacción casual como happy hours o canales de Slack que no son de trabajo.
6. Muéstrale que te importa
No tienes que pasar mucho tiempo consultando a las personas y preguntándoles sobre sus vidas personales. Pero, ahora más que nunca, vale la pena recordar que los destinatarios de sus comunicaciones son personas reales que tienen sus propios desafíos, distracciones, esperanzas y miedos. Antes de realizar una videollamada o enviar un correo electrónico, intente imaginar a esa persona en el otro extremo.
Comience a comunicarse mejor hoy
Cada año, la comunicación encabeza la lista de habilidades demandadas por los empleadores. Hay una razón. La comunicación es lo que hace que nuestras relaciones profesionales y personales transcurran sin problemas. Así es como mostramos interés, catalizamos el cambio y hacemos las cosas. El coaching empresarial para su equipo y para usted mismo puede ayudar con esta habilidad.
Esa es razón suficiente para mejorar, y seguir mejorando, estas importantes habilidades. Afortunadamente, todos podemos aprender a comunicarnos mejor.
La comunicación es clave en el lugar de trabajo. Aquí está cómo mejorar
La comunicación es un aspecto fundamental en el éxito de cualquier lugar de trabajo. Una buena comunicación contribuye a la eficiencia, la productividad y la colaboración entre los miembros del equipo. Para ayudarte a mejorar la comunicación en tu lugar de trabajo, hemos recopilado las preguntas más frecuentes sobre este tema:
1. ¿Qué es la comunicación efectiva?
La comunicación efectiva es el proceso de transmitir información clara, precisa y comprensible entre dos o más personas. Implica ser un buen oyente, expresarse de manera clara y utilizar el lenguaje corporal adecuado. La comunicación efectiva también implica entender las necesidades y expectativas de tu audiencia.
2. ¿Cómo puedo mejorar mi comunicación verbal?
Para mejorar tu comunicación verbal, es importante practicar la escucha activa, hablar con claridad y utilizar un tono de voz adecuado. Evita interrumpir a los demás y muestra interés en lo que dicen. También es útil utilizar ejemplos o analogías para hacer tus ideas más comprensibles.
3. ¿Cuál es la importancia de la comunicación no verbal?
La comunicación no verbal incluye gestos, expresiones faciales, postura y contacto visual. Es importante porque puede transmitir emociones y actitudes que complementan o contradicen el mensaje verbal. Mediante el uso adecuado de la comunicación no verbal, puedes transmitir confianza, empatía y sinceridad.
4. ¿Cómo puedo mejorar la comunicación escrita?
La comunicación escrita es crucial en el lugar de trabajo. Para mejorarla, es necesario utilizar un lenguaje claro y conciso, estructurar bien tus ideas y utilizar párrafos cortos. Revisa y corrige tus escritos para evitar errores gramaticales o de ortografía. Además, asegúrate de utilizar un tono profesional y cortés.
5. ¿Cómo puedo fomentar la comunicación en equipo?
Para fomentar la comunicación en equipo, es importante establecer canales de comunicación abiertos y transparentes. Organiza reuniones regulares para que los miembros del equipo compartan ideas, preocupaciones y sugerencias. Además, anima a todos a participar y crear un ambiente de confianza y respeto.
- Fuente: Wikipedia – Comunicación
- Fuente: Wikipedia – Comunicación no verbal
- Fuente: Wikipedia – Lenguaje escrito
Recuerda que una comunicación efectiva es clave para mejorar la colaboración y el desempeño de tu equipo en el lugar de trabajo. ¡Practica y busca oportunidades de mejora continua!
