Superar la distracción en la fuerza laboral federal

¡Distracción! Nos golpea a todos, de una forma u otra. En el trabajo, en casa, en el supermercado, e incluso cuando estamos en nuestros momentos más zen, meditando. ¿Es realmente extraño que estemos tan distraídos? Apuesto a que en este momento, mientras lee este artículo, está pensando en la ropa que debe lavar, qué cenará esta noche, ¿puede dejar su turno a tiempo para recoger a los niños de la escuela, ese correo electrónico que envió su colega que hizo cuenta hasta diez y, por supuesto, su jefe “respirando sobre su cuello”, ya sea en persona o en una reunión de MS Teams.

Las distracciones son muy comunes en el mundo actual, acelerado, inundado de datos y estimulado visualmente. Para algunos son los límites borrosos del trabajo remoto y para otros las innumerables distracciones que las nuevas tecnologías han agregado a nuestra vida diaria; no es de extrañar que mantener la concentración en el trabajo sea más desafiante que nunca.

¿Por qué la distracción es un problema?

Un estudio reciente realizado por The Economist Intelligence Unit sugiere que solo el 53 % de los empleados pasan más de una hora totalmente concentrados en una tarea en el transcurso de un día de trabajo típico y que el 28% del tiempo de trabajo se pierde anualmente por distracciones.

Si tomamos una porción de esta producción perdida, al observar únicamente la fuerza laboral federal, con más de 2 millones de empleados, sin incluir a militares en servicio activo y contratistas, esta pérdida de tiempo de trabajo suma aproximadamente 582 horas perdidas por empleado, anualmente. Eso es más de 1100 millones (sí, leyó bien, 1100 MILLONES) de horas anuales de productividad perdida. El significado de la productividad parece diferente para los diferentes tipos de roles, pero la pérdida de productividad a menudo se traduce en un trabajo importante que no se realiza a tiempo o de la manera correcta.

Si bien es tentador aplicar un costo en términos de horas productivas perdidas, la forma en que las distracciones invaden cada hora y minuto, devorando nuestro enfoque y deteriorando la calidad y la efectividad del trabajo durante todo el día es probablemente mucho más costoso. Considere cómo el 28% del tiempo de trabajo mencionado anteriormente podría traducirse en distraerse 17 minutos de cada hora o perder la concentración cada 42 segundos. La falta de concentración se vuelve generalizada.

Implicaciones de una fuerza laboral gubernamental distraída

Aún más desconcertante es que estas distracciones diarias pueden tener implicaciones potenciales para la seguridad nacional. Los estudios han encontrado que un la falta de enfoque puede resultar en errores, accidentes y lesiones al empleado, a sus colegas y al público.

Piense en el impacto potencial si un oficial de seguridad del transporte distraído en un aeropuerto importante no encuentra un cuchillo, una pistola o drogas que pasan por la línea de equipaje de mano. En 2021, la Agencia de Seguridad en el Transporte (TSA) del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) confiscó cerca de 5700 armas de fuego, la mayor cantidad en la historia de la agencia. Para TSA, cualquier distracción, por pequeña que sea, podría tener consecuencias devastadoras para el público viajero.

Quizás más desalentador, el día promedio para la Agencia de Aduanas, Fronteras y Protección de los EE. UU. Incluyó el procesamiento de casi 500,000 pasajeros y peatones, casi 90,000 camiones, trenes y contenedores marítimos, 160,000 vehículos privados entrantes y $ 7,6 mil millones en productos importados. Ese mismo día promedio también involucró más de 1,700 aprehensiones, decomiso de 4,700 libras de drogas e incautaciones de $342,000 en moneda ilícita y $9 millones en productos con violaciones a los Derechos de Propiedad Intelectual.

Hacer bien el trabajo requiere concentración y atención a los detalles. Nuevamente, imagine las consecuencias si esta fuerza laboral de más de 64,000 hombres y mujeres se distrajera y no se concentrara durante el 28% de su día promedio.

De hecho, la investigación de BetterUp sugiere que la capacidad de centrar los pensamientos de uno en sus prioridades actuales es el principal impulsor conductual de la productividad, como se muestra en el siguiente gráfico. El enfoque mejorado es también la mayor oportunidad de desarrollo para nuestros miembros, incluidos aquellos con los que trabajamos dentro del gobierno federal.

Cómo el coaching beneficia el enfoque y la productividad

Antes de incorporarse a la plataforma BetterUp, los miembros completan una evaluación basada en nuestro Whole Person Model™ que mide la mentalidad, las habilidades, los comportamientos y los resultados en 31 subdimensiones que se pueden desarrollar a través del coaching.

En la línea de base (orientación previa), el enfoque fue una oportunidad de desarrollo para más del 53 % de los miembros del gobierno federal: su puntaje total en el enfoque fue un 26 % más bajo que el promedio intersectorial de BetterUp. Después de trabajar uno a uno con un entrenador de BetterUp dedicado, el enfoque entre los miembros del gobierno federal mejoró en un 85 %. Más de la mitad de este grupo ya no identificó el enfoque como una oportunidad de desarrollo.

Dado que el enfoque es el principal impulsor conductual de la productividad, no sorprende que la productividad haya mejorado en un 17 % entre todos los miembros del gobierno federal de BetterUp y en un 60 % para aquellos miembros del gobierno federal que comenzaron como una oportunidad de desarrollo.

Los beneficios del coaching para individuos incluyen (pero no se limitan a):

• Mejora de la introspección y la autoconciencia.
• Espacio seguro para ganar perspectiva y practicar nuevas habilidades
• Sentido renovado de propósito, enfoque y claridad.
• Mayor responsabilidad para lograr avances en los objetivos

Obtenga más información sobre cómo el coaching ayuda a concentrarse y aumentar la productividad.

Cómo ayudarse a sí mismo y a su equipo

Si bien la mayoría de las personas (76 %) en el estudio de EIU de 2020 creen que la responsabilidad de minimizar las distracciones y mantener el enfoque depende de la persona, no todos los empleados, especialmente dentro de la fuerza laboral federal, tienen acceso a capacitación profesional. Con esto en mente, el equipo de científicos del comportamiento de BetterUp ha identificado varias acciones basadas en evidencia que las personas y los líderes pueden implementar para ayudar a mejorar el enfoque, la productividad y, en última instancia, la eficacia.

Mejora tu propio enfoque

• Minimice las distracciones en su entorno de trabajo: las distracciones no solo son costosas para la tarea inmediata, sino que las interrupciones y el cambio de tareas agotan sus recursos mentales y su energía. Esto significa que no solo necesita recuperarse y volver a concentrarse en su trabajo, sino que también se cansa al hacerlo. ¿El resultado? Un círculo vicioso de barreras para el enfoque y la productividad. Aquí hay algunas formas de minimizar las distracciones y mejorar su enfoque, mientras está en la oficina o el lugar de trabajo (incluido el trabajo remoto):
• Guarde su teléfono para no distraerse con mensajes de texto.
• Silenciar las redes sociales y las notificaciones de comunicación interna. Cuando sea posible, desactive las notificaciones de mensajes y evite revisar el correo electrónico para completar tareas específicas.
• Elimine los ruidos periféricos usando auriculares con cancelación de ruido o escuchando música (preferiblemente sin letras). Se ha demostrado que ambos ayudan con la concentración y el procesamiento cognitivo.
• Reserve y respete el tiempo de concentración dedicado al programar bloques “sin reuniones” en su calendario.
• Tome decisiones que respalden su salud física: nuestros cuerpos y mentes están inextricablemente conectados. Por eso es importante hacer todo lo posible para mantener y/o mejorar su salud física. Aunque cuidarse puede no parecer la respuesta obvia, el descanso, la actividad física y una dieta nutritiva son impulsores de la concentración y la productividad.

  Hay innumerables maneras de reforzar su bienestar físico, pero aquí hay algunas formas sencillas de actuar:

• Permanecer bien hidratado y bocadillos saludables: lo que come tiene un impacto en cómo funciona su cerebro. Consuma de manera proactiva fuentes saludables de energía a lo largo del día para mejorar el enfoque y ayudar a evitar los antojos de azúcar y las comidas reconfortantes.
• Practica ejercicios de respiración y mindfulness
• ¡Dormir bien! La Fundación Nacional del Sueño recomienda que la mayoría de los adultos se mantengan entre 7-9 horas de sueño cada noche.
• Planifique y tome descansos oportunos. Las investigaciones sugieren que la concentración y el rendimiento sufren sin descansos intencionales y que incluso los descansos breves (~30 segundos) lo ayudan a volver al trabajo con una mente más concentrada.
• Prueba una rutina corta de estiramiento, ¡quizás durante uno de tus descansos! El estiramiento reduce la sensación de agotamiento y mejora su capacidad de concentración a corto plazo.
• Participar en el ejercicio regular o actividad física. La investigación sugiere que el ejercicio regular aumenta los niveles de dopamina, norepinefrina y serotonina en el cerebro, lo que a su vez afecta la concentración, la atención y la agudeza mental.
• Establece objetivos y crea listas de prioridades: para ayudarte a mantener el rumbo y la concentración, establece objetivos claros y organizados y crea listas de prioridades detalladas. Algunas acciones que puede tomar para apoyar esto son:
• Prioriza tu trabajo y establece objetivos razonables para cada día. Una herramienta útil de priorización es el Matriz de Eisenhower (Urgente-Importante)
• Divida las metas en componentes u objetivos del tamaño de un bocado.
• Si es relevante, escriba las tareas críticas para cada hora. Considere el uso de bloques de calendario para dictar en qué debe trabajar en un período de tiempo determinado y pruebe las técnicas de bloqueo de tiempo para limitar la cantidad de tiempo dedicado a una sola tarea o proyecto.
• Delegar tareas. Delegar significa asignar el trabajo que haces a otra persona de tu equipo.

  La delegación es uno de los conceptos más difíciles para los nuevos gerentes, ya que a menudo han sido promovidos o reconocidos por sus contribuciones individuales. Sin embargo, delegar no solo mejora la eficiencia y disminuye la carga de trabajo general, sino que también muestra confianza y ayuda a empoderar y motivar a los demás. Dependiendo de su agencia y tipo de trabajo, hay varias formas de delegar tareas y responsabilidades de manera efectiva.

Mejora el enfoque de tu equipo

• Aumentar el sentido de autonomía de los empleados: Esto incluye proporcionar al personal cierto nivel de control o libertad para tomar decisiones sobre sus acciones, proyectos de trabajo y horario de trabajo. Un sentido de autonomía y control sobre el trabajo de uno impulsa la participación y el compromiso, conduce a la innovación y aumenta la satisfacción general en el trabajo.

  Lo que es difícil de proporcionar una sensación de control es que no hay una talla única para el personal en varias funciones. Por ejemplo, el control sobre el horario de uno podría significar flexibilidad de horario entre el personal exento o los trabajadores del conocimiento, mientras que podría manifestarse como consistencia y previsibilidad del horario para los trabajadores por turnos.

  Del mismo modo, dar a los empleados el control sobre todos los aspectos de su trabajo no es factible, especialmente cuando se encuentra en una posición de liderazgo de primera línea. Los turnos deben contar con personal, se deben completar tareas específicas y el personal debe estar físicamente presente en ciertos lugares. Sin embargo, ser consciente de lo que debe ser rígido en el rol de uno puede ayudar a generar conciencia sobre dónde hay espacio para ser más flexible. Empodere a los empleados dándoles más control donde pueda.

• Proporcione claridad de roles: si bien la claridad de roles puede parecer contraria a la autonomía, la falta de claridad es desautorizador e insatisfactorio. La investigación sugiere que la ambigüedad de roles conduce en última instancia a la frustración y la improductividad porque el personal no puede identificar de manera efectiva en qué trabajar y en qué dirección ir. Como líderes, es nuestra responsabilidad definir claramente los roles de los miembros del equipo y comunicar las expectativas de desempeño. Esto establece las barandillas de su autonomía.
• Establezca normas de comunicación: no hay mayor distracción en la fuerza laboral actual que una afluencia constante de comunicaciones: correos electrónicos, mensajes de MS Teams, llamadas telefónicas, mensajes de texto y más. Como líder, puede establecer normas para la comunicación tanto explícita como implícitamente.
  • Explícitamente, dé permiso a otros para proteger su tiempo y promover su propio enfoque. Ejemplos incluyen:
    • Abogar por el “tiempo de enfoque” para desalentar o prevenir la verificación de las comunicaciones digitales
    • Establecer pautas en torno a las comunicaciones asincrónicas para que los mensajes y correos electrónicos se puedan enviar sin esperar una respuesta inmediata.
    • Establezca pautas sobre cómo se deben usar los diferentes canales de comunicación. Por ejemplo, ¿qué canales de comunicación (p. ej., correo electrónico) se utilizan para qué propósitos y cuál es la guía para la frecuencia y la respuesta?
    • Solicite comentarios sobre cómo puede mejorar la comunicación del equipo y haga los ajustes necesarios.

• • Implícitamente, establezca normas modelando el comportamiento que le gustaría que otros exhibieran. Ejemplos incluyen:
    • Programe sus comunicaciones digitales (p. ej., correo electrónico, mensaje de MS Teams, etc.) para enviarlas dentro del horario comercial normal
    • Etiquete claramente las comunicaciones digitales como “urgentes” o “no urgentes” para ayudar a otros a priorizar
    • Celebrar Musters u otras reuniones “de pie” al comienzo del turno o al comienzo del día
• Practique la intencionalidad y el autocuidado modelo a seguir: los líderes marcan la pauta para los comportamientos del equipo y la organización. Así como enviar y responder comunicaciones por correo electrónico fuera del horario normal de trabajo sugiere que sus subordinados directos deberían estar haciendo lo mismo, realizar múltiples tareas visiblemente o no estar presente durante las reuniones les da permiso a otros para hacerlo.

  Sea intencional sobre los comportamientos y valores que está modelando. Sea un fuerte modelo a seguir de cómo espera que los demás se muestren en el trabajo y para ellos mismos. En lugar de dictar los comportamientos deseados, anime a los demás a cuidar de sí mismos. ¡Asegúrate de cuidarte de manera visible y consistente también!

Tomar acción

Nunca podremos deshacernos de todas las distracciones. Al igual que el estrés, es parte de nuestra vida moderna. Sin embargo, podemos aprender a reconocer lo que nos distrae y usar algunas herramientas básicas para ayudarnos a recuperarnos más rápidamente de esas distracciones.

El coaching es solo una forma, aunque increíblemente efectiva, de ayudarnos a aprender a manejar nuestras distracciones antes de que se vuelvan debilitantes o conduzcan a resultados devastadores. Para obtener más información sobre cómo inscribirse en un Entrenador de BetterUp, solicitar una sesión informativa.

Sobre los autores

Angela Bailey, SES jubilada y ex CHCO del DHS. Angie comenzó su carrera en la Administración del Seguro Social, obtuvo una licenciatura y una maestría en Liderazgo y se convirtió en Directora de Capital Humano del Departamento de Seguridad Nacional en enero de 2016. Trabajó para el Departamento de Defensa como Oficial de Relaciones Laborales con los Empleados y Director de Recursos Humanos, y dentro de la Oficina de Administración de Personal de EE. UU., como Director Asociado Adjunto de Reclutamiento y Contratación, Director Asociado de Servicios para Empleados y Director de Operaciones. Más recientemente, Angie fundó AnandaLife, LLC. para compartir su conocimiento, perspicacia y experiencias de vida para lograr la excelencia en el liderazgo personal y profesional, convertirse en un catalizador de la innovación y encontrar la coherencia de mente, cuerpo y espíritu.

Michael Litano, Ph.D., BetterUp AVP, People Insights | Gobierno, Internacional, Behavioral Analytics. El Dr. Mike Litano es AVP de People Insights en BetterUp y profesor adjunto de cursos de posgrado en la Universidad de Georgetown. En BetterUp, lidera equipos de Ph.D. consultores de ciencias del comportamiento que asesoran a agencias federales y organizaciones internacionales/globales sobre soluciones conductuales de mejores prácticas para desafíos organizacionales. Antes de BetterUp, el Dr. Litano formó equipos de estrategia y análisis de personas tanto en Capital One como en la NASA (LaRC). Obtuvo su Ph.D. en Psicología Industrial-Organizacional de la Universidad Old Dominion en Norfolk, VA en 2016.