Fomentar el intercambio explícito de conocimientos en toda su fuerza laboral

¿Alguna vez tuviste una idea increíble que olvidaste escribir? Probablemente no lo recuerdes porque no tenías una forma de documentarlo y recordártelo. Con la información, la usas o la pierdes.

Pero si puede encontrar una manera de documentar y recordar estas ideas brillantes, evitará la curva del olvido — la información se desvanece con el tiempo si no vuelve a pensar en ella y fortalece la conexión de su cerebro con la información.

Es por eso que el conocimiento explícito es tan valioso: es conocimiento que está documentado y compartido con usted mismo o con toda la organización.

Este tipo de gestión de la información es crucial para evitar malentendidos entre los miembros del equipo que recuerdan las cosas de manera diferente o ideas geniales e innovadoras que se pierden en la confusión.

¿Qué es el conocimiento explícito?

El conocimiento explícito (o expresivo) es información que puede documentar y compartir fácilmente. Es el tipo de información que se puede aplicar a los sistemas de gestión del conocimiento o la estructura de registro de información.

Las políticas de incorporación son un ejemplo de conocimiento que se puede documentar, y un wiki de la empresa es un ejemplo de un estilo de gestión del conocimiento para esta información.

El intercambio eficiente de conocimientos también aumenta la productividad de los empleados en un 20 % y las ventas de toda la empresa en un 37 %.

Algunos métodos explícitos de distribución de conocimiento incluyen:

• manuales de empleados

• Documentos de incorporación

• Enciclopedias

• libros de texto

• Videos de’ cómo hacer

• bibliotecas

• Reportes de investigación

• Gráficos

• patentes

• Códigos de conducta

Y aquí hay algunos ejemplos de cómo aplicar documentación de conocimiento explícito:

• Guía paso a paso para arreglar un grifo que gotea

• Informe de investigación que proyecta tendencias trimestrales

• Gráfico que describe las ganancias anuales

• Libro de texto que explica la historia de la evolución humana.

• Procedimiento operativo estándar que describe las mejores prácticas de una organización

• Patente que describe cómo construir un producto

Conocimiento explícito versus tácito

El conocimiento tácito (o implícito) es información obtenida a través de experiencias muy personales y aprendizaje autodirigido. Esta forma de conocimiento es difícil de articular: por lo general, la adquiere a través de la observación repetida y el ensayo y error, a menudo sin darse cuenta de que está aprendiendo.

Los ejemplos incluyen contar chistes, aprender un nuevo idioma durante un viaje o seguir su intuición.

La gente suele emparejar el conocimiento explícito con el conocimiento tácito. Un programador que estudia varios lenguajes de codificación en libros de texto, videos instructivos y procedimientos operativos estándar es un buen ejemplo.

Obtienen conocimiento explícito a través del estudio y conocimiento tácito a través de la experiencia práctica durante su carrera.

¿Por qué es importante el conocimiento explícito para las empresas?

Las organizaciones con sólidas herramientas y políticas de gestión del conocimiento para documentar y compartir conocimientos explícitos disfrutan de los siguientes beneficios:

1. Esfuerzos alineados

En lugar de almacenar información en silos para un equipo o departamento, el conocimiento colectivo empodera a una organización porque todos están en sintonía, lo que genera menos desacuerdos y malentendidos en el lugar de trabajo.

Ejemplo: un departamento de contabilidad describe los márgenes de ganancias trimestrales y anuales para analizar los éxitos y los fracasos y establecer metas para el próximo año. Cuando el departamento comparte esta información con ventas, marketing y desarrollo de productos, todos los departamentos trabajan juntos para crear, comercializar y vender productos que contribuyan al crecimiento de la organización.

2. Tiempo ahorrado

Los trabajadores estadounidenses pierden 5,3 horas semanales buscando o recreando información existente. Las empresas que hacen que la información pertinente esté ampliamente disponible en documentos fáciles de leer permiten a los empleados trabajar de forma más autónoma.

Los trabajadores que actúan de forma independiente ahorran tiempo para todos: los que buscan información y los que responden las preguntas de los demás.

Ejemplo: un equipo de ventas equipado con un manual de mejores prácticas marcado en la parte superior de su wiki compartido de la empresa responde de manera efectiva y consistente a las consultas de los clientes.

Cuando el gerente de ventas no proporciona esa información, diferentes miembros del equipo pueden responder a las quejas o preguntas con información contradictoria o incorrecta, comprometiendo la experiencia del cliente y la imagen de la empresa.

3. Comunicación más fuerte

La comunicación optimizada significa que todos están en la misma página, saben dónde encontrar información relevante y pueden trabajar de manera más efectiva sin esperar una respuesta de la que el respondedor ni siquiera está seguro, ya que no hay una biblioteca de información estandarizada.

Ejemplo: un departamento de recursos humanos crea manuales de mejores prácticas para instruir a los empleados sobre cómo facturar correctamente, los canales de comunicación preferidos para diferentes situaciones y cómo responder adecuadamente a los clientes.

Cuando esta información no está disponible, el personal se comunica de manera frustrada y dispersa porque no pueden encontrar la información que necesitan o no saben a quién contactar en qué circunstancias.

4. Mejor almacenamiento y conservación de la información

Almacenar adecuadamente la información evita perder capital intelectual. La información bien organizada, como si su sistema de gestión del conocimiento tiene una tabla de contenido y se pueden buscar palabras clave, también es más fácil de actualizar y hace que la incorporación de nuevos empleados sea más eficiente.

Ejemplo: un gerente de marketing ha documentado todo a medida que se ha convertido en un experto en el mercado objetivo de una empresa. Cuando son reemplazados, el nuevo empleado contribuye con un trabajo significativo de inmediato porque puede acceder y comprender fácilmente este conocimiento explícito.

5. Aumento de la moral y la retención

Según un informe de Panopto, El 81% de los empleados se sienten frustrados cuando no pueden encontrar información.. El mismo estudio encontró que en empresas con baja retención de talento, los empleados tienen un 65 % más de probabilidades de estar de acuerdo en que la información es difícil de encontrar.

La comunicación efectiva también juega un papel clave para mantener a los trabajadores comprometidos y felices, y las prácticas eficientes de intercambio de conocimientos aumentan esta eficiencia. Empleados que se sienten incluidos en la comunicación en el lugar de trabajo son más productivos, 4,5 veces más probabilidades de permanecer en un trabajoy 3,5 veces más probabilidades de superar a la competencia.

Ejemplo: una fuerza de trabajo distribuida colabora en una estrategia de marketing. Los trabajadores remotos y los empleados en el sitio colaboran en una plantilla centrada en la estrategia que contiene notas para un mejor uso por parte de los estrategas de marketing anteriores.

Todos en el equipo entienden cómo usar esta plantilla y pueden enfocarse en la colaboración en lugar de hacer preguntas, para que se sientan más productivos y decididos.

Cómo construir un sistema de gestión del conocimiento

Para documentar y compartir conocimiento explícito, comience por construir un sistema de gestión del conocimiento en cinco pasos:

1. Elija software

A medida que crece el conocimiento de una empresa, también lo hace el software necesario para organizar la información. Pero una encuesta de 2500 trabajadores de recursos humanos encontró que El 37% piensa que la abundancia de herramientas digitales es disruptiva para su trabajo.así que recuerda: el software debe simplificar, no complicar demasiado.

Por ejemplo, enviar documentos a través de archivos adjuntos de correo electrónico, Google Drive y formatos físicos dificulta mantener todo organizado. Elija sistemas que centralicen el contenido, hagan que la información necesaria sea accesible para todos y simplifiquen la colaboración.

2. Crea pautas

Una guía de estilo describe cómo documentar nueva información. Los registros con formato coherente son más legibles y ahorran tiempo en la búsqueda de contenido. Las empresas pueden considerar la capacitación organizacional durante el proceso de incorporación para enseñar las mejores prácticas y establecer expectativas para que los empleados sean consistentes en sus esfuerzos de documentación.

Del mismo modo, puede crear plantillas para compartir con el personal o elegir un software de gestión del conocimiento con documentos personalizables.

3. Audita tu base de conocimientos regularmente

Las organizaciones generan una gran cantidad de documentos. Es fácil perderse bajo una montaña digital de papeleo y crear un archivo obsoleto, redundante y difícil de navegar. Revise los documentos y asegúrese de que todo sea relevante, preciso y actualizado.

Y considere programar actualizaciones periódicas para documentos importantes o crear nuevas mejores prácticas para establecer expectativas y desarrollar hábitos de documentación más saludables. Asignar diferentes miembros del equipo para administrar secciones ayuda a dividir el mantenimiento de manera más uniforme entre los equipos.

4. Identificar lagunas de conocimiento

Una vez que haya compilado los documentos actuales, analice la información existente. Busque lagunas en los procesos o políticas donde falte información. La información no vive en una burbuja, así que considere invitar a todos a participar en este proceso de mejora.

Proporcionarán nuevas perspectivas, encontrarán brechas de conocimiento relevantes para su función y brindarán ideas para hacer que su sistema de gestión del conocimiento sea más accesible.

5. Incentivar a los empleados

La cultura de la empresa determina cómo las personas comparten información. Es fundamental que la gerencia priorice abiertamente una cultura de aprendizaje entre pares, curiosidad intelectual e información que fluya libremente en su estrategia de gestión del conocimiento.

Y los sistemas de recompensa aumentan los comportamientos de intercambio de conocimientosasí que considere ofrecer incentivos para promover sólidas habilidades organizativas y documentación precisa y actualizada.

El conocimiento es poder

Si bien no puede documentar y compartir fácilmente sus experiencias personales, puede compartir conocimientos explícitos para actualizar a su equipo y fomentar una comunicación y colaboración efectivas.

Crear un sistema para registrar y proteger la información es una gran tarea, pero en última instancia, permitirá a los empleados trabajar de manera más autónoma y obtendrá recompensas como una mayor retención y productividad.