Por qué es importante la comunicación cara a cara (incluso con el trabajo remoto)

Como líder efectivo, sabe que las habilidades de comunicación sólidas son esenciales para administrar su equipo.

La comunicación cara a cara es cuando dos o más personas pueden verse mientras se comunican. Fomenta el compromiso y la participación en las reuniones y crea una cultura empresarial de confianza.

Pero desde la pandemia de COVID-19, muchas organizaciones han cambiado a un modelo de trabajo remoto al menos parte del tiempo. Este cambio de paradigma plantea un reto a los líderes que quieren mantener una comunicación cara a cara con sus equipos.

Pero, ¿por qué es importante la comunicación cara a cara para un liderazgo eficaz? ¿Y sigue siendo relevante en la era digital? Si es así, ¿cómo pueden los gerentes de equipos remotos continuar aprovechando su poder? Siga leyendo para averiguarlo.

¿Qué es la comunicación cara a cara?

La comunicación cara a cara es cuando dos o más personas interactúan y se comunican mientras están visibles entre sí. Esta podría ser una conversación física, en persona, o podría ser en un entorno virtual.

La comunicación cara a cara suele ser más eficaz que las conversaciones escritas o solo de audio. Esto se debe a que vernos nos permite captar señales no verbales y lenguaje corporal. Y debido a que gran parte de la comunicación es no verbal, poder vernos nos ayuda a entendernos mejor.

Los buenos líderes saben que la comunicación cara a cara los ayuda a conectarse con los miembros de su equipo.

Por ejemplo, cuando tiene que tener una conversación difícil con un empleado, sabe que es mejor hacerlo cara a cara.

En la era digital, la tecnología de videoconferencia nos permite estar cara a cara con nuestros colegas incluso cuando no estamos físicamente en la misma habitación que ellos.

Las reuniones virtuales se han convertido en la norma desde que la pandemia de COVID-19 interrumpió la forma en que trabajamos. Incluso cuando las empresas regresan a sus oficinas, muchas continúan utilizando un híbrido de trabajo en persona y remoto. El 91% de los empleados dicen que quiere seguir trabajando al menos parte del tiempo de forma remotapor lo que parece que el trabajo remoto llegó para quedarse.

Las empresas ahora dependen en gran medida de la comunicación en línea. Esto hace que la comunicación cara a cara sea más desafiante de lo que solía ser.

Pero fue gracias al software de videoconferencia que el mundo siguió funcionando mientras todos nos resguardábamos en el lugar. La videollamada se convirtió en la principal forma de comunicación cara a cara para los trabajadores remotos.

6 beneficios de la comunicación cara a cara

Echemos un vistazo a la importancia de la comunicación cara a cara y cómo puede ayudar a su equipo remoto a trabajar juntos de manera más efectiva.

1. Mantiene a los empleados informados

El teletrabajo tiene sus ventajas. Por ejemplo, ahorra tiempo y dinero en los desplazamientos y puede usar su pijama durante la jornada laboral. También puede proporcionar un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.

Pero también tiene sus inconvenientes. Uno de ellos es que los miembros remotos del equipo pueden sentirse solos o excluidos. Esto es especialmente cierto cuando parte de su equipo trabaja en la oficina y la otra parte trabaja de forma remota.

Mantenga a todos informados manteniendo una comunicación cara a cara regular. Trate de incluir diferentes tipos de reuniones, incluida una combinación de reuniones individuales y de equipo, para que los colegas remotos se sientan incluidos.

Incluso es posible que desee considerar pausas de café virtuales u otras actividades de trabajo en equipo. Esto ayudará a fortalecer las conexiones entre los miembros del equipo.

2. Reduce malentendidos

Poder ver las señales de comunicación no verbal de los demás nos ayuda a comprender lo que la otra persona dice más fácilmente.

Otros canales de comunicación, como el correo electrónico o las llamadas de audio, son menos confiables. Es más probable que provoquen problemas de comunicación y pérdida de información. El 63% de las personas se han perdido información importante atascado en la bandeja de entrada de un colega ausente.

La comunicación cara a cara también puede ayudar con la resolución de conflictos al reducir los malentendidos.

3. Es más rápido y eficiente

Todos hemos experimentado una larga y molesta cadena de correos electrónicos que podría haberse resuelto en cinco minutos con una conversación cara a cara.

Los correos electrónicos son una pérdida de tiempo notoria y no son beneficiosos para la productividad. El empleado promedio gasta más de 3 horas al día comunicándose por correo electrónico por motivos relacionados con el trabajo.

Además, después de cada ping molesto de un correo electrónico entrante, se necesita 64 segundos para reenfocar tu atención. Todo esto contribuye a una pérdida de enfoque y una menor productividad.

Los equipos bien conectados son entre un 20 % y un 25 % más productivos que los desconectados. Una de las mejores maneras de fomentar esa conexión es a través de la comunicación cara a cara.

4. Impulsa el compromiso

Las reuniones de equipo cara a cara son una excelente manera de crear un sentido de comunidad. También fomentan el compromiso y la participación activos de una manera que los correos electrónicos y la mensajería instantánea no pueden.

Afortunadamente, las reuniones virtuales pueden ser tan efectivas como las presenciales. De hecho, para muchos equipos, las reuniones virtuales fueron el pegamento que los mantuvo unidos durante el apogeo de la pandemia. Ayudaron a las personas a concentrarse durante días que parecían muy inciertos.

El éxito de las reuniones cara a cara depende de si los participantes se sienten escuchados. Resulta que las personas tienen 4,6 veces más probabilidades de sentirse empoderadas cuando se sienten escuchados. Por lo tanto, alentar a sus empleados a hablar en las reuniones puede ayudar a impulsar el compromiso.

5. Genera confianza

La confianza es un componente crucial de cualquier equipo exitoso. La interacción cara a cara fortalece las conexiones interpersonales entre los miembros del equipo. Esto ayuda a establecer y generar confianza. Especialmente si está invirtiendo en la creación de equipos virtuales, es importante aprovechar la interacción cara a cara para generar confianza.

Esto es tan cierto para sus clientes como para su equipo. Un equipo con un alto nivel de confianza trabaja mejor en conjunto y es más productivo. Del mismo modo, construir relaciones con sus clientes también requiere confianza.

La comunicación cara a cara puede ayudar a generar confianza a través de señales no verbales como:

• Contacto visual
• Tono de voz
• Expresiones faciales

6. Puede hacerte más persuasivo

Si quisiera pedirle un favor a un colega, ¿sería mejor hacerlo en persona o por teléfono? Instintivamente, probablemente piense que una reunión cara a cara sería más efectiva.

Y tienes razón. Es mucho más difícil decir “no” a alguien en la cara que presionar enviar en un correo electrónico.

Entonces, cuando quiera usar su poder de persuasión para influir en sus colegas, lo mejor es hacerlo cara a cara.

No solo puede involucrarlos a través de señales no verbales, sino que también puede observarlos y evaluar sus reacciones. Esto le permite ver si su argumento está funcionando o si necesita cambiar de táctica.

5 desventajas de la comunicación cara a cara

Entonces, ¿la comunicación cara a cara tiene alguna desventaja? Bueno, depende del contexto y de lo que estés tratando de lograr.

Exploremos algunos escenarios en los que la comunicación cara a cara puede no ser la mejor opción o la más eficiente.

1. Eres parte de un equipo remoto global

Cuando hay un gran número de personas involucradas, los canales de mensajería instantánea como Slack o incluso el correo electrónico pueden ser una forma más eficiente de comunicarse.

Esto es especialmente cierto para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias y establecen sus propios horarios, por ejemplo, un equipo de trabajadores independientes.

En estos casos, la comunicación escrita permite que los miembros del equipo participen en la discusión cuando sea conveniente para ellos. Pero incluso en equipos remotos, todavía hay oportunidades para la creación de equipos virtuales.

2. Quieres programar un evento

Si está organizando una reunión o un evento, el correo electrónico suele ser la forma más eficaz de comunicarse. Esto se debe a que le da al organizador un registro escrito de asistencia.

Las invitaciones por correo electrónico se sincronizan con los calendarios de los participantes. También contienen la información que los asistentes necesitan y pueden consultar, lo que los convierte en una forma conveniente de organizar eventos.

3. Solo necesitas verificar algo

Quizás olvidó el nombre de un cliente o extravió las notas de la reunión. Cuando todo lo que necesitas es una respuesta rápida, a veces la mejor opción es levantar el teléfono y llamar. También lo tiene escrito frente a usted para que pueda consultarlo más adelante.

Como no requiere programar una reunión, le ahorra tiempo. También significa que no tiene que perder tiempo redactando un correo electrónico y esperando una respuesta cuando una conversación de 30 segundos es todo lo que necesita.

4. Quieres compartir información con todo tu equipo

Si tiene que hacer un anuncio importante, un memorando para toda la empresa puede ser una mejor opción que una reunión cara a cara.

Algunas empresas crean videos u otros medios para compartir en sus plataformas de redes sociales. También puede enviar boletines o crear un blog o publicación de LinkedIn Pulse.

5. Tu equipo tiene fatiga de Zoom

Si las reuniones virtuales han reemplazado a las presenciales dentro de su lugar de trabajo, es importante reconocer que los empleados pueden tener múltiples reuniones programadas a lo largo del día.

La fatiga de Zoom es real, por lo que los líderes deben crear un equilibrio entre la comunicación cara a cara y otras opciones para ayudar a los empleados a mantenerse mentalmente en forma.

Cómo mejorar la comunicación cara a cara cuando se trabaja de forma remota

Quizás se esté preguntando cómo puede mejorar la comunicación cara a cara de su equipo remoto. Si es así, aquí hay cinco consejos que puede comenzar a implementar de inmediato.

1. Proporcionar herramientas de comunicación

No contar con las herramientas de comunicación adecuadas puede ser un obstáculo para la comunicación presencial a distancia.

Comience por asegurarse de que todos los miembros de su equipo tengan acceso al mismo software, ya sea Zoom, Skype, Microsoft Teams u otro proveedor.

Al elegir una herramienta de comunicación digital para su equipo, asegúrese de que tenga chat de video y otras funciones de colaboración, como compartir pantalla.

2. Programe videollamadas regulares

Si desea que su equipo se tome en serio la comunicación cara a cara, asegúrese de reservar tiempo en sus agendas para ello.

Trate de incluir una variedad de oportunidades para la comunicación cara a cara, tales como:

• Reuniones semanales del equipo
• Uno a uno mensual
• Charlas de café periódicas

Encuentre formas de mantener a su equipo activo y comprometido durante las llamadas. Fomente la participación activa, pero tenga en cuenta que no todos tienen el mismo estilo de comunicación.

Por ejemplo, algunas personas pueden comunicarse mejor en reuniones individuales que en reuniones grupales. Por esta razón, es importante crear una variedad de puntos de contacto y formas de comunicarse cara a cara.

3. Horario de oficina del anfitrión

Si es un líder, reserve un tiempo cada semana para el horario de oficina. Hágales saber a sus colegas que, dado que no pueden llamar físicamente a la puerta de su oficina o atraparlo en el pasillo, está haciendo que este tiempo esté disponible para ellos.

Esto hará que los miembros de su equipo se sientan apoyados y ayudará a construir su confianza en usted. Los empleados anhelan confianza, la cohesión social y la búsqueda de propósito en su trabajo. También quieren sentir que sus logros son reconocidos.

Use este tiempo para ayudar a sus colegas a resolver problemas o encontrar formas de alinearse con las expectativas o trabajar hacia sus aspiraciones profesionales.

4. Prioriza las llamadas del equipo

Si eres un líder de equipo, es esencial predicar con el ejemplo. Prioriza las reuniones presenciales con tu equipo programándolas en tu calendario. Evita cancelar o llegar tarde.

Muéstreles a través de sus comportamientos de liderazgo que la comunicación cara a cara es importante. Si te tomas las reuniones de equipo tan en serio como las reuniones con los clientes, los miembros de tu equipo harán lo mismo. Esto fomentará una mayor cohesión del equipo y una mejor colaboración.

5. Trabaja en tus habilidades comunicativas

Cada organización, y cada líder de equipo, vive y muere por sus habilidades de comunicación. Si tiene un rol de liderazgo, es muy probable que ya tenga habilidades de comunicación decentes, pero siempre hay espacio para mejorar.

En la siguiente sección, desglosaremos algunas habilidades de comunicación específicas en las que puede trabajar para desarrollar.

3 habilidades fundamentales de comunicación cara a cara para líderes

Echemos un vistazo a tres habilidades que puede desarrollar como líder para una mejor comunicación cara a cara.

Habilidades de escuchar

¿Sabía que su capacidad para escuchar es tan importante como sus habilidades para hablar, especialmente en la era digital? ¿O que hay diferentes tipos de escucha que necesitas usar según las circunstancias?

Cuando piensas en comunicación, puedes pensar en habilidades para hablar. Pero desarrollar sus habilidades para escuchar es igual de importante. Escuchar efectivamente puede incluir:

• Comprobación de la comprensión
• Ser paciente
• Dejar que otros hablen

Señales no verbales

En la comunicación cara a cara, es importante prestar atención a las señales no verbales. Éstas incluyen:

• Expresiones faciales
• Movimiento corporal
• Contacto visual

Debe notar las señales no verbales de los demás y al mismo tiempo prestar atención a las señales que usted también puede estar emitiendo.

Dar y recibir retroalimentación

Como líder, una parte importante de la comunicación es brindarle a su equipo comentarios efectivos que puedan usar para tener éxito. Al mismo tiempo, debe saber cómo solicitar y recibir comentarios de su equipo.

Modele estos tres comportamientos de comunicación y anime a los miembros de su equipo a hacer lo mismo. Y recuerda que predicar con el ejemplo es mucho más efectivo que simplemente dar órdenes. Si te comunicas de manera efectiva, tu equipo hará lo mismo.

La comunicación cara a cara es más importante que nunca

La comunicación cara a cara es más importante que nunca en el mundo posterior a la pandemia.

Puede ayudar a generar confianza y fomentar las relaciones entre los miembros del equipo y con sus gerentes. También puede conducir a una mejor colaboración, mayor productividad y más innovación y creatividad.

Afortunadamente, la tecnología de videoconferencia hace posible la comunicación cara a cara incluso para equipos remotos.

Si desea recibir asistencia para mejorar la comunicación cara a cara de su equipo, solicite una demostración personalizada con BetterUp. Nos especializamos en ayudar a los profesionales a mejorar las habilidades clave de liderazgo, como la comunicación.