Todos enfrentamos situaciones imprevistas en algún momento de nuestras vidas. A veces, estos imprevistos pueden tener un impacto significativo en nuestros planes y objetivos. Es por eso que es crucial tener un plan de contingencia sólido en su lugar. En este artículo, te presentamos cuatro pasos clave para prepararte para lo inesperado. ¡Lee más para aprender cómo estar un paso adelante y superar cualquier obstáculo que se interponga en tu camino!
La mayoría de los días en el trabajo son como de costumbre, eso es lo que esperas. Desafortunadamente, también hay días en los que nada parece salir bien. A veces, estos contratiempos son solo parte del funcionamiento de una organización. Y algunos días, pueden ser una gran interrupción en su trabajo.
Debido a que sus clientes confían en usted para cumplir lo prometido, es fundamental que tenga un plan de respaldo en marcha. No hay forma de evitar que ocurran todos los contratiempos, pero puede minimizar su impacto con un poco de planificación estratégica.
En lugar de esperar a que se presente el peor de los casos, las empresas, y las personas, pueden elaborar un plan de contingencia. Esto ayuda a garantizar que las operaciones comerciales normales continúen de la mejor manera posible.
Aprenda qué es un plan de contingencia comercial, por qué debería tener uno y cómo comenzar a planificar en este artículo.
¿Qué es la planificación de contingencia?
La planificación de contingencia es parte de la estrategia de gestión de riesgos de una empresa. Así es como las empresas prevén posibles interrupciones en el negocio.
¿Qué es la planificación de contingencia?
La planificación de contingencia es un plan de acción implementado para ayudar a las personas, los equipos y las organizaciones a minimizar las interrupciones. En términos comunes, pensamos en esto como un “plan B”. Los planes de contingencia tienen menos que ver con cómo mitigar los eventos negativos y más con el desarrollo proactivo de habilidades para resolver problemas.
Si bien tradicionalmente, la planificación de contingencias ha sido un área de enfoque para los gerentes y las organizaciones, también hay muchos beneficios para las personas.
¿Por qué es importante la planificación de contingencias?
Para comprender la planificación de contingencia, es mejor tener una visión amplia. Claro, cuando las empresas tienen un plan de gestión de crisis, todos duermen un poco mejor por la noche. Es bueno saber que sabrás qué hacer si algo sucede.
Pero en la vida, así como en los negocios, la única constante real es el cambio. Como dice Tina Gupta, vicepresidenta de talento y experiencia de los empleados de WarnerMedia, “el cambio no es algo que se deba resolver”. El miedo al cambio y la incertidumbre llevan a las personas a esconderse de él, interpretando cada brizna de aire agitado como una señal de un choque inminente.
Cuando adopta una perspectiva con visión de futuro, ya no tiene que tener miedo a la incertidumbre. La planificación de contingencia se convierte en una estrategia para ser proactivo en lugar de reactivo. Es un ejercicio de buscar formas de prosperar en lugar de sobrevivir.
BetterUp llama a este tipo de persona un líder con visión de futuro. En lugar de huir de amenazas potenciales o fingir que todo está bien, cultivan una mentalidad ágil. Estas personas combinan optimismo, pragmatismo y la capacidad de visualizar el futuro (o, lo que los psicólogos positivos llaman prospección).
Ejemplo de planificación de contingencia:
Veamos cómo WarnerMedia ha podido adoptar la planificación de contingencias como herramienta para crear un entorno psicológicamente seguro.
Realización de una evaluación de riesgos
Antes de que pueda crear un plan de contingencia, debe identificar los riesgos que pueden afectar su negocio. La mejor manera de hacerlo es con el apoyo de su equipo. Realice una sesión de lluvia de ideas en la que pueda hablar sobre experiencias recientes, próximas iniciativas y dificultades comunes.
Este tipo de evaluación de riesgos no puede evitar que te sorprendas. Mañana habrá eventos inesperados, muchos de los cuales nunca antes habían ocurrido en su organización (¿una pandemia de meses de duración paralizó a alguien?) En su lugar, piense en esta evaluación como una forma de sacar a la superficie las cosas para las que puede prepararse y abrir la imaginación de todos a la gama de posibles obstáculos y resultados. . Esto preparará la bomba para la conciencia, una mentalidad flexible y una orientación para la búsqueda de soluciones.
No cometa el error de limitar la reunión solo a los gerentes. Sus empleados de nivel de entrada y colaboradores individuales tendrán mucha información sobre lo que podría suceder y cómo manejarlo.
Las empresas suelen hacer de la planificación estratégica un evento anual, pero debe revisar su plan de contingencia con más frecuencia. Idealmente, la evaluación de riesgos debería ser una parte natural de la planificación de cada nueva iniciativa.
4 pasos para desarrollar un plan de contingencia
Aquí hay 4 pasos para desarrollar un plan de contingencia para su equipo:
1. Identificar los factores desencadenantes
¿Cuáles son los riesgos? El primer paso en la planificación de contingencias es saber para qué escenarios se está preparando. Es imposible predecirlo todo, pero lo más probable es que pueda pensar en uno (o diez) escenarios del peor de los casos que desbaratarían las operaciones.
Ponga estos escenarios en orden de probabilidad. Los más probables e importantes formarán la columna vertebral de su plan de contingencia.
2. Examinar la situación
En su escenario hipotético, ¿cuál sería el curso de acción más probable? Escríbalo, pero asegúrese de preguntar: ¿es el mejor curso de acción? Si su nuevo plan es significativamente diferente de lo que ha hecho antes, querrá hablarlo con sus líderes.
Involucra a tu equipo en esta etapa del proceso. Uno de los beneficios de planificar con anticipación es que tiene tiempo para hacer una lluvia de ideas sobre las respuestas. Si la interrupción ha ocurrido antes, pregúnteles qué hicieron para resolverla y qué desearían haber hecho de manera diferente.
3. Determinar quién necesita saber
Una vez que haya creado un plan viable, determine quiénes son las partes interesadas. Identifique quién necesita saber tan pronto como cambien los planes y quién será responsable de poner en marcha el plan B. Si alguien necesita autorizar compras, proporcionar acceso a recursos o respaldar el plan, asegúrese de que también lo sepa.
4. Practica
Si puede, practique su plan de recuperación ante desastres. Los detalles variarán según el “desastre”, pero ejecutar el plan es un ejercicio útil. Le ayudará a detectar áreas que quizás no pueda predecir de antemano.
Por ejemplo, cuando la pandemia de coronavirus envió a millones de trabajadores al confinamiento, las empresas que ya tenían políticas de trabajo remoto estaban en la posición ideal para el cambio. Las empresas que dependían de lugares de trabajo físicos tenían que desarrollar rápidamente estrategias para garantizar que los miembros remotos del equipo tuvieran la tecnología y el apoyo que necesitaban para trabajar desde casa durante un período prolongado.
Cómo mantener un plan de contingencia
En general, es una buena idea revisar su plan de contingencia (como mínimo) una vez al año. Sin embargo, puede haber otros eventos que podrían desencadenar una revisión de sus estrategias de recuperación.
Hay tres partes principales en su plan: el desencadenante (o evento inesperado), el curso de acción planificado y las personas involucradas. Si alguno de estos cambia, querrá actualizar su plan.
Por ejemplo, pasar a un nuevo sistema, plataforma o flujo de trabajo provocaría un cambio tanto en su Plan A como en su Plan B. Si contrata para un nuevo rol que se encuentra entre funciones, eso puede cambiar a las personas involucradas.
Pensamientos finales
Su plan de continuidad comercial no es solo un ejercicio de preparación. Es una oportunidad para ayudar a sus equipos a aprender cómo convertirse en solucionadores de problemas más ágiles y creativos.
Todos, desde un equipo de gestión de proyectos que desarrolla un plan de contingencia para implementar un nuevo incentivo de ventas, un equipo de TI que planifica la puesta en marcha de un nuevo sistema o un gerente que entrena a un empleado a través de la creación de un plan de contingencia para cumplir con los plazos de trabajo, deben desarrollar esta habilidad En una época de incertidumbre y cambio constante, pensar con anticipación en posibles problemas y alternativas es parte de la vida.
Gupta de WarnerMedia dice que empoderar a su equipo a través del entrenamiento les ha ayudado a “pasar de estar abrumados a prosperar a través del cambio”. Cuando confían en sí mismos, en la empresa y en el plan, los empleados adquieren más confianza. Están más dispuestos a correr riesgos y confiar el uno en el otro.
Cuando las cosas salen mal, su plan no solo minimizará el impacto potencial. Permitirá a su equipo prosperar en la incertidumbre mientras responden a lo que sea que se les presente.
Planificación de contingencia: 4 pasos para prepararse para lo inesperado
La planificación de contingencia es un proceso fundamental para garantizar la continuidad de las operaciones en situaciones imprevistas o de crisis. A continuación, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes que surgen al respecto:
1. ¿Qué es la planificación de contingencia?
La planificación de contingencia es un conjunto de acciones y medidas anticipadas que una organización o individuo toma para prepararse y responder de manera efectiva ante situaciones imprevistas, como desastres naturales, crisis económicas o fallas en los sistemas tecnológicos.
2. ¿Cuáles son los beneficios de la planificación de contingencia?
Algunos beneficios de la planificación de contingencia son:
- Reducción de riesgos: La planificación adecuada permite identificar posibles riesgos y minimizar su impacto.
- Continuidad de las operaciones: Ayuda a asegurar que la organización pueda seguir funcionando en situaciones de crisis.
- Recuperación más rápida: Una planificación sólida permite una recuperación más rápida y eficiente.
- Protección de recursos: Ayuda a proteger los activos y recursos esenciales de la organización.
3. ¿Cuáles son los pasos clave de la planificación de contingencia?
Los pasos clave de la planificación de contingencia son:
- Análisis de riesgos: Identificar los posibles escenarios adversos y evaluar su impacto.
- Desarrollo de estrategias: Definir las acciones y medidas necesarias para hacer frente a cada escenario identificado.
- Implementación del plan: Ejecutar las estrategias previamente definidas.
- Evaluación y mejora continua: Evaluar la eficacia del plan, realizar ajustes y mejoras para fortalecer la respuesta ante futuras contingencias.
4. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre la planificación de contingencia?
Puedes encontrar información adicional sobre la planificación de contingencia en el siguiente enlace de Wikipedia. Este recurso proporciona una visión más detallada sobre este tema y puede ayudarte a comprender mejor cómo implementar un plan de contingencia eficaz.
Esperamos que estas preguntas frecuentes te hayan dado una idea clara sobre la importancia y los pasos necesarios para llevar a cabo una planificación de contingencia. Recuerda que prepararse para lo inesperado puede marcar la diferencia en la continuidad y éxito de una organización.
