Estilos de gestión reactivos vs proactivos: ¿cuál obtiene resultados?

Ser gerente no siempre es apagar incendios, pero ciertamente puede sentirse de esa manera. En un mundo perfecto, serías capaz de anticipar el peor de los casos. Pero la vida, y los negocios, rara vez funcionan de esa manera.

Cada líder debe tener una combinación de habilidades: la capacidad de ser tanto proactivo como reactivo. Comprenda qué son los estilos de gestión proactivos y reactivos y cómo usarlos mejor en este artículo.

Una historia de dos gerentes

Imaginemos que es la temporada navideña. Cada año, una tienda minorista se llena de compradores que buscan la mejor oferta. El equipo de ventas cuenta con estos compradores de última hora. Sus compras ayudan a la tienda a ordenar en su empujón final para cumplir con las metas de ventas del año fiscal.

El gerente A teme la próxima temporada. Aunque es la época más ocupada del año, es cuando tienen más llamadas y problemas de personal. La gente está constantemente comprando, pero todos buscan rebajas y buenas ofertas. Como resultado, la tienda todavía tiene dificultades para cumplir sus objetivos.

Para cuando llega el final del año, todos están estresados ​​y la mitad del personal ha renunciado.

El gerente B sabe que las vacaciones pueden ser difíciles. Comienzan a contratar personas para la temporada navideña a principios del otoño. Para cuando llegan las vacaciones, la tienda cuenta con un buen personal y los empleados están bien capacitados. Para impulsar las ventas, organizan una serie de eventos de ventas más pequeños para saber qué productos son los más populares. Cada miembro del personal toma un taller sobre estrategias de capacitación en ventas.

En las semanas previas a las vacaciones, la tienda contacta a los clientes regulares y les ofrece un descuento si hacen una cita de compras. Para cuando llegan las vacaciones, la tienda ya ha superado su objetivo. También tienen menos compradores de última hora, por lo que no es necesario que la tienda cuente con todo el personal. Más empleados pueden pasar tiempo con sus seres queridos en lugar de trabajar hasta tarde.

Entonces, ¿cuál es la diferencia? Un gerente tomó un enfoque reactivo y el otro gerente tomó un enfoque proactivo.

es imposible anticipar cada circunstancia. Ningún líder u organización puede ser proactivo todo el tiempo. Pero si es reactivo todo el tiempo, puede pasar mucho tiempo en “modo de extinción de incendios”. Es posible que su equipo se sienta frustrado porque no contó con planes de contingencia para los desafíos previsibles.

¿Es mejor ser proactivo o reactivo?

En general, es mejor ser proactivo. Eso significa que intenta considerar las situaciones antes de que surjan para asegurarse de que su equipo esté preparado para ellas. Como dice el dicho, “una onza de prevención vale una libra de cura”.

Sin embargo, existen ventajas y desventajas en ambos estilos de liderazgo. Los líderes con visión de futuro deben ser expertos en estilos de gestión tanto proactivos como reactivos. Esto es especialmente cierto a medida que cambia el mundo del trabajo. La pandemia de COVID-19 y el cambio al trabajo remoto ha aumentado la necesidad de líderes ágiles que puedan adaptarse rápidamente a las circunstancias cambiantes.

Echemos un vistazo a los pros y los contras del liderazgo reactivo y proactivo.

Ventajas del liderazgo proactivo:

Los líderes proactivos (y sus equipos) confían en su capacidad para prever y planificar los desafíos potenciales.

Cuando surgen dificultades, el tiempo de respuesta a menudo se acorta al tener un plan sólido en marcha.

Los gerentes proactivos a menudo asignan más tiempo y recursos al desarrollo de habilidades, capacitación y orientación de sus equipos.

Contras del liderazgo proactivo:

Los líderes que priorizan un enfoque proactivo deben asegurarse de dejar tiempo para las tareas diarias y los asuntos urgentes.

Aquellos que están demasiado enfocados en el panorama general pueden dejar a sus equipos con la sensación de que están fuera de contacto.

Es imposible anticipar cada situación. Intentar hacerlo puede conducir a la “parálisis de análisis”, donde las personas se sienten inmovilizadas hasta que tienen todos los hechos.

Ventajas del liderazgo reactivo:

Los equipos reactivos pueden trabajar muy bien bajo presión. Tienen excelentes habilidades para resolver problemas que han sido probadas en batalla.

Las personas reactivas a menudo se sienten más cómodas con la incertidumbre y prueban diferentes enfoques.

Los contribuyentes individuales muestran altos niveles de propiedad. No se preocupan por planear todo a la perfección o ejecutar ideas por una cadena de mando antes de actuar.

Contras del liderazgo reactivo:

Estar siempre en modo de resolución de problemas no es bueno para la moral. Puede parecer que “siempre hay una emergencia”.

Cuando los líderes apagan incendios constantemente, no tienen tiempo para dedicarse a la planificación a largo plazo.

Es difícil medir qué métodos fueron los más efectivos o predecir el éxito en el futuro.

¿Qué causa una mentalidad reactiva?

Ningún líder entra al trabajo y dice: “Estoy aquí solo para solucionar los problemas”. Los líderes quieren poder establecer una visión para su equipo, lograr los objetivos que se propusieron y ayudar a las personas a desarrollarse en sus carreras. Pero a veces, los factores externos afectan a los líderes de maneras que les impiden ser tan progresistas como les gustaría.

Cada líder y cada lugar de trabajo se enfrenta a desafíos. Pero cuando las circunstancias se sienten fuera de control, es fácil comenzar a sentirse un poco reactivo.

Estos entornos están invadidos por la tiranía de la urgencia. Hay algunos factores que contribuyen a un alto nivel de estrés y urgencia en los lugares de trabajo:

1. Una cultura de presentismo

Los empleados se benefician de tomar tiempo fuera del trabajo. Si no sienten que pueden tomarse un tiempo libre, incluso cuando están enfermos, la moral se resiente. Esta cultura de “presentarse pase lo que pase” es perjudicial para el lugar de trabajo.

2. Pobres prioridades

Los equipos se benefician de un conjunto claro de prioridades. Cuando no logran establecer un objetivo por el que todos puedan trabajar, las personas a menudo dispersan su energía en diferentes direcciones. Esto puede hacer que parezca que los esfuerzos de su equipo están “por todas partes” o que nunca se termina nada.

3. Hipercompetitividad

La competencia puede ser estimulante y motivadora en una oficina. Pero cuando las personas sienten que necesitan luchar para salir adelante, o incluso conservar sus trabajos, se agota la energía. No puedes planificar con anticipación si siempre estás cuidando tu espalda.

4. Falta de recursos

¿Trabajando con un presupuesto reducido o con un equipo mínimo? Si su equipo está al límite, el pensamiento proactivo se desvanecerá. Las empresas en “modo de supervivencia” tienen dificultades para pensar más de un paso o dos por delante. Incluso cuando lo hacen, a menudo no tienen los recursos para invertir en nada que no tenga una recompensa inmediata.

5. Agotamiento

¿Están sus empleados o gerentes agotados? El pensamiento proactivo requiere una cierta cantidad de energía y optimismo. Esos pueden ser escasos cuando te sientes agotado. Tendrá que manejar el bienestar antes de poder empezar a pensar en otra cosa.

La buena noticia es que volver a priorizar para ser menos reactivo puede ayudar a reducir el agotamiento y aumentar el bienestar de los empleados.

La matriz urgente/importante fue esbozada por primera vez por el presidente Eisenhower y popularizada por Stephen Covey. Ayuda a las personas y organizaciones a dividir las tareas en cuatro cuadrantes.

En el mundo hiperconectado de hoy, tendemos a centrarnos en las tareas más urgentes. Eso incluye teléfonos que suenan, notificaciones de ping y el gerente que amenaza con renunciar si no obtienen un aumento.

A menudo, las tareas más importantes que tenemos que hacer no son para nada urgentes. Y muchas de nuestras tareas urgentes podrían haberse manejado antes de que se convirtieran en emergencias. Ahí es donde una actitud proactiva es útil. Como líderes, si podemos aprender a manejar las tareas del día a día mientras hacemos tiempo para planificar posibles eventos futuros, seremos más efectivos. Priorizar tareas y situaciones cuando son importantes (pero no urgentes) evita que se conviertan en problemas.

Cualidades de los líderes proactivos

¿Cómo es un líder proactivo?

Para empezar, están orientados al equipo. Conocen la importancia de desarrollar líderes y buscan oportunidades para invertir tiempo en sus equipos.

Intentan no ser un cuello de botella para sus equipos. Animan a otras personas a hablar sobre escenarios a corto y largo plazo para buscar posibles problemas. Empoderan a sus equipos para que tomen medidas y los ayudan a ser autosuficientes.

Aunque estos líderes son excelentes solucionadores de problemas, no pasan todo el tiempo tratando de solucionar problemas. Dividen su tiempo entre trabajar para lograr los objetivos del equipo y confiar en que pueden manejar los problemas imprevistos cuando surjan.

Las personas proactivas no intentan anticiparse a todo. Ellos escuchan la entrada de su equipo. Son tan reflexivos como progresistas. Revisan sistemáticamente lo que funcionó y lo que no funcionó para poder aumentar sus posibilidades de éxito.

Estos líderes están abiertos a nuevos enfoques siempre que estén alineados con los valores de la organización.

Cómo ser un gerente más proactivo

Parte de su responsabilidad como líder es manejar los desafíos a medida que surgen. En esos casos, las estrategias reactivas son útiles. El truco es tener una mentalidad proactiva incluso cuando tienes que reaccionar ante circunstancias cambiantes.

Aquí hay algunas maneras de ser un gerente más proactivo:

1. Haz algo de planificación estratégica

¿Hacia dónde crees que va tu empresa? ¿Qué necesitará, y quién tendrá que ser, para llegar allí? Tanto las empresas como las personas se benefician de la planificación estratégica. En BetterUp, medimos la planificación estratégica como una habilidad con el Modelo de Persona Integral. Las personas que desarrollan esta habilidad son más capaces de pensar de manera proactiva (tanto en el trabajo como en sus propias vidas) para planificar cómo alcanzar sus metas.

2. Anticípate a tu crecimiento

Imagina que has logrado tus mayores metas. ¿Qué problemas tendrías? Tome medidas para habitar esa solución por adelantado.

¿Qué significa eso? Por ejemplo, es posible que desee aumentar su base de clientes en 10 veces. Como se veria eso? ¿Qué necesitarías tener en su lugar? ¿Puedes comenzar a identificar y capacitar a nuevos ejecutivos de cuenta? ¿Puede actualizar a una nueva plataforma que pueda manejar un banco de clientes más grande?

3. Haz un seguimiento de tu tiempo

¿A qué dedicas mucho tiempo? ¿Qué haces que podría ser más suave, más fácil o por otra persona?

Si está luchando con esto ahora, estos puntos de presión probablemente serán las primeras áreas que muestren tensión cuando crezca. ¿Puedes agilizar estas tareas o delegarlas? ¿Es necesario que se hagan en absoluto?

4. Pide retroalimentación a tu equipo

Recordar esas caricaturas de Dilbert que se burló del “pensamiento general”? Uno de los inconvenientes del pensamiento proactivo es que los líderes que solo hablan del “panorama general” pueden parecer desconectados.

Póngase en contacto con su personal y las personas que interactúan directamente con sus clientes con regularidad. ¿Qué preguntas surgen constantemente? ¿Qué creen que necesitas planificar? Facilite que le proporcionen comentarios, información e ideas con regularidad.

5. Desarrollar la autoconciencia

El pensamiento reactivo puede hacerte sentir como si estuvieras constantemente bajo estrés. Esto sucede porque siempre estás tratando de ponerte al día o “esperando a que caiga el otro zapato”. Realmente no tiene tiempo para planificar contingencias, y eso puede dejar su ancho de banda bastante extendido.

Sin embargo, surgen situaciones estresantes, sin importar qué tan bien planee. Cultivar la autoconciencia puede ayudarte a mantener la calma cuando estás bajo estrés. Será más efectivo en una crisis, y más tranquilizador para su equipo, cuando no pierda la cabeza cada vez que algo suceda.

6. Trabaja con un entrenador

Un mentor, líder sénior o entrenador es vital para los gerentes y dueños de negocios. De hecho, hay muy buenas razones por las que todo líder debería trabajar con un entrenador.

Como dice el refrán, se está solo en la cima. Los líderes necesitan tanto apoyo como sus equipos, pero es posible que no sepan adónde acudir para obtenerlo. A medida que las personas se convierten en roles de liderazgo y las necesidades del equipo aumentan, tener una persona que pueda dar un paso atrás y brindar perspectivas alternativas a menudo es invaluable.

7. Mantente enfocado en lo que importa

Cuando era adolescente, trabajé como barista en una cafetería local. Me encantaba mi trabajo y era un niño bastante ambicioso, así que rápidamente puse mi mira en ser ascendido. Pensé que si trabajaba muy duro y hacía todo a la perfección, pronto sería supervisor de turno.

Un día, mi supervisor me vio lavando platos. Tenía toda mi atención en dejar el plato perfectamente limpio, así que me sorprendió completamente escucharlo saludar a un cliente que esperaba.

Después de que el cliente tomó su café y se puso en camino, mi supervisor me recordó gentilmente que nada era más importante que nuestros clientes. “Mientras estemos abiertos, hay que cuidarlos”, dijo. “Nada puede tener el 100% de tu atención o energía, porque siempre necesitas saber lo que sucede a tu alrededor. Si va a ser supervisor, tendrá que aprender a priorizar, porque las cosas cambian todo el tiempo”.

A menudo, los nuevos gerentes son colaboradores independientes que fueron promovidos por su excelente trabajo. Tienden a ser especialmente propensos al “síndrome de hacerlo todo yo mismo”. A medida que los gerentes aprendan a ser proactivos, dominarán el equilibrio entre la planificación anticipada y el manejo de los desafíos a medida que surjan.

Pensamientos finales

No es posible ser proactivo todo el tiempo, pero tampoco es práctico estar en modo de resolución de problemas todo el tiempo. Proactivo significa aprender a bailar entre el día a día sin perder de vista el futuro.

Encontrar este equilibrio entre los estilos de gestión reactivos y proactivos no es fácil, pero no tiene que hacerlo solo. Trabajar con un mentor o entrenador para desarrollar la autoconciencia y la perspectiva puede ayudarlo a convertirse en un líder más efectivo y menos reactivo.