“Descubre cómo la retroalimentación externa puede impulsar el éxito de tu proceso de gestión del desempeño. Aprende cómo con este valioso recurso podrás evaluar y mejorar el rendimiento de tu equipo de trabajo de manera efectiva. ¡No te pierdas estos consejos clave para llevar tu gestión al siguiente nivel!”
La retroalimentación puede considerarse uno de los principales componentes del éxito. Eso es porque nos ofrece la oportunidad única de comprender qué salió bien y qué no. Nos ayuda a recopilar diferentes puntos de vista sobre cómo podemos mejorar. Pero, ¿con qué frecuencia piensas en la retroalimentación externa?
Como líder de recursos humanos, si puede crear una sólida cultura de retroalimentación, verá que los equipos se vuelven más abiertos, las habilidades de comunicación mejoran y hay una mayor alineación con los objetivos de la empresa.
Sin embargo, dar y recibir retroalimentación no es la práctica más común en todas las organizaciones. Las personas a menudo temen dar retroalimentación y/o temen recibirla.
Sin embargo, si queremos mejorar en cualquier cosa que estemos haciendo, ya sea una habilidad o un proyecto, y obtener aprendizajes valiosos, no solo debemos aprender cómo estar abiertos a la retroalimentación y cómo darla, sino también cómo establecerlo como un proceso serio y permanente en nuestras organizaciones.
Y no estamos hablando solo de retroalimentación entre pares. Trabajar en una agencia, por ejemplo, plantea ciertos desafíos al recopilar comentarios de clientes o contratistas porque técnicamente no forman parte de su ecosistema cotidiano.
Es difícil saber cómo se sienten sus partes externas acerca del trabajo de personas específicas con las que colaboran en su organización, especialmente antes de que finalice un proyecto. Lo mismo ocurre con los trabajadores independientes y otros contratistas con los que su organización trabaja regularmente.
Este artículo está dedicado a ayudarlo a comprender el valor de solicitar comentarios externos para mejorar el aprendizaje y describe cómo puede optimizar ese proceso dentro del flujo de trabajo de su organización.
¿Qué es la retroalimentación externa?
La retroalimentación externa es información que recibimos de fuera de nosotros mismos (como el coaching) o fuera de una organización (como los clientes). Proporciona información valiosa sobre el comportamiento o las prácticas comerciales y los patrones percibidos desde el exterior.
Este grado de separación puede ayudar a arrojar luz sobre áreas que de otro modo podrían pasar desapercibidas. Y tomar los pasos para analizar y actuar sobre la retroalimentación externa puede tener un gran impacto tanto en el crecimiento empresarial como personal.
Ejemplos de comentarios externos
La retroalimentación externa es la información que una organización recibe de fuentes externas. Aquí hay unos ejemplos:
- Comentarios de los socios
- Comentarios de proveedores externos
- Comentarios de un entrenador
Retroalimentación interna versus externa
Al igual que la motivación intrínseca y extrínseca, la retroalimentación interna y externa funcionan de manera diferente.
Comentarios internos
La retroalimentación interna es la información que solicitamos y recibimos de personas dentro de nuestra organización. Los ejemplos de comentarios internos incluyen encuestas de compromiso de los empleados, comentarios de compañeros y revisiones 360.
Comentarios externos
Por otro lado, la retroalimentación externa proviene de fuera de la organización. Como mencionamos anteriormente, esto puede ser a través de comentarios de socios, proveedores o entrenadores.
¿Por qué es tan importante la retroalimentación externa?
Para empezar, Las organizaciones a menudo entienden el valor de la retroalimentación, pero la subutilizan.. Especialmente en los casos en los que trabajan con partes externas, tienden a no recopilar comentarios sobre el desempeño individual o se centran en recopilar información a través de cuestionarios generales vagos en forma de correo electrónico.
Ese no es un método efectivo para aprender y mejorar. El problema con ese enfoque es que:
a) cada proyecto y cliente es diferente (por lo que estas encuestas deben personalizarse hasta cierto punto)
b) la retroalimentación a menudo es únicamente sobre el proyecto en sí, no sobre cómo las personas colaboraron entre sí o cómo fue trabajar con ciertas personas
c) la recopilación de comentarios ocurre después de que se termina un proyecto, por lo que si algo salió mal durante el proceso, nadie podría haber reaccionado a tiempo
La retroalimentación debe verse como un proceso continuo, un ciclo si se quiere, para poder aprender, iterar y mejorar continuamente. No se trata de crucificar a la gente o de juzgar los errores que sucedieron en el camino.
En cambio, la retroalimentación debe aceptarse como un mecanismo para generar conexiones significativas sobre lo que está funcionando bien para que su gente pueda continuar haciéndolo y/o discutir qué necesita atención para que pueda corregirse antes de que sea demasiado tarde.
Hay varios beneficios al adoptar el proceso de solicitar retroalimentación externa. Éstos son algunos de ellos:
- Introduce una curva de aprendizaje continuo para que la mejora nunca se detenga: su gente está en un estado constante de iteración para crear su mejor trabajo posible.
- Al solicitar comentarios de personas que no forman parte de su organización, los equipos obtienen diferentes comentarios objetivos sobre proyectos e individuos.
- Se pinta una imagen holística de cómo los equipos y las personas trabajan juntos internamente y cómo colaboran con otros fuera de la organización. Uno puede entender cómo se presenta su establecimiento y cómo se puede mejorar toda la relación laboral con los clientes.
- Las personas que trabajan en proyectos en equipo obtienen comentarios personalizados sobre cómo se están desempeñando durante todo el proceso. Eso es importante porque puede determinar qué habilidades y competencias pueden mejorar ciertas personas.
- Para proyectos más largos, no tiene que esperar hasta el final del proyecto para obtener información. Los equipos y las personas obtienen puntos de control más frecuentes.
- También puede ahorrar costos y mejorar la eficiencia. Muchos proyectos a más largo plazo tienen GRANDES presupuestos y esperar un año para recibir los comentarios podría ser financieramente devastador.
Cómo dar retroalimentación externa
Presta especial atención a las preguntas.
Las preguntas dentro de su encuesta externa son clave para recopilar los comentarios correctos. Son los que determinarán la calidad del feedback que recibas. Si lo mantiene más corto, también existe una gran posibilidad de que afecte positivamente las tasas de finalización.
Debe tener en cuenta que los gerentes o propietarios de proyectos pueden querer personalizar ciertas preguntas para obtener información sobre aspectos específicos de un proyecto y/o personas.
Por eso es importante dejar que los gerentes y propietarios de proyectos elaboren sus propias preguntas, con su guía si lo considera adecuado, para aprender realmente sobre lo que más importa e involucrarlos en el proceso. La flexibilidad es importante.
Además, no olvide que al hacer preguntas, es importante crearlas en un manera más atractiva y menos formal. Por un lado, te aseguras de que la gente entienda lo que realmente se les pregunta. Por otro lado, rompes la barrera mental para que sean más honestos y genuinos con sus respuestas. Después de todo, estás hablando con un humano que se inclinará a responder lo mejor que pueda.
Planifica las diferentes etapas del proceso.
Distribuya la retroalimentación a todos los involucrados externa e internamente al mismo tiempo. Por ejemplo, si trabajó en un proyecto con varias partes interesadas externas, inste a los gerentes a compilar sus preguntas y luego envíe la solicitud de comentarios de inmediato a todos a la vez.
Retrasar la retroalimentación no es ideal ya que los estudios han demostrado que cuanto más espere para dar su opinión, menos precisa será. La gente tiende a olvidar las cosas a medida que pasa el tiempo. Es crucial que todos brinden comentarios al mismo tiempo, ya que las impresiones aún estarán frescas y los comentarios se recopilarán de una sola vez.
Para asegurarse de recopilar la mayor cantidad de comentarios posible y saber que todos estamos muy ocupados en el trabajo, enviar un recordatorio a todos los participantes de la encuesta traerá la solicitud de comentarios a su mente. De esa manera, realiza un seguimiento y se asegura de que las solicitudes de comentarios no queden sin completar. También puede personalizar el mensaje para asegurarse de que su recordatorio sea personal y bien pensado.
Una vez que haya recopilado los comentarios, puede concentrarse en documentar y almacenar toda la información en un solo lugar. Eso beneficiará en gran medida a las personas y a sus gerentes, ya que pueden organizar una reunión 1:1 para discutir los resultados de la encuesta.
Crear un circuito de retroalimentación externo
Debe apuntar a crear un proceso de retroalimentación externa en un lugar que se pueda replicar fácilmente para que eventualmente haya un ciclo de aprendizaje continuo establecido. Eso hace que el proceso sea escalable.
Como este proceso proporcionará a los miembros del equipo comentarios valiosos durante todo el año, tendrán una mejor idea de su desempeño y de su posición. Esto alimentará las revisiones anuales de desempeño y los equipos no caerán en la trampa de recibir comentarios solo una vez al año sobre los proyectos en los que trabajaron con terceros.
Comience por trazar cómo puede incorporar este proceso de retroalimentación en los flujos de trabajo existentes de los gerentes y sus equipos. La idea es que desee crear la menor cantidad de barreras posible para aumentar la adopción.
Los gerentes tienen horarios muy ocupados, por lo que un proceso complicado que consume mucho de su tiempo no fomentará la adopción. Es por eso que hacer uso de herramientas e integraciones que se ajusten a sus operaciones diarias lo ayudará a usted y a ellos en gran medida.
No olvide compartir información importante de estas encuestas de compromiso de los empleados dentro y entre equipos para optimizar y acelerar el aprendizaje. Realmente no tiene sentido recopilar comentarios externos si nadie actuará en consecuencia y si nadie aprenderá de ellos.
Comience a recopilar comentarios externos
Recopilar comentarios externos no es tan simple como enviar una encuesta genérica a partes fuera de su organización. Además, no puede tener un enfoque de “talla única” para este proceso.
Es un proceso que necesita personalización y un esfuerzo consciente para crear y obtener comentarios que sean realmente valiosos para los equipos y sus gerentes. Dado que involucra a personas fuera de su organización, debe pensar en cómo usted y sus gerentes pueden involucrar a estas partes y combinarlas con los equipos de flujo de trabajo existentes que tienen actualmente.
Nuestro consejo es prestar atención a lo siguiente cuando se proponga crear un ciclo de aprendizaje continuo a través de comentarios externos:
- Tenga en cuenta qué solicitudes de comentarios se pueden reutilizar y cuáles necesitan un poco de personalización. Cada proyecto es diferente, por lo que muchas de las preguntas que comparta con las partes interesadas externas deberán adaptarse.
- Elabora tus preguntas con genuina curiosidad y de una manera menos formal. Eso ayudará con las tasas de participación y la calidad de las respuestas.
- No espere demasiado para enviar preguntas, ya que cuanto más espere, más personas olvidarán. Envíe en lotes para acelerar el proceso.
- Recuerde documentar y almacenar toda la información en un solo lugar para que sea fácilmente accesible en cualquier momento.
- Antes de comenzar a enviar solicitudes de comentarios, asegúrese de planificar cómo puede incorporar esto en el flujo de trabajo de los equipos lo más fácilmente posible para que haya una barrera baja para la adopción.
El futuro del trabajo está cambiando y avanzando rápidamente. Sabemos que su fuerza laboral está aprendiendo a adaptarse al cambio, la incertidumbre y lo desconocido que se avecina.
Para prosperar, su fuerza laboral debe poder solicitar comentarios abiertamente. Pero debajo de cada mecanismo de retroalimentación hay una base de seguridad psicológica, liderazgo inclusivo y confianza. Para obtener comentarios significativos, su fuerza laboral necesita conexiones significativas.
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Cómo la retroalimentación externa puede mejorar su proceso de gestión del desempeño
La retroalimentación externa es una herramienta invaluable para mejorar el proceso de gestión del desempeño en una organización. A través de la retroalimentación externa, los empleados y los líderes pueden recibir comentarios y sugerencias de personas externas a la empresa, lo que les permite obtener una perspectiva imparcial y objetiva sobre su rendimiento. Esto puede ayudar a identificar fortalezas y áreas de mejora, así como a implementar cambios efectivos para aumentar la eficiencia y productividad.
¿Qué es la retroalimentación externa?
La retroalimentación externa se refiere a los comentarios y opiniones que se obtienen de personas ajenas a la organización. Puede provenir de clientes, proveedores, consultores o expertos en la industria. Esta retroalimentación ofrece una visión imparcial y valiosa sobre el rendimiento de la empresa y de los empleados.
¿Por qué es importante la retroalimentación externa en la gestión del desempeño?
La retroalimentación externa proporciona una perspectiva objetiva sobre el rendimiento de una organización. A menudo, los empleados y los líderes pueden tener una visión limitada y sesgada de su propio trabajo. Al recibir retroalimentación externa, pueden obtener ideas y sugerencias frescas que les permiten mejorar su desempeño y hacer ajustes necesarios.
La retroalimentación externa también puede ayudar a identificar problemas o áreas que necesitan ser fortalecidas en el proceso de gestión del desempeño. Los clientes y proveedores pueden ofrecer comentarios sobre la calidad del servicio, la eficiencia de los procesos y la satisfacción del cliente. Esto ayuda a la organización a identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas de manera efectiva.
¿Cómo se puede obtener retroalimentación externa?
Existen diversas formas de obtener retroalimentación externa en el proceso de gestión del desempeño. Algunas de las más comunes son:
- Solicitar comentarios y opiniones de los clientes a través de encuestas de satisfacción.
- Contratar consultores o expertos en la industria para realizar evaluaciones y ofrecer recomendaciones.
- Realizar reuniones con proveedores o socios comerciales para discutir el desempeño y recibir sugerencias.
- Participar en redes profesionales y eventos de la industria para obtener perspectivas externas y establecer contactos.
Conclusión
La retroalimentación externa es una poderosa herramienta para mejorar el proceso de gestión del desempeño en una organización. Al obtener perspectivas imparciales y objetivas, los empleados y los líderes pueden identificar áreas de mejora y hacer ajustes efectivos en su trabajo. La retroalimentación externa también permite a la organización detectar problemas o debilidades en su proceso de gestión del desempeño y tomar medidas correctivas. Integrar la retroalimentación externa en el proceso de gestión del desempeño puede llevar a un aumento en la eficiencia y productividad, lo que finalmente se traducirá en el éxito de la organización.
