Cómo una plantilla de revisión de desempeño mejora el proceso de retroalimentación

¿Cuál es la cultura en torno a las revisiones de desempeño en su organización? ¿Son de miedo? ¿Bienvenido? ¿Algo que hay que hacer? ¿Su equipo los espera con ansias o se queja de que es “esa época del año otra vez”?

La retroalimentación es necesaria para el crecimiento, pero eso no significa que siempre sea bienvenida, o que las personas se sientan cómodas dándola y recibiéndola. El problema con la retroalimentación, de hecho, es que la mayoría de las personas y organizaciones no son buenas en eso. A menudo se asocia con medidas punitivas, y eso tiene sentido. Muchos equipos se sienten muy incómodos dándolo a pesar de quererlo para ellos, por lo que lo guardan hasta que no se puede evitar.

Comentarios y reseñas no son sinónimos. Una revisión de desempeño es una oportunidad periódica para que los gerentes y compañeros de trabajo evalúen los resultados contra métricas específicas. Suceden en determinados momentos. La retroalimentación es continua y parte de la cultura organizacional. Cuando los dos se combinan, se convierten en una especie de polvorín.

Las revisiones de desempeño pueden generar muchos sentimientos para su equipo, uno de los cuales es la aprensión. Y eso tiene sentido si no se habla de las reseñas. Si no sabe qué esperar, cuándo se realizarán las revisiones o en qué consisten, estará (comprensiblemente) aprensivo.

Un empleado nunca debe quedar sorprendido por una revisión, ya sea por las preguntas que hace o por su desempeño actual. Ya sea que las revisiones formales de desempeño se realicen mensual, trimestral o anualmente, la retroalimentación debe ocurrir de manera constante. La revisión es solo una herramienta en la caja de herramientas de un gerente para promover el crecimiento de los empleados y crear una cultura saludable. Una revisión de desempeño proporciona puntos de referencia: una oportunidad para establecer objetivos para el próximo período y revisar el desempeño hasta la fecha. Para ayudar a mejorar la transparencia, ayuda estandarizar las preguntas que hace en sus evaluaciones de desempeño.

La creación de una plantilla de revisión de desempeño lo ayuda a emitir comentarios consistentes y precisos basados ​​en criterios establecidos. Este tipo de intencionalidad te ayuda a crear una cultura de entrenamiento en tu equipo. En este espacio, las revisiones de desempeño son una herramienta para evaluar las áreas de mejora y desarrollar habilidades, no algo para “superar” o tener miedo.

¿Cómo se estructura una evaluación de desempeño?

En general, una revisión del desempeño consta de cuatro componentes principales: autoevaluación, evaluación del gerente, revisión y establecimiento de metas.

Autoevaluación y evaluación de gerentes

Estas dos fases del proceso de revisión del desempeño suelen ocurrir simultáneamente. En general, hay un conjunto de preguntas o indicaciones proporcionadas en un formulario de evaluación de empleados. Tanto el gerente como el empleado responden las mismas preguntas de forma asíncrona.

Proporcionar informes directos con la oportunidad de autoevaluarse puede ayudarlo a detectar si está o no en la misma página. Idealmente, habrá bastante superposición entre la evaluación del desempeño laboral del gerente y del empleado. También debe haber alineación en torno a las áreas de mejora.

Revisar

El formulario de revisión de desempeño completo se convierte en la base para la reunión de revisión entre el gerente y el empleado. Las reseñas son una conversación bidireccional y no deben sentirse punitivas ni amenazantes. Si bien incluyen (y deberían) incluir una evaluación del desempeño, los gerentes también deben asegurarse de resaltar las fortalezas de los empleados. Si hay muchas áreas de mejora, la revisión no debería ser la primera vez que el empleado escucha sobre ella.

El establecimiento de metas

Las revisiones de desempeño también deben abarcar oportunidades para el desarrollo profesional. Parte de esto se cubre en la sección de discusión de revisión, que generalmente incluye objetivos del período anterior y para el próximo período. Pero además de puntos de referencia específicos, es una buena idea incluir algo de planificación de carrera. Esto puede ayudarlos a crear competencias y conjuntos de habilidades que pueden beneficiarlos a medida que crecen y aumentar el compromiso.

Cómo las plantillas hacen que las reseñas sean más efectivas

Una plantilla es una guía que lo ayuda a crear y pensar en el proceso de tener una revisión de desempeño. La plantilla lo ayudará a no omitir ningún paso, lo cual es clave al realizar una evaluación de desempeño. Es muy fácil olvidar esa área o pasos importantes mientras se lleva a cabo el proceso.

Además, tener una plantilla puede ayudar a formalizar el proceso, lo cual es especialmente importante a medida que crece su organización. No importa a qué equipo o líder informe una persona, el proceso de retroalimentación debe ser estándar. De lo contrario, la falta de retroalimentación en un equipo más pequeño puede afectar negativamente la cultura de todo un departamento.

Más que nada, cuando desarrollas un buen proceso, es más efectivo y eficiente seguir reutilizándolo. Las revisiones de desempeño y la cultura de la empresa no son algo que desee dejar a prueba y error.

Cuando las revisiones de desempeño no se hacen bien, pueden conducir al fracaso en el ambiente de trabajo y malas relaciones entre gerentes y empleados. Cuando se consideran injustas, tendenciosas, inconsistentes o una medida punitiva apenas velada, en realidad perjudican a sus empleados y a su equipo. Una revisión de desempeño trimestral o anual mal manejada puede dañar el compromiso, la motivación y la ética laboral de los empleados.

Otro desafío común en las empresas es el sesgo de los gerentes. Y eso no solo sucede en términos demográficos, como el género o la raza. Los gerentes también tienden a estar inconscientemente a favor de los empleados que trabajan en la oficina, los que ellos contrataron o aquellos con un desempeño estelar (reciente). De hecho, Culture Amp señaló diez sesgos cognitivos que afectan la evaluación del desempeño. Un proceso estandarizado puede ayudar a eliminar el sesgo en el proceso de revisión, si los gerentes, recursos humanos y líderes son diligentes para verificarlo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de evaluaciones de desempeño de los empleados?

La mayoría de las empresas ofrecen una revisión de desempeño anual. Este proceso suele estar alineado con las revisiones salariales y los aumentos por méritos. Sin embargo, no son el único tipo de revisión que su equipo puede hacer. Según las necesidades de su organización y cómo mide el rendimiento, un período de revisión puede ser mensual, trimestral o semestral. También puede ofrecer una revisión inicial abreviada al final de la incorporación de nuevos empleados.

No todas las revisiones son realizadas por un gerente tampoco. Los equipos también se benefician de las revisiones por pares y la retroalimentación de 360 ​​grados. En este tipo de revisión, los miembros del equipo que trabajan en estrecha colaboración con un empleado determinado responden preguntas sobre las competencias, el rendimiento general y las áreas de mejora de los empleados.

Qué incluir en su plantilla de revisión de desempeño

Una plantilla de revisión del desempeño de los empleados generalmente incluye elementos de evaluación como objetivos, cómo se desempeñó el empleado en relación con los objetivos y comentarios. También suele ofrecer espacio para establecer objetivos para el próximo período de revisión y una autoevaluación del empleado. Finalmente, muchos formularios ofrecen un lugar para que tanto el gerente como el empleado firmen la revisión.

Información básica

Por lo general, en la parte superior del formulario, esta parte de la revisión solicita el nombre del empleado, la fecha y el gerente que participa en la evaluación.

Período de revisión

Dado que cada empresa establece su propio año fiscal (y trimestres), es útil especificar el período de revisión. Trate de evitar enumerar períodos potencialmente ambiguos, como Q3 o H2, que muchos confunden a los nuevos empleados. En su lugar, especifique “T3, del 1 de julio al 30 de septiembre” (o la fecha que corresponda).

Sistema de calificaciones

Muchas empresas optan por otorgar a sus empleados una de algunas calificaciones. Esto a menudo incluye “supera las expectativas”, “cumple con las expectativas”, “cumple con algunas expectativas” y “no cumple con las expectativas”. Estos deben estar claramente definidos en una rúbrica en la parte superior del documento de evaluación del desempeño.

Criterios de evaluación

Además de los criterios de calificación, las empresas deben incluir valores internos, métricas o comportamientos específicos sobre los que se evalúa a los empleados. Estos pueden estar en el manual del empleado, pero también pueden variar de un equipo a otro.

Objetivos

Además de revisar el desempeño anterior, debe dedicar tiempo a discutir y planificar metas para el próximo período de revisión. Estos no deben limitarse a las áreas de mejora. También deben incluir objetivos profesionales y próximas oportunidades de desarrollo profesional.

Comentarios

También puede considerar incluir un espacio abierto para los elementos de evaluación que el empleado puede agregar en función de sus puntos fuertes o comentarios adicionales que le gustaría proporcionar. Es importante que los empleados tengan voz y conozcan sus puntos fuertes, para que se sientan completamente equipados para asumir nuevos desafíos en sus carreras.

Agradecimientos

Por último, pero no menos importante, necesitará espacio para que los empleados y gerentes firmen la revisión. Deben reconocer que todos los comentarios, así como la calificación, han sido discutidos y revisados.

Aunque no siempre es una parte formal de la plantilla, considere por adelantado cuánto tiempo espera que los empleados y sus gerentes dediquen a esto. Sea realista cuando pruebe su plantilla en cuanto a si se ajusta a esa intención. ¿Es el establecimiento de objetivos lo más importante en su organización? Deje eso claro dedicando más espacio y detalles a esa sección de la plantilla de revisión. ¿Se utilizará la revisión como “prueba” para justificar cambios en las calificaciones, promociones y compensaciones? Deja eso claro también. Es una buena idea brindar orientación explícita en la plantilla sobre cuánto tiempo debe tomar cada sección.

Qué no poner en una plantilla de evaluación del desempeño de los empleados

Como se mencionó, es muy fácil que una revisión de desempeño resulte contraproducente. Si la cultura en su empresa es tensa y tóxica, su próxima revisión de desempeño podría encender las llamas.

Es una buena idea ser sensible a lo largo de este proceso. Es probable que las revisiones sean estresantes y emocionales para los gerentes y empleados. No son una oportunidad para sacar a la luz quejas ocultas o generar comentarios de seis meses sobre alguien. Más bien, una revisión debe sentirse similar a un registro. No debería haber información nueva, especialmente si esa información es negativa.

En la plantilla en sí, tenga en cuenta cómo el diseño juega un papel en la capacidad de respuesta. Su plantilla no debe ser demasiado larga y complicada, ni hacer preguntas inesperadas a los empleados. Excluya cualquier información sobre aumentos de salario, solicitudes de tiempo libre o cualquier cosa que deba manejarse fuera del proceso de revisión.

Hay un costo para las revisiones de desempeño de los empleados, y va más allá de las horas dedicadas a completar, revisar y discutir el desempeño. También suele haber días, semanas o incluso meses de confusión o malos sentimientos que pueden surgir y persistir en este proceso. ¿Por qué su equipo está realizando revisiones? ¿Qué pueden ganar sus líderes, gerentes y empleados con esto? Si sus razones para realizar revisiones de desempeño justifican el costo, entonces diséñelas para cumplir con sus objetivos.