Cómo gestionar el bajo rendimiento en 5 pasos

Por definición, el desempeño laboral deficiente ocurre cuando un empleado no cumple con las expectativas o responsabilidades de su trabajo. Un empleado también puede tener un bajo rendimiento si no alcanza sus objetivos o alcanza ciertos hitos en un período de tiempo determinado.

Los problemas de rendimiento también pueden estar relacionados con la forma en que un empleado se relaciona o se comporta en su equipo. Básicamente, el bajo rendimiento en el trabajo es cualquier cosa, desde llegar tarde constantemente hasta olvidar tareas cruciales y causar conflictos con sus compañeros de trabajo.

Ejemplos de bajo rendimiento

Un desempeño insatisfactorio en el trabajo puede dañar la productividad y la moral de todo su equipo. Incluso si no son intencionales, los errores de oficina deben abordarse. Aquí hay algunos ejemplos para demostrar cómo se ve el bajo rendimiento en el lugar de trabajo:

• Nunca a tiempo: ya sea una reunión o una fecha límite, los empleados con un desempeño deficiente nunca pueden cumplir con las expectativas cuando se trata de tiempo.

• Actitud negativa: en lugar de colaborar con los miembros del equipo y asumir nuevos proyectos con una actitud positiva, los empleados se quejan y generan conflictos.

• Fracaso en el cumplimiento de las tareas: ya sea porque tienen una falta de habilidad, o simplemente son perezosos, los empleados de bajo rendimiento simplemente no hacen las cosas.

• No se pueden recibir comentarios: cuando comparte comentarios para ayudar a sus empleados a mejorar, no los tienen en cuenta y, en última instancia, cometen los mismos errores repetidamente.
• Falta de atención a los detalles: ya sea que no respondan a correos electrónicos importantes o que se salten pasos al completar proyectos, los empleados parecen tener la cabeza en las nubes, en lugar de concentrarse en su trabajo.

Gestión del bajo rendimiento de un empleado: un ejemplo del mundo real

Aquí hay un ejemplo de bajo rendimiento que enfrenté con uno de mis clientes de coaching.

Imani fue ascendida a un puesto de gerente a principios de este año. A su equipo de 5 le ha ido muy bien, con una excepción, Juliette. El trabajo de Juliette no cumple con las expectativas de Imani. Su trabajo es apresurado, los envíos están llenos de errores y, a menudo, los envía tarde.

Imani ha tratado de darle retroalimentación a Juliette, pero mientras Juliette soluciona los problemas de desempeño que Imani señala, no parece estar incorporando la retroalimentación en las siguientes tareas, que a menudo tienen problemas similares. El trabajo de Juliette no mejora, a pesar de los comentarios constantes de Imani.

Imani ha comenzado a pensar en dejarla ir, pero le preocupa no haber hecho lo suficiente para ayudar a Juliette a mejorar. Quiere ser justa con Juliette y también quiere ser justa con el resto de su equipo y tener éxito como nueva gerente. Imani necesita aprender a manejar el bajo rendimiento de Juliette.

Antes de que pueda abordar los problemas de rendimiento, es una buena idea comprender la causa raíz. Cada empleado es diferente y el bajo rendimiento puede provenir de cualquier parte.

Dicho esto, estas son algunas de las causas más comunes del bajo rendimiento en el trabajo:

• Problemas en su vida personal: todos sabemos que si está agotado por cuidar a sus hijos o sufre problemas médicos, puede tener un gran impacto en su trabajo. Si la vida se interpone en el camino, tal vez usted y su empleado puedan trabajar juntos para encontrar una solución temporal hasta que se resuelva el problema personal.

• Agotamiento u otros problemas de bienestar: puede ser difícil mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida. Si el agotamiento está causando los problemas de desempeño de su empleado, necesitará un enfoque único para ayudarlo a superarlo y brindarle el apoyo que necesita para recuperarse.

• Conflicto en el lugar de trabajo: a menudo, un conflicto entre compañeros de trabajo es sutil, pero incluso si no es obvio, puede crear estrés, distracción y frustración para las personas involucradas. Eso inevitablemente conduce a un bajo rendimiento. ¿Las buenas noticias? El conflicto, si se maneja bien, en realidad puede ser productivo.

• Brechas de habilidades: tal vez a su empleado se le asignó una responsabilidad que no tiene idea de cómo manejar, pero tiene miedo de admitir que necesita ayuda. Intentan resolverlo por sí mismos, pero lo que realmente necesitan es un gerente que les brinde capacitación y orientación.
• Falta de motivación: a veces, los empleados simplemente no están lo suficientemente motivados para preocuparse por su trabajo. Tal vez creen que su trabajo no tendrá un impacto, entonces, ¿por qué esforzarse? También pueden sentirse abrumados, sin tener claras sus responsabilidades o simplemente aburridos. Todo esto puede reducir su motivación para actuar.

Lo más probable es que reconozca un bajo rendimiento cuando lo vea. Dicho esto, puede ser necesaria cierta observación intencional para separar un patrón de bajo rendimiento de un error ocasional en el lugar de trabajo.

Nadie puede ser perfecto todo el tiempo, así que aquí hay algunas preguntas que debe hacerse cuando identifique un desempeño deficiente entre los miembros de su equipo:

• ¿Un empleado no logró sus objetivos durante un mes o más a la vez? Fallar un gol tiene sentido, pero si es consistente, es una bandera roja.
• ¿La calidad del trabajo que envían es constantemente inferior a la media o fue solo una tarea?
• ¿No logran terminar las tareas, cumplir con los plazos y comunicarse? ¿Están obstaculizando constantemente la capacidad de su equipo para realizar el trabajo al no cumplir con sus propias responsabilidades?
• ¿Tienen un patrón de conflicto con sus compañeros de trabajo o liderazgo? ¿O solo vio un desacuerdo fuera de lugar?
• ¿Responden positivamente a la retroalimentación, haciendo cambios de inmediato cuando se les pregunta? ¿O se ponen a la defensiva y no implementan la crítica constructiva?

Cómo abordar el bajo rendimiento

Comenzar un proceso de gestión del desempeño puede ser intimidante. Nunca es divertido criticar a alguien o, peor aún, despedirlo si no puede hacer las mejoras que necesita.

Estamos aquí para ayudarlo con la guía paso a paso definitiva para abordar el desempeño deficiente de los empleados:

Ahora profundicemos un poco más en cada uno de estos pasos.

1. Prepárate para una respuesta emocional

Antes de cualquier conversación difícil, debe practicar y estar preparado para cualquier cosa.

Volvamos al ejemplo de Imani y Juliette. Como gerente que se acerca a una conversación sobre desempeño, Imani debe estar preparada para una fuerte reacción. Imani conoce a Juliette, pero este tipo de conversación nunca es fácil.

• ¿Qué hará Imani si Juliette niega todos sus problemas de desempeño?
• ¿Y si empieza a llorar?
• ¿Y si se enfada? ¿O no muestra ninguna emoción en absoluto?

Si su subordinado directo se vuelve demasiado emotivo para continuar la conversación, tómese un descanso. Sin embargo, siempre vuelve a la discusión. No abandones la conversación porque es difícil.

2. Aborda el problema cara a cara

Una vez que Imani haya identificado exactamente cuáles son los problemas de rendimiento de Juliette, debe sentarse cara a cara con Juliette (incluso si es a través de una llamada de Zoom). Imani deberá ser sincera y objetiva cuando comunique que el trabajo de Juliette no cumple con sus expectativas.

¿Te preguntas por dónde empezar? Pruebe con una declaración de apertura como, “Juliette, hemos tenido esta conversación varias veces, sobre [these specific errors], y todavía los estamos viendo. Ayúdame a entender qué te impide hacer este trabajo de una manera que cumpla con las expectativas”.

Una vez que haya iniciado la conversación, aquí hay algunos consejos para que sea lo más exitosa posible:

• Evite el “sándwich de cumplido” técnica. Algunas personas intentan suavizar el golpe de los comentarios negativos al hacer esto, pero en realidad puede distraer la atención de su mensaje principal. Las personas a menudo eligen escuchar las cosas buenas e ignorar las malas.
• Asume un papel de entrenador. Haga muchas preguntas para comprender si los problemas de rendimiento son más profundos que el nivel superficial. Los mejores gerentes entrenan a los empleados: no solo esperan que los empleados encuentren una solución solos.
• Escucha activamente. Una conversación franca a menudo puede revelar nueva información, así que escuche atentamente a su compañero de equipo. Esto les dará el espacio que necesitan para expresar sus propias preocupaciones, lo que luego puede ayudarlo a crear una estrategia para mejorar su desempeño.

3. Involucrar a los recursos humanos desde el principio

Como entrenador, creo en involucrar a un socio comercial de recursos humanos desde el principio cuando se trata de problemas de rendimiento. Por ejemplo, Imani, un nuevo gerente, necesitaría comprender las políticas de la empresa para lidiar adecuadamente con el desempeño deficiente. Un socio de recursos humanos realmente puede ayudar aquí.

Si Juliette tiene todas las habilidades y el apoyo que necesita y simplemente no se está desempeñando, es posible que Imani deba seguir la ruta del plan de mejora del desempeño. Un socio de recursos humanos será muy útil para asegurarse de que se haga correctamente. Por ejemplo, Recursos Humanos puede ayudar a determinar la cantidad de tiempo adecuada para corregir el problema. Cualquiera que sea la causa del incumplimiento, RRHH es una gran fuente de apoyo.

4. Haz un plan para el éxito

Ahora es el momento de crear una estrategia que ayude a sus empleados a mejorar su desempeño. Con el plan correcto y un buen entrenador (¡usted!), puede ver que los trabajadores de bajo rendimiento comienzan a prosperar nuevamente.

Estos son los componentes más importantes de un plan para mejorar el desempeño deficiente:

• Establezca expectativas claras: asegúrese de que los empleados entiendan exactamente lo que se supone que deben hacer de manera diferente. Póngalo por escrito para que sepan hacia dónde se están esforzando.
• Aborde las brechas de habilidades: ¿Hay habilidades específicas que le faltan al empleado? ¿Necesitan readiestramiento? ¿Existe un camino de aprendizaje que podría ayudarlos a mejorar sus habilidades y su desempeño? Decida qué acciones concretas puede tomar su empleado y asegúrese de que realmente las cumplan.
• Revise el ajuste general del trabajo: si un empleado no tiene las habilidades técnicas adecuadas para su descripción de trabajo actual, ¿cómo son sus otras habilidades? Si es un gran jugador de equipo y se ajusta a la cultura de la empresa, es posible que pueda encontrar un mejor rol para él dentro de su organización.

• Evalúe su propio estilo de gestión: pregúntese: ¿hay algo que pueda hacer para refinar su estilo de gestión que le ayude? Este es un buen momento para pedirle a su propio jefe comentarios y orientación para que pueda convertirse en el mejor líder y gerente que pueda ser.

5. Haga un seguimiento y prepárese para tomar una decisión difícil si es necesario

Una vez que haya creado una estrategia a prueba de balas para ayudar a su empleado a mejorar su desempeño, asegúrese de revisarla regularmente. Si no ve cambios, deberá comenzar a hacer algunas preguntas difíciles.

Por ejemplo, ¿su empleado tiene todas las habilidades adecuadas pero simplemente no está haciendo el trabajo? Si es así, la capacitación adicional no ayudará a mejorar el rendimiento y podría ser el momento de considerar la terminación. Esa nunca es la decisión que desea tomar como gerente, pero los mejores líderes saben cómo y cuándo tomar decisiones difíciles.

A largo plazo, incluso si se trata de un despido, todos se beneficiarán: su empleado encontrará un rol que se adapte mejor a su conjunto de habilidades y su organización podrá contratar a alguien que se adapte mejor al equipo.

Mejorar la motivación mediante la creación de un sentido de propósito

Así que ahora ya sabes cómo gestionar el bajo rendimiento con tu equipo. Sin embargo, antes de terminar, queríamos compartir una estrategia única para mejorar el rendimiento. ¿Sabía que los empleados que tienen un sentido de propósito en el trabajo tienden a estar mucho más comprometidos y motivados para realizar?

La investigación de Gallup muestra que cuando los empleados están conectados con la misión o el propósito de una organización, se reduce la rotación de empleados y se mejora la rentabilidad. Los empleados necesitan tener un sentido de propiedad sobre su trabajo y necesitan ver cómo tiene un impacto más allá de su día a día.

Entonces, ¿cómo puede mejorar la motivación de su equipo y ayudarlos a sentir un mayor sentido de propósito en el trabajo? Necesitas hacer las cosas personales:

• Tenga conversaciones con su equipo sobre lo que les importa, lo que valoran a nivel personal y cómo se conecta eso con la misión de la empresa.
• Ayúdelos a ver cómo sus fortalezas personales y sus responsabilidades diarias pueden marcar una diferencia real en el mundo y en la organización.
• Conecte los objetivos del equipo y los proyectos individuales con el propósito más grande de la empresa, y hable sobre cómo cada uno de estos genera un impacto real.

Estas acciones pueden ayudarlo a crear una cultura de alto rendimiento. Los empleados sentirán un verdadero sentido de propósito y, como resultado, estarán motivados para hacer su mejor trabajo.

Mejorar el bajo rendimiento

Manejar el desempeño deficiente es una habilidad fundamental que se debe aprender. Siempre es difícil, pero se vuelve más fácil. Si puede ayudar a un miembro del equipo a encaminarse y tener éxito en su función, sentirá una increíble sensación de logro.

Para hacerlo bien, necesitará una comunicación abierta y honesta y una actitud positiva y empática. También necesitarás paciencia y coraje para tener conversaciones difíciles.