Offboarding de empleados: cómo crear un proceso efectivo en 6 pasos

En los últimos años, los empleadores han visto un éxodo masivo en el lugar de trabajo.

La Gran Renuncia catalizó a millones de trabajadores a dejar sus trabajos. Los empleados se marcharon rápidamente en busca de mejores oportunidades profesionales que se alinearan con su propósito y valores.

Ahora, el candente mercado laboral se está enfriando. Empleadores que buscan desarrollar y retener a sus mejores talentos al mismo tiempo que giran rápidamente para equilibrar el crecimiento y la rentabilidad.

El mundo del trabajo está, una vez más, cambiando. Y como todos nos hemos acostumbrado, el cambio es una constante que llegó para quedarse.

Pero un aspecto clave de la experiencia de los empleados sigue siendo fundamental: las empresas deben mantenerse resilientes. Y un marcador clave de la construcción de resiliencia en el mercado sale a la luz en la experiencia de desvinculación.

La experiencia de desvinculación suele ser el último toque que recibirá un empleado en el ciclo de experiencia del empleado. Y si la empresa ha dejado un mal sabor de boca al empleado, existe la posibilidad de daño. Más del 10% de los estadounidenses exageran o mienten sobre su experiencia con un ex-empleador en sitios de reseñas como Glassdoor e Indeed. De ese 10%, más del 50% dice que su intención era dañar la reputación del ex empleador.

A veces, son los casos más pequeños, como las malas críticas en línea, los que desaniman a los mejores candidatos. O en otras ocasiones, hay casos más extremos donde los ex empleados amenazan a las personas. O tal vez es un paso en falso en el proceso de la entrevista de salida que no se abordó ni se ofreció. Si quiere ex empleados menos descontentos, necesita un proceso hermético de desvinculación de empleados.

En este artículo, aprenderá qué es la desvinculación de empleados, por qué es importante y cómo desvincular a un empleado con elegancia.

¿Qué es la desvinculación de empleados?

Bueno, es la etapa de ruptura de la relación entre empleado y empleador.

Este proceso a veces implica:

• Notificar a otros equipos
• Transferir las funciones del empleado a un reemplazo
• Recogida de equipos de la empresa.
• Eliminar o revocar el acceso a las cuentas
• Realización de entrevistas de salida.
• Y dependiendo de la situación, hacer una fiesta de despedida.

El proceso de incorporación le permite involucrar a nuevos empleados y prepararlos para el éxito. La desvinculación le permite despedirse y recopilar comentarios de los empleados salientes. Es importante reconocer que la salida de empleados no tiene por qué ser inherentemente negativa. Hay muchas oportunidades para reforzar los valores y la cultura de su empresa, incluso cuando un empleado cruza la línea de meta en su organización.

¿Por qué es importante la desvinculación de empleados?

Cada empresa debe tener su conjunto de valores fundamentales y propósito como su brújula guía.

La experiencia de salida debe reflejar los valores y el propósito que tiene la empresa. Es la última oportunidad para que la empresa muestre atención, empatía y valor al empleado que se va.

La desvinculación no solo le permite dejar una buena impresión en los empleados existentes, sino que también es una oportunidad para reforzar esa impresión con los compañeros de trabajo que dejan atrás. Estas son las cinco razones principales por las que debe tomarse en serio la desvinculación de empleados.

Impulsa la defensa de la marca

Alienta a los empleados boomerang

Proporciona valiosos comentarios de la empresa.

Aumenta la seguridad de los datos

Reduce los riesgos de cumplimiento

1. Impulsa la defensa de la marca

Si su procedimiento de baja para un empleado que se va es un breve apretón de manos y un saludo de despedida, es hora de cambiar eso.

Reacciones impersonales como estas pueden dejar una impresión terrible en el empleado. Eso puede dar lugar a malas críticas de su organización en las plataformas de redes sociales y en los sitios web de reseñas de empresas. Todo esto impacta negativamente en la marca de su empleador.

Un buen proceso de desvinculación de empleados puede garantizar que todos los empleados que se van se vayan como defensores de la marca. Le permite escuchar la experiencia de un empleado en su empresa y apreciar su contribución al crecimiento del negocio. De esa manera, es más probable que hablen bien de ti en público después de que se vayan.

Sus empleados actuales también ven cómo trata a los empleados que salen. Eso genera confianza en su marca. Todo esto influirá en el interés de las personas por trabajar para usted.

2. Alienta a los empleados boomerang

Cuando los empleados dejan una empresa, no siempre significa que se hayan ido para siempre. A veces, después de trabajar en una nueva organización durante algún tiempo, los ex empleados regresan a las empresas en las que trabajaron antes.

Ya sea que regresen a su función anterior o trabajen en una nueva función, estos trabajadores que regresan se denominan empleados boomerang.

Un estudio de 2020 reveló que los empleados boomerang mostraron un mayor compromiso con una empresa que el resto del personal. Asumieron proyectos adicionales más allá de su ámbito oficial de trabajo en comparación con todos los demás.

Como beneficio adicional, los empleados de boomerang regresan con conocimientos, habilidades y experiencia adicionales. Debido a que están familiarizados con la empresa, los recontratados pueden comenzar con fuerza en comparación con un nuevo empleado que necesita más capacitación para alcanzar la máxima productividad.

Un proceso de desvinculación exitoso hace que los empleados que se van se sientan cómodos para regresar a la empresa en el futuro si es necesario.

3. Brinda valiosos comentarios de la empresa.

Los empleados que salen pueden brindarle información valiosa sobre la experiencia general de los empleados en su organización. Es por eso que debe realizar entrevistas de salida con los empleados que se van.

Durante la entrevista, aliente al empleado a brindar comentarios genuinos sobre su tiempo en su empresa. Esta discusión puede ayudarlo a identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora de su organización.

4. Aumenta la seguridad de los datos

Acerca de El 20 % de las organizaciones han sufrido filtraciones de datos por parte de ex empleados. Esto no es sorprendente cuando te das cuenta de que 1 de cada 4 empleados todavía tienen acceso a cuentas de trabajos anteriores.

Por terrible que sea, si la partida de un empleado de una empresa es involuntaria, es posible que intente lastimar a la empresa por despecho o enojo. Por ejemplo, pueden eliminar archivos importantes o cargar la base de datos de clientes de la empresa en una plataforma pública.

Algunos ex trabajadores también pueden estafar a los clientes de la empresa si todavía tienen acceso a las cuentas. Toma el caso de Jason Needham que robó documentos y diseños por valor de más de $ 500,000 USD de la empresa de ingeniería, Allen and Hoshall, después de su partida.

Un proceso de baja exitoso garantiza que los datos confidenciales de la empresa se mantengan privados y seguros. Como parte de este proceso, los empleados salientes devolverían la propiedad emitida por la empresa y se les revocaría el acceso a las cuentas. El departamento de TI también puede eliminar o cambiar la información de la cuenta de los empleados que se retiran. Eso evitará que los empleados accedan a los datos después de que dejen la empresa.

5. Reduce los riesgos de cumplimiento

Dependiendo de la industria en la que se encuentre, es posible que deba cumplir con ciertas pautas y regulaciones sobre la salida de empleados.

Por ejemplo, las entrevistas de salida ayudan a los empleadores a descubrir cualquier experiencia negativa que haya tenido el empleado durante su tiempo en la empresa. Pueden compartir experiencias como el racismo, el sexismo y la coerción en el lugar de trabajo sin preocuparse por las reacciones violentas. De esta manera, la empresa puede mitigar el problema antes de que el empleado lo hable en público o lo demande.

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) también exige que las empresas de la UE eliminen los datos personales de los dispositivos cuando un empleado se va.

Si cuenta con un excelente proceso de desvinculación, será más fácil cumplir con estas pautas. Cuando el registro público de su empresa está limpio y sus clientes saben que su información está segura, es más probable que las personas confíen en su organización.

Qué incluir en el proceso de desvinculación de empleados

Estos son algunos pasos para incluir en el proceso de desvinculación de empleados:

1. Informar a otros equipos de la salida del empleado

Cuando un empleado se prepara para irse, debe informar a sus departamentos de recursos humanos (RR. HH.), Finanzas y TI de su partida. Estos equipos eliminan el acceso a TI, cancelan los inicios de sesión y procesan los pagos finales.

Desde el punto de vista de las relaciones y las conexiones, es importante mantener fuertes conexiones con otros equipos. Por ejemplo, si la partida de un empleado desempeñó un papel integral en un proyecto de funciones cruzadas, ¿cómo está respaldando ese vacío para asegurarse de que el proyecto no se descarrile?

En BetterUp, hablamos de hacer compromisos conscientes entre nosotros, especialmente cuando se trabaja de manera interdisciplinaria. Para mantener conexiones sólidas con nuestros compañeros de trabajo, es importante comunicar los cambios de manera clara y efectiva (cuanto antes, mejor).

Si la partida de un empleado afectará una fecha límite, un producto o un proyecto, comunique los cambios con anticipación. Esto ayudará a aliviar cualquier tensión, brechas en el ancho de banda y cualquier sorpresa que, naturalmente, venga con cualquier cambio.

Informarlos a tiempo acelerará estos procesos y reducirá el riesgo de perder un paso crucial en el proceso de desvinculación.

2. Transferir las responsabilidades laborales del empleado a un reemplazo

Encontrar un sustituto para el puesto de un empleado que se va puede llevar algún tiempo.

Para evitar una caída en la productividad, comience a buscar uno incluso antes de que el empleado se vaya. Esto puede significar contratar a un nuevo empleado o asignar el trabajo a alguien que ya trabaja en la empresa.

Una vez que encuentre un reemplazo, debe capacitarlos para que asuman el trabajo. Si es posible, haga que el empleado que se va pase su conocimiento del trabajo al sustituto. Esto se llama transferencia de conocimiento.

Para hacer esto, haga preguntas al empleado como:

• ¿Cuáles son las tareas principales en su rol?
• ¿Puede dividir su rutina diaria de trabajo en pasos?
• ¿Hay alguna herramienta o aplicación que su sucesor necesite capacitación para utilizar?
• ¿A qué archivos necesita tener acceso su reemplazo?

Las respuestas a estas preguntas ayudarán al sucesor a saber cómo continuar donde lo dejó el empleado.

Recuperar propiedad de la empresa.

Cuando un empleado está a punto de dejar la empresa, debe devolver cualquier equipo o propiedad que le haya sido entregado. Esto incluye:

• portátiles
• Teléfonos móviles
• Tarjetas de crédito
• Llaves
• uniformes
• coches de empresa
• insignias de identificación

Lo ideal es que exista una lista que detalle todos los activos que la empresa entregó al empleado. Esto asegura que la empresa recupere todos los artículos antes de que el empleado se vaya.

4. Revocar el acceso a las cuentas

En su último día de trabajo, deberá revocar el acceso del empleado a las cuentas clave. Revocar el acceso a software y aplicaciones, incluidos:

• el correo electrónico de su empresa
• licencias de software
• plataformas de comunicación
• plataformas de gestión de proyectos

También debe desactivar el acceso a los códigos de entrada y las tarjetas de seguridad de la puerta de entrada.

Si su empresa proporcionó computadoras a los empleados, elimine todos los datos personales de estos dispositivos para prepararlos para que los use el próximo empleado. De lo contrario, el empleado que se va debe entregar sus dispositivos personales al administrador de TI para que pueda borrar todos los datos de la empresa.

Esto garantiza que los ex empleados no tengan acceso a información confidencial de la empresa o del cliente después de que se vayan. Porque si los datos privados terminan en manos de un ex empleado descontento, podría resultar en una violación de datos.

Las violaciones de datos no solo son peligrosas, sino que también son costosas. El coste medio de una filtración de datos en 2021 fue de 4,24 millones de dólares. Asegúrese de estar haciendo su debida diligencia para proteger sus datos (y sus bolsillos).

5. Firmar el papeleo y hacer los pagos finales

Según la política de la empresa y el manual del empleado, es posible que un empleado deba firmar ciertos documentos antes de irse. Esos documentos pueden incluir divulgaciones de seguridad y contratos de confidencialidad.

Después de notificar a su equipo de recursos humanos sobre la partida de un empleado, comenzarán a preparar el papeleo para que el empleado lo firme. El equipo de finanzas también planificaría la nómina para que el empleado reciba su salario completo antes de irse.

Después de que el empleado reciba su pago final, el equipo de finanzas lo eliminaría de la nómina de la empresa.

6. Realice una entrevista de salida

Una entrevista de salida te da la oportunidad de terminar la relación profesional entre una empresa y un empleado en buenos términos. También le permite obtener información importante que puede ayudar a mejorar la cultura laboral de su empresa.

Durante una entrevista de salida, hazle preguntas al empleado que se va sobre el estilo de gestión de la empresa. También pregunte sobre los procesos de trabajo y la experiencia general de los empleados. Algunas preguntas de la entrevista de salida para hacer incluyen:

• ¿Tenía los recursos y el apoyo que necesitaba para realizar sus tareas laborales de manera efectiva?
• ¿El trabajo coincidía con sus expectativas cuando lo contratamos?
• ¿Cómo era su relación con sus compañeros de trabajo?
• ¿Hay algo que podríamos haber hecho para hacerte cambiar de opinión acerca de irte?
• ¿Cuál es el mayor problema en el que crees que deberíamos mejorar?
• ¿Recomendaría esta empresa a quienes buscan trabajo? ¿Si es así por qué? Si no, ¿por qué no?
• ¿Considerarías volver a esta empresa?

Anime al empleado a dar respuestas honestas a estas preguntas. Además, prepárese para recibir comentarios constructivos, ya sean positivos o negativos. Independientemente del tipo de retroalimentación, escuche atentamente a su(s) empleado(s). Los empleados saben si no están siendo escuchados. La entrevista de salida es un paso importante en el proceso de retroalimentación para garantizar que se escuchen las opiniones de los empleados.

Transmita la información que reunió en la entrevista al liderazgo. Si hay alguna queja, tome las medidas necesarias para mejorar los problemas señalados por el empleado.

Agilización del proceso de desvinculación

Seguir los consejos y pasos anteriores lo ayudará a organizar un proceso de desvinculación que sirva a los empleados que se van, a los empleados existentes y al negocio en general.

Al desarrollar su proceso, recuerde mantenerse receptivo a los comentarios y abierto a la adaptación. Este tipo de funciones no se perfeccionan de la noche a la mañana, así que tenga paciencia mientras soluciona los problemas con el proceso de baja de su nuevo empleado.