Cómo crear la lista de verificación de incorporación perfecta para los empleados recién contratados

Una buena incorporación es mucho más que asegurarse de que el nuevo empleado tenga su TI configurada y el papeleo archivado con Recursos Humanos.

Esta puede ser una experiencia abrumadora para el nuevo empleado y para usted si no se hace bien. Afortunadamente, puede prepararse con anticipación y armar la lista de verificación definitiva para nuevos empleados.

Una lista de verificación para la incorporación de nuevos empleados es un documento guía con dos propósitos clave. En primer lugar, se asegura de que un nuevo empleado sepa lo que se espera de él. En segundo lugar, también ayuda a garantizar que los empleadores no se pierdan ningún paso crucial en los primeros días, semanas o meses de un empleado.

Teniendo en cuenta el empleador estadounidense promedio gasta $4,000 y 24 días para contratar a un nuevo empleadouna experiencia de incorporación bien ejecutada es crucial.

Exploremos cómo debería ser una nueva lista de verificación de contratación y cómo puede ayudar a su proceso de incorporación de empleados.

¿Por qué es importante una lista de verificación de incorporación para los nuevos empleados?

Una nueva lista de verificación de contratación es en realidad dos listas de verificación. Uno es para el equipo de recursos humanos y el gerente de contratación. El otro es que el nuevo empleado lo siga para asegurarse de que está obteniendo y haciendo todo lo que necesita.

Estas listas de verificación son muy importantes porque ayudan a integrar a los empleados en una organización. Sin embargo, tenga en cuenta que el simple hecho de tener una lista de verificación no se traduce necesariamente en un proceso de incorporación exitoso. En cambio, es una herramienta que lo ayuda a integrar con éxito a un nuevo empleado en su empresa, su cultura y su rol específico.

Tener una nueva plantilla de lista de verificación de contratación contribuye a la coherencia y ahorra tiempo, especialmente cuando contrata nuevos empleados con frecuencia. Ayuda a crear un proceso de incorporación más fluido y eficiente con cada nuevo empleado que se incorpora. Esto puede tener un impacto masivo en su compromiso general con la empresa.

Una buena experiencia de incorporación comienza con el ciclo completo de reclutamiento. Involucra a los empleados sumergiéndolos de inmediato en la cultura de la empresa. La investigación muestra que los empleados que sintieron que su incorporación fue efectiva fueron 18 veces más probable que se sienta comprometido con la organización.

Por el contrario, es bien sabido que una mala experiencia de incorporación aumenta la rotación de empleados. La razón principal de hasta el 68% de las personas que dejan sus trabajos después de solo tres meses es cómo sus empleadores manejaron el proceso de incorporación.

Es importante que siga la misma lista de verificación de nuevos empleados para cada contratación. Esto reducirá las posibilidades de que algo se olvide o se quede en el camino.

Sin embargo, puede actualizar la lista de verificación de incorporación de empleados en función de los resultados anteriores. Esto ayudará a mejorarlo la próxima vez que lo use para el proceso de incorporación. Las actualizaciones periódicas pueden hacer maravillas en el proceso de capacitación, ya que no hay nada como “volar” para ralentizar cualquier proceso.

Lista de verificación de incorporación de nuevas contrataciones

Esto es lo que debe considerar incluir como parte de su lista de verificación de incorporación:

¿Cómo debería ser un paquete de incorporación de empleados?

La incorporación es un proceso estratégico e integral que puede durar hasta un año. Es importante recordar que el uso de una nueva plantilla de lista de verificación de contratación no significa que la incorporación deba tratarse como una simple actividad de marcar la casilla.

A continuación se presentan algunas características de un proceso efectivo de incorporación de empleados:

1. Acogedor e inmersivo

Los empleados deben sentirse bienvenidos y comprometidos desde el primer día.

Una gran manera de hacer esto es con un encuentro y una sesión de información especial. Además, asegúrese de configurar a cada nuevo empleado con un mentor que pueda ayudarlo a navegar el proceso de incorporación.

Tener un llamado “compañero de incorporación” es una excelente manera de hacer que el recién llegado tenga un comienzo acogedor. Según un estudio del gigante del software Microsoft, emparejar a un nuevo empleado con un compañero de incorporación mayor satisfacción y productividad de los empleados.

Otro punto importante de atención debe ser la integración del empleado en la cultura de la empresa. Ayúdelos a comprender los valores, la misión, la visión y los objetivos a corto y largo plazo de la empresa. El objetivo es crear un sentido inmediato de comunidad.

2. Informativo

Un empleado no debe salir de una actividad de incorporación confundido con un millón de preguntas sin responder. Enfócate en información clara y concisa presentada de manera amigable y transparente.

En lugar de presentar el proceso de incorporación de una manera abrumadora que incluye todo, es mejor simplificar las cosas. Utilice métodos como el microaprendizaje para ayudar a los nuevos empleados a absorber y recordar información.

Debido al poder de las primeras impresiones, preste mucha atención a su entrega. Por ejemplo, cuando se presentan los valores centrales de la empresa, es mucho mejor que un gerente principal dirija la discusión que un video de capacitación. Esto ayudará al empleado a comprender la importancia del tema que se entrega.

3. Bien estructurado y consistente

El programa de incorporación debe estar bien estructurado y preparado con anticipación para garantizar un funcionamiento sin problemas. Como se mencionó anteriormente, todas las nuevas contrataciones deben pasar por el mismo proceso de incorporación para garantizar la coherencia.

Cambiar continuamente el proceso de incorporación puede causar confusión. Esto solo creará una sensación de incertidumbre en la cultura de la empresa. También podría hacer que los empleados duden de las habilidades de los líderes y altos directivos.

4. Distribuir en el tiempo

Consultoría de RRHH Estimaciones Sapling HR el nuevo empleado promedio tiene más de 50 actividades distintas para completar. Y eso es solo considerando los conceptos básicos de los sistemas y el cumplimiento.

Es importante dar suficiente tiempo para el aprendizaje, la reflexión y las discusiones. Esto evitará abrumar a las personas durante el proceso de incorporación.

En lugar de tratar de exprimir todo en un día, divídalo en trozos pequeños repartidos en unos pocos días o incluso semanas.

Ejemplo de un proceso de onboarding eficaz

El propio proceso de incorporación de BetterUp es un gran ejemplo de cómo debería ser un proceso eficaz:

• El primer paso siempre debe ser la carta de oferta de trabajo. La carta de oferta de trabajo ayudará al empleado a comprender cómo puede esperar que lo traten como empleado de la empresa.

• El papeleo de nuevas contrataciones es más efectivo cuando se procesa antes del primer día del empleado. Hacer una lista de verificación de papeleo es útil para garantizar que no se olvide ningún papeleo durante la incorporación.

Alguien de Recursos Humanos debe pasar la lista de verificación de incorporación de nuevos empleados con todo lo que necesitarán para comenzar. Esto incluye cosas como una computadora portátil de la empresa o un manual del empleado. Y, por supuesto, ¡como botín planeas enviar a tu nuevo empleado!

• Debe decirle al nuevo empleado qué esperar durante su primer mes en su nuevo rol. Debido a la forma en que ha cambiado el mundo, el trabajo remoto y los entornos de trabajo híbridos se han convertido en la norma. Delinear las expectativas es más importante que nunca.

• Completar el proceso de incorporación de nuevos empleados es similar a cerrar un trato con un cliente. Al final, el objetivo principal es salir adelante con un empleado que se sienta satisfecho con su elección de unirse a la empresa.

• Desea utilizar el proceso de incorporación para preparar el escenario para un crecimiento sostenible a largo plazo. El apoyo no debe detenerse una vez que el empleado se adapta a su nuevo rol. Cada empleado debe sentirse bienvenido a conectarse con Recursos Humanos y recibir apoyo de sus gerentes.

Las 5 fases del onboarding de nuevos empleados

El proceso de incorporación se puede dividir en cinco fases. Veamos en qué consiste cada fase.

1. El proceso de preembarque

Esta fase involucra todo lo que sucede antes de que tenga lugar el proceso de incorporación real. Durante el proceso de preembarque, se está preparando para que el primer día y la semana del nuevo empleado transcurran sin problemas. Está haciendo que el recién llegado se sienta bienvenido incluso antes de que llegue al lugar de trabajo.

Una gran manera de hacer esto es a través de una carta de bienvenida. La carta puede incluir expectativas sobre el tiempo y la gestión del tiempo, lo que pueden esperar que suceda en su primer día en la oficina, ya sea virtual o en persona.

Otros elementos de la lista de verificación en este proceso previo a la incorporación pueden incluir:

• Informar al resto de la plantilla de la empresa sobre el nuevo empleado a punto de incorporarse al equipo.
• Presentar al nuevo empleado a su compañero de tutoría por correo electrónico o Zoom. De esta manera, pueden saber quiénes son antes de su primer día.
• Configuración de cuentas de usuario. Asegúrese de que tengan acceso a todas las herramientas y recursos que necesitan para ponerse en marcha.
• Configuración de su estación de trabajo. Esto les ayudará a sentirse bienvenidos y muestra la disposición de la empresa para recibirlos.
• Si trabaja de forma remota, asegúrese de que tengan el equipo de oficina en casa necesario. Considere otorgar un estipendio de trabajo remoto para que sus lugares de trabajo remoto sean cómodos y productivos.

2. El proceso de orientación

El proceso de orientación tiene un doble propósito. Ayuda a los nuevos empleados a sentirse cómodos en su nuevo entorno de trabajo. También les enseña sobre la cultura de su lugar de trabajo y cómo sus prácticas laborales están alineadas con esta cultura.

La orientación generalmente se lleva a cabo el primer día o la primera semana. Durante esta fase, su nueva lista de verificación de contratación debe cubrir lo siguiente:

• Ofrezca un recorrido físico por el lugar de trabajo si la persona trabajará fuera de una oficina. Muéstreles la sala de descanso, los baños, las salas de reuniones, los lugares de estacionamiento y la cocina.
• Completar el papeleo de nuevas contrataciones. Los ejemplos incluyen formularios de impuestos, formularios de depósito directo y formularios de reconocimiento del manual del empleado.
• Discuta las políticas de la empresa sobre las horas de trabajo, las pausas para el almuerzo y las solicitudes de tiempo libre y PTO.

3. La capacitación y la lista de verificación específicas del rol

La capacitación en el puesto de trabajo o específica del rol brinda a los nuevos empleados conocimientos sobre las tareas que realizarán en el día a día. Todos los tipos de capacitación organizacional deben considerar qué estilo de capacitación se adapta mejor a cada empleado.

Esto es lo que debe incluirse en la capacitación específica del rol:

• Identifique todos los sistemas y herramientas que probablemente necesitará un nuevo empleado para comenzar su trabajo. Proporcione enlaces para configurar los sistemas de toda la empresa.
• Describe cómo debería ser un día típico en el trabajo. Incluya una lista de deberes y responsabilidades del día a día.
• Explique las funciones de los diferentes miembros del equipo y cómo trabajará con ellos el nuevo empleado.
• Proporcione herramientas específicas del trabajo que usará el nuevo empleado. Si es necesario, ofrezca capacitación para que usen estas herramientas de manera eficiente.
• Describa los objetivos comerciales y cómo se relacionan con el rol del nuevo empleado.

4. Relación y expectativas con el gerente

Esta fase del proceso de incorporación se trata de construir relaciones positivas en el lugar de trabajo. En particular, se enfoca en crear una conexión entre un nuevo empleado y su gerente con una reunión uno a uno.

Aunque podemos estar sesgados, BetterUp es una vez más un gran ejemplo de cómo establecer esta relación. A cada nuevo empleado se le pide que complete un ejercicio de “estilos de trabajo”. Esto actúa como base para que el nuevo empleado y el gerente discutan sus propios estilos de trabajo individuales.

Durante esta fase, se deben discutir los posibles problemas, así como las posibles soluciones para evitar futuras frustraciones.

5. Transición a un nuevo rol y establecimiento de metas a corto plazo

La última fase de incorporación ayuda a los empleados a hacer la transición de un nuevo empleado a un empleado de pleno derecho.

Este es el momento ideal para establecer objetivos a corto plazo. Un gerente o supervisor debe resaltar lo que se espera de ellos y cómo se ve el éxito. Con base en estas discusiones, debe realizar una revisión de desempeño en el futuro para reconocer sus esfuerzos y ayudarlos a mejorar su desempeño.

Las 5 C del onboarding

La incorporación exitosa implica cubrir las cinco C:

• Cumplimiento. Las discusiones iniciales sobre el cumplimiento establecerán el tono de cómo el nuevo empleado verá y comprenderá su trabajo en la empresa. Además, es en este punto que se darán a conocer las prioridades del empleador.

• Aclaración. La aclaración se refiere a transmitir y comunicar las expectativas en torno al desempeño laboral.

• Cultura. La cultura de una empresa a menudo puede significar la diferencia entre quedarse o irse. El nuevo empleado debe estar informado sobre cosas como las políticas de seguridad de la empresa y su opinión sobre el acoso y la intimidación en el lugar de trabajo.

• Conexión. Cuanto más conectados se sientan los nuevos empleados en el lugar de trabajo, menos probabilidades hay de que se vayan prematuramente.

• Vuelve a checar. El final del primer día de contratación no significa que el trabajo de integración haya terminado. Una excelente manera de mantenerse en contacto es programar reuniones de retroalimentación en intervalos de 30, 60 y 90 días.

Lista de verificación de papeleo para nuevas contrataciones

Aunque las personas trabajan desde casa más que nunca, algunas partes del proceso de contratación no han cambiado.

A continuación se muestra la documentación que deberá obtener de cada nueva contratación:

• I-9: para la verificación de la identidad del nuevo empleado, así como su derecho (o elegibilidad) para trabajar en los EE. UU.
• W-4: la directiva que indicará la cantidad que el empleador debe retener del cheque de pago del nuevo empleado para cumplir con los impuestos federales.
• El formulario de retención de impuestos estatal: algunos nuevos empleados deberán firmar un formulario de retención de impuestos adicional. Esto dependerá del estado en el que se encuentre su empresa.
• El formulario de depósito directo: para configurar los datos bancarios del empleado a efectos de la ejecución de la nómina.

Además de lo anterior, también habrá varios formularios estándar que la empresa y los nuevos empleados deberán completar:

• Una verificación de antecedentes.
• El contrato de trabajo.
• Recepción del manual.
• El cuestionario para nuevos empleados, el formulario de contacto de emergencia y los formularios de inscripción de beneficios para empleados.

Plantilla de lista de verificación de incorporación

Lista de verificación previa a la incorporación

• Obtener carta de aceptación de trabajo firmada
• Enviar un correo electrónico de bienvenida al nuevo empleado
• Envíe un paquete de bienvenida si trabaja a distancia o prepare un paquete de bienvenida para el primer día
• Envíe un correo electrónico interno que anuncie la llegada de un nuevo empleado y asegure una cálida bienvenida el primer día.
• Organizar reuniones con miembros clave del equipo por adelantado
• Solicitar acceso a la oficina y a la red (tarjetas llave, códigos de acceso)
• Pedir equipo de cómputo y un teléfono (si es teletrabajo, enviarles equipo)
• Configurar el espacio de trabajo designado
• Inscribir al empleado en el sistema de recursos humanos
• Envíe formularios de empleados que puedan completar con anticipación

Lista de verificación de orientación del primer día

• Organizar un recorrido por la oficina
• Presentar al empleado al equipo y a la gerencia.
• Presentar a su mentor
• Muéstreles su espacio de trabajo y proporcione un kit de bienvenida.
• Ayúdelos a configurar y asegurarse de que todo funcione correctamente
• Programe una reunión individual al final del día con ellos para asegurarse de que el primer día haya ido bien
• Completar el papeleo de nuevas contrataciones
• Entregarles el manual del empleado
• Revisar horario y horario de trabajo
• Explicar la compensación y los beneficios.
• Explicar los sistemas de reserva de viajes y las políticas de gastos según corresponda.

Lista de verificación de incorporación de la primera semana y mes

• Programar eventos sociales y actividades de formación de equipos (por ejemplo, almuerzo de equipo)
• Programe controles regulares uno a uno
• Establece metas a corto plazo
• Proporcionar asignaciones de trabajo a los empleados y establecer objetivos de rendimiento.
• Asegúrese de que el empleado cumpla con el cronograma con capacitación específica para su función
• Capacitación completa en políticas y procedimientos
• Inscripción completa de beneficios
• Asegúrese de que todos los documentos de recursos humanos estén firmados y enviados
• Capacitación en políticas y procedimientos
• Introducir al empleado en la cultura de la empresa.

Use una nueva lista de verificación de contratación para mejorar la incorporación

A medida que la fuerza laboral continúa volviéndose más remota, la incorporación puede resultar un desafío. Especialmente si es una fuerza laboral remota, la incorporación virtual puede plantear desafíos adicionales.

Está tratando de asegurar el talento en demanda, crear un sentido de pertenencia y formar relaciones que ayuden a acelerar el aprendizaje en el trabajo. Todo a menudo sin estar en el mismo lugar que sus empleados.

Si desea causar una buena primera impresión con sus nuevos empleados, una nueva lista de verificación de contratación puede marcar la diferencia. Las listas de verificación de incorporación ayudan a garantizar que todos los detalles estén cubiertos durante la incorporación de los empleados y que nada se pierda.

Con cada casilla que marca, su nuevo miembro del equipo está preparado para el éxito y se integra a la cultura de la empresa.

Póngase en contacto con BetterUp para obtener más información sobre cómo involucrar a los empleados nuevos y existentes y crear una fuerza laboral próspera.