¿Sientes que no tienes suficiente tiempo en el día para hacer todo lo que necesitas? ¡No te preocupes! En este artículo te presentaremos 9 estrategias efectivas para administrar mejor tu tiempo. Descubre cómo aprovechar al máximo tus horas y ser más productivo. ¡No te lo pierdas!
Queremos completar todo lo que es importante para nosotros de manera oportuna. Pero a veces, parece que no hay suficientes horas en el día. Especialmente en esta nueva normalidad, las personas sienten la presión sobre el tiempo y buscan estrategias efectivas de gestión del tiempo a medida que se ven empujadas en más direcciones que nunca.
Afortunadamente, una buena gestión del tiempo puede ayudar a que sus días sean más eficientes y efectivos. Esencialmente, puede ayudarlo a sentir que tiene más horas en un día.
Pero para muchos de nosotros, la gestión del tiempo es una aspiración, es algo en lo que todos estamos trabajando para mejorar. Y no existe una solución ideal para cada persona. Por lo tanto, proporcionamos una lista de algunos consejos prácticos de administración del tiempo para aumentar su productividad a medida que encuentra las estrategias adecuadas que funcionan para usted.
Exploremos la administración efectiva del tiempo y las habilidades necesarias para usar su tiempo de manera constructiva a largo plazo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es el proceso deliberado de decidir cómo usar su tiempo y distribuirlo entre tareas y actividades. Con planificación y control, la gestión eficaz del tiempo le permite hacer más de lo que es importante para usted mientras cumple con sus responsabilidades y compromisos.
La gestión del tiempo ciertamente no es un concepto nuevo.
Desde la introducción de la línea de montaje de Henry Ford hasta el arco iris actual de herramientas y aplicaciones organizativas, la era moderna gira en torno al tiempo.
Como individuos, nuestro tiempo es un recurso limitado. Lo tratamos como moneda. Lo gastamos, lo guardamos, lo desperdiciamos y lo intercambiamos por valor. Sin embargo, luchamos por controlarlo.
No tenemos una solución fácil para la mala gestión del tiempo. Y muchos factores lo provocan.
Veamos lo que sabemos y profundicemos en algunas nuevas formas de ver cómo nosotros (y nuestros equipos) usamos el tiempo.
¿Por qué es importante la gestión eficaz del tiempo?
Hacer más con menos es una estrategia que fomentan muchas empresas. Ya sea una fuerza laboral más pequeña, menos recursos o presupuestos más reducidos. Muchos trabajadores han experimentado algún tipo de “apretarse el cinturón” en los últimos años.
Pero hacer más con menos también puede ser una abreviatura para comprender y ejecutar las prioridades.
La gestión del tiempo es la forma en que demuestras tus prioridades y tu capacidad para actuar en consecuencia.
Mostrar habilidades prácticas de administración del tiempo puede ser una forma de demostrar su valor para una empresa; un valor que podría salvar su trabajo o ganarle una promoción.
Beneficios de una gestión eficaz del tiempo
Administrar bien su tiempo viene con una larga lista de beneficios. Echemos un vistazo a cuatro de ellos.
1. Más tiempo para pasar donde lo necesites (o quieras)
No es por insistir en lo obvio, pero si está usando su tiempo de manera más efectiva, liberará tiempo en el día o la semana. Y aquí hay algo que podría no ser tan obvio: no tienes que usar ese tiempo extra para trabajar. La gestión del tiempo te permite hacer más de lo que te importa.
Trate de crear un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida para usted. Salga a caminar, programe un café con un amigo o colega, o tome una clase que tenga curiosidad por probar. ¡La decisión es tuya!
2. Habilidad para realizar metas
En pocas palabras, establecer y alcanzar objetivos se siente fantástico.
Una vez que esté administrando mejor su tiempo, puede hacer que el establecimiento de metas sea parte de su rutina. Entonces podrá experimentar la satisfacción que conlleva cumplirlas con regularidad.
Además, compartir los objetivos que ha establecido y el logro de ellos es una excelente manera de ganar elogios de su gerente y de todo el equipo.
Si no está seguro de por dónde empezar cuando construya sus objetivos, intente crear una declaración de visión personal. Esta declaración puede actuar como una brújula para ayudarlo a guiarlo en la dirección correcta.
3. Más oportunidades de crecimiento
¿Quieres adquirir una nueva habilidad en el trabajo? ¿Está listo para expandir su alcance a un nuevo territorio o ser considerado para una promoción?
Convertirse en un gran líder y aprender una nueva habilidad requiere tiempo.
Es más probable que se le brinden estas oportunidades si se lo ve constantemente como un buen administrador de su tiempo.
4. Estrés reducido
Quizás el beneficio más significativo de usar su tiempo de manera más eficiente es el potencial de reducir su estrés. Esto podría ser terminar un proyecto antes de que se convierta en una crisis, mantener sus horas de trabajo en una cantidad razonable o incluso poder sacar tiempo para realizar actividades.
Todas estas son formas en que una técnica eficaz de gestión del tiempo puede ayudar con el estrés y la salud mental en general.
Estrategias y consejos de gestión del tiempo.
Aquí hay elementos que pueden ayudarlo a mejorar la forma en que administra el tiempo:
1. Cree el entorno adecuado.
Tenga un espacio físico organizado, despejado y conveniente.
Puede ahorrarle tiempo indebido buscando archivos o papeles, barajando materiales innecesarios o incluso rastreando un clip. Tomarse un tiempo para dominar sus habilidades organizativas le ahorrará más tiempo a largo plazo.
Sea particularmente consciente de los desafíos adicionales que podría enfrentar al trabajar de forma remota.
2. Priorizar
Decidir dónde pasar el tiempo puede ser una tarea en sí misma. Pero al priorizar por adelantado, puede realizar las tareas urgentes a tiempo y completar las tareas esenciales también.
3. Prioriza de nuevo
La otra cara de la moneda de abordar las cosas críticas es que también puede necesitar identificar tareas o distracciones que no son ni urgentes ni importantes.
Pregúntese: ¿Es necesario que lo haga usted? ¿Puedes delegar la tarea? ¿Es necesario hacerlo en absoluto?
Si la respuesta es no, tome medidas para despejar las cubiertas (y su mente) para abordar primero los elementos más importantes y apremiantes.
4. Establece algunas metas
Avanzar en un proyecto, o una semana laboral, sin establecer metas es como alejarse de la entrada de su casa sin saber hacia dónde se dirige.
Puede parecer contradictorio, pero dedicar tiempo a establecer metas probablemente le ahorrará tiempo a largo plazo. Es un concepto conocido como “ir despacio para ir rápido”.
Intente intensificar sus habilidades de organización para que comprenda claramente hacia dónde se dirige y qué será lo más importante para ayudarlo a llegar allí. Esta consideración le permite concentrarse en lo que realmente importa.
5. Desarrolla buenos hábitos
Algunas personas prefieren planificar el día siguiente antes de salir del trabajo, mientras que otras prefieren planificar dentro de los primeros 30 minutos del día.
A algunos les resulta productivo bloquear grandes períodos de tiempo para pensar/escribir/diseñar, mientras que otros funcionan mejor en sprints cortos. La lección principal es pasar 5 minutos al final de cada día reflexionando sobre lo que funcionó y lo que no. Esto le ayudará a comprender qué funciona mejor para usted y su situación.
Una vez que descubras cómo trabajas mejor, mantente firme. Integre sus hábitos en su jornada laboral para aprovechar al máximo sus habilidades de autogestión.
6. Realiza una auditoría de tiempo
¿Sabes a dónde va tu jornada laboral? ¿Confía en su percepción de cómo pasa su tiempo cada día y semana?
A la auditoría del tiempo puede ser una actividad esclarecedora para mostrarle cómo está gastando su tiempo. Aprenderá qué está consumiendo sus días y dónde podría recuperar algo de tiempo.
¿Se siente como una actividad riesgosa? Nadie más que usted necesita saber que está auditando su propia productividad.
7. Crea una lista de cosas que dejas de hacer
Si una lista de cosas por hacer no ha sido efectiva para usted, tal vez se beneficie de darle la vuelta. A lista de paradas es una mirada intencional a las pérdidas de tiempo que desea detener.
Estos podrían ser en forma de una desintoxicación digital que incluye el desplazamiento de las redes sociales y la visualización de videos, o incluso reuniones que no pertenecen a su trabajo. Ser más intencional con los “no hacer” podría ayudarlo a concentrarse más en los “hacer”.
Bloquea tu tiempo de manera diferente. Con tanto que lograr, puede ser tentador separar su horario diario en bloques de tiempo estrechamente estructurados.
Pero podría ser más eficaz si redondea tus estimaciones de tiempo para cada tarea importante.
Agregue tiempo adicional (10–25 %) al tiempo que cree que tomará cada tarea. Entonces, cuando ocurre el inevitable retraso o falla, no se está quedando atrás automáticamente.
Esta técnica de gestión del tiempo podría ser especialmente útil para las personas que sobreestiman de forma crónica la rapidez con la que trabajan o para las que subestiman los posibles retrasos.
También puede crear un cronograma semanal para obtener una descripción general de alto nivel de lo que necesita completar.
8. Deja de hacer múltiples tareas
Es una falacia que las personas altamente efectivas constantemente hagan malabarismos con múltiples tareas menores. La investigación ha demostrado que la multitarea perjudica nuestro rendimiento y nuestro bienestar.
La multitarea ineficaz podría estar al tanto de los correos electrónicos mientras se crea una presentación de diapositivas. O tomando llamadas de trabajo durante un viaje.
Será mucho más efectivo, avanzará en sus proyectos más rápidamente y hará mucho mejor su trabajo si se concentra en una cosa a la vez.
Apague su correo electrónico y notificaciones de texto, silencie su teléfono y profundice en la tarea en cuestión. Dará frutos tanto a corto como a largo plazo.
Habilidades de manejo del tiempo
De acuerdo a Erich C. Dierdorff, profesor de administración y emprendimiento en la Facultad de Negocios Richard H. Driehaus de la Universidad DePaul, se necesita más que estas actividades para apropiarse de nuestro tiempo. Se necesitan tres habilidades principales para implementar las estrategias enumeradas anteriormente y obtener beneficios duraderos de ellas:
- Conciencia: cómo ves y valoras el tiempo y sus limitaciones
- Arreglo: la parte táctil de la gestión del tiempo, incluida la planificación y programación de actividades y objetivos.
- Adaptación: cómo pivota a medida que se acaba el tiempo o cambian las prioridades
Aunque estas habilidades a menudo se pasan por alto, Dierdorff afirma que son cruciales para una gestión eficaz del tiempo.
Cómo fortalecer tus habilidades de gestión del tiempo
Fortalecer estas habilidades no es tan sencillo como abrir una aplicación. Pero al invertir su tiempo en desarrollar la autoconciencia, comprender sus hábitos y crear otros nuevos, puede aumentar sus posibilidades de administrar el tiempo de manera más efectiva.
Desarrollar la autoconciencia de sus habilidades de gestión del tiempo.
Para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, primero debe comprender cómo funciona actualmente. Desarrollar la autoconciencia sobre cómo administra su tiempo establecerá una línea de base para que pueda mejorar.
Pruebe las actividades a continuación para aumentar su conciencia sobre cómo administra su tiempo:
- Recopile comentarios de compañeros de trabajo, un jefe o sus compañeros
- Use una herramienta de seguimiento del tiempo para medir las actividades en las que dedica su tiempo y utilícela como referencia.
- Conócete a ti mismo con algunas preguntas:
- ¿A qué hora del día trabajas mejor?
- ¿Tiendes a sobreestimar o subestimar el tiempo que llevarán las tareas?
- ¿Te mantienes ocupado pero menos productivo?
- ¿Eres más eficaz o eficiente?
- ¿Qué tipo de proyectos abordas de frente y cuáles te hacen posponer las cosas?
Conócete a ti mismo y tu relación con el tiempo.
Sin volverse demasiado metafórico, pregúntese cómo se relaciona su personalidad con el tiempo. ¿Te consideras más un emprendedor al que le gusta adelantarse a las cosas desde el principio? ¿O prefiere dividir su tiempo entre múltiples tareas?
Comprender cómo se relacionan su personalidad y sus hábitos con el tiempo lo ayudará a identificar las habilidades de administración del tiempo en las que debe invertir primero.
Para tener una mejor idea de cómo se relaciona su personalidad con el tiempo, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Tiendo a completar una tarea antes de pasar a la siguiente?
- ¿Trabajo mejor bajo presión y dejo los proyectos para última hora?
- ¿Cómo priorizo?
- ¿Cómo delegar?
- ¿Cómo me acerco a una nueva tarea?
Esta no es una lista finita, pero preguntas como estas pueden ayudarlo a identificar sus áreas de enfoque.
Identifique las habilidades de gestión del tiempo en las que desea trabajar
Decidir qué área requiere la mayor mejora primero podría llamarle la atención, o podría necesitar investigar un poco. Pero saber si debe abordar sus habilidades de priorización o su capacidad para adaptarse al cambio es vital para mejorar su gestión general del tiempo.
Es posible que descubra que desea mejorar más de un área. Si ese es el caso, intente comenzar con un área primero y luego progrese una vez que haya dominado la primera habilidad.
Señales de una mala gestión del tiempo
Así como hay beneficios en la gestión eficaz del tiempo, los inconvenientes vienen con las habilidades de gestión del tiempo deficientes. Echemos un vistazo a seis de ellos.
1. Tiempo perdido
Si las buenas habilidades de gestión del tiempo pueden otorgarle más tiempo, no debería sorprender que lo contrario también sea cierto.
Si está fuera de la tarea, saltando de un proyecto a otro o usando su tiempo de manera ineficiente, su trabajo tardará más en completarse. Habrá menos tiempo disponible para otros proyectos de trabajo o tiempo fuera del trabajo
2. Falta de delegación
A menudo habrá más en su plato de lo que puede hacer. Y si no estás administrando bien tu tiempo, probablemente tampoco te mantengas muy organizado. Debido a esto, es posible que tenga dificultades para utilizar la ayuda disponible.
No es fácil delegar si no tienes claro cuál es la tarea que tienes entre manos y cómo pueden ayudar los demás. Así que es inevitable que el trabajo se siga acumulando.
3. Pérdida de control
En pocas palabras, si no tienes el control de tu tiempo, él tiene el control de ti.
Las habilidades deficientes de gestión del tiempo pueden dificultarle predecir cuándo completará un proyecto o estará disponible para asumir otra cosa. Entonces, no tienes el control de tu tiempo o tu trabajo.
¿Qué suele pasar cuando no nos sentimos en control? Podemos sentirnos estresados, frustrados, infelices e insatisfechos con nuestras vidas. Cuando no tienes control, tampoco tienes tiempo ni atención para dedicarte por completo a otras partes de tu vida: relaciones, salud, metas.
4. Mala calidad del trabajo
Si la mala gestión del tiempo lo lleva a completar proyectos de manera apresurada, es probable que la calidad de su trabajo también se vea afectada.
Se requiere una colaboración y comunicación efectivas para entregar el mejor producto final.
Entonces, si bien puede parecer que haces tu mejor trabajo cuando te enfrentas a una fecha límite, esta es la realidad: sin la oportunidad de darle a tu trabajo una edición final o pasarlo por alto a los ojos de un colega, es probable que los errores se te escapen.
5. Mala reputación
Si observa esta lista hasta ahora, puede ver que el empleado que describe no será muy apreciado en la empresa.
¿Se ha convertido en un empleado con el que no se puede contar durante las prisas? ¿La gestión de su proyecto es ineficaz? ¿Quieres que tus compañeros de trabajo te vean de esta manera?
A medida que se resiente su reputación, también lo harán sus posibilidades de progreso y crecimiento.
6. Incumplimiento de objetivos
Cómo pasas tus horas es cómo pasas tus días. En última instancia, es cómo pasas tu vida.
Claro, todos tenemos días caóticos o consumidos por un sinfín de tareas que no amamos y preferiríamos no hacer. Pero si esta es la norma, en lugar de la excepción, mirar cómo pasa su tiempo puede ofrecer una verificación útil.
La siguiente pregunta es: ¿la forma en que pasa su tiempo está bajo su control o fuera de él?
Si está bajo su control, desarrollar sus habilidades de gestión del tiempo puede acercarlo a vivir la vida que desea vivir.
3 pasos para administrar mejor tu tiempo
Administrar tu tiempo es posible con una reflexión proactiva y desarrollando habilidades fundamentales. Estos son los primeros tres pasos que recomendamos tomar para impulsar su viaje y mejorar su gestión del tiempo:
Empieza a administrar mejor tu tiempo hoy
Ahora ya sabes lo importante que es la gestión del tiempo y cuáles son algunos de sus muchos beneficios.
Es hora de comenzar a hacer cambios menores en sus estrategias de gestión del tiempo.
Trate de darse cuenta cuando esté realizando varias tareas a la vez y elija concentrarse en una tarea. Realice una auditoría de tiempo para ver a dónde va todo su tiempo. O intente una de las otras estrategias que discutimos.
¿Tiene dificultades para controlar la gestión de su tiempo? Comuníquese con BetterUp para obtener asesoramiento personalizado que lo ayudará a ahorrar tiempo en poco tiempo.
Las 9 estrategias más eficaces para administrar tu tiempo de manera efectiva
La gestión adecuada del tiempo es esencial para alcanzar el éxito en cualquier ámbito de la vida. A continuación, te presentamos las 9 estrategias clave para administrar mejor tu tiempo:
1. Establece metas claras y prioritarias:
Define metas específicas y realistas que deseas lograr a corto, mediano y largo plazo. Prioriza tus objetivos según su importancia y enfócate en ellos. Fuente
2. Planifica tu día:
Organiza tu día de antemano, ya sea la noche anterior o al comienzo de la jornada. Crea una lista de tareas pendientes y dedica tu tiempo a cada una de ellas de manera efectiva. Fuente
3. Delega y aprende a decir “no”:
No intentes hacer todo tú solo. Aprende a delegar tareas y confía en otros para realizar ciertas actividades. Además, no tengas miedo de decir “no” a peticiones que no se ajusten a tus objetivos y prioridades. Fuente
4. Evita la procrastinación:
El aplazamiento de tareas solo incrementa el estrés y reduce el tiempo disponible. Aprende a vencer la procrastinación y a realizar las tareas de inmediato. Fuente
5. Organiza tu espacio de trabajo:
Mantén tu entorno de trabajo limpio y ordenado. Elimina cualquier distracción y crea un espacio propicio para la concentración y la productividad. Fuente
6. Utiliza herramientas y técnicas de gestión del tiempo:
Existen numerosas herramientas y técnicas que pueden ayudarte a organizar tu tiempo de manera más eficiente, como el método Pomodoro o el uso de aplicaciones de productividad. Fuente
7. Establece límites y tiempos de descanso:
Es importante establecer límites y respetar tiempos de descanso para evitar el agotamiento y mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Fuente
8. Aprende a priorizar:
Identifica las tareas que son realmente importantes y urgentes. Enfócate en ellas y pospone las menos importantes para evitar la desorganización y la falta de tiempo para lo crucial. Fuente
9. Aprende a manejar las interrupciones:
Las interrupciones pueden afectar negativamente tu productividad. Aprende a manejarlas estableciendo límites, comunicando tus necesidades y utilizando técnicas para minimizar su impacto. Fuente
Ahora que conoces estas 9 estrategias clave para administrar mejor tu tiempo, ¡ponlas en práctica y aprovecha al máximo cada día!
