8 habilidades de gestión del tiempo para ayudar a recuperar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Si eres como yo, tu lista de tareas pendientes no se acorta.

Y con el ritmo al que pueden cambiar las cosas, esa lista probablemente también esté cambiando. Las prioridades cambian, los proyectos se expanden o colapsan y, como resultado, la lista tiende a crecer. De alguna manera, no pensamos en eliminar cosas de la lista. Por lo tanto, cuando se trata de intentar hacer todo (y hacerlo bien), se requiere algo más que simplemente esperar que las cosas funcionen.

Necesitas habilidades de gestión del tiempo. De hecho, todo el mundo lo hace.

En nuestro mundo actual de trabajo híbrido, las personas están ahorrando tiempo al no desplazarse o viajar por negocios. Más que El 75% de las personas informan que trabajar desde casa les ahorra tiempo. Pero al mismo tiempo, sabemos que los empleados están estresados. Y los niveles de estrés han alcanzado un máximo histórico.

De hecho, el 76 % de los estadounidenses informan que el estrés perjudica su productividad. También sabemos que los empleados están combatiendo el agotamiento. Otros pueden sentir la parálisis de no saber por dónde empezar o cómo administrar su energía o tiempo lo suficientemente bien como para tener éxito.

Si bien la conexión puede no ser obvia, las habilidades de gestión del tiempo pueden ayudar. Las habilidades de gestión del tiempo pueden ayudar a aliviar los impactos negativos del estrés, el agotamiento y la improductividad. Las habilidades de gestión del tiempo por sí solas no resolverán el agotamiento, el estrés y la desconexión. Pero las habilidades de gestión del tiempo pueden ser un camino para ayudar a gestionar mejor de manera integral la experiencia del empleado. Y, para los empleados, sus vidas.

Sabemos que a las personas les cuesta administrar su tiempo, especialmente cuando las prioridades cambian tan rápidamente. Las habilidades efectivas de gestión del tiempo pueden ser la diferencia entre prosperar y desfallecer. Y es más que simplemente asegurarse de tener suficiente tiempo en la semana para realizar sus tareas.

En este artículo, hablaremos sobre algunas habilidades clave de administración del tiempo que puede comenzar a desarrollar hoy. También hablaremos sobre por qué las habilidades de gestión del tiempo son importantes y cómo puede mejorar las suyas.

8 habilidades de gestión del tiempo

Si está buscando formas de desarrollar habilidades efectivas de gestión del tiempo, hemos esbozado ocho capacidades clave.

1. Mirando hacia el futuro

Las buenas habilidades de gestión del tiempo comienzan con mirar hacia adelante. Planificar con anticipación es más que simplemente mirar su lista de tareas pendientes para la semana. Podemos pensar en planificar con anticipación de dos maneras.

En primer lugar, están los componentes tangibles y más transaccionales de las tareas pendientes. Esto incluye cosas que debe completar. Es evaluar las tareas importantes. ¿Qué necesita hacer para hacer avanzar su propio trabajo y qué tareas se encuentran en la ruta crítica para que otros avancen?

Por ejemplo, supongamos que es gerente de proyectos de una empresa de tecnología. Está liderando un proyecto en el que su organización está lanzando una nueva campaña de marketing. Usted sabe que para prepararse para una próxima reunión de lanzamiento, debe analizar los detalles del proyecto. Debe delinear todos los recursos necesarios y los miembros del equipo que deberán participar. Debe pensar en la cantidad de tiempo, de manera realista, que le llevará completar el proyecto.

Pero en segundo lugar, también está el pensamiento general. Pensar estratégicamente en el futuro significa más que simplemente explorar los detalles transaccionales.

Volvamos a este proyecto. Si es un líder de equipo, sabe que este proyecto se eleva hacia objetivos más grandes para la organización. Esta campaña de marketing no es solo una campaña única. Se relaciona con la visión y la marca de su organización. Considera que este proyecto es solo uno de muchos que ayudarán a sentar las bases de lo que está tratando de lograr con su marca.

En el fondo, todo requiere una planificación estratégica y un sentido de visión de futuro. Si bien el futuro siempre está sujeto a cambios, es mejor tratar de tener una idea de lo que podría deparar el futuro. Ser realista y pragmático sobre el futuro puede ayudar a evaluar dónde se gasta mejor su tiempo.

2. Evaluación de prioridades

El pensamiento estratégico y la priorización van de la mano. Sabemos que la gestión del tiempo requiere buenas habilidades de priorización.

Pero se necesita algo de práctica para poder evaluar bien las prioridades. Por ejemplo, es posible que tenga algunas tareas más urgentes que toman menos tiempo. O bien, es posible que tenga elementos de menor prioridad en su lista de tareas que requerirán una buena cantidad de tiempo para completarse. Tienes que acostumbrarte a sopesar la importancia frente al tiempo.

Por ejemplo, actualmente estoy trabajando en algunos proyectos diferentes. Sé que mi escritura diaria es imprescindible. Pero también estoy trabajando en un proyecto de escritura más grande que requiere más tiempo. He decidido tratar de hacer la mayor parte de mi escritura diaria lo más temprano posible en mi jornada laboral.

De esa manera, puedo pasar una buena parte de mi tiempo enfocándome en el proyecto prioritario más grande. Si bien no es debido por un tiempo, sé que todavía necesito dedicar tiempo a lo largo de mi semana laboral para poder completarlo bien.

Lois Melkonian, coach Premier Silver de BetterUp, trabaja con los miembros en sus habilidades de gestión del tiempo. Ella recomienda usar un marco llamado el metodo hiedra lee.

“Esta noche, escribe las seis cosas más importantes que necesitas lograr mañana. Comience con el primer elemento mañana por la mañana y trabaje hasta que esté terminado antes de continuar con el siguiente elemento. Si lo interrumpen o no puede completar una tarea, muévala a una nueva lista de seis elementos para el día siguiente. Haga esto durante una semana y vea qué sucede con su gestión del tiempo”.

Lois Melkonian, Entrenadora Plata Premier de BetterUp, MCC

3. Tomar decisiones

Cuando se trata de técnicas de gestión del tiempo, la toma de decisiones es imprescindible. Una vez que haya planificado con anticipación y evaluado sus prioridades, debe tomar decisiones sobre dónde invertir mejor su tiempo.

Tu tiempo es valioso. Hacer las cosas y cumplir con los plazos es bueno. Pero necesita asignar su toma de decisiones a sus objetivos a largo plazo. Y así, una vez que hayas evaluado tus prioridades y tus responsabilidades, es hora de tomar decisiones al respecto.

4. Establecimiento de metas

Si aún no lo ha notado, estas técnicas de gestión del tiempo están interconectadas. Se construyen unos a otros y trabajan uno al lado del otro.

Mientras evalúa, prioriza y toma decisiones, es importante que comprenda sus objetivos. Si no tiene objetivos, podría ser el momento de establecer algunos objetivos. Sin objetivos, corre el riesgo de gastar su tiempo en tareas sin rumbo fijo.

Asegúrese de tener una buena comprensión de cuáles son sus objetivos. Pero más allá de entender el “qué”, es importante entender el “por qué”. ¿Cuál es el propósito de tus metas? ¿Cómo te ayudan tus objetivos a acercarte un paso más a alcanzar tu máximo potencial? ¿Qué significan tus metas en el contexto de lo que estás tratando de lograr?

5. Comunicarse bien

Otro componente importante de las habilidades de gestión del tiempo son las habilidades de comunicación. Vivimos en un mundo colaborativo. Es probable que esté colaborando con compañeros de trabajo en muchos de sus proyectos. Hacer las cosas rara vez es una actividad individual.

Por lo tanto, la comunicación es clave para poder administrar con éxito su tiempo. Por ejemplo, si decide quitarle prioridad a un determinado proyecto o elemento de su lista de tareas, ¿a quién podría afectar eso? ¿Cómo está comunicando sus prioridades, sus decisiones y sus flujos de trabajo a los miembros de su equipo?

Una mejor gestión del tiempo viene con una mejor comunicación. Ayuda a perfeccionar estas habilidades blandas para colaborar y comunicarse mejor con su equipo.

6. Saber cuándo delegar

Recuperar el control de tu tiempo es una paradoja. A veces, viene con una buena dosis de dejarse llevar. Pero a veces, esto es realmente difícil de hacer, especialmente en un entorno de gestión de equipos.

Saber cuándo puede delegar tareas a otros es una habilidad importante. ¿Realmente necesitas estar en esa reunión? ¿Necesitas ser la persona que trabaja en un proyecto específico? ¿Puedes tocar a otro compañero de equipo? Si es gerente, ¿dónde puede delegar parte del trabajo a su equipo?

Piense en la delegación y cómo puede ayudar a liberar parte de su tiempo para dedicarlo a sus tareas más importantes.

7. Pedir ayuda

Personalmente, este es un aspecto de la gestión del tiempo con el que lucho. Como autoproclamado complaciente con la gente, tengo problemas para pedir ayuda. A veces, es levantar la mano y decir que necesita orientación, ayuda e incluso recursos adicionales. Pero pedir ayuda no siempre es lo que parece.

A veces, pedir ayuda es poner límites. Tal vez necesites decir que no a cierto proyecto. En BetterUp hablamos mucho de negociar y comprometernos conscientemente con nuestras acciones. Esto significa que no solo estamos comunicando claramente lo que nos comprometemos a lograr. Pero también estamos renegociando compromisos, pidiendo ayuda, poniendo límites y diciendo no.

No es un músculo natural para mí. Y es una habilidad en la que he estado trabajando con mi entrenador. Con el coaching, he podido evaluar mejor mis propias prioridades y objetivos a largo plazo.

Sé que para alcanzar algunos de esos objetivos, necesito renegociar para frenar el agotamiento o el estrés. Si termino diciendo que sí a todo o comprometiéndome con cosas que no puedo hacer, no va a funcionar bien. No voy a prepararme a mí ni a mi equipo para el éxito.

8. Organizarse para ganar

Organizarse para ganar es algo de lo que hablamos mucho en BetterUp. Como uno de nuestros comportamientos de alto impacto, es esta idea de que debemos organizarnos mejor para poder lograr nuestro trabajo más impactante.

Las habilidades de organización son más que solo asegurarse de que sus sistemas, archivos, flujos de trabajo, etc. estén alineados. También se trata de observar los componentes humanos, como la forma en que los equipos trabajan juntos o colaboran.

Organizarse en su trabajo puede ayudar a reducir ese impulso de procrastinación. También ayuda poder evaluar a todos los jugadores clave necesarios y la información que necesita para realizar una determinada tarea importante. Al final, también puede hacer que algunas de esas tareas grandes e importantes sean más realizables.

¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?

Las habilidades de gestión del tiempo aportan muchos beneficios tanto para el empleado como para la organización. Pero un denominador común es que estas habilidades ayudan a desbloquear más oportunidades y, en última instancia, más potencial.

“Cómo haces una cosa es cómo haces todo… la mayor parte del tiempo. Cuando eliges estructurar tu día, te estás comunicando a ti mismo y a los que te rodean que tienes un plan para hacer lo que dices que es importante. Incluso cuando surgen cosas, sus prioridades son claras. Cuanto más descubra que puede lograr, con más frecuencia se le ofrecerán oportunidades para sumergirse en áreas que quizás nunca haya imaginado”.

Lois Melkonian, Entrenadora Plata Premier de BetterUp, MCC

Por qué la gestión del tiempo es importante para el empleado

Primero, hay beneficios para el individuo y el empleado. Si está buscando formas de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo como empleado, es beneficioso por varias razones.

• Mejor equilibrio trabajo-vida. Si no está administrando bien su tiempo, significa que está sacrificando partes de su vida personal para hacer el trabajo. Un gran beneficio de desarrollar habilidades de gestión del tiempo es recuperar el equilibrio entre el trabajo y la vida.

• Productividad mejorada. Un gran beneficio de dominar sus habilidades de gestión del tiempo es una mayor productividad. Cuando sabe cómo priorizar, tomar decisiones y emplear su tiempo de la mejor manera, su productividad aumenta. Nuestros datos realmente muestran que con el entrenamiento, puede aumentar su productividad en un 50%.
• Estrés reducido. La gestión del estrés y la gestión del tiempo van de la mano. Y la investigación lo respalda. La ciencia nos dice que cuando administramos bien nuestro tiempo, los niveles de estrés bajan.

Por qué las habilidades de gestión del tiempo son importantes para la organización

Pero segundo, también hay beneficios para la organización. Invertir en las habilidades de administración del tiempo de sus empleados puede ayudar a que su negocio esté un paso adelante.

• Mejor posicionado para alcanzar los objetivos. Su capacidad para alcanzar los objetivos de la organización depende de las habilidades de gestión del tiempo a escala. Si sus empleados entienden los objetivos en cuestión, estará mejor posicionado para lograr dichos objetivos. Esto conduce a un efecto dominó de impactos positivos en todo el negocio.

• Mejora de la productividad organizacional. Para asegurarse de que puede potenciar la productividad a escala, es importante invertir en habilidades de gestión del tiempo. Un estudio encontró que Las habilidades de gestión del tiempo tuvieron un impacto positivo significativo en la productividad organizacional.. Específicamente, garantizar que los empleados supieran cómo priorizar su trabajo fue la clave para desbloquear la productividad a escala.
• Mejor alineación y colaboración. Una de las habilidades clave de gestión del tiempo es la comunicación. Cuando los equipos se comunican y se organizan para ganar, las empresas ven una mejor alineación. Conduce a una mayor colaboración (junto con la productividad) que facilita a los empleados mantener las principales prioridades en la parte superior de sus listas.

4 formas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo

Si está buscando algunos consejos para administrar el tiempo, hemos esbozado cuatro formas de ayudarlo a mejorar sus habilidades.

1. Comienza por entender tus objetivos

El establecimiento de objetivos es un aspecto crítico de la gestión del tiempo. Si no sabes a dónde vas, es difícil entender lo que deberías estar haciendo en el presente.

Tus objetivos, y tu propósito, te servirán como hoja de ruta. Al comprender sus objetivos a largo plazo y el propósito de su trabajo, puede ubicar mejor sus prioridades donde mejor le parezca. Una vez que haya establecido sus objetivos, puede diseccionarlos en partes más pequeñas. A partir de ahí, eso lo llevará a descubrir cómo priorizar mejor sus tareas (y su tiempo).

2. Marque sus prioridades

Sea realmente bueno para descubrir qué es lo más importante para usted y su trabajo. Para mí, esto requiere mucha reflexión y un espacio de pensamiento dedicado.

Cada vez que tengo un nuevo proyecto o una nueva tarea, trato de hacerme estas preguntas:

• Si dejo de priorizar este proyecto, ¿a quién afectará?
• ¿Qué proyecto tendrá el máximo impacto positivo en el negocio?
• ¿Qué proyecto puedo dejar en un segundo plano?
• ¿Hay algo en mi plato que no esté alineado con las metas que me he fijado? Si es así, ¿por qué?

Mi entrenador me ha ayudado a pensar en mi lista de tareas pendientes con esta lente de impacto y esfuerzo. Me ayuda a mantenerme realmente concentrado en las cosas más importantes.

Y según la investigación de BetterUp, el coaching ayuda a aumentar su enfoque. De hecho, los miembros que comenzaron bajo ven un aumento de 3.2X en el nivel de enfoque con el entrenamiento.

3. Establezca (y mantenga) límites fuertes

Esta es una pregunta difícil y grande. Las buenas habilidades de gestión del tiempo a menudo se traducen en un buen establecimiento de límites. ¿Recuerdas esa parte de decir que no? Empieza a practicarlo.

Para mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida que lo mantenga eficientemente productivo en su trabajo, necesita límites saludables. No es posible asumir continuamente montones de trabajo nuevo sin administrarlo bien.

Y parte de administrar su tiempo significa administrar sus límites. Puede trabajar con un entrenador para ayudar a practicar el establecimiento de límites, ya sea con su equipo o incluso con su gerente.

4. No creas que tienes que hacerlo solo

Desbloquear habilidades de administración del tiempo a escala en su fuerza laboral es un trabajo que requiere apoyo y recursos adicionales. También requiere apoyo y atención individualizados, desde desarrollar relaciones sólidas entre gerentes y empleados hasta brindar el desarrollo profesional adecuado.

Sus empleados necesitan apoyo adicional para desarrollar las habilidades y capacidades que necesitan para ayudar a su organización a tener éxito. Y para hacerlo, es importante reconocer que es una inversión en su gente.

Piense en cómo BetterUp puede ayudar a respaldar los objetivos de su organización. Con el coaching personalizado uno a uno, puede ayudar a sus empleados a desarrollar mejores habilidades y una mayor conciencia de sí mismos para priorizar lo que importa. Cada empleado tendrá sus propias fortalezas y oportunidades. Es importante conocer a los empleados donde están para ayudar a desbloquear todo su potencial.