Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio que sea profesional y efectivo

Incluso los mejores escritores del mundo a veces se congelan frente a una pantalla en blanco. Encontrar las palabras correctas no siempre es fácil, sin importar cuán simple sea su mensaje.

Y en el trabajo, la comunicación escrita efectiva es crucial. Desde un correo electrónico de aceptación de una oferta hasta un aviso de dos semanas, la etiqueta de su correo electrónico es clave para una comunicación efectiva. Refleja su carácter, ética de trabajo y profesionalismo.

Enviar un correo electrónico de recordatorio a un colega, gerente o cliente es una correspondencia particularmente delicada. No quiere parecer agresivo o impaciente, pero necesita una actualización para avanzar en el trabajo.

Si se encuentra con una pared, puede usar un chatbot de IA para obtener orientación sobre cómo enviar un correo electrónico de recordatorio o escribir uno usted mismo. Así es cómo.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Un correo electrónico de recordatorio es un mensaje de seguimiento para alguien que no ha respondido a un correo electrónico oa una solicitud. Por lo general, envía estos correos electrónicos por dos razones:

Para recordarles un próximo evento, como una entrevista de trabajo, una cita o una fecha de vencimiento

Para recordarles que algo debe suceder, como un pago, una tarea o comentarios de seguimiento

Independientemente del tema, un mensaje de recordatorio es una llamada a la acción con un único objetivo: obtener una respuesta. Debe ser conciso, profesional y amigable para alentar a su destinatario a realizar un seguimiento y brindarle la información que necesita.

¿Cuánto tiempo debe esperar para enviar un correo electrónico de recordatorio?

El tiempo recomendado antes de enviar un recordatorio suave depende de varios factores, incluida su relación con el receptor, el tipo de mensaje y el nivel de urgencia. Aquí hay algunos ejemplos diferentes:

• Próxima reunión: si ha programado una reunión con alguien pero no ha recibido un RSVP, es apropiado enviar un recordatorio el día anterior o la mañana del mismo.

• Próximo evento: si está planeando un evento, solicitar un RSVP o enviar un recordatorio 1 o 2 semanas antes del evento es apropiado. Confirme la fecha y el lugar correctos y cualquier detalle adicional (como las preferencias alimentarias) para evitar sorpresas de última hora.

• Se acerca la fecha límite: si le asignó una tarea a alguien o está colaborando con un colega, está bien enviar un recordatorio amable o una consulta para preguntar si está en camino o si necesita ayuda adicional.

• Solicitud de empleo: si no ha recibido una confirmación después de enviar una solicitud de empleo, puede enviar un correo electrónico de recordatorio educado una o dos semanas después. El seguimiento con un gerente de contratación demuestra su interés y ética de trabajo proactiva.

• Entrevista de trabajo: después de una entrevista, debe hacer un seguimiento con un agradecimiento dentro de las 48 horas. Independientemente de si recibe una respuesta, puede enviar un correo electrónico preguntando sobre la entrevista y su solicitud después de dos semanas. Su correspondencia le muestra al gerente de recursos humanos que está organizado, motivado y que se toma en serio el trabajo.

5 componentes de un correo electrónico de recordatorio exitoso

Escribir un correo electrónico profesional se vuelve fácil cuando sigues una plantilla básica. Y puede ser aún más fácil cuando entrega esa plantilla a un chatbot de IA como ChatGPT.

Aquí hay cinco elementos clave de un correo electrónico de recordatorio profesional para asegurarse de que puntee sus i y cruce sus t.

La línea de asunto correcta: mantén esto lo suficientemente conciso para que tu lector sepa exactamente de qué se trata el correo electrónico antes de abrirlo. Las líneas de asunto no tienen que respetar las reglas gramaticales normales y pueden ser tan directas como “Seguimiento de la reunión de ayer”.

Un saludo apropiado: Los saludos son formales o informales y llevan significados culturales que establecen y nutren relaciones. “Hola”, “Hola” y “Estimado” comunican diferentes niveles de formalidad. Comenzar un correo electrónico con el saludo incorrecto puede crear confusión y ofensa. En caso de duda, vaya con algo formal y de uso común en su lugar de trabajo.

Intenciones claras: haga que el contexto de su correo electrónico sea muy claro para que los lectores reciban el mensaje sin malentendidos.

Llamado a la acción: indique directamente lo que necesita del lector, como comentarios para una fecha determinada o una reunión programada.

La firma correcta: La gente tiende a entender el significado de una interacción por su pico y final., por lo que el adiós correcto puede ayudarlo a obtener lo que necesita. Incluya siempre una línea de cierre amable y una firma profesional.

Cómo escribir un correo electrónico de recordatorio usando ChatGPT

ChatGPT es un programa de inteligencia artificial que crea respuestas a partir del contexto, la redacción y la calidad de un aviso. Cuanto más específica sea su solicitud, mayores serán las posibilidades de que ChatGPT produzca la respuesta perfecta. Aquí hay seis pasos para crear el aviso correcto:

1. Identificar el tipo de recordatorio

Informe a ChatGPT qué tipo de recordatorio está enviando. Aquí están algunos ejemplos:

• “Correo electrónico de recordatorio del evento”

• “Correo electrónico de recordatorio de reunión”

• “Correo electrónico de recordatorio de pago”

• “Correo electrónico de recordatorio de cita”

• “Recordatorio de seguimiento de entrevista de trabajo”

• “Recordatorio de seguimiento de solicitud de empleo”

2. Dar contexto

Una excelente manera de proporcionar contexto de ChatGPT es copiar y pegar un correo electrónico anterior. Aquí hay un ejemplo:

“Por favor, proporcione cinco muestras de correo electrónico de recordatorio de pago para un cliente que está atrasado en el pago y no ha respondido a la factura que le envié hace dos semanas.

Este es el correo que envié: [copy-paste email in parenthesis]

El correo electrónico debe preguntar sobre el estado de la factura en un tono amigable”.

3. Dale a tu mensaje una plantilla

Para obtener los mejores resultados, asegúrese de que su aviso solicite todos los elementos necesarios para su correo electrónico de recordatorio. Aquí hay un ejemplo:

“Necesito un correo electrónico de recordatorio formal para una serie de seminarios web para un colega. Debe incluir una línea de apertura emocionada y amistosa e incluir la siguiente información sobre el evento: [event name], [dates and times], [links to event].

Pregunta amablemente si pueden enviarnos su confirmación de asistencia una semana antes del evento. Concluya con una bonita línea de cierre para hacerles saber que estamos emocionados de tenerlos y un saludo profesional”.

4. Establece límites

Aclarar lo que se debe y lo que no se debe hacer lo ayudará a establecer el tono correcto y garantizar que el lector reciba su correo electrónico según lo previsto. Aquí hay un ejemplo:

“Escriba un correo electrónico de recordatorio al director de ventas solicitando gráficos de ingresos totales y brutos del tercer trimestre para que pueda enviar un correo electrónico de seguimiento a [company name]. El correo electrónico debe ser amistoso e informal, pero recordarles que nuestro cliente nos dio una fecha de vencimiento firme.

Necesitamos entregar nuestras ediciones para el final del día el viernes. Necesito una respuesta para el miércoles por la mañana. El correo electrónico debe tener de 3 a 4 oraciones, al grano, y evitar la jerga comercial”.

5. Adapte su correo electrónico de recordatorio a su destinatario

Gran parte del significado de las interacciones sociales se entiende a través de la comunicación no verbal. En ausencia de tono vocal, gestos faciales y otras señales no verbales, es fácil que las personas malinterpreten los mensajes escritos. Asegúrese de que su mensaje proporcione instrucciones para el tono, como estos ejemplos:

“Haz que el mensaje suene personalizado”.

“Escriba el correo electrónico formalmente pero con un ligero tono de conversación”.

“¿Puedes hacer que el correo electrónico sea informal pero profesional?”

“Por favor, escriba el recordatorio del evento con un tono emocionado, pero manténgalo apropiado para el trabajo”.

6. Crea una línea de asunto

Una vez que haya decidido cuál es el correo electrónico de recordatorio adecuado y lo haya corregido en busca de claridad y errores, vuelva a pegar el mensaje en ChatGPT y solicite el asunto perfecto. Aquí hay un ejemplo:

“Generar 15 líneas de asunto de correo electrónico de recordatorio para este correo electrónico”.

Consejos para crear un correo electrónico de recordatorio profesional

Un correo electrónico de recordatorio exitoso incluye algunas de las mejores prácticas, como ser breve y tener el tono correcto. Aquí hay cuatro consejos para ayudarlo a obtener la respuesta que está esperando:

Vaya al grano: desea recibir una respuesta rápida, así que evite instrucciones poco claras o conversaciones triviales que puedan distraer a su lector y alentarlo a posponer la respuesta.

No te disculpes: la gente tiende a responder mejor a la confianza. Omite las disculpas y ofrece empatía en su lugar, como “Es posible que te hayas perdido mi mensaje anterior” o “Subiendo esto a tu bandeja de entrada”.

Proporcione una solución: la claridad es clave; informe al lector exactamente lo que debe hacer. Evitará que duden o se sientan confundidos acerca de sus expectativas, lo que podría prolongar potencialmente su respuesta.

Promueva la comunicación: es posible que no respondan porque están ocupados o carecen de la información necesaria. Ofrézcales oportunidades para hacer un seguimiento, como proporcionar su número de teléfono para llamar o enviar mensajes de texto, programar una llamada telefónica o preguntar cuándo es el momento perfecto para pasar por su escritorio.

Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio amistoso a la antigua usanza

Refinar tus habilidades de comunicación escrita nunca es una mala idea. A veces, escribir el aviso correcto puede llevar tanto tiempo como escribir el correo electrónico, por lo que aprender ambas habilidades puede ser útil para mantener su eficiencia.

Aquí hay una plantilla de correo electrónico de recordatorio para mejorar sus habilidades de escritura:

Asunto: Seguimiento de [situation]

Estimado [recipient’s name],

Espero que este correo electronico te encuentre bien. estoy siguiendo [briefly explain situation] envié [date]. me puedes avisar por [due date]? Si necesitas cualquier información adicional o ayuda de mi parte, no dudes en preguntar.

¡Qué tengas un lindo día!

Atentamente,

[your name]

Y aquí hay dos ejemplos de correo electrónico de recordatorio para editar según sus necesidades:

Número uno:

Asunto: Confirme su asistencia: serie de seminarios web para influencers, 3 de junio

Estimado [recipient’s name],

Espero que lo estés haciendo bién. Estoy siguiendo la invitación a nuestro seminario web trimestral para suscriptores el viernes 3 de junio a las 10 a. m. PST. ¿Puede confirmar su asistencia antes del 25 de mayo? Esperamos que pueda unirse a nosotros.

¡Muchas gracias!

Atentamente,

[your name]

Número dos:

Asunto: Gráficos de ingresos brutos y totales del tercer trimestre

Ey [recipient’s name],

Quería ponerme en contacto con mi correo electrónico anterior. El cliente nos dio una fecha de vencimiento firme para enviarles nuestros gráficos de ingresos brutos y totales del tercer trimestre antes del final del viernes. Necesito que me envíe los gráficos el miércoles por la mañana para que pueda revisar y preparar los documentos apropiados.

¿Podrías hacerme saber que vamos por buen camino?

¡Gracias!

[your name]

Conexiones perdidas

El calendario de todos está lleno de tareas laborales. A veces, los correos electrónicos se escapan. Ofrezca a las personas el beneficio de la duda con un suave aviso que promueva una comunicación saludable y le permita marcar la tarea de su lista de tareas pendientes.

Ahora que sabe cómo enviar un correo electrónico de recordatorio, es hora de mejorar sus habilidades. Ya sea que dependa de ChatGPT para transmitir su mensaje o redacte su propio correo electrónico, manténgalo breve, amigable y al punto para aumentar sus posibilidades de obtener la respuesta que desea.