8 consejos sobre cómo escribir un correo electrónico profesional (con ejemplos)

Los humanos envían 332 mil millones de correos electrónicos cada día.

Para muchos de nosotros, enviar un correo electrónico es tan común que podemos olvidar cuán importante es escribir un buen correo electrónico para nuestros objetivos profesionales.

Siempre podemos esforzarnos por mejorar nuestras habilidades, y aprender a escribir un correo electrónico profesional para comunicarnos de manera más efectiva y construir conexiones más fuertes en el trabajo es una de ellas.

No estás solo si te has preguntado: ¿Cómo debo expresar mis intenciones de manera concisa? ¿Cuál es el tono correcto para ser profesional pero no estirado? ¿Debo comenzar con “Hola” o “Querido”?

En esta guía, revisaremos la anatomía de un correo electrónico y le brindaremos consejos para escribir uno de manera efectiva y profesional. También explicaremos situaciones en las que escribir un correo electrónico formal con toda la etiqueta de correo electrónico adecuada es esencial para su carrera y le ofreceremos algunos ejemplos para mostrarle por dónde empezar.

¿Por qué es importante saber escribir un correo electrónico profesional?

Nuestro mundo es cada vez más digital, y nuestras vidas laborales no son diferentes.

La mayor parte de nuestra comunicación ocurre en línea. En los Estados Unidos, casi el 74 % de los millennials y la generación Z prefieren los canales digitales a los presenciales comunicación.

La comunicación digital va en contra de nuestra naturaleza humana. Los seres humanos dependen en gran medida de las señales de comunicación verbal y no verbal, como el lenguaje corporal, el contacto visual y el tono para medir el significado de una persona.

El correo electrónico y otras comunicaciones digitales no nos permiten captar estas señales de comunicación natural. Es fundamental saber elaborar mensajes que muestren de forma clara y precisa lo que queremos comunicar.

Esto es particularmente vital para nuestra vida profesional. Saber cómo escribir un correo electrónico efectivo puede ayudarlo de las siguientes maneras:

• Reputación. Demostrar confiabilidad y eficiencia puede hacer o deshacer su reputación profesional a los ojos de colegas, gerentes y posibles clientes o empleadores.
• Claridad. Proporcionar información significativa para las personas que necesitan tu opinión crea y fortalece las relaciones profesionales.
• Eficiencia. El uso de un lenguaje claro agiliza los procesos y evita confusiones contraproducentes.
• Progreso. La comunicación respetuosa puede ayudar a conseguir el trabajo, el aumento de sueldo, las vacaciones o la extensión laboral que desea.

Cómo escribir un correo electrónico profesional

Desde la elaboración de una línea de asunto que llame la atención hasta la decisión sobre la firma adecuada y todo lo demás, todas las partes de un correo electrónico tienen un propósito.

Aquí hay ocho consejos sobre cómo escribir un correo electrónico profesional.

1. El saludo correcto

Los saludos en un correo electrónico son importantes. Siempre queremos causar una buena primera impresión, y elegir el saludo correcto es la manera de dar lo mejor de sí.

Comience el correo electrónico con un saludo apropiado, que cambiará según su relación con el destinatario. Los principales saludos son los menos formales “Hola” y “Hola” o más formales “Querido”:

• Si está escribiendo directamente a un colega o a alguien con quien tiene una relación profesional familiar, puede comenzar con lo siguiente, comience con “Hola” o “Hola”.
• Si le escribe a alguien que nunca conoció o con quien tiene una relación profesional formal, como un gerente de contratación o un cliente nuevo o potencial, comience con “Estimado”.

“Estimado señor”, “Estimada señora”, “Estimado señor”. o “Estimada Sra.” podría ser demasiado formal para algunos destinatarios, leerse como anticuado o incluso malinterpretar sin querer y molestar a alguien. Si no sabe cómo prefiere que se dirijan a alguien, es mejor mantenerse neutral en cuanto al género.

También debe verificar siempre dos veces para asegurarse de haber escrito correctamente el nombre del destinatario. Si es la primera vez que escribe y su nombre completo no está incluido en su información de contacto, consulte su perfil de LinkedIn u otra aplicación de redes sociales.

Si tiene una cuenta de Gmail, verifique su nombre completo escribiendo su correo electrónico en el cuadro del destinatario, presionando el botón de pestaña, pasando el cursor sobre la dirección de correo electrónico y haciendo clic en su foto de perfil.

Si está escribiendo una comunicación comercial para enviar a una lista de correo electrónico, comience con “A quien corresponda” para saludos formales o “Hola a todos” para un grupo de destinatarios con los que tiene una relación informal.

2. Comprende tu intención

¿Para qué sirve un correo electrónico? Antes de comenzar a escribir, piense qué es exactamente lo que espera lograr con su correo electrónico. Comprender sus motivos guiará el tono del mensaje. Un correo electrónico para toda la empresa debe escribirse de manera más formal que una respuesta a un compañero de trabajo en una cadena de correo electrónico. Independientemente de lo que quieras lograr, necesitas escribir apropiadamente.

3. Explica tu intención

Una vez que haya descubierto su intención, informe al destinatario por qué le está escribiendo. Las razones para escribir correos electrónicos profesionales incluyen:

• Pedir ayuda a un gerente
• Pedir un favor a un compañero de trabajo
• Respondiendo a una consulta anterior
• Seguimiento de algo
• Ofrecer claridad sobre un tema.
• Diciendo gracias

Independientemente de lo que esté escribiendo, asegúrese de que la intención del correo electrónico sea clara desde el principio. Estos son algunos ejemplos de declaraciones que puede incluir al principio de su correo electrónico:

• Quería enviar un correo electrónico de seguimiento con respecto a nuestra reunión de ayer.
• Le escribo para informarle sobre la reunión del equipo el jueves.
• Quería saber si tienes tiempo para revisar mi presentación.
• Quiero hablar sobre mi próximo tiempo de vacaciones.

4. Ve al grano

El mejor formato de correo electrónico para la comunicación profesional es escribir un mensaje rápido y conciso. Evite las paredes de texto. Mantener las cosas breves le permite a tu destinatario saber que respetas su tiempo.

Indique lo que quiere claramente en el cuerpo de su correo electrónico con 3 a 5 oraciones y no más de tres párrafos breves.

• Fue genial reunirme contigo ayer. Me gustaron mucho tus ideas para los nuevos materiales promocionales. Quería hacer un seguimiento de la conversación y preguntar: ¿Sería mejor crear un video o escribir una publicación de blog? Por favor dejame saber lo que tu piensas.
• Leí su primer borrador y el lenguaje es un poco informal. He dejado algunas ediciones, pero ¿puede consultar la guía de estilo y corregir el idioma? Avísame si necesitas ayuda.

Si desea hablar sobre algo más que requiere una discusión más larga, un correo electrónico no es su mejor forma de comunicación. Envíe un correo electrónico explicando brevemente lo que le gustaría discutir y programe una reunión.

• Me siento atrapado en el contenido de las redes sociales para la nueva cuenta. ¿Tiene algo de tiempo esta semana para subirse a Zoom y discutir la estrategia?
• Creo que hay cierta confusión sobre el alcance del nuevo proyecto. Programemos un check-in para revisar esto juntos. ¿Estás disponible para hablar mañana?

5. Envía tus mejores saludos

Mantener las cosas breves no es la única manera de mostrarle al destinatario de tu correo electrónico que respetas su tiempo. También puede informarles con un cierre de correo electrónico adecuado.

Algunos ejemplos incluyen:

• Miro adelante a oír detrás de usted.
• Sus comentarios sobre la presentación fueron realmente útiles.
• Siempre me encanta trabajar contigo y espero con ansias nuestro próximo proyecto.

Siempre asegúrese de decir gracias:

• Gracias por tu tiempo.
• Gracias por leer.
• Siempre agradezco tu aporte.
• Le agradezco que se haya tomado el tiempo de reunirse conmigo ayer.

6. Regístrese correctamente

Hay muchas opciones para cerrar sesión en un correo electrónico, pero es mejor no tratar de reinventar la rueda. Quédese con una opción segura como:

• Atentamente,
• Gracias de nuevo,
• Mejor,
• cálidamente,

7. Escriba una firma de correo electrónico adecuada

Una firma de correo electrónico es un espacio útil para brindar información adicional sobre usted. Una firma de correo electrónico apropiada para el trabajo puede incluir la siguiente información sobre usted:

• Nombre completo
• Cargo y nombre de la empresa
• Información de contacto adicional, como un número de teléfono
• Enlaces a plataformas de redes sociales relevantes

8. Revisar

Has pasado todo este tiempo escribiendo el correo electrónico más profesional posible, así que no te apresures a presionar enviar sin revisarlo todo.

Revise su mensaje para asegurarse de que su intención sea clara y directa y que no suene exigente o presuntuoso.

Verifique que no haya errores tipográficos o gramaticales. Si no tiene las habilidades de edición de textos para revisar su mensaje con un peine de dientes finos, descargue una aplicación de gramática para obtener ayuda adicional.

Si está reenviando sus correos electrónicos personales y comerciales a una sola bandeja de entrada, verifique que esté enviando desde la cuenta de correo electrónico adecuada.

Obtenga la etiqueta de correo electrónico adecuada para cada situación de trabajo

Digamos que acabas de conseguir el trabajo con el que siempre soñaste (felicidades) y quieres presentarte al nuevo equipo, pero también necesitas escribir una carta de renuncia a tu jefe actual. No te preocupes. Tenemos plantillas de correo electrónico para eso.

Situaciones específicas de trabajo requieren tipos específicos de correspondencia. Todas las demás reglas aún se aplican; ya sea que esté solicitando una carta de presentación o enviando su renuncia, sea breve, concisa y respetuosa.

Aquí están algunos ejemplos:

Seguimiento después de una entrevista de trabajo. Diríjase al destinatario por su nombre, exprese gratitud por su tiempo, enfatice su interés en el trabajo y pregúntele sobre los próximos pasos.

Estimado [interviewer’s name],

¡Espero que todo esté bien! Gracias de nuevo por la oportunidad de entrevistar a [ job title] con [ company name]. Fue un placer conocerte a ti y al equipo.

Estoy siguiendo para ver si hay alguna actualización con respecto a [ job title] de mi entrevista el [date]. Estoy muy entusiasmado con la oportunidad. Si necesita más información, por favor hágamelo saber.

Gracias de nuevo por su tiempo y consideración. ¡Espero oír de usted pronto!

Atentamente,

[Your name]

Solicitar tiempo libre. Al solicitar tiempo libre, especialmente por razones médicas, es necesario tener un registro en papel. Aquí hay una plantilla que puede usar:

Hola [supervisor’s name],

Le escribo para solicitar tiempo libre para [dates] porque [reason].

Verifiqué con t no tengo proyectos urgentes o plazos durante [dates requested]. ¿Puedo tomar mi tiempo de vacaciones durante esas fechas? Si tiene alguna pregunta, por favor hágamelo saber.

Mejor,

[insert your name]

Puede consultar otros ejemplos de correo electrónico profesional con nuestras otras guías, que incluyen ejemplos, consejos y formatos de correo electrónico sugeridos para las siguientes situaciones laborales:

• Presentarse a un nuevo equipo
• Dar las gracias a sus compañeros
• Escribir una carta de presentación
• Pedir una carta de recomendación.
• Dar aviso de dos semanas

Hora de presionar enviar

Aprender a escribir un correo electrónico profesional es una de las habilidades más importantes que puedes aprender. Y, como cualquier otra habilidad, solo requiere un poco de práctica. Tomarse el tiempo para desarrollar mejores habilidades de comunicación escrita valdrá la pena a largo plazo y lo ayudará a ahorrar tiempo, evitar la falta de comunicación y construir mejores relaciones profesionales.

Piense en su mensaje, manténgalo breve y agradable, y léalo dos veces. Entonces estás listo para presionar ese botón de enviar.