15 reglas de etiqueta de correo electrónico que debes saber

>Pasamos una parte importante de nuestra jornada laboral en nuestras bandejas de entrada de correo electrónico. En 2022, el oficinista medio recibe aproximadamente 32 correos electrónicos al día además de mensajes instantáneos, conferencias y llamadas telefónicas individuales, y redactando sus propios correos electrónicos.

Eso es mucha comunicación.

Cuando se siente abrumado con mensajes constantes, puede sentirse tentado a tirar la etiqueta del correo electrónico por la ventana en sus respuestas. ¿Qué puede hacer un mal correo electrónico a su carrera, de todos modos?

Pero sabes que una buena comunicación en el lugar de trabajo es un pilar esencial de cualquier negocio. Una comunicación sólida construye conexiones sólidas que mejorar el bienestar emocional y aumentar la productividad.

En esta guía, revisaremos la importancia de seguir las reglas de etiqueta de correo electrónico adecuadas. Luego, desglosaremos situaciones en las que la elaboración de correos electrónicos formales o mensajes informales, por qué son fundamentales para sus relaciones profesionales y el crecimiento de su carrera, y ofreceremos consejos y plantillas de formato y etiqueta de correo electrónico.

¿Cuál es la diferencia entre correos electrónicos formales e informales?

La diferencia entre los correos electrónicos formales e informales es el destinatario. Es probable que escriba correos electrónicos formales a colegas, compañeros de trabajo, gerentes o clientes con un lenguaje cortés y profesional y use la mejor etiqueta de correo electrónico posible. Los correos electrónicos informales se envían a amigos y familiares con un lenguaje relajado, anécdotas personales y pocos requisitos de estructura o formato.

Hacer un seguimiento de lo que hace que un correo electrónico sea formal no siempre es intuitivo. Aquí hay algunas reglas generales de etiqueta de correo electrónico para recordar al elaborar un correo electrónico informal o formal.

correos electrónicos formales

Un correo electrónico formal es para correspondencia profesional enviada a alguien que no conocemos personalmente oa un colega o cliente con quien tenemos una relación comercial o estamos escribiendo por primera vez. Un correo electrónico comercial siempre requiere una buena etiqueta de correo electrónico, formato y estilos de plantilla apropiados, y el tono correcto.

Aquí hay cuatro características de un correo electrónico formal:

Un formato apropiado incluye:

• Borrar línea de asunto
• Saludo y saludo por correo electrónico
• Breve cuerpo del correo electrónico
• Clausura
• cerrar sesión

• Enviar un correo electrónico en frío a un cliente potencial
• Solicitar una reunión con un gerente
• Seguimiento de una oferta de trabajo
• Pedir ayuda a un profesor universitario.

4. Etiqueta: nuestra comunicación en línea es una extensión de nosotros mismos y le dice a nuestro destinatario qué esperar de una relación laboral continua. En lugar de los apretones de manos, el contacto visual, las expresiones faciales y el lenguaje corporal que observamos en las reuniones cara a cara, los correos electrónicos formales requieren una redacción que comunique profesionalismo. Debe evitar el uso de emojis, signos de exclamación o abreviaturas con las que el destinatario no esté familiarizado.

correos electrónicos informales

Un correo electrónico informal se utiliza para la correspondencia personal enviada a aquellos con los que tenemos una relación amistosa, como amigos y familiares. Un correo electrónico personal está escrito con un lenguaje simple e informal y puede usar un tono divertido o personal. A diferencia de un correo electrónico profesional, un correo electrónico informal no tiene formato ni plantillas a las que atenerse.

Una plantilla de correo electrónico formal debe seguir estas cuatro reglas básicas:

• Invitar a un amigo a una fiesta de cumpleaños.
• Anunciar un nuevo movimiento a un miembro de la familia
• Ponerse al día con un viejo amigo

4. Etiqueta: los correos electrónicos informales no tienen una etiqueta específica a seguir; depende completamente del tipo de relación que tenga con el destinatario.

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico y por qué es tan importante?

La etiqueta del correo electrónico es un conjunto de principios que guían la comunicación comercial adecuada cuando se escribe a clientes, socios comerciales, compañeros de trabajo, gerentes y conocidos potenciales y existentes en su red profesional.

Las sólidas habilidades de comunicación lo ayudan a prosperar en su crecimiento profesional. Escribir con respeto, claridad y eficiencia crea mejores conexiones en todo su equipo y evita errores de comunicación que son contraproducentes y dan una mala imagen de usted y su organización.

>Aquí hay cuatro beneficios profesionales de aprender la etiqueta de correo electrónico adecuada:

15 reglas de etiqueta de correo electrónico

1. Usa un saludo apropiado

Es importante saber cómo iniciar un correo electrónico profesionalmente. Comience el correo electrónico con el saludo correcto, que cambiará según su relación con el destinatario. No necesitas ser creativo. Los saludos principales, «Hola» y «Hola» son menos formales, o puedes elegir el más tradicional «Estimado»:

Si está escribiendo directamente a un colega o alguien con quien tiene una relación profesional amistosa, puede comenzar con lo siguiente, comience con «Hola» o «Hola». Alguien a quien nunca haya conocido o con quien nunca haya tenido una relación profesional formal, como un gerente de contratación o un cliente nuevo o potencial, debe recibir un «Estimado».

>2. No te identifiques mal ni te equivoques de género

«Estimado señor», «Estimada señora», «Estimado señor». o «Estimada Sra.» podría involuntariamente malinterpretar y ofender a alguien. Si no sabe cómo prefiere que se dirijan a alguien, manténgase neutral en cuanto al género y use su nombre de pila o completo. Los saludos neutrales como “Hola”, “Hola amigos” o “Hola de nuevo” también evitan las suposiciones de género.

3. Agrega un saludo profesional

Ir directo al grano no significa que no debas saludar a alguien. Mantenlo simple. Aquí hay algunos saludos aceptables:

• Espero que este correo electronico te encuentre bien.
• ¿Cómo estás?

>4. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional

Tener una dirección de correo electrónico profesional es una muestra de profesionalismo y seriedad. Si representa a una empresa, utilice siempre el correo electrónico de su empresa. Si eres autónomo o contratista sin un sitio web profesional, crea un Gmail con tu nombre completo. Deje los apodos para los correos electrónicos informales.

Si reenvía toda su correspondencia a una bandeja de entrada, asegúrese de enviar los mensajes desde el correo electrónico correcto.

5. Responda a todos sus correos electrónicos

Si alguien se tomó el tiempo de escribirte, sé respetuoso y da seguimiento con una respuesta. La capacidad de respuesta debe ser una prioridad. Reserve tiempo para revisar los correos electrónicos al principio y al final de su día. No responder no es solo una falta de respeto; probablemente hará que las personas te perciban como poco confiable y poco profesional.

6. Avisa a la gente cuando no estés disponible

Si se va de vacaciones, cree una respuesta automática de fuera de la oficina para administrar las expectativas de las personas. No pensarán que estás ignorando sus correos electrónicos ni se sentirán frustrados cuando no tengan noticias tuyas. Ser breve:

• ¡Hola! estaré fuera de la oficina desde [start date to end date]. Si tiene una urgencia, comuníquese con mi colega en [email address]. Gracias.

7. Piénsalo dos veces antes de presionar «responder a todos»

Preste especial atención a los hilos de correo electrónico. Cuando usa el botón «responder a todos», puede enviar el correo electrónico a un destinatario que ya no está involucrado o que quiere que no se le incluya en la correspondencia. Vuelva a verificar a quién está respondiendo antes de presionar enviar.

8. La copia oculta es tu mejor amigo

Si está escribiendo un nuevo correo electrónico a muchos destinatarios, utilizando la copia oculta o BCC, la función es la mejor. Agregar direcciones de correo electrónico en el campo CCO hace que esas direcciones sean invisibles para los demás destinatarios. Esto respeta la privacidad de sus destinatarios y evita hilos de correo electrónico no deseados cuando alguien presiona «responder a todos».

9. Usa la puntuación adecuada

Depender de muchos guiones largos, puntos y comas o paréntesis para explicar una situación indica que su correo electrónico es más adecuado para una llamada telefónica o una reunión. No abuses de la puntuación innecesaria. Los signos de exclamación son apropiados para situaciones específicas como:

• Anunciando noticias emocionantes
• felicitar a alguien
• Compartiendo el éxito de un proyecto desafiante

Para la conversación del día a día, manténgase en el período probado y verdadero y recuerde que debe ser breve.

10. Evita adornos innecesarios

Elija una fuente que sea fácil de leer y evite adornos innecesarios como memes, gifs y emojis. Solo distraerán tu punto.

11. Acorta URLs e hipervínculos

Copiar y pegar un enlace completo parece descuidado y demuestra una falta de atención a los detalles. Siempre acorte las URL o los hipervínculos sobre el texto.

12. Deja que la gente sepa que estás enviando un archivo adjunto

Si necesita incluir un documento, asegúrese de mencionar a su destinatario que está enviando un archivo adjunto y verifique que funcione correctamente. Si está enviando un archivo grande a través de una plataforma de terceros, confirme que el destinatario recibió una notificación.

>13. Revisar

Revise para asegurarse de que su mensaje sea claro, conciso y cortés. Vuelva a verificar los errores tipográficos y gramaticales, y siempre ejecute la función de revisión ortográfica. Si no tiene habilidades profesionales de edición, descargue una aplicación de gramática para asegurarse de haber tachado sus t digitales y punteado sus i.

14. Deletrea correctamente el nombre del destinatario

Deletrear mal el nombre de alguien es una forma rápida de causar una mala primera impresión. Si su nombre completo no está en su dirección de correo electrónico, verifique su perfil de LinkedIn o coloque el cursor sobre su dirección de correo electrónico.

15. Usa una firma de correo electrónico

Un bloque de firma es un espacio valioso para proporcionar información adicional sobre usted y su marca. Una firma de correo electrónico apropiada para el trabajo puede incluir la siguiente información sobre usted:

• Nombre completo
• Posición
• Nombre de la empresa con un hipervínculo al sitio web de la empresa
• Información de contacto adicional, como un número de teléfono

Enlaces a plataformas de redes sociales apropiadas, como LinkedIn. Solo use Instagram y Twitter si usa sus cuentas de redes sociales para promocionar su marca personal.

Comience a enviar correos electrónicos con confianza

Las habilidades de comunicación se encuentran entre las habilidades más importantes que puede aprender. A medida que el trabajo remoto sigue presente y la comunicación en línea crece, tomarse el tiempo para desarrollar hábitos de comunicación mejor escritos lo ayudará a fomentar relaciones respetuosas, ahorrar tiempo y mantenerse productivo.

Piense en sus correos electrónicos, sea conciso y siempre verifique dos veces su escritura. Hará que limpiar los 32 correos electrónicos en su bandeja de entrada sea la parte más fácil de su día.