Incorporación de empleados: Cómo un gran comienzo lleva a grandes resultados

Durante mucho tiempo, la expectativa del primer día de trabajo era bastante sencilla. Entrarías, mostrarías tu identificación, dedicarías un par de horas a “ingresar al sistema” y harías un recorrido por la oficina.

En realidad, la incorporación de empleados es mucho más. La forma en que una organización da la bienvenida a un nuevo empleado prepara el escenario para su éxito a largo plazo en un puesto y puede determinar si se quedan o no. entrevistamos Gigi Saca, gerente del programa de operaciones de personas en BetterUppara obtener información detallada sobre cómo dar la bienvenida a las personas exitosas, a escala, mientras se fortalece la cultura de la empresa.

¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados es parte del proceso de contratación. Básicamente, es el proceso de conseguir que un nuevo empleado se establezca en su función, se presente a su equipo y se integre como parte de la empresa. Como mínimo, la incorporación es esa gran cantidad de papeleo que recibe el primer día.

Sin embargo, una pila de documentos importantes no es lo que hace o deshace su experiencia en un nuevo trabajo. Según Saca, la incorporación en realidad comienza cuando se firma la carta de oferta y continúa mucho más allá de los primeros 90 días de un empleado en un puesto.

Incorporación de empleados frente a orientación

La orientación de los empleados a menudo se confunde con la incorporación de los empleados. ¿La diferencia? La orientación es un proceso mucho más simple que consiste solo en las tareas requeridas para la nueva contratación. Por ejemplo, la pila de papeleo que mencionamos anteriormente. La orientación de los empleados también puede incluir configurar una nueva contratación en las aplicaciones de la empresa o proporcionar una tarjeta de acceso para que puedan ingresar a la oficina.

La incorporación de empleados, por el contrario, tiene que ver con la experiencia del empleado. Para muchas empresas, es un programa integral que tiene como objetivo integrar a los nuevos empleados en la cultura de la empresa. Esto incluye dar a los empleados todas las herramientas, recursos, presentaciones y respuestas que necesitan para tener éxito.

Por ejemplo, durante la incorporación de empleados, recursos humanos puede presentarle a compañeros de trabajo relevantes para su trabajo; incluso pueden programar llamadas de presentación para usted. Esto es invaluable porque es posible que no tenga una oportunidad directa de conocer a compañeros de trabajo fuera de su departamento, especialmente al principio. Si se reúne temprano con las partes interesadas relevantes, eso puede ayudarlo a ser más productivo más adelante.

Sin embargo, un proceso de orientación de los empleados no implicaría presentaciones ni ningún otro elemento no esencial. Es muy simple y, lamentablemente, a menudo deja a los nuevos empleados buscando recursos y reuniéndose con compañeros de trabajo sin ningún tipo de apoyo.

¿Por qué es tan importante la incorporación de empleados?

En 2021, Consultoría Eagle Hill realizó un estudio de empleados que comenzaron nuevos trabajos durante la pandemia. La mayoría de los nuevos empleados no se sentían preparados para tener éxito después de la incorporación:

• El 71 % no estaba seguro de con quién debería entablar relaciones.
• El 62% no tenía una idea clara de la cultura de la organización
• El 53% no tenía una idea clara de cómo ser productivo en su trabajo

Estas estadísticas muestran la importancia de la incorporación: la confusión puede dañar la productividad de un nuevo empleado y causa mucho estrés innecesario. Además, una mala primera impresión puede afectar la satisfacción y retención de los empleados a largo plazo.

Por el contrario, un programa de incorporación completo hará exactamente lo contrario, lo que resultará en empleados más felices, más productivos y más leales. Sí, la incorporación de empleados tiene muchos propósitos prácticos, como verificar la elegibilidad para el empleo y hacer que se les pague a las personas. Pero va mucho más allá al priorizar la experiencia del empleado, no solo el papeleo.

Un proceso de incorporación bien diseñado es aún más importante para los equipos remotos e híbridos. La incorporación es la oportunidad que tiene una empresa de ser explícito sobre lo que le importa. Por ejemplo, en BetterUp, nuestro equipo de operaciones de personas es intencional acerca de cómo cada evento o actividad demuestra y refuerza nuestros valores fundamentales. También enfatizamos los comportamientos de alto impacto que valoramos para que los nuevos empleados apliquen conscientemente ambos en el momento en que toquen el suelo.

Aquí hay algunas razones adicionales por las que la incorporación de empleados es tan crucial:

La incorporación de empleados de alta calidad aumenta la retención

Aunque ser despedido es uno de los principales temores de muchos empleados, la mayoría de las empresas quieren que te quedes. Gracias a la Gran Renuncia, la retención de empleados es especialmente una de las principales prioridades para las empresas de hoy.

Aquí hay algunas estadísticas increíbles para mostrarle la importancia de la incorporación para la retención de empleados:

• El Grupo Brandon Hall descubrió que los procesos sólidos de incorporación pueden mejorar las tasas de retención de una organización hasta en un 82 %
• Introducir a los empleados a las oportunidades de desarrollo profesional durante la incorporación es demostrado que aumenta la satisfacción de los empleados
• 70% de los empleados que dicen haber tenido una excelente experiencia de incorporación están de acuerdo en que tienen “el mejor trabajo posible”
• Casi el 30% de los nuevos empleados que renuncian dentro de sus primeros seis meses de empleo dicen que apenas tuvieron o no tuvieron ninguna incorporación

¿Cuáles son las fases del proceso de onboarding de un empleado?

Peakon, una filial del gigante tecnológico de recursos humanos Workdaydivide el viaje del empleado en cuatro fases: incorporación, desarrollo inicial, desarrollo y retención continuos, y separación.

1. Incorporación

La fase de incorporación dura aproximadamente los primeros 60 a 90 días de la nueva función de un empleado. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta durante la fase de incorporación:

• El objetivo debe ser hacer que los empleados se sientan bienvenidos y ayudarlos a comprender las expectativas. Eso significa saludarlos con una sonrisa, compartir información importante de manera atractiva (¡no solo enviar un correo electrónico sobre un montón de archivos PDF!) y estar disponible para responder preguntas.
• Esta fase es crucial para cultivar un sentido de pertenencia con los nuevos empleados. De hecho, Saca señala que sin este sentido de pertenencia, es poco probable que el empleado se quede. Los datos de Peakon indican que el 30% de los buscadores de empleo dejan sus nuevos roles dentro de los primeros 90 días.
• No olvide que el onboarding debe incluir el preboarding. Tan pronto como se firma la carta de oferta, comienza su parte. Mantenga la comunicación abierta en las semanas previas a su primer día e intente registrarse por teléfono.

2. Desarrollo inicial

Una vez que el empleado se asiente en su nuevo rol, es probable que comience a buscar formas en las que pueda contribuir a sus equipos y tener un mayor impacto. Estos son algunos consejos para esta parte del proceso de incorporación:

• Esté allí para apoyar la integración de un nuevo empleado en su nuevo equipo. Conectarse con nuevos compañeros de trabajo puede ser intimidante, por lo que la incorporación es el lugar perfecto para ayudar a los empleados a sentirse más cómodos.
• Comparta mucha información sobre las oportunidades de desarrollo profesional y los procesos de revisión del desempeño de la empresa. El crecimiento profesional es clave para la retención de empleados, por lo que siempre es una buena idea informar a los nuevos empleados sobre esta información.
• Seguir animando a los nuevos empleados a participar en los eventos de la empresa. Por ejemplo, si su equipo tiene una hora feliz virtual todos los jueves, recuérdaselo. Si hay una próxima fiesta navideña, pregúnteles si se han inscrito. La incorporación puede ayudarlos a divertirse y tener éxito en su trabajo.

3. Desarrollo y retención continuos

En este punto, es muy probable que sus empleados sean parte de una organización muy diferente a la que se unieron originalmente. Aunque técnicamente la incorporación de empleados ya ha terminado, recuerda esto:

• Desde su primer día, es probable que haya habido un crecimiento de la empresa, una cantidad de nuevas contrataciones e incluso es posible que hayan recibido su primera promoción. Los empleados probablemente estén interesados ​​en oportunidades de crecimiento y pueden comenzar a buscar un nuevo trabajo si sienten que su movilidad es limitada. Este es otro buen momento para recordarles las oportunidades de desarrollo profesional.
• Involucrar a los líderes de su equipo. Recuerde a los gerentes que establezcan metas profesionales trimestrales y completen revisiones anuales de desempeño con sus empleados. Esto ayudará a los empleados a mantenerse comprometidos y sentir una sensación continua de crecimiento.
• Use herramientas de compromiso de los empleados para monitorear la satisfacción y la felicidad de los empleados. Esto le dará un aviso si la cultura de la empresa está comenzando a cambiar de manera negativa. Incluso puede ayudarlo a hacer ajustes antes de que los empleados sientan la necesidad de buscar un nuevo trabajo.

4. Separación

Hay muchas razones por las que los empleados dejan una organización, y no todas son malas. Pueden jubilarse, cambiar de carrera, mudarse a un nuevo lugar o estar listos para aprender un nuevo conjunto de habilidades. Algunos empleados pueden irse debido a la cultura de la empresa o a la falta de compromiso con sus funciones. La separación, que incluye pensar en irse, buscar nuevos trabajos y capacitar a las personas para que asuman su rol, comienza alrededor de uno a tres meses antes de que realmente se vayan. Asegúrese de separarse con una buena nota si se van; nunca se sabe si se convertirán en un empleado boomerang más adelante.

Qué incluir en la incorporación de empleados

Ahora que sabe por qué es importante la incorporación de empleados y qué evitar, ¿por dónde empezar? Aquí hay algunos consejos rápidos sobre lo que debe incluir en su programa de incorporación de empleados.

• Toda la logística: sí, todas las cosas aburridas, desde firmar documentos hasta revisar la configuración de su nueva computadora. Sin embargo, no tome esta parte a la ligera: los nuevos empleados tendrán muchas preguntas, así que tómese el tiempo para responderlas cuidadosamente.

• Una descripción general de los beneficios: por favor, no envíe un correo electrónico con un paquete de beneficios y dé por terminado el día. Ofrezca a los nuevos empleados una descripción atractiva de lo que ofrece su empresa, ya sea a través de una llamada telefónica o durante una orientación en persona para nuevos empleados.

• Dales la bienvenida en su primer día: esto debería ser evidente, pero no dejes a un nuevo empleado en la oscuridad en su primer día. Salúdalos, responde preguntas y, si puedes, dales un regalo de bienvenida, como una camiseta de la marca.

• Preséntelos al equipo: programe llamadas de bienvenida con todos los miembros del nuevo equipo del empleado, especialmente con el gerente de contratación (quien probablemente pueda ayudar con esta parte). Para obtener puntos de bonificación, programe o fomente reuniones con compañeros de trabajo fuera de su equipo.

• Asigne un compañero mentor: no hay nada peor que buscar a alguien con quien almorzar en su primer día en la oficina. Sí, siempre está su gerente, pero es posible que un nuevo empleado aún no se sienta cómodo socializando con él. Asigne un compañero que pueda convertirse en un amigo de trabajo automático, al menos durante las primeras semanas.

• Cree un plan de registro de 30, 60 y 90 días: esta es la mejor manera de garantizar su capacidad para abordar las inquietudes de un nuevo empleado con anticipación. En lugar de contar con ellos para que acudan a usted, sea proactivo y programe registros, eso hará que la comunicación abierta sea mucho más fácil para usted y el nuevo empleado.

Estamos seguros de que hay docenas de otras cosas que podría incluir en el proceso de incorporación de nuevos empleados. Cada empresa es única, y la incorporación es un excelente lugar para demostrarlo. Personalice su propio proceso y establezca prioridades para cada nuevo empleado. ¡No olvides pedir comentarios para que puedas mejorarlo continuamente!

6 pasos para un proceso exitoso de incorporación de nuevos empleados

Compartimos algunas ideas sobre qué incluir en su proceso de incorporación. Ahora analicemos los pasos exactos que puede seguir para garantizar una experiencia de empleado increíble y una excelente primera impresión.

1. Publicar su carta de oferta de trabajo

La comprensión del empleado de cómo será tratado como empleado comienza cuando recibe y firma su carta de oferta. Este es un buen momento para explicar todo lo que necesitarán saber antes de firmar, como compensación, bonos de inicio de sesión, opciones sobre acciones y acuerdos de confidencialidad.

Confirme su fecha de inicio con ellos y refuerce lo feliz que está de que se unan al equipo. Asegúrese de que haya un plan para pasarlos del reclutamiento a recursos humanos.

2. Prepárate antes del primer día

Las nuevas contrataciones siempre deben tener un punto de contacto con la empresa. Después de firmar su oferta con la adquisición de talento, deben saber a quién contactar en el equipo de recursos humanos si tienen alguna pregunta. Esto es lo que más debe preparar antes del primer día:

• Considere procesar su documentación de nueva contratación antes del primer día para que las cosas avancen más rápido.
• Proporcione una lista de verificación de incorporación de lo que necesitarán de inmediato (por ejemplo, la dirección de correo electrónico de la empresa, la computadora, el manual del empleado, etc.).
• Configure un nuevo portal de contratación con los nombres de los compañeros de trabajo clave, información de contacto, información sobre qué ponerse o traer el primer día, etc.
• Prepare un correo electrónico de bienvenida suyo y recuérdele a su nuevo equipo que haga lo mismo
• Envíeles su cronograma de incorporación con anticipación para que sepan cuándo tendrán reuniones u otras obligaciones importantes

3. Que tengas un primer día increíble

Querrá usar el primer día de su empleado para decirle qué esperar en el primer mes. Piensa en lo que quieres que alguien sepa, piense y sienta en este primer día de trabajo. Si este fuera el único día que pasaron con su empresa, ¿qué le gustaría que se llevaran de él?

4. Incorporación “completa” de nuevos empleados

¿Piensas en tus empleados como clientes? Gigi Saca dice que, en muchos sentidos, el viaje del empleado refleja el viaje del cliente. El objetivo final es tener a alguien que esté satisfecho con su elección de invertir en su empresa, pero en lugar de lograr que compren, está logrando que “compren”.

Saca trabaja con el equipo de diseño de contenido y programas, aportando el mismo matiz y consideración a la incorporación de empleados que BetterUp aporta al crecimiento personal. Ella utiliza los conocimientos de nuestra investigación sobre cómo las personas aprenden y avanzan en sus carreras, dándoles vida con la guía y el apoyo de Mekayla Castro, directora de diseño de experiencias de aprendizaje en BetterUp.

5. Entregarlos a su gerente

Una vez que estén fuera del proceso de incorporación formal, estarán en sus nuevos roles a tiempo completo y (muy probablemente) ansiosos por comenzar a contribuir. No se olvide de estas tareas importantes:

• Asegúrese de que los profesionales de recursos humanos que gestionan la incorporación tengan un plan para conectar a los nuevos empleados con su equipo.
• Si utiliza algún tipo de software de incorporación de empleados o herramientas de registro, asegúrese de que estén conectados con sus equipos para que nada se les escape.
• Póngase en contacto con su nuevo gerente para asegurarse de que hayan tenido la oportunidad de reunirse personalmente con su nuevo empleado y tener todo lo que necesitan para hacer su trabajo.

6. Prepare el escenario para el crecimiento a largo plazo

El apoyo no se detiene una vez que el nuevo empleado está en su función y fuera de la capacitación. Es importante proporcionarles múltiples formas de conectarse y recibir apoyo de recursos humanos, administración y otros equipos. Los empleados más exitosos son aquellos que pueden trabajar con sus líderes, sus colegas y de manera interdisciplinaria con la misma facilidad.

Los miembros de BetterUp que tienen acceso a sus entrenadores a través de este proceso se benefician de un punto de contacto adicional, lo que facilita la transición de nuevo empleado a líder experimentado. El coaching genera autoconciencia y proporciona retroalimentación constante, lo que hace más probable que los empleados hagan la reflexión crítica necesaria para navegar conversaciones difíciles y desarrollar las habilidades necesarias para tener éxito.

En pocas palabras: las primeras impresiones son duraderas

Su proceso de incorporación comienza mucho antes de que su empleado entre por la puerta. El proceso de la entrevista es un cortejo, y ambas partes se comportan lo mejor posible. Pero una vez firmada la carta, cada parte se ha hecho una promesa. Su proceso de incorporación de empleados es su primera oportunidad de cumplir esta promesa. Y ya sea que se trate de una incorporación en persona o virtual, su primera impresión como organización es importante.

Cuando su equipo está necesitado y los necesitaba ayer, puede ser difícil diferir las contribuciones de su nuevo empleado para la incorporación. Sin embargo, se trata de ir lento para ir rápido después. La forma en que los configura, desde el primer día hasta el primer año, marca la diferencia en su éxito a largo plazo en su empresa. Hazlo bien, y ambos se beneficiarán.