Incorporación virtual: 6 pasos para involucrar a nuevos miembros del equipo

El mundo del trabajo es más virtual que nunca.

De acuerdo con Mc Kinsey, El 58% de los empleados tienen la opción de trabajar de forma remota al menos un día a la semana. Para muchas empresas, eso significa que los nuevos empleados se unen a las empresas desde sus salas de estar o mesas de cocina. La incorporación virtual se está convirtiendo en parte de la nueva normalidad, especialmente con el trabajo híbrido y remoto que es la nueva normalidad.

Sabemos que el proceso de incorporación juega un papel integral en la retención y el compromiso de los empleados. Una encuesta previa a la pandemia realizada por Brandon Hall Group encontró que una fuerte el proceso de incorporación de empleados puede mejorar la retención hasta en un 82 %.

Al mismo tiempo, hay poder en las conexiones. Y para los nuevos empleados, facilitar las conexiones desde el principio ayuda a los empleados a prosperar en el lugar de trabajo. BetterUp Labs estudió el impacto de las conexiones en la fuerza laboral. Cuando los empleados están altamente conectados, experimentan un aumento en el crecimiento profesional, un impulso en el bienestar y un mayor logro de objetivos.

Entonces, ¿qué significa eso para la incorporación virtual? ¿Cómo está su organización iniciando a los empleados con el pie derecho desde el primer día? ¿De qué manera está invirtiendo en una experiencia de incorporación remota que ayude a los empleados a prosperar?

La incorporación virtual puede ayudar a garantizar que sus empleados estén preparados para el éxito. Hablaremos sobre cómo se ve la incorporación virtual en la fuerza laboral actual. También veremos los pasos para llevar a cabo un proceso de incorporación virtual que funcione.

¿Qué es la incorporación virtual?

Antes de entrar en una guía de incorporación virtual, comprendamos lo que significa.

En su forma más simple, la incorporación virtual es el proceso de dar la bienvenida a nuevos empleados remotos a una empresa. Pero como sabe cualquier profesional de recursos humanos o de incorporación, la incorporación virtual es un enfoque estructurado y en profundidad. Es un programa completo que permite a los empleados conocer la organización.

El proceso de incorporación es a menudo la primera muestra que un empleado tendrá de la cultura de la empresa. Pero el proceso de incorporación también prepara al empleado con todo lo que necesita para tener éxito.

En entornos virtuales, puede ser un desafío encontrar formas de presentar a los empleados una empresa de forma remota. Es por eso que crear un programa y procesos que involucren a los empleados desde el principio es integral. No solo contribuye a la salud y el bienestar de sus empleados, sino también a su empresa en su conjunto.

“Involucrar a los empleados desde el principio es algo que nos tomamos en serio. Mi objetivo en nuestro proceso de incorporación virtual es crear conexiones, comunidad y un sentimiento de pertenencia. Al final del día, ayuda a asegurarnos de que nuestros nuevos BetterUppers se sientan la misión BetterUp desde el primer día”.

Gigi Saca, gerente, Programas de Orientación, BetterUp

Hablemos de cómo puede llevar a cabo un proceso de incorporación virtual que funcione.

La importancia del onboarding (virtual o no)

La incorporación de empleados es más importante de lo que piensas. Las organizaciones en todas partes luchan con la retención y el compromiso. Y a medida que el cambio, la incertidumbre y lo desconocido siguen surgiendo, es importante que las empresas hagan todo lo posible para involucrar a sus empleados desde el principio.

Aquí hay algunas razones por las que la incorporación es tan importante:

• Una buena experiencia de incorporación aumenta la retención de empleados. Según Harvard Business Review, El 20% de la rotación dentro de las empresas ocurre dentro de los primeros 45 días de empleo. Además, un proceso de incorporación estandarizado aumenta la productividad de los nuevos empleados hasta en un 62 %. Un proceso de incorporación estandarizado también conduce a una retención de nuevos empleados un 50 % mayor.

• Una experiencia de empleado notable comienza con la incorporación. Lo crea o no, el ciclo de vida del empleado comienza mucho antes de que se contrate a un empleado. La incorporación es un punto de contacto crítico en el ciclo que ayuda a crear lo que sabemos que es la experiencia del empleado.

• Es una oportunidad para construir el compromiso de los empleados. Según la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, la incorporación es un mecanismo de participación. De hecho, El 69% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años si experimentaron una gran incorporación.. ¿Por qué? Porque los empleados están comprometidos con la organización desde el primer día.
• El onboarding es un lugar para construir conexiones. Las conexiones no son solo momentos para sentirse bien en el lugar de trabajo. Las conexiones también impulsan el valor empresarial. Cuando los empleados no están conectados en el lugar de trabajo, las organizaciones sufren.

  BetterUp Labs descubrió que el 43 % de los empleados no se sienten conectados en el trabajo. ¿El resultado? Mayores tasas de agotamiento, mayor ansiedad y mayor estrés. Al final del día, las conexiones pueden ayudar a impulsar mejores resultados comerciales. Cuando los empleados se sienten bien, se nota en su desempeño.

6 pasos para llevar a cabo la incorporación virtual

Si está listo para dar la bienvenida a nuevos empleados remotos, aquí hay una guía de 6 pasos sobre cómo crear un proceso de incorporación virtual.

1. Proporcionar todos los recursos, sistemas y tecnología que necesitan antes de su fecha de inicio

Una parte fundamental de dar la bienvenida a un empleado virtual al equipo es brindar acceso a todo lo que necesitan para hacer su trabajo.

Piense en cualquier experiencia de incorporación en persona. Por lo general, el nuevo empleado se presentará en una oficina y se le mostrará su espacio de trabajo. Reciben una computadora o laptop, teclado, mouse y acceso a los sistemas. Obtienen acceso a su correo electrónico, Slack y otros sistemas y software. A veces, hay sesiones de capacitación para ayudarlos a ponerse al día.

Para la incorporación virtual, esto puede ser complicado. Significa que su organización necesita proporcionar todo lo que el empleado necesita para hacer su trabajo en su hogar.

Cuando me uní a BetterUp, recibí mi computadora portátil un par de semanas antes de mi fecha de inicio. Vino con una guía completa sobre cómo configurar mi computadora (incluyendo una lista de cosas para instalar). También recibí un correo electrónico detallado sobre el acceso a los sistemas y el software que necesitaría para empezar a trabajar.

Es probable que sus equipos de recursos humanos y TI trabajen en estrecha colaboración para asegurarse de que sus empleados reciban todo lo que necesitan. Si es gerente, consulte con su nuevo empleado entrante para asegurarse de que haya recibido todo lo que necesita.

Tenga en cuenta cómo está fomentando un lugar de trabajo inclusivo. Por ejemplo, ¿se ha asegurado de haber realizado adaptaciones para los empleados con discapacidades? ¿Conoce alguna necesidad neurodivergente que su nuevo empleado pueda necesitar?

Si bien no es intencional, puede sentirse aislado que un empleado “se presente” a trabajar el primer día sin acceso ni adaptaciones. Quiere que se sientan parte del equipo. Eso significa asegurarse de que toda la logística de trabajar desde casa esté a cargo antes de su fecha de inicio.

2. Comunicar la agenda y lo que se espera antes del primer día

Comenzar un nuevo trabajo ya es estresante. Su nuevo empleado probablemente se sienta ansioso y emocionado. Pero sus empleados remotos se unen desde sus comedores o sofás. Sin una comunicación clara sobre qué esperar, los trabajadores remotos corren el riesgo de sentirse como si estuvieran jugando con sus pulgares. Puede aumentar esos sentimientos de ansiedad que son naturales para cualquier empleado nuevo.

Calme los nervios comunicando lo que el nuevo empleado puede esperar antes del primer día. En BetterUp, los nuevos empleados reciben un correo electrónico detallado con su horario para la primera semana antes de su fecha de inicio. Me ayudó a saber exactamente lo que se esperaba de mí en esa primera semana. Me ayudó a entender mis prioridades.

Trabaje con su equipo de Recursos Humanos y/o incorporación para asegurarse de que los empleados entiendan lo que se espera de ellos durante la primera semana. Incluya también cualquier invitación de calendario a reuniones individuales y sesiones de capacitación.

3. Crea una programación estructurada para su primera semana (o mes)

Especialmente al principio, los empleados virtuales deben tener cierta estructura en el proceso de incorporación. Su plan de incorporación debe cubrir todo lo que desea que su empleado sepa sobre la empresa. Aquí hay algunas cosas que debe considerar incluir en su programa de incorporación virtual:

• Una descripción general de la cultura, la misión y el propósito del trabajo de la empresa.
• Objetivos e iniciativas de toda la empresa
• Seguridad, manual del empleado y otras sesiones de capacitación imprescindibles
• Seminarios web de inmersión profunda en diferentes partes del negocio
• Una descripción general de los beneficios para empleados, ventajas y otros programas de recursos humanos
• Cualquier capacitación requerida para nuevos gerentes

Trabaje con su equipo de recursos humanos para elaborar una lista completa de lo que desea que sus nuevos empleados entiendan desde el primer día. A partir de ahí, puede trabajar con los respectivos propietarios del programa para organizar seminarios web que se pueden alojar en Zoom. Esos seminarios web y sesiones de capacitación deberían brindarles a sus nuevos empleados una descripción general de todo lo que necesitan saber sobre la empresa.

Por ejemplo, tenemos invitados ejecutivos que presentan inmersiones profundas en sus respectivas partes del negocio. Nuestro director ejecutivo, Alexi Robichaux, y el director de operaciones, Eddie Medina, también presentan la misión de la empresa, los objetivos de toda la empresa y una descripción general de BetterUp. Nuestros equipos de recursos humanos organizan sesiones para ayudar a los empleados a inscribirse en planes de beneficios. También responden preguntas sobre algunos de los aspectos más logísticos de las ventajas y beneficios.

4. Implementa momentos que importan para construir conexiones

Para cualquiera que haya pasado alguna vez por un proceso de incorporación, es mucho para digerir. A menudo, los empleados están cargados con grandes cantidades de información.

Si bien es importante asegurarse de que los empleados obtengan la información que necesitan, también es importante hacer tiempo para las conexiones. Piense en la cultura de su empresa y en las formas en que quiere darle vida a esa cultura para sus nuevos empleados.

Encuentre formas de implementar programación que ayude a construir conexiones sociales. Por ejemplo, ¿puede comenzar cada sesión de entrenamiento con un rompehielos diferente? ¿O tal vez puede organizar una hora feliz virtual al final de la primera semana? También puede considerar enviar a sus empleados algo de botín para ayudar a construir su marca de empleador. Sea lo que sea, encuentre maneras de hacer que sus empleados se sientan conectados y tengan un profundo sentido de pertenencia.

5. Presente a los nuevos miembros del equipo a su equipo el primer día

Hay algo obvio acerca de los equipos virtuales: no se encontrará con caras nuevas en la “oficina”.

Si bien puede parecer obvio, puede pasarse por alto. Asegúrese de presentar a su nuevo empleado a su equipo.

En BetterUp, los gerentes presentan a los nuevos miembros del equipo en Slack. Cada vez que un nuevo empleado se une al equipo, el gerente publica un agradable mensaje de bienvenida con información sobre la nueva contratación. También nos gustan mucho las charlas de café y asegurarnos de que los miembros del equipo conozcan al nuevo empleado.

Cuando comencé en BetterUp, mi gerente me dio una lista de personas con las que establecer un chat de café. Si bien “conocí” a muchos de los miembros de mi equipo virtualmente en Slack, también organicé reuniones virtuales. Es genial asegurarse de que sus nuevos empleados tengan tiempo cara a cara con sus compañeros de equipo, especialmente con equipos remotos.

Algunas organizaciones también anuncian nuevos miembros del equipo en las redes sociales. Por ejemplo, algunas organizaciones publicarán en LinkedIn cuando se una un nuevo compañero de equipo. O, tal vez, el gerente del subordinado directo publica una publicación de bienvenida en LinkedIn.

6. Regístrese regularmente

A lo largo del proceso de incorporación, es probable que su nuevo empleado tenga preguntas. Aprecié los controles regulares de mi gerente, especialmente durante ese primer mes.

Haz algo de espacio para registrarte con tu alquiler remoto. Anímelos a venir a sus registros con preguntas y observaciones. Para los líderes, los controles regulares, especialmente al principio, pueden ayudar a desarrollar esa confianza y seguridad psicológica con sus nuevos empleados.

Un nuevo papel es emocionante, pero también puede ser desconcertante. Cuando su empleado sabe que usted es un recurso para ellos, ayuda a generar confianza.

6 ventajas y desventajas de la incorporación virtual

Como cualquier cosa en el lugar de trabajo, cada programa viene con sus pros y sus contras. Aquí hay seis ventajas y desventajas de la incorporación virtual.

ventajas

• Mayor flexibilidad para el empleado. En la fuerza laboral híbrida y remota de hoy, sabemos que la mayoría de los empleados quieren flexibilidad en el lugar de trabajo. Quieren poder elegir cómo y dónde trabajar. La incorporación virtual se presta a una mayor flexibilidad para el empleado.

• Reducción de costes para la organización. Seamos realistas: la incorporación virtual es más barata. Es más fácil para los presupuestos incorporar empleados remotos que la incorporación en persona.
• Tiempo de rampa de empleados más rápido. En términos generales, los empleados aumentan rápidamente cuando trabajan desde casa. También sabemos que la mayoría de los empleados consideran que trabajar desde casa es más productivo que trabajar en la oficina.

Contras

• Falta de claridad y confusión. Si no hay una comunicación clara, su organización corre el riesgo de confundir a sus nuevos empleados.

• Problemas de zona horaria. Especialmente en las fuerzas de trabajo globales, las zonas horarias pueden ser un desafío. Si su nuevo anfitrión de incorporación está en California con nuevos empleados en Europa o Asia, puede causar problemas.
• Posibilidad de accesibilidad reducida. Con la incorporación en persona, un empleado puede levantar la mano o caminar hacia un escritorio para hacer una pregunta. Pero en la incorporación remota, pone más responsabilidad en el empleado para encontrar información. Por ejemplo, los empleados que tengan preguntas sobre beneficios serán dirigidos a los recursos de autoservicio.

Clave el proceso de incorporación virtual

Si su organización está contratando empleados remotos, es importante que la experiencia de incorporación virtual sea correcta. Desde facilitar las conexiones hasta crear un entorno de trabajo inclusivo, la incorporación es importante.

Si no está seguro de por dónde empezar, BetterUp puede ayudarlo. Con la orientación personalizada de un entrenador, puede estar seguro de que sus empleados están creando una experiencia de incorporación virtual que ofrece resultados positivos.