Cómo crear un plan de trabajo (con plantilla)

Lo lograste: te ascendieron o conseguiste el trabajo de tus sueños.

Después de mucho trabajo duro, estás listo para dejar tu huella con tu próximo proyecto. Quieres causar una excelente primera impresión con tu jefe. Ya sea que tenga grandes ideas para presentar o grandes desafíos, la ejecución es importante.

Sabes que necesitas comunicar tus ideas con claridad. Pero también necesita comunicar su capacidad para ejecutarlos y reunir los recursos para ayudar. Eso comienza demostrando que tiene una comprensión sólida de la naturaleza, el tamaño y la complejidad del proyecto.

¿Cómo? Al crear un plan de trabajo que muestre su enfoque y permita que otros vean dónde encajan. Un plan de trabajo no siempre es correcto, pero hace que las personas hagan las preguntas correctas.

Entonces, antes de cambiar el mundo, piense en su enfoque. ¿Estás siguiendo una metodología conocida? Su gerente necesitará detalles específicos, desde los cronogramas de su proyecto hasta un plan de acción de alto nivel. (Y, eventualmente, un plan de acción detallado).

En resumen, necesitará un plan de trabajo: una hoja de ruta para lograr sus objetivos laborales. Ya sea que desee optimizar el flujo de trabajo de su equipo, crear una nueva aplicación o organizar el evento del siglo, un plan estratégico lo llevará allí.

Hablemos sobre cómo crear un plan de trabajo que cumpla con sus objetivos de gestión de proyectos y logre los resultados y el impacto que importan.

¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es un documento que ayuda a todos a comunicarse más claramente sobre el proyecto.

Un buen plan de trabajo establece los pasos de acción necesarios para completar un proyecto.

Deja en claro cuál es el resultado deseado y las principales corrientes de actividades o entregables que lograrán ese resultado. También destaca los recursos necesarios o la participación y las dependencias.

Las partes interesadas clave deben revisar y proporcionar información sobre un plan antes de que comience el proyecto. Este proceso es largo, pero tendrá una hoja de ruta clara que todos apoyarán cuando esté lista (más información sobre cómo crear un plan de acción y lograr sus objetivos en un momento).

Un plan de trabajo final generalmente incluye:

• Metas y objetivos del proyecto
• tareas del proyecto
• Asignaciones de tareas (si se trabaja con un equipo)
• Hitos
• Entregables clave
• Recursos necesarios
• Plazos, incluidas las fechas de vencimiento
• Presupuestos

3 grandes razones para usar un plan de trabajo

Es tentador evitar crear un documento tan riguroso para su flujo de trabajo. Después de todo, este proceso es complicado y lleva algo de tiempo. Pero el trabajo adicional ahora valdrá la pena a largo plazo.

Crear un plan te obliga a considerar realmente cómo lograr el objetivo. El proceso lo obliga a hacer preguntas difíciles, como quién hará el trabajo y si hay suficiente tiempo.

Aquí hay tres razones para elaborar un plan de trabajo:

1. Ayudará a su equipo a concentrarse en la tarea

Un gran plan de trabajo establece plazos y tareas. Enumerar quién es responsable de lo que hace que todos rindan cuentas. Las personas también pueden ver cómo su trabajo encaja en el panorama general. Eso puede hacerlo más gratificante, pero también les ayuda a tomar mejores decisiones.

2. Gestionar las expectativas

Para cuando comience el proyecto, su plan habrá llegado a todas las partes interesadas relevantes, incluida la gerencia. Este proceso requiere tiempo y esfuerzo. Pero sin él, la gente inevitablemente te arrojará bolas curvas a lo largo del proyecto. (Todavía pueden hacerlo, pero usted se encuentra sobre una base más firme con un buen plan de trabajo).

Todos deben tener claro lo que requiere el plan y lo que puede lograr. Hace surgir expectativas que no coinciden y diferentes interpretaciones desde el principio para reducir la confusión y el conflicto en el futuro. Además, resaltará los requisitos y las restricciones de las que quizás no haya tenido conocimiento, como permisos especiales, que puede agregar al plan.

3. Será más fácil saber cuándo celebrar

El seguimiento de sus objetivos e hitos le da un motivo para celebrar con su equipo. Nada se siente mejor que tachar un elemento importante de la lista. Además, puede compartir sus éxitos con la gerencia, haciendo que usted y su equipo se vean bien.

Comprender qué nivel de detalle es apropiado y cómo presentar su plan a las diferentes partes interesadas son algunas de las habilidades que BetterUp puede ayudarlo a desarrollar.

Plantilla de plan de trabajo y ejemplos

Puede crear un plan de trabajo en Microsoft Word, Excel o un software de gestión de proyectos dedicado. También puede encontrar plantillas de planes de trabajo en línea. Hemos proporcionado una plantilla paso a paso con ejemplos a continuación.

No importa lo que elija, hay algunos principios fundamentales a seguir. Primero, comience de manera simple. En cada paso, trate de contar una historia clara y fácil de entender. En segundo lugar, pruébelo en el nivel alto antes de obtener demasiados detalles. Compártalo con su gerente, miembros experimentados del equipo o compañeros de confianza y escuche lo que resuena o dónde tienen preguntas.

Un ejemplo puede ayudarlo a comprender cómo funciona el proceso. Así que imagina que eres el jefe de un departamento de relaciones públicas en una empresa de equipos para actividades al aire libre. En este puesto, uno de sus objetivos es organizar una recaudación de fondos para una organización sin fines de lucro local de alto perfil. Preparemos tu plan de trabajo para presentarlo a tu CEO.

Paso 1: Define el “por qué” de tu proyecto

En el documento de su plan de trabajo, deberá explicar:

• El propósito de este esfuerzo. ¿Cómo encaja en el panorama general de la empresa? ¿Qué aportará a la organización? Dar una explicación clara.
• Los antecedentes y el contexto más amplio de este proyecto. Demostrar dónde encaja el proyecto en el plan de negocios de la empresa o en los objetivos clave. También puede ser útil mostrar cómo el proyecto se ajusta a los valores fundamentales de la empresa.

En el caso de la empresa de equipos para actividades al aire libre, desea mostrar el compromiso de la empresa con la comunidad local. Esto ayuda a generar confianza con los clientes y empleados, que son los pilares del éxito de la empresa.

Y debido a que vende equipos para actividades al aire libre, su organización benéfica preferida es un grupo ambiental. Esto se alinea perfectamente con la imagen de actividades al aire libre de su organización.

Paso 2: establece el cronograma de tu proyecto

siempre es bueno tener un plazo claro para un proyecto. Un proyecto con límite de tiempo lo ayuda a priorizar y hacer las cosas. Además, tener una fecha límite puede ayudarlo a administrar su tiempo de manera efectiva.

En este ejemplo, su marco de tiempo es claro: tiene hasta la fecha del evento. Elija una fecha de marcador de posición para ayudarlo a establecer el cronograma. Tenga en cuenta que la fecha del evento podría cambiar durante las conversaciones con las partes interesadas.

También necesitará fechas de inicio y finalización para cada aspecto del proyecto, como la creación de materiales promocionales e invitaciones para invitados. Determina cuáles de estas fechas son fijas y cuáles tienen cierta flexibilidad. No cree un plan que se base en el mejor de los casos en cada paso del camino.

Asegúrese de asignar miembros del equipo a estas tareas.

Paso 3: Indique claramente sus objetivos

Aquí es donde enumeras objetivos claros y alcanzables. Considere usar la técnica de objetivos SMART. Esto le ayudará a pensar en objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados ​​en el tiempo.

Asegúrese de definir también los indicadores clave de rendimiento (KPI). Estas son las herramientas que necesita para medir el éxito.

Para su recaudación de fondos, una meta de donación de $100,000 y una tasa de asistencia del 50% serían indicadores razonables de éxito.

Paso 4: Repase sus limitaciones

Sus objetivos deben ser coherentes con el cronograma, el presupuesto y los recursos elegidos. Probablemente encontraste barreras en el proceso de planificación, así que asegúrese de que el alcance del proyecto sea realista. No prometas un alunizaje si no tienes dinero para un cohete.

Su evento debe tener una forma realista de alcanzar sus metas de $100,000. ¿Su empresa tiene conexiones en la comunidad? ¿Tendrá muchos invitados de alto perfil que puedan hacer grandes donaciones? ¿Está garantizado que aparecerán si confirman su asistencia?

Responda estas preguntas honestamente, piense con imaginación en las alternativas y ajuste sus objetivos en consecuencia.

Paso 5: Discuta el riesgo y la responsabilidad

Piense en su plan desde todos los ángulos. ¿Cuáles son sus dependencias principales? ¿Qué puede salir mal? Ya sea que se trate de una rotación inesperada de empleados o de que el mal tiempo obligue a celebrar el evento en un lugar cerrado, tenga claro lo que podría evitar un resultado ideal y tenga un plan alternativo. Tenga varios y especifique qué condiciones activarían un plan de contingencia por adelantado.

tipos de planes de trabajo

Cada plan de trabajo será diferente. como esto la plantilla del plan de trabajo muestra que varían según el tipo de proyecto, la cantidad de personas involucradas y quién usará el plan cada día

La naturaleza de estas estrategias las hace difíciles de categorizar, pero podemos reducirlas a dos tipos principales:

plan de trabajo del empleado

Estos planes tienen un alcance menor y se centran en proyectos simples dentro de un departamento. Su objetivo es ayudar a su equipo a lograr sus objetivos internos, lo que elimina la necesidad de la aprobación de la alta dirección. Por lo general, estos pequeños proyectos caen dentro de su ámbito como jefe o gerente de departamento.

Un plan de trabajo del empleado incluye cosas como:

• Objetivos del proyecto

• Un presupuesto

• Materiales y gastos necesarios para el proyecto.

• Plazos y fecha estimada de finalización

plan de trabajo del gerente

El plan de trabajo de un gerente es más apropiado para proyectos grandes. Implican objetivos y estrategias a largo plazo y pueden requerir la ayuda de otros departamentos. Estos proyectos suelen tener:

• El impacto proyectado en la empresa.

• Análisis detallados de riesgos

• Desgloses de costos granulares y presupuestos

Debido a su tamaño y complejidad, estos planes a menudo requieren la aprobación de los superiores.

Volvamos a la recaudación de fondos de su compañía de equipos de montaña. Este proyecto se consideraría un plan de gestión. Es costoso, podría afectar significativamente la imagen de marca de la empresa e involucra a múltiples partes interesadas fuera de su departamento. Dentro del plan, puede encontrar tareas que puede asignar a sus empleados en una escala más pequeña, pero eso sigue siendo parte del rol del gerente.

Y una vez que lo sacas del parque…

Los planes de gestión de proyectos son esenciales para cualquier líder de equipo, pero no lo son todo. Tener y comunicar una visión y liderar un equipo durante todo el proceso de ejecución son habilidades importantes. Ahora que sabe cómo crear un plan de trabajo sólido, está en camino.

mejor arriba puede ayudarlo a mejorar sus habilidades de liderazgo para que todos participen en sus planes de trabajo. Estamos aquí para ayudarlo a crear un plan para aplastar sus objetivos (de la mejor manera posible).