Gestión ágil de proyectos: una guía sencilla

Muchas empresas hablan de la necesidad de ser más ágiles. ¿Por qué?

El ritmo del cambio: las cosas no solo están cambiando rápidamente, sino que se están acelerando. Atribuya esto a la tecnología y la conectividad en un entorno global. Una nueva oferta en LA una semana genera rápidamente nuevos productos, plataformas e incluso empresas en todo el mundo a la siguiente.

Las empresas también deben ser ágiles para mantenerse al día con las necesidades cambiantes de los clientes que esperan productos y servicios que satisfagan sus preferencias específicas. Para mantenerse al día, las empresas necesitan que sus equipos sean más ágiles, que sus gerentes sean más ágiles; necesitan que sus sistemas y prácticas de gestión respalden ser más ágiles.

Esta ha sido la historia de las empresas impulsadas por software durante más de una década. Ahí es donde entró Agile como enfoque y metodología de desarrollo de productos. Las empresas necesitaban una alternativa al enfoque de cascada más lento que reconociera el valor de poner rápidamente el producto en manos de los usuarios para co-crear.

Con su éxito de alta visibilidad en Big Tech, la metodología Agile fue más allá del software. Todo tipo de organizaciones han tratado de adoptar los inquilinos, la estructuración de proyectos y el lenguaje para su propio trabajo.

La gestión ágil de proyectos busca ejecutar un plan dividiéndolo en fases más pequeñas y fáciles de administrar que entregan resultados más rápido. Si bien no siempre tiene éxito más allá del software, los principios detrás del enfoque ayudan a garantizar que un plan propuesto pueda adaptarse a cualquier cambio en el camino. La agilidad también permite la colaboración entre los miembros del equipo. Permite la mejora continua hacia el producto final.

Esta guía examinará qué constituye la gestión ágil de proyectos. Para una discusión en profundidad, veremos los valores y principios centrales de este enfoque. Consideraremos los beneficios y las metodologías de los marcos ágiles y exploraremos las diferentes formas de practicar un desarrollo ágil eficiente.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La gestión ágil de proyectos divide los proyectos a gran escala en varias fases, llamadas sprints o iteraciones. De esta manera, las tareas se realizan en etapas cortas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Para entender esto, imagina un gran proyecto de cena de Acción de Gracias. Solo que, en lugar de un jefe de cocina, la familia acepta dividir las tareas de cocina y se organiza en torno a los elementos individuales del menú.

Si los nietos (usuarios finales) exigen una cena de Acción de Gracias saludable, este criterio se comunicará a la familia. La abuela (la líder del equipo) luego trabajará con el resto de la familia para ejecutar este proyecto. Para alcanzar su objetivo, el equipo podría aceptar coles de Bruselas asadas frescas en lugar de una cazuela salada.

De manera similar, el equipo puede cambiar a salsa de champiñones para satisfacer una solicitud vegana de última hora. Cada cambio y necesidad de acomodación se puede absorber rápidamente, sin descarrilar toda la cena esperando a que las tías y los tíos cierren la sesión y luego a la abuela antes de pasar a los rollos de la cena. En última instancia, el proyecto de la cena fomentó el trabajo en equipo y se adaptó rápidamente a los cambios por el bien común.

El enfoque ágil refleja esta configuración. De acuerdo con la Informe anual Pulso de la profesión de PMI, el 48% de los entregables no se terminan en el tiempo previsto. Además, el 31% de los equipos no logran cumplir sus objetivos originales. Al adoptar procesos ágiles, cada sección de un proyecto es examinada y revisada por el equipo. Los problemas se abordan rápidamente y se realizan progresiones suaves a lo largo del proyecto.

Los equipos de desarrollo de software iniciaron el desarrollo ágil de proyectos. Este proceso ahora es adoptado por equipos como las unidades de marketing y desarrollo de productos. La agilidad ayuda a aumentar la velocidad y promueve la colaboración. Este sistema fomenta respuestas más rápidas a los cambios del mercado durante el desarrollo.

Pero mientras que el enfoque ágil es un proceso iterativo, existen otros sistemas de gestión de proyectos. Un método común es el enfoque en cascada, que a menudo se compara con los sprints.

Gestión de proyectos ágil frente a cascada

El enfoque ágil es reconocido por dividir grandes proyectos en porciones más pequeñas. Estas porciones permiten flexibilidad a la hora de ejecutar cada fase del proyecto.

En comparación, el enfoque tradicional en cascada requiere que cada fase de un proyecto esté claramente trazada. Esto significa que cada etapa de la fase de desarrollo está clara, incluso antes de que comience el proyecto.

El modelo de cascada requiere que se complete una etapa antes de pasar rápidamente a la siguiente. Esto es similar al método ágil. Pero mientras que los métodos ágiles permiten cambios en las prioridades y objetivos durante el desarrollo, el modelo en cascada es más rígido. Esto último requiere una planificación considerable.

En este caso, la cena de Acción de Gracias sería un asunto planeado previamente. Cada miembro es consciente de su función, ya sea preparar el relleno o hacer la salsa de arándanos, antes de que comience la cocción.

Con el método de la cascada, un cambio repentino como un visitante vegano de última hora puede funcionar. Esto se debe a que los planes anteriores incluían salsa de carne en el menú.

El enfoque en cascada es ideal para proyectos que ya están bien definidos. Aquí, los miembros del equipo están seguros de su papel en la entrega de productos a los usuarios finales.

Para proyectos complicados con muchas partes móviles, el enfoque ágil podría ser la opción preferida. Este enfoque es adecuado cuando el proceso para lograr los objetivos no está inmediatamente claro.

¿Cuáles son los 4 valores fundamentales de la gestión ágil de proyectos?

Originalmente, los valores fundamentales de la gestión ágil eran estrictamente para los equipos de desarrollo de software. Sin embargo, estos principios son adaptables a cualquier organización que busque dejar huella en sus usuarios finales.

Los valores ágiles eliminan los obstáculos burocráticos y fomentan la colaboración. Estos principios promueven la participación del cliente en el diseño de un producto final adecuado.

¿Cuáles son los 12 principios de la gestión ágil de proyectos?

Los desarrolladores de software diseñaron el manifiesto ágil para promover operaciones flexibles. Este sistema se adapta a los cambios y garantiza mejoras continuas en las operaciones. Este manifiesto proporcionó los valores que dieron origen a los principios ágiles.

Estos principios pueden aplicarse a cualquier modelo de negocio con ofertas centradas en el cliente. Incluyen:

1. Satisfacción del cliente a través de entregas tempranas y continuas

Al adoptar el enfoque ágil, los usuarios finales y sus necesidades serán lo primero. Esto significa adaptar el modelo de desarrollo para su satisfacción. Al trazar para satisfacer las demandas de los usuarios de manera temprana, se garantiza una mayor satisfacción.

Al incluir comentarios de los clientes al principio del proceso de desarrollo, se pueden realizar cambios oportunos para adaptarse a las preferencias.

2. Provisiones para cambios, incluso en desarrollo tardío

A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, la agilidad está abierta al cambio. Estas revisiones ocurren independientemente de la etapa en que se realicen los reemplazos.

Se da prioridad a la satisfacción del cliente. El diseño iterativo se adapta al cambio en cualquier etapa del desarrollo.

3. Entrega frecuente de valor

Los proyectos ágiles no enfatizan la planificación y la documentación pesadas. Más bien, los miembros del equipo priorizan la ejecución rápida del proyecto, lo que permite una retroalimentación constante. Esto asegura que el producto final satisfaga al cliente.

4. Colaboración entre partes interesadas y desarrolladores

El equipo de desarrollo debe fomentar la interacción constante con los involucrados en la venta/uso del producto. Esta persona suele conocerse como el propietario del producto.

Con esto, se evitan errores costosos y se realizan revisiones mediante comentarios interactivos.

5. Los proyectos deben ser gestionados por personas motivadas

Debido a que el desarrollo ágil requiere una ejecución rápida, los inconvenientes innecesarios no son bien recibidos. Esto significa que los emprendedores que pueden tomar la iniciativa para impulsar el proyecto son los más adecuados. Cuando los miembros del equipo no pueden trabajar juntos, o si no pueden tomar decisiones informadas, el proceso se interrumpe.

6. Discusiones cara a cara

En su forma original, este principio enfatizaba la comunicación rápida entre los miembros del equipo. Esto generalmente se logró a través de conversaciones en persona, en lugar de otros medios como el correo electrónico.

Con saltos tecnológicos, el método ágil no requiere reuniones físicas. El proceso fluirá donde sea posible una comunicación constante y confiable entre los miembros del equipo.

7. El progreso se ve en los resultados de trabajo

El entorno ágil no está demasiado preocupado por la cantidad de cambios que se realizan en el proceso de desarrollo. Al final del día, las métricas importantes para el éxito con este enfoque radican en las críticas positivas del usuario final.

8. Un ritmo de desarrollo constante para los trabajadores

A pesar de enfatizar un flujo de trabajo rápido y flexible, el enfoque ágil no está diseñado para sobrecargar a los trabajadores.

Los miembros del equipo en el proceso de desarrollo deben trabajar a un ritmo constante y manejable para evitar el agotamiento.

9. Enfatice la excelencia técnica y el diseño para promover la agilidad

Los equipos que adoptan el enfoque ágil deben luchar por la excelencia. No solo es un buen ideal para el lugar de trabajo, sino que también garantiza que cualquier cambio o desarrollo de última hora no cerrará las operaciones. Al tener una base de alta calidad, se mejora la agilidad del equipo.

10. La simplicidad es clave

Cuando se trabaja en un entorno de rápido movimiento, la sencillez es la consigna. Los procesos complicados y de alto esfuerzo pueden generar inconvenientes. En cambio, un enfoque sencillo será más adaptable al cambio y la mejora.

11. Los equipos autoorganizados producen los mejores resultados

La agilidad prospera en equipos de emprendedores. Al dar autonomía a los miembros del equipo, se valorará esta confianza. Los equipos estarán más inclinados a evitar errores y producir los mejores resultados.

12. Exámenes periódicos para mejorar la eficacia

Los equipos ágiles tienden a operar como máquinas bien engrasadas. Esto suele ser a través de una cuidadosa planificación y anticipación de circunstancias imprevistas. Para mantener un flujo de trabajo fluido, las revisiones periódicas del trabajo anterior deben ser rutinarias.

Beneficios de la gestión ágil de proyectos

Hay varios beneficios que se pueden disfrutar al seguir el enfoque ágil. Éstas incluyen:

Identificación temprana de problemas

La retroalimentación constante y la colaboración son pilares del enfoque ágil. Al fomentar la entrada constante durante los ciclos de desarrollo, los problemas potenciales se reconocen rápidamente.

Mecanismos de retroalimentación más rápidos

La gestión ágil de proyectos no está sujeta a límites burocráticos. Esto permite compartir fácilmente comentarios y opiniones sobre la dirección del proyecto.

Mayores posibilidades de satisfacción del cliente

Al consultar con los usuarios finales durante el desarrollo, hay mejores probabilidades de producir un producto exitoso. Es más probable que los clientes estén satisfechos con el producto terminado cuando se elabora teniendo en cuenta sus preferencias.

Productividad mejorada

La agilidad equilibra la independencia y los esfuerzos de colaboración. Por lo tanto, es más probable que los miembros del equipo sean productivos. Este proceso permite la autosuficiencia y mejores resultados del proyecto.

Metodologías ágiles de gestión de proyectos

Hay diferentes maneras de adoptar la metodología ágil. La gestión ágil de proyectos es un término amplio para cubrir enfoques como scrum y kanban, que resultan ser los enfoques más comunes. Así es como funcionan:

Melé

Bajo esta metodología, los miembros del equipo se reúnen todos los días en reuniones conocidas como stand-ups, la idea es que todos estén de pie durante la reunión para que sea breve y enfocada. Ahora que muchas personas trabajan de forma remota, las reuniones diarias también son una forma de conectarse, aunque sea brevemente, como equipo. Durante estas reuniones, se discuten las tareas del día, así como los desafíos que podrían enfrentar los miembros del equipo. Los ciclos de desarrollo tienen lugar en sprints. Un scrum master dirige al equipo para garantizar que se eliminen los obstáculos.

Consideraciones para la metodología scrum

El equipo de scrum administrará sus tareas utilizando ayudas como la acumulación de productos. Esta es una lista de elementos que se incluirán en el producto final. Otro es el sprint backlog que contiene una lista de tareas para llevar el producto a su forma final.

Al final de cada sprint, los equipos tienen reuniones retrospectivas para revisar lo que se logró. Esto le da al equipo espacio para aprender de los errores y reconocer lo que debe continuar en ciclos posteriores.

El método scrum recibe elogios por el desarrollo eficiente de productos debido a la planificación y revisión constantes. Es probable que las prácticas de Scrum produzcan productos finales de mayor calidad.

Por otro lado, los proyectos Scrum pueden tardar más en completarse. Esto se debe a que varias divisiones de sprint pueden causar incertidumbre en los plazos de entrega del producto.

La independencia otorgada a los miembros del equipo también puede afectar la calidad del producto. Esto se debe a que pueden no estar familiarizados con el proceso. También pueden carecer de la supervisión adecuada para seguir adelante.

Kanban

Este es un método común para ejecutar desarrollos de proyectos ágiles. Alrededor El 43% de las empresas afirman utilizar este enfoque en la formulación de productos.

Con kanban, los equipos de desarrollo adoptan un enfoque visual para realizar un seguimiento de sus tareas. Ya sea con el tablero kanban, las notas adhesivas o las aplicaciones en línea, los equipos se mantienen al tanto de las tareas esperadas.

Para gestionar la productividad, kanban se centra en los trabajos en curso. Esto evita que el equipo se estire demasiado.

Consideraciones para la metodología kanban

Una característica integral del proceso kanban es una mayor visibilidad de las tareas necesarias para ejecutar el proyecto.

El tablero kanban revela lo que está en desarrollo, prueba, revisión o listo para su implementación.

Esta visibilidad conduce a una mayor eficiencia entre los miembros del equipo. Además, no surgen ideas innecesarias porque los planes de desarrollo están claramente planificados. Con procesos directos y eficientes, el equipo de desarrollo es más productivo. Los miembros del equipo están más abiertos a colaborar para llevar el proyecto a su mejor estado.

Sin embargo, a pesar de ser un proceso más colaborativo y eficiente, se requiere cuidado al adoptar kanban. Cualquier cambio en el desarrollo siempre debe reflejarse en el tablero. Cuando esto no sucede, un tablero kanban desactualizado puede generar confusión. Del mismo modo, si bien Kanban enfatiza una visión clara de los proyectos, el plazo para completar estas etapas sigue sin estar claro. Esto puede generar incertidumbre y complicaciones en el cronograma para los miembros del equipo.

Cómo implementar la gestión ágil de proyectos

Las organizaciones que buscan ser más ágiles pueden seguir estos pasos:

1. Crea una visión para el proyecto

Al adoptar una nueva metodología, se deben considerar los objetivos comerciales. Los miembros del equipo deben crear un modelo y examinar cómo los procesos ágiles pueden lograr estos objetivos de manera eficiente.

2. Analizar la hoja de ruta del producto

Con objetivos comerciales claros y una estrategia establecida, se debe trazar una guía de desarrollo. Esto incluirá los requisitos de la operación y las historias de los usuarios que describen el proyecto propuesto desde el punto de vista del consumidor. También se debe discutir una idea del plazo para la finalización.

3. Planifica los sprints

El equipo de desarrollo, en colaboración con el propietario del producto, planificará los sprints. Estos sprints cubrirán el ciclo de desarrollo donde se llevan a cabo y se logran las tareas.

4. Realice un seguimiento de las tareas con reuniones diarias

Para mantenerse al tanto de las progresiones en el proceso de desarrollo, los controles diarios son importantes. Estos stand-ups fomentan la comunicación y hacen un seguimiento del progreso en cada ciclo.

5. Realiza revisiones de sprint

Después de enviar el producto, el equipo debe esforzarse por examinar el proceso con las partes interesadas y los miembros del equipo. Esta es una oportunidad para analizar lo que funcionó y lo que se podría hacer de manera diferente.

Pensamientos finales

Cualquier equipo que busque producir un proceso de desarrollo ágil y eficiente se beneficiará de los métodos ágiles.

No todos los proyectos considerarán un proceso ágil adecuado para las operaciones. Pero las organizaciones que buscan tener respuestas más rápidas y eficientes al cambio y la incertidumbre encontrarán valiosos estos métodos.

Para obtener los mejores resultados de los procesos ágiles, no es suficiente simplemente apreciar su valor. Las empresas deben construir estructuras que fomenten la colaboración y el empoderamiento de los gerentes/miembros del equipo.

Estos arreglos asegurarán que se cumplan las expectativas.

Los valores ágiles aseguran la satisfacción del cliente. También son fundamentales para mejorar las iniciativas colaborativas e independientes dentro de los miembros del equipo.