5 pasos para construir una matriz de prioridades y organizar tu vida

A veces, no importa lo ocupado que te sientas, parece que no has logrado nada. Es frustrante. Es agotador. Y contribuye a la sensación de estar abrumado y agotado.

Una vida ocupada es gratificante cuando la abordas de la manera correcta. Sus responsabilidades con usted mismo, su empleador y su familia lo mantienen activo y estimulado. Pero es posible que asuma demasiado, dejándolo estresado y con exceso de trabajo. Debe tomar el control de sus obligaciones y aprender a administrar todo lo que tiene en su plato.

Una simple técnica de gestión del tiempo, como una matriz de prioridades, puede controlar su jornada laboral. Esta útil herramienta clasifica las responsabilidades diarias y las tareas críticas del proyecto según la importancia y la urgencia, creando un plan de acción que prioriza el trabajo de alto valor y alto impacto.

Comprender cómo hacer una matriz de prioridades puede mejorar significativamente su flujo de trabajo y permitirle lograrlo.

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta de gestión de proyectos que compara la importancia de la tarea (cuán vital es) con la urgencia (qué tan rápido debe terminarla) y lo ayuda a organizar una lista de tareas pendientes en consecuencia. Hay múltiples formatos para elegir, dependiendo de si administra tareas personales o un proyecto complejo con varios miembros del equipo.

Los investigadores saben que los seres humanos tienden a concentrarse en tareas sensibles al tiempo sobre elementos que son menos urgentes pero más importantes – también conocido como el efecto de mera urgencia. Se siente bien tachar las cosas de tu lista de tareas pendientes más rápido, pero es posible que accidentalmente dejes atrás tareas importantes.

Ordenar las tareas de acuerdo con una matriz de priorización lo ayuda a evaluar el valor de su trabajo y organizar las prioridades, evitando el efecto de mera urgencia. Te volverás más consciente de las consecuencias de tus elecciones y, naturalmente, dirigirás tu atención hacia donde tenga el mayor impacto.

Hay algunos tipos diferentes de matrices de prioridad, pero sus objetivos son todos los mismos: identificar qué tareas necesitan atención inmediata, cuáles puede posponer hasta que tenga más ancho de banda y qué elementos puede ignorar por el momento.

6 tipos de matrices de prioridad

Las matrices de prioridad pueden ser tan simples o tan complejas como las necesite. Al configurar su sistema, seleccione un formato basado en la complejidad de las tareas que está comparando: cuanto más involucradas estén, más criterios utilizará en la evaluación.

1. Matriz de prioridades de Eisenhower

Creada por el presidente Dwight D. Eisenhower y popularizada por el autor Stephen Covey en su libro de liderazgo Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, la matriz de prioridades de Eisenhower es una de las herramientas de priorización más simples.

Con una cuadrícula de 2×2, separará los proyectos en uno de los cuatro cuadrantes según la importancia y la urgencia. Luego, colocará cada tarea o proyecto en un cuadrante, determinando qué iniciativas abordará primero. Así es como se verán esos cuadrantes:

Cuadrante 1: Urgente e importante

Estos son elementos de gran importancia y gran urgencia. Suelen tener plazos claros y graves consecuencias si no los terminas. Las tareas en esta categoría podrían incluir:

• Terminar su parte de un proyecto a tiempo para la entrega

• Envío de avisos de retirada a los clientes por correo electrónico

• Creación de una agenda para una próxima reunión

Cuadrante 2: No urgente, pero importante

Completar estas tareas tiene la recompensa más alta, generalmente porque lo acercan a alcanzar una meta. Pero es posible que no tengan una fecha límite, por lo que es fácil postergarlas. Una matriz le permite identificar estas tareas antes de que se olvide de ellas. Debido a que tienen las mejores recompensas, aquí es donde desea pasar la mayor parte de su tiempo. Estos pueden incluir:

• Creando un plan de 5 años

• Inscribirse en un curso de desarrollo profesional

• Redes

Cuadrante 3: No importante, pero urgente

Estas tareas son urgentes, pero generalmente están más abajo en la lista de prioridades. Tal vez sean una pequeña pieza de un rompecabezas y no tengan el mismo impacto que otras cosas en su lista de tareas pendientes. Por lo general, estas tareas no requieren un conjunto de habilidades específico, así que deléguelas a otra persona de su equipo. De lo contrario, podrían convertirse en distracciones. En esta categoría, usted puede encontrar:

• Organización de documentos

• Edición de notas de reunión

• Responder a correos electrónicos de rutina

• Creación de un análisis DAFO personal

Cuadrante 4: Ni urgente ni importante

Es posible que estos elementos no merezcan un lugar en su lista de tareas pendientes en primer lugar. Tal vez serían más útiles más adelante y volverán a surgir como una tarea urgente en el futuro. Pero, en general, es mejor que usted y las personas que lo rodean pasen el tiempo en otro lugar. Las tareas sin importancia podrían incluir:

• Responder a correos electrónicos no urgentes y no importantes

• Planificación demasiado anticipada

El formato sencillo de la matriz de Eisenhower le permite clasificar elementos rápidamente. Pero con solo dos variables y cuatro categorías, carece de los matices necesarios para diferenciar entre prioridades similares en competencia.

2. Matriz de prioridades de acción

La matriz de prioridad de acciones utiliza el mismo formato que la de Eisenhower pero con criterios diferentes. En lugar de importancia y urgencia, clasifica las tareas según el impacto y el esfuerzo:

• Cuadrante 1: Alto impacto + Bajo esfuerzo = Ganancia rápida
• Cuadrante 2: Alto impacto + Alto esfuerzo = Proyecto principal
• Cuadrante 3: Bajo impacto + Bajo esfuerzo = Rellenos
• Cuadrante 4: Bajo impacto + Alto esfuerzo = Tareas ingratas

Las tareas del tercer y cuarto trimestre le quitan tiempo a Quick Wins y Major Projects, así que deléguelas o elimínelas de su agenda siempre que sea posible. Esto le ayuda a crear un plan de acción más eficiente.

3. Comparación por pares

El uso del método de comparación por pares le permite a usted o a su equipo clasificar rápidamente una lista de tareas importantes. Usando un modelo “A versus B”, comparará cada opción con otra y establecerá la prioridad con una votación cara a cara sobre qué tarea es más importante. Utilice este modelo al priorizar tareas similares.

4. Modelo de puntuación

Un modelo de puntuación le ayuda a decidir qué tareas tienen más peso y retorno de la inversión. Primero, tendrás que elegir atributos financieros o estratégicos como:

• Costo

• Impacto

• Tiempo

• Recursos

• Riesgo

Luego, enumere las tareas que necesita sopesar y asigne a cada una un valor numérico para cada característica. Sume los números para determinar la puntuación combinada de un elemento. La tarea más importante obtendrá la puntuación más alta, dejando el resto clasificado por prioridad en función de sus totales.

5. Kanbán

Kanban es una forma visual de la metodología Agile que suele aparecer en el desarrollo de software, pero puedes usarla para diferentes tipos de proyectos. Mapea todos los aspectos de la evolución de un proyecto en un formato gráfico, también conocido como tablero Kanban, para proporcionar transparencia en torno a los recursos, las expectativas y los plazos para cada tarea.

La metodología Kanban y las matrices de prioridad funcionan de la mano para garantizar que aquellos con las habilidades y el ancho de banda para completar tareas de alta prioridad reciban esas asignaciones. Le brinda la oportunidad de identificar y programar trabajos de baja prioridad a medida que los recursos estén disponibles. Evaluará los cambios en tiempo real y los integrará más fácilmente en su flujo de trabajo.

6. Seis Sigma

Six Sigma es un marco para la mejora organizacional continua que garantiza que el proceso de toma de decisiones se adhiera a la lógica, las mejores prácticas y el consenso del grupo. Esta metodología incluye bastantes sistemas diferentes para la priorización, dependiendo de las necesidades de su negocio.

Uno de los sistemas Six Sigma más destacados es Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar (DMAIC), en el que podrá:

Esta atención constante le brinda la oportunidad de mejorar y volver a priorizar constantemente su lista de tareas pendientes.

Cómo hacer una matriz de prioridades

Integrar una matriz de prioridades en la planificación de su proyecto, ya sea con un equipo o por su cuenta, es relativamente sencillo. Planifique con anticipación y concéntrese en organizar las tareas tan pronto como pueda. De esa manera, nada se deslizará por las grietas.

1. Establecer metas

Decida qué quiere que logre su matriz de prioridades. ¿Quieres ajustar tu lista de tareas diarias u organizar un proyecto completo? ¿Estas tareas son sencillas o son más difíciles de comparar entre sí? Comprender lo que espera lograr determinará qué plantilla de matriz de prioridades usar.

2. Haz una lista de tus opciones

Trabajando solo o con tu equipo, haz una lista de posibles tareas o proyectos en los que trabajar. Es posible que ya sepa cuáles son de mayor y menor prioridad, así que escriba su lista con esa funcionalidad en mente.

3. Determinar los criterios

Decida cómo desea determinar la prioridad. Uno de los mejores criterios es una simple comparación de entrada versus salida: medir cuánto esfuerzo requiere una tarea en comparación con su resultado. Pero para problemas más complejos, debe sopesar las consideraciones individuales, como el tiempo, los recursos y el costo, frente al valor de un proyecto completo.

4. Calcula posiciones

Teniendo en cuenta sus criterios de ponderación, califique cada elemento u opción y colóquelo en la sección adecuada de la plantilla que está utilizando. Si es una matriz de prioridad de acción o de Eisenhower, será un cuadrante, y si es una comparación por pares o un modelo de puntuación, podría ser un gráfico o una lista simple.

5. Analizar resultados

Revise sus resultados para determinar qué elementos debe priorizar para completar. Esto puede ser por día, por semana o incluso por mes. Puede ser útil comenzar primero con tareas más urgentes e importantes. Luego, puede crear un cronograma y organizar su lista de tareas en consecuencia.

Fortalezas y debilidades de la matriz de prioridades

Si bien una matriz de prioridades es una poderosa herramienta de administración de tareas, no resolverá todos sus problemas. Saber cómo puede ayudar y cuándo no le permite usarlos sabiamente.

Los puntos fuertes de una matriz de prioridades incluyen:

• Velocidad: esta matriz le permite organizar múltiples tareas de importancia comparable rápidamente.

• Flexibilidad: Permite ajustes basados ​​en criterios actualizados u opciones de ponderación, visualizando cómo cambian las prioridades en el tiempo.

• Personalizable: Tu plantilla puede ser tan simple o compleja como necesites, comparando opciones y criterios ilimitados.

• Fácil de entender: las matrices de prioridad son intuitivas e identifican claramente la importancia de un elemento en función de su posición o puntuación final.

• Transparencia: una matriz simplifica los esfuerzos de colaboración del equipo al explicar visualmente la delegación de tareas.

Las debilidades potenciales pueden ser:

• Sesgo del creador: si no es neutral acerca de qué tareas son más importantes, es posible que se autoseleccione en función de un sesgo implícito en lugar de un criterio establecido.

• Conflicto de prioridades: incluso con una planificación cuidadosa, dos proyectos o tareas muy diferentes pueden tener la misma puntuación. Si eso sucede, deberá crear una matriz o una lista de pros y contras utilizando otras medidas para desempatar.

• Rígido: una matriz de prioridades podría limitar el trabajo en equipo y la colaboración. Si tiene un grupo pequeño que trabaja bien en conjunto, dedicar tiempo a la priorización puede ser un desperdicio.

• Requisitos de capacitación: deberá ayudar a los nuevos empleados a comprender la lógica detrás de las metodologías de priorización para que todos aborden el proceso con la misma mentalidad de crecimiento.

• Retrasos en los proyectos: si te enfocas exclusivamente en tareas con los mayores retornos, podrías dejar algunos elementos esenciales pero menos gratificantes para el último minuto, poniendo en peligro los plazos.

La importancia de priorizar tus tareas

La implementación de una matriz de prioridades le permite reenfocar su atención en tareas de alto valor y convertirlo en una persona más efectiva y productiva, en el trabajo y en el hogar. Puede ayudarlo a desarrollar cualquier cosa, desde un plan de cuidado personal hasta el próximo gran proyecto de su equipo, todo mientras le brinda más tiempo para decir “sí” a las cosas que realmente importan.