En cualquier ámbito de la vida, es fundamental tener claridad sobre las funciones y responsabilidades que cada persona debe asumir. Ya sea en el trabajo, en un proyecto o en una relación, definir adecuadamente estas roles es crucial para lograr una buena organización y evitar conflictos. ¡Descubre en este artículo por qué es tan importante definir funciones y responsabilidades en todas las áreas de nuestra vida!
Definir roles y responsabilidades no solo lo ayuda a encontrar a la persona adecuada para el trabajo. También mejora la experiencia de los empleados y respalda la eficiencia de su organización.
Echemos un vistazo a por qué es tan importante que los empleados entiendan sus roles y responsabilidades.
¿Cuáles son los roles y responsabilidades laborales?
Cada rol tiene responsabilidades clave que encajan con ese puesto. Es importante entender el significado de los términos al considerar la importancia de los roles y responsabilidades. Esto asegurará que todos puedan realizar su trabajo de manera eficiente.
Las responsabilidades laborales se refieren a los deberes y tareas de sus roles particulares. Esto a veces se conoce como la descripción del trabajo. Los roles, sin embargo, se refieren a la posición de una persona en un equipo.
Los roles individuales que componen un equipo varían según la organización o el negocio. Tomemos como ejemplo el papel de un representante de servicio al cliente.
Los deberes y responsabilidades de un representante de servicio al cliente son:
- comunicarse con los clientes por teléfono, correo electrónico y redes sociales
- responder con prontitud a las quejas y preguntas de los clientes
- dar a los clientes información sobre productos y servicios
- procesar pedidos, formularios, solicitudes y solicitudes
- mantener una actitud positiva y profesional hacia los clientes
Desde un representante de servicio al cliente hasta el director ejecutivo, cada persona en una organización desempeña un papel.
El funcionamiento de cualquier negocio depende de que todos entiendan sus funciones y responsabilidades. Al comprender sus deberes, pueden realizar sus tareas asignadas de manera eficiente.
Todos los miembros del equipo deben cumplir con sus responsabilidades lo mejor que puedan para que el trabajo en equipo sea efectivo. Esto es cierto tanto para equipos presenciales como virtuales.
Para resumir, su función es el título de su trabajo y sus responsabilidades son la descripción de su trabajo.
Los beneficios de definir roles y responsabilidades en su organización
Definir claramente los roles y las responsabilidades puede ayudar a su organización en más de un sentido. Desde aumentar la eficiencia operativa hasta mejorar su proceso de contratación, veamos algunos beneficios.
Mejore su proceso de contratación y empodere al personal
Es importante que tanto los candidatos internos como los externos entiendan las responsabilidades de un puesto. De esta manera, puede impulsar a todo su equipo y al proceso de contratación.
Los candidatos tendrán expectativas más precisas del puesto. y cómo se ve el éxito en él. Al mismo tiempo, su equipo más amplio comprenderá por qué los nuevos empleados están a bordo, lo que reducirá la fricción.
La definición de roles y responsabilidades también aumenta la transparencia. Da a los miembros del equipo en un nuevo rol un camino claramente definido desde el primer día.
Desperdicie menos tiempo y dinero de su organización
Con responsabilidades bien definidas, la organización gasta menos de sus recursos solucionando despidos. También disminuye la probabilidad de conflicto interpersonal.
También puede ayudar a combatir los desafíos de trabajar desde casa porque los empleados remotos entenderán claramente lo que se supone que deben hacer.
Es igualmente importante que las cadenas de supervisión y presentación de informes estén bien definidas. De esta manera, la organización experimentará menos desgaste en su gestión de recursos humanos. A su vez, esto hace eficiencia operativa menos de un ascensor y más de una salida natural para todos.
Los roles y responsabilidades deben definirse antes de contratar o buscar internamente para ocupar un puesto. ¿Cómo se puede encontrar a la persona adecuada para el trabajo? ¿Y cómo puede el talento encontrar la oportunidad adecuada si no puede decir cuál es el propósito del puesto?
¿Cómo empiezo a definir roles y responsabilidades en mi organización?
Comience por hacer la pregunta: ¿Para qué problema se ha creado este puesto?
¿Tienes un producto o servicio? ¿Tienes clientes esperando? ¿Necesita poder servir a sus clientes de manera eficiente y eficaz?
Tal vez necesite obtener más clientes y diferentes tipos de clientes. O tal vez necesite diferentes tipos de productos.
Si la suya es una organización de larga data, es posible que esté buscando asegurarse de que está manejando un barco ajustado. Es tentador simplemente cortar y pegar roles existentes. Pero vale la pena reconsiderar si los problemas y las necesidades de la organización han cambiado.
Sin embargo, su empresa podría ser una nueva empresa. En este caso, la definición inicial de roles y sus responsabilidades clave dentro de una cadena de mando clara es una oportunidad.
Debe invertir tiempo por adelantado para obtener una mayor claridad sobre qué problemas son más importantes para abordar. Esto le ayudará a decidir qué tipo de persona es más necesaria.
Naturalmente, los problemas pueden cambiar cada seis meses. Pero el esfuerzo por definir responsabilidades ayudará a establecer expectativas. También mejorará la probabilidad de éxito.
El primer paso es determinar qué tareas son necesarias para poner su producto o servicio en manos de un cliente. Además, considere cómo esas tareas se agrupan más lógicamente para las empresas de los empleados individuales.
Este es el proceso de derivar y definir roles a partir de responsabilidades.
¿Qué es un rol y cómo lo define en su organización?
Hay varios roles comerciales diferentes dentro de una organización. Y cada función es fundamental para el éxito general y las operaciones de la empresa. Recuerde que no hay grandes roles organizacionales de una sola persona: todos juegan un papel.
Pero antes de que pueda asignar roles, debe definirlos. A continuación, le mostramos cómo especificar los roles de su organización:
Comprender qué trabajo debe hacerse
Un rol organizacional se define por su función dentro de un equipo más grande. Esto es cierto ya sea que sean oficialmente parte de un equipo o no. El equipo se define por su función dentro de la organización más grande.
Pero para definir cualquier rol en su organización, primero comience analizando las tareas del empleado. Estas son las tareas de las que un solo empleado es responsable para lograr el objetivo final de la organización. Este objetivo es el servicio de los clientes. Esto es cierto tanto con fines lucrativos como sin fines lucrativos.
Por ejemplo, Acme Widget Company puede requerir la realización de las siguientes tareas para atender a un cliente de manera efectiva:
- contestar telefono
- Procesando orden
- Relaciones con los clientes
- Respuesta a quejas sobre productos y entregas
Lógicamente, todas estas tareas pueden ser realizadas por una sola persona que desempeñe el papel de representante del servicio de atención al cliente.
Comprenda cómo encaja cada rol en su(s) equipo(s) más amplio(s)
La lista de tareas de la sección anterior es un ejemplo de un conjunto de tareas que definen un rol específico. Una vez que esas tareas se asignan a ese rol organizacional, entonces constituyen las responsabilidades del rol.
Consideremos a un miembro de un equipo de servicio al cliente que reporta a un gerente de servicio al cliente. En este caso, el rol de representante de servicio al cliente existe solo dentro de la estructura de su equipo.
El objetivo del rol es facilitar las comunicaciones entre el cliente y la organización. También ayudan con la comunicación interdepartamental dentro de la propia organización.
Un representante de servicio al cliente no puede estar solo en un escenario y hacer nada.
Cómo asignar un rol para su organización, equipo o próximo proyecto
Una vez que se define el rol, el desafío radica en asignarlo correctamente a un empleado o prospecto individual. Esta es un área donde las responsabilidades impulsan el proceso de toma de decisiones.
Una vez definido el rol, la primera consideración es cuáles son las características personales requeridas para desempeñarlo.
Volvamos al ejemplo anterior del representante de servicio al cliente. Algunas características necesarias para este rol son:
- Paciencia
- Habilidades de comunicación
- resolución de problemas
- Empatía
Estas habilidades blandas son esenciales para un puesto de servicio al cliente. Por ejemplo, la habilidad de aplacar a un cliente furioso que grita por teléfono es vital para la retención de clientes.
Además, la capacidad de mantener la calma y el análisis, de negarse a ser sacudido del modo de resolución de problemas, es útil. Esto es cierto ya sea que el empleado esté tratando con un cliente furioso o con un colega desafiante. Esto significa que estas habilidades también son cruciales para integrarse dentro del equipo.
Más allá de eso, el siguiente punto a considerar es la experiencia pasada y el currículum del candidato.
¿El candidato ha hecho este tipo de trabajo antes?
¿El rol requiere una habilidad técnica esencial, como la programación de Python 2.7?
¿El candidato tiene un éxito pasado particular que pueda demostrar que él o ella es ideal para el puesto? ¿Pero tal vez los títulos de trabajos anteriores no parecen indicar una combinación perfecta?
Este es a menudo material de “primera pantalla”. Los gerentes de contratación querrán dar un paso más en el proceso de entrevista. Esto puede ser a través de una revisión externa o interna.
Por ejemplo, ¿cuáles son las fortalezas y debilidades del candidato? Esta es una pregunta de entrevista de valores. Pero puede usarse para propósitos más sustantivos de lo que suele ser.
El punto clave a extraer de un candidato es si hay algún aspecto de su personalidad o hábitos de trabajo que esté en desacuerdo con el objetivo profesional general del puesto.
Por ejemplo, un representante de servicio al cliente no debería ser:
- de piel fina
- Rápido para el enojo
- Defensivo
Deben ser capaces de regular bien sus emociones.
Considere si el candidato será simplemente una buena adición al equipo. ¿Harán mejor al equipo? No se trata tanto de “encajar” como de si la persona encontrará desafíos y satisfacción trabajando con el equipo. También deben aportar habilidades y perspectivas complementarias en demanda que el equipo necesita.
Para los candidatos internos, ¿existe un historial de fricciones improductivas con otros colegas? La fricción y la disidencia pueden ser cosas buenas. Pero depende de la madurez del individuo para manejar los inevitables desacuerdos o tensiones en torno a perspectivas o enfoques alternativos.
Pregúntele directamente al candidato sobre un momento en que un compañero de equipo propuso una idea o un plan que contradecía el suyo. Escuche su lenguaje para determinar si:
- Sintieron ira o resentimiento: mi idea tiene que ganar.
- Lo vieron como una oportunidad para trabajar juntos. ¿Qué ve él que yo no?
Busque la química con los miembros existentes del equipo, pero no sobre-indexe en “encaje”. Esto puede conducir a equipos homogéneos que tienen un desempeño inferior.
En términos más generales, ¿aporta el candidato algo que le falta al equipo existente?
¿El candidato llena un vacío? ¿O hay un problema de redundancia del conjunto de habilidades?
¿Podrá el candidato persuadir a otros miembros del equipo de que tienen una solución a un problema como el nuevo chico de la cuadra?
En otras palabras, las debilidades y fortalezas de un candidato deben extraerse a través de un cuestionamiento de ejemplos históricos. Esto revelará las respuestas a algunas o todas estas preguntas.
Una pregunta estándar que los candidatos suelen hacer en las entrevistas es: “¿Para qué problema se creó mi puesto?”
Esta es una pregunta que la organización ya debería haberse hecho a sí misma. Debería preguntar nuevamente al candidato: “¿Qué ha hecho en el pasado para abordar este problema que tenemos?”
También vale la pena señalar que los roles no tienen por qué ser permanentes. Un proyecto único o intermitente puede involucrar roles asumidos por varias personas. O podría involucrar múltiples roles asumidos por una sola persona.
El análisis sigue siendo el mismo.
A menudo es útil utilizar un matriz RACI para hacer coincidir las tareas con los roles y para asignar responsabilidades.
El desarrollo personalizado desbloquea el potencial de la fuerza laboral que contrata.
Cómo definir las responsabilidades de un rol
Antes de definir responsabilidades, primero necesita una comprensión profunda de las necesidades de su organización. También debe tener una comprensión clara de las características que necesita el candidato adecuado.
El siguiente paso en este proceso es desglosar las tareas o responsabilidades discretas del rol. Esto le ayudará a formar la descripción del rol.
Las descripciones de puestos o funciones deben ser específicas. Deben incluir la tarea en sí. Pero también deben incluir los parámetros requeridos de la tarea y la mejor manera de llevarla a cabo.
Al ser explícito, les da a los candidatos una idea de su ámbito de trabajo y cómo medirá el desempeño.
Explicar las habilidades y tareas requeridas para cumplir con éxito el rol.
Por ejemplo, un estudio de arquitectura puede requerir un diseño tanto interior como exterior o estructural. La sección de responsabilidad para un rol de “diseño de interiores” podría decir:
- Comunicaciones internas y en sitio y reuniones con clientes. Las reuniones pueden llevarse a cabo durante el horario laboral habitual y los fines de semana.
- Uso de software AutoCAD, BIM/Revit. El software se utilizará para el diseño y desarrollo de acabados interiores, conceptos y temas.
- Preparación de documentos de construcción para interiores y componentes arquitectónicos. Preparar presentaciones para revisión de clientes y ventas.
- Desarrollo de soluciones a problemas técnicos, de diseño y entrega de fixtures siguiendo estándares y códigos establecidos.
Las tareas descritas anteriormente son discretas y exhiben la combinación de habilidades blandas y duras requeridas. Brinda a los candidatos una comprensión clara de sus responsabilidades diarias esperadas.
Algunas palabras sobre el marco de tiempo
Los plazos y los plazos también son siempre consideraciones importantes en cualquier definición de responsabilidad.
Asegúrese de que el empleado que asume el rol tenga una comprensión clara de las consideraciones de tiempo involucradas. Deben comprender la necesidad de comunicar los problemas de plazos a su gerente de informes.
Ejemplo:
- Asegúrese de que todos los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del alcance y dentro del presupuesto.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal. Confianza profesional para comprometerse e interactuar de manera efectiva con la alta dirección y la dirección ejecutiva.
Asegúrese de incluir la estructura de informes, si corresponde
Para los candidatos internos, es importante tener en cuenta los requisitos de presentación de informes. Incluya también las responsabilidades de supervisión que puedan ser relevantes.
La comunicación de los requisitos de presentación de informes ayuda a minimizar la confusión y la fricción sobre los problemas de la cadena de mando. Garantiza que los miembros del equipo estén todos en la misma página desde el principio.
Si no asigna el rol a un empleado existente, el siguiente paso es tomar toda la información anterior y convertirla en una descripción del trabajo.
Cómo escribir una descripción de trabajo eficaz
Aquí hay algunas mejores prácticas que lo ayudarán a redactar descripciones de trabajo efectivas.
1. Formato para facilitar la lectura
Formatee las descripciones de trabajo para facilitar la lectura y el escaneo, y use viñetas siempre que sea posible. Desglose las responsabilidades y calificaciones en líneas individuales. De esta manera, los candidatos pueden escanear fácilmente cuando la descripción se publica en línea.
2. Sea específico sobre las habilidades o conocimientos requeridos
Mencione cualquier software específico u otras habilidades requeridas para el rol. Además, incluya las credenciales educativas y de certificación específicas requeridas. Asegúrese de mencionar la experiencia necesaria para que un candidato desempeñe este rol con éxito.
3. Sea realista sobre los candidatos potenciales
Puede ser tentador exigir que todos los candidatos tengan un doctorado. en una disciplina afín. O que deben tener experiencia gerencial a nivel de director en un compañía de la fortuna 500.
Pero asegúrese de no “sobrecalificar” el puesto. Si lo hace, corre el riesgo de que los buenos candidatos no soliciten el puesto debido a una descripción del puesto demasiado ambiciosa.
Los componentes esenciales de una descripción de trabajo y una plantilla de descripción de trabajo gratuita
Para ayudarlo a crear la descripción de trabajo perfecta, hemos recopilado todos los elementos esenciales que deberá incluir. También hemos incluido una definición y un ejemplo para cada elemento para ayudarlo a comenzar.
Una vez que comprenda todos los componentes necesarios, utilice la siguiente plantilla gratuita como punto de partida para sus descripciones.
Título profesional
Esto puede hablar por sí mismo, como en el representante de servicio al cliente o los ejemplos de diseño de interiores anteriores.
Sin embargo, es posible que esté adaptando un puesto interno para un puesto público externo. En este caso, asegúrese de no proporcionar un título de trabajo que sea pura jerga o demasiado “esponjoso” o vago. Asegúrese de que el título del trabajo transmita la naturaleza del trabajo a los candidatos externos.
Ejemplo: Gerente de proyecto del equipo de ventas
Descripción
La descripción es una “tesis” de una o dos oraciones de la posición. Debe capturar el propósito esencial y la función del rol. Esto es especialmente útil si el título del trabajo en sí es vago.
Ejemplo: El Gerente de Proyecto del Equipo de Ventas será responsable de la planificación, adquisición y ejecución integral de todos los proyectos para nuestro Departamento de Ventas.
Si el título del trabajo es algo así como “representante de servicio al cliente”, una descripción puede ser menos necesaria. Eso es a menos que haya algo específicamente único acerca de este trabajo.
Responsabilidades
La lista de responsabilidades es la esencia de la descripción del trabajo y ya debe estar redactada. Refinarlo y ponerle viñetas para que sea más fácil de leer. Separe las descripciones de responsabilidad de varios pasos en elementos de línea separados que se puedan escanear.
Ejemplo:
- Asistir en la definición del alcance y objetivos del proyecto. Involucrar a todas las partes interesadas relevantes y garantizar la viabilidad técnica
- Asegurar la disponibilidad y asignación de recursos
- Desarrollar un plan de proyecto detallado para monitorear y seguir el progreso
Calificaciones requeridas
Las calificaciones requeridas pueden no ser algo que se haya considerado hasta este punto. Lo que se ha comprometido por escrito hasta ahora es lo que se necesita hacer y cuántas personas se requieren para hacerlo.
Ejemplo:
- Título BA/BS o experiencia laboral equivalente
- Mínimo de cinco años de experiencia en la industria relacionada en entornos operativos altamente complejos. La experiencia debe incluir la gestión de proyectos de tamaño moderado de principio a fin.
- Tiene un historial comprobado de entrega de proyectos a tiempo y de alta calidad.
Estructura de informes (para publicaciones internas)
Esta sección no es relevante para las ofertas de trabajo externas. Sin embargo, para un puesto publicado para candidatos internos, se pueden evitar muchos problemas más adelante. Por ejemplo, le da a un empleado interno interesado la oportunidad avanzada de decir: “¡De ninguna manera voy a trabajar para Dave!”
También garantiza que los solicitantes comprendan claramente a quién informarán y quién les informará a ellos. Pueden comprender mejor cómo el rol es esencial para el éxito del equipo en general.
Ejemplo: Reportes de rol al Director de Ventas
Ubicación, salario, beneficios
Muchas ofertas de trabajo no incluyen esta información. Esto es especialmente cierto si el puesto se encuentra dentro de una industria en la que las tasas de mercado son bien conocidas. O si se trata de un puesto ejecutivo para el que la compensación será un punto de negociación seria.
Pero para los candidatos externos, en particular, la información salarial puede ser crucial. Su puesto puede brindar excelentes beneficios para los empleados que otros puestos similares no brindan. De esta manera, puedes atraer a mejores candidatos.
Para los buscadores de empleo no ejecutivos, una publicación sin información sobre salarios o beneficios se pasa por alto e ignora fácilmente.
La plantilla de descripción del puesto: un ejemplo
Título del trabajo: Escritor técnico sénior
Descripción del puesto: ACME Documentation Services es especialista en publicación de documentación militar. Estamos buscando un solucionador de problemas creativo pero analítico. Deben comunicar de manera simple y efectiva flujos de trabajo complejos de diseño, fabricación y operación de equipos.
Responsabilidades:
- Entrevistar a las PYME para la recopilación de conocimientos operativos y de fabricación
- Función dentro de un equipo de proyecto. Proporcionar servicios de apoyo al desarrollo de manuales técnicos y cursos.
- Crear documentación e ilustraciones técnicas. Use CAD, Adobe Illustrator, Arbor Text Pro, editores XML y aplicaciones de desarrollo basadas en web
- Comuníquese con las pymes, los miembros del equipo y los representantes de los clientes. Determinar los requisitos de revisión y la aprobación de la publicación.
Calificaciones:
- Dominio del software descrito anteriormente
- Familiaridad con los estándares de documentación militar (MIL-STD-40051 y MIL_HDBK-1222C)
- Familiaridad con el Reglamento TRADOC 350-70 para el desarrollo de la formación
- Licenciatura o experiencia equivalente Más de 5 años de redacción técnica
- Ciudadanía estadounidense, capacidad de pasar una verificación de antecedentes
Ubicación/salario/beneficios: Este puesto está ubicado en nuestra oficina de Sterling Heights, MI. Ofrecemos un generoso paquete de vacaciones y beneficios de salud. También ofrecemos un programa de jubilación, seguro de vida y vacaciones pagadas. Salario acorde a la experiencia.
Cómo utilizar la plantilla de descripción del puesto
Una plantilla de descripción de trabajo completa como esta está diseñada para la colocación externa. Si su puesto es interno, puede incluir información de supervisión más específica. También puede insertar información más específica sobre el salario o el grado.
Se debe insertar una copia en el archivo de personal del empleado contratado para el rol para fines de evaluación futura. Esto es en el caso de que surja la cuestión de la asignación de responsabilidades dentro del equipo en una fecha posterior.
Ponga en práctica sus conocimientos sobre roles y responsabilidades
Recuerde, un rol es menos una etiqueta. En cambio, es descriptivo de lo que alguien hace dentro de una organización o proyecto. Define su relación con otros empleados o clientes.
Una responsabilidad es una tarea específica de la que es responsable alguien en un puesto de trabajo o en un proyecto. Es lo que hacen en el día a día.
Las organizaciones que definen claramente las funciones y responsabilidades pueden simplificar sus procesos de contratación. Puede capacitar a su gente para hacerlo mejor y estar más concentrados en el trabajo. También ayuda a impulsar la eficiencia operativa al reducir la confusión y las redundancias.
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Preguntas frecuentes sobre funciones y responsabilidades: por qué es importante definirlas
Las funciones y responsabilidades son elementos fundamentales en cualquier organización. Establecer claramente las tareas y roles de cada miembro del equipo de trabajo puede aumentar la eficiencia, garantizar una mejor comunicación y mejorar la productividad en general. A continuación, responderemos a algunas preguntas frecuentes sobre este tema:
¿Qué son las funciones y responsabilidades en el ámbito laboral?
Las funciones son el conjunto de tareas y actividades que se asignan a una persona o grupo dentro de una organización. Por otro lado, las responsabilidades son las obligaciones y deberes que cada individuo tiene en relación a su función específica.
¿Por qué es importante definir las funciones y responsabilidades?
Definir claramente las funciones y responsabilidades dentro de una organización brinda una serie de beneficios. Algunos de ellos son:
- Organización: Permite tener una estructura y orden en el trabajo, evitando duplicación de tareas y confusiones.
- Establecimiento de metas: Al asignar responsabilidades específicas, se facilita la fijación de objetivos y se permite evaluar los resultados de manera más efectiva.
- Mejor comunicación: Al saber quién es responsable de cada tarea, se evitan malentendidos y se mejora la coordinación entre los miembros del equipo.
- Identificación de necesidades de capacitación: Al definir las funciones, es más fácil identificar las habilidades y conocimientos que cada miembro del equipo debe tener, lo que permite ofrecer una formación adecuada.
¿Cómo se pueden definir las funciones y responsabilidades?
Existen diferentes pasos que se pueden seguir para definir las funciones y responsabilidades dentro de una organización:
- Identificar las tareas y actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.
- Asignar cada tarea o actividad a la persona o equipo más adecuado.
- Definir claramente las responsabilidades de cada individuo.
- Establecer los canales de comunicación y supervisión necesarios para garantizar un buen desempeño.
Por lo tanto, es imprescindible que las funciones y responsabilidades estén bien definidas en cualquier ámbito laboral. Esto permite un trabajo más organizado, una mejor comunicación y un aumento en la eficiencia y productividad. Si deseas obtener más información sobre este tema, puedes visitar la siguiente fuente externa en Wikipedia.
