¡Delegación para la victoria! 6 pasos para potenciar y hacer más

Para ser un líder efectivo, es importante aprender el arte de delegar.

Una de las transiciones más difíciles para los líderes es el cambio de hacer a liderar. Los nuevos gerentes a menudo luchan con esto, pero incluso los líderes más experimentados pueden hacerlo por defecto.

Analicemos qué es la delegación de autoridad y cómo puede hacerlo de manera efectiva en su lugar de trabajo.

Si quieres hacer algunas cosas pequeñas bien, hazlas tú mismo. Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar.

Juan C Maxwell

¿Cuál es el significado de delegación?

La delegación de autoridad se refiere a la división del trabajo y la responsabilidad de la toma de decisiones a un individuo que reporta a un líder o gerente.

Es el proceso organizativo de un gerente que divide su propio trabajo entre toda su gente. Se trata de darles la responsabilidad de cumplir con las tareas que les son delegadas en la forma que ellos crean conveniente.

Junto con la responsabilidad, también comparten la cantidad correspondiente de autoridad. Esto asegura que las tareas se puedan completar de manera eficiente y que el individuo se sienta realmente responsable de su finalización.

En un nivel, la delegación es solo dividir el trabajo en tareas que otros pueden hacer.

En el mejor de los casos, delegar es empoderar a las personas para que hagan el trabajo para el que mejor se adaptan. Les permite invertir más en el trabajo y desarrollar sus propias habilidades y destrezas. También le permite al gerente hacer otro trabajo importante que podría ser más estratégico o de mayor nivel.

En otras palabras, la autoridad delegada es más que simplemente analizar el trabajo. Es verdaderamente compartir la responsabilidad, la propiedad y la toma de decisiones. La autoridad delegada es autoridad compartida.

Delegar autoridad también puede mejorar la eficiencia al hacer que más empleados sean responsables de su propio trabajo y actividades. Se gasta menos tiempo y energía en monitorear y microgestionar a los empleados que son capaces y competentes. Como resultado, su equipo se vuelve más capaz y capaz de lograr un mayor rendimiento.

Delegar se trata de confiarle a otra persona que haga partes de su trabajo y que las lleve a cabo con éxito.

Elementos centrales de cómo delegar autoridad

Hay tres elementos centrales involucrados en la delegación de autoridad:

1. Autoridad

En el contexto de una empresa, la autoridad es el poder y el derecho de un individuo para usar y asignar sus recursos de manera eficiente.

Esto incluye la capacidad de tomar decisiones y dar órdenes para lograr los objetivos y metas organizacionales.

Este componente siempre debe estar bien definido. Todos los que tienen autoridad deben conocer el alcance de su autoridad.

Esencialmente, es el derecho de dar una orden, lo que significa que la gerencia de alto nivel siempre tiene la mayor autoridad.

Existe una relación simbiótica entre autoridad y responsabilidad. Por lo tanto, la autoridad, especialmente la autoridad en la gestión, siempre debe ir acompañada de una cantidad igual de responsabilidad si se quiere completar la tarea con éxito.

Del mismo modo, durante mucho tiempo ha existido una relación entre el poder y la influencia. Aprenda cómo debería ser esta relación en nuestro artículo: Poder versus influencia: cómo construir un legado de liderazgo.

2. Responsabilidad

Esto se refiere a los detalles y el alcance del individuo para completar la tarea que se le asignó.

La responsabilidad sin la autoridad adecuada puede conducir a:

• Descontento
• Insatisfacción
• Conflictos
• Frustración para el individuo.

Mientras que la autoridad fluye de arriba hacia abajo, la responsabilidad fluye de abajo hacia arriba. La gerencia media y la gerencia de nivel inferior tienen más responsabilidad.

3. Responsabilidad

A diferencia de la autoridad y la responsabilidad, la rendición de cuentas no se puede delegar. Más bien, es inherente al otorgamiento de la responsabilidad misma.

Cualquiera que se propone realizar una tarea y aceptar un trabajo en una empresa se vuelve responsable del resultado de sus esfuerzos.

Rendición de cuentas, en resumen, significa ser responsable del resultado final. La rendición de cuentas surge de la responsabilidad.

La autoridad fluye hacia abajo, mientras que la responsabilidad fluye hacia arriba. El flujo descendente de autoridad y el flujo ascendente de responsabilidad deben ser los mismos en cada posición de la jerarquía gerencial.

La importancia de la delegación

Se ha demostrado que delegar mejora la eficiencia de las tareas y beneficia a la organización de maneras que no son obvias al principio.

Un estudio de Harvard Business Review determinó que delegar en realidad puede aumentar los ingresos de las organizaciones y la eficiencia general.

No solo lo hace delegación empoderar a otros en la organizaciónpero también ayuda a optimizar el rendimiento del grupo.

Delegar empodera a su equipo, genera confianza y motiva.

La delegación reflexiva, con apoyo, también es una forma de estirar y desarrollar a las personas dentro del trabajo. Esto es a menudo más poderoso que a través del desarrollo profesional periódico.

Y para los líderes, les ayuda a aprender cómo identificar quién es el más adecuado para abordar tareas o proyectos.

Como se describe en un Artículo de Harvard Business Reviewun líder de equipo adoptó una estrategia de delegación e hizo el cambio de simplemente estar ocupado a ser productivo.

Por supuesto, delegar tareas también puede aligerar tu carga de trabajo. Pero según el Dr. Scott Williamsdelegar hace mucho más que sacar cosas de su plato.

Por un lado, las personas que trabajan para usted podrán desarrollar nuevas habilidades y adquirir conocimientos. Esto los prepara para más responsabilidades en el futuro.

Williams escribe:

“La delegación también puede ser una señal clara de que respetas las habilidades de tus subordinados y que confías en su discreción… Los empleados que sienten que se les confía y se les respeta tienden a tener un mayor nivel de compromiso con su trabajo, su organización y, especialmente, sus gerentes”.

La delegación empodera a los equipos al permitirles demostrar su capacidad para asumir un nuevo trabajo.

Cómo delegar responsabilidad

Hay varias formas de transferir responsabilidades a los empleados según las necesidades de su lugar de trabajo.

Puede utilizar los siguientes tipos de delegación de autoridad para asignar tareas a varios miembros del equipo en el lugar de trabajo:

Departamentos

Puede delegar la supervisión de un departamento en particular a otro empleado. Por ejemplo, si es director ejecutivo, podría delegar la autoridad sobre todo el departamento de marketing al director de marketing.

Proyectos

Puede asignar un empleado o grupo de empleados para completar un proyecto específico de principio a fin.

Por ejemplo, el director de marketing podría asignar una campaña publicitaria a un director de proyecto o líder de proyecto. Luego, el gerente del proyecto reúne un equipo de redactores y diseñadores para colaborar en el proyecto. Cada uno de estos colaboradores realiza funciones específicas delegadas.

El director de marketing ha delegado autoridad al líder del proyecto. El líder del proyecto podría delegar más en el equipo si todos están capacitados y familiarizados con la intención y los resultados deseados. Si los colaboradores son en su mayoría autónomos o personal más subalterno, el líder del proyecto puede delegar tareas pero mantener la autoridad y estar más involucrado en el seguimiento de las diversas tareas.

Toma de decisiones

Puede darle a uno de sus empleados el poder de tomar ciertas decisiones para que pueda concentrarse en otro trabajo. Por ejemplo, como director de marketing, puede delegar la autoridad al subdirector de marketing para contratar empleados para el departamento cuando sea necesario.

Análisis

Cuando necesite más información, puede pedirles a los empleados que completen una investigación detallada sobre el tema. Si es un administrador de proyectos de marketing, puede pedirle a alguien del equipo de generación de demanda que busque estadísticas demográficas para la audiencia prevista de su campaña publicitaria.

Procesos administrativos

También puede delegar tareas administrativas, como la entrada de datos, a otros empleados.

Como gerente de marketing, por ejemplo, puede asignar el monitoreo de redes sociales a un asistente de marketing.

6 pasos para una delegación efectiva en la gestión

Echemos un vistazo a seis pasos que puede usar para delegar de manera efectiva.

1. Planifica y prepara

Antes de comenzar un proceso de delegación formal, tómese el tiempo para pensar en la tarea y decidir en quién delegará y el resultado que desea.

Además, identificar una meta y propósito para las funciones delegadas. Su objetivo determinará el enfoque que adopte.

2. Discutir la tarea a delegar

Involucre al empleado en una conversación específica sobre la tarea que desea delegar. Luego, asegúrese de que ambos estén de acuerdo con respecto a la tarea y el resultado que desea.

Este paso es útil para establecer expectativas y establecer la calidad del trabajo que debe completarse.

También es útil indicar por qué está delegando la tarea a esa persona.

Alex Cavoulacos, el fundador de The Muse, dice:

“Cuando seleccione personas a quienes delegar, dígales por qué los eligió específicamente y cómo espera que esto los ayude a crecer”.

3. Identificar la fecha límite para completar

Asegúrese de que su fecha límite sea realista y alcanzable.

Esto es particularmente importante cuando se delega un objetivo ambicioso o algo que la persona no ha hecho antes.

Si cree que el empleado podría necesitar algún tiempo de revisión, constrúyalo por adelantado. Esto asegura que no terminará en la fecha límite con un resultado diferente al que deseaba.

Al establecer la fecha límite, considere dónde encaja la tarea delegada con las responsabilidades laborales existentes de la persona.

4. Resume el nivel de autoridad

Describe claramente el nivel de autoridad que quieres que tenga la persona. Los diferentes niveles de autoridad incluyen lo siguiente.

• Recomendar. Si el riesgo asociado con la tarea es alto o la persona tiene poca experiencia, puede pedirle a la persona una recomendación sobre un curso de acción. Pero tú tomas la decisión final.

• Informar e iniciar. Si el riesgo asociado con la tarea es moderado y la persona tiene algo de experiencia, la persona le informará antes de tomar medidas.

• Acto. La persona tiene plena autoridad para actuar por su cuenta si el riesgo asociado con la tarea es bajo o si la persona tiene mucha experiencia.

5. Incorpore puntos de control o informes de progreso

Establezca puntos de control regulares desde el principio para brindar apoyo y seguimiento. Puede usar los puntos de control para revisar el trabajo y dar retroalimentación o incluso proporcionar aliento y entrenamiento.

6. Llevar a cabo un informe final

El informe final consiste en una discusión bidireccional sobre cómo fue la tarea delegada.

El debriefing implica una indagación mutua:

Pida al empleado que reflexione sobre su propio desempeño en la tarea o proyecto. Ayuda hacer preguntas, como qué pensaron que salió bien, qué pensaron que podría haber sido mejor sobre el proyecto y qué harían de manera diferente si pudieran hacerlo de nuevo.

Proporcione comentarios sobre cómo cree que lo hicieron

Pídale a la persona que proporcione comentarios sobre su desempeño como delegador. Nuevamente, las preguntas específicas pueden ser útiles: ¿Dónde podría haber sido más claro? ¿Qué otros tipos de apoyo le habrían resultado útiles?

Casos prácticos de delegación de autoridad

Para ilustrar mejor cómo es la delegación de autoridad en la gestión, echemos un vistazo a tres casos de estudio:

Delegación de autoridad estudio de caso 1:

Seth Kehne, propietario de Lawn Butler en el este de Tennessee, fundó su empresa en 1999. Observó cómo crecía lentamente desde un pequeño negocio secundario y, de repente, se dio cuenta de que los ingresos se habían duplicado.

Pero debido a que el crecimiento fue gradual, nunca tomó medidas para implementar un sistema de gestión para una empresa más grande. Con todos reportándose a Kehne, estaba al límite.

Limitó el crecimiento de la empresa porque los gerentes no sentían que tenían la libertad de hacer su trabajo sin su aprobación.

Además, como directora ejecutiva, Kehne trabajaba demasiadas horas “administrando en lugar de delegar”.

“Al no poder delegar, había estado frenando a mis gerentes. No tenían la autoridad completa que necesitaban para hacer lo que tenían que hacer”. dice Kehne.

Parte de la solución fue implementar un organigrama. Incluía los nuevos deberes de los gerentes y las responsabilidades delegadas.

También redujo la cantidad de personas que reportan directamente a Kehne de más de 20 a cuatro.

“Para ser honesto, pensé que ya había delegado muchas de mis responsabilidades. Pero una vez que tuvimos este organigrama en su lugar, me di cuenta de que realmente no lo había hecho”, compartió Kehne.

A medida que los gerentes y los empleados asumieron sus nuevos roles, las operaciones se volvieron cada vez más fluidas. Esto permitió un crecimiento aún mayor.

“Las cosas simplemente funcionan mejor ahora”, dijo Kehne, y agregó que las ventas aumentaron un 50 % desde que implementó el cambio hace dos años.

Otras mejoras incluyen:

• Mejores horas de trabajo gracias a operaciones más eficientes (al menos de cinco a 10 horas menos por semana)
• Respuesta positiva del cliente
• Mejor satisfacción laboral de los empleados

Delegación de autoridad estudio de caso 2:

Jane es gerente sénior en una empresa de TI y tiene un miembro del equipo, Amanda, que depende directamente de ella.

Las cosas no han sido fáciles para ellos durante las últimas semanas. En el último proyecto que Jane delegó a Amanda, comenzó a sentir que sería mejor hacerlo ella misma.

Si bien Amanda está dispuesta a asumir tareas adicionales, simplemente no parece estar dispuesta a ser responsable de la tarea. Ella no hará nada sin consultar primero con Jane.

La última vez que Amanda entró en la oficina, Jane le dijo que olvidara lo que estaba haciendo y que se lo pasaría a otra persona que pudiera encargarse de la tarea. Después de que Amanda se fue, Brian se dio cuenta de que ella no lo manejaba bien.

Más tarde, Jane se sentó con Amanda para analizar más a fondo la situación y descubrió la mejor manera de proceder en colaboración con Amanda. Se disculpó con Amanda por cómo manejó el último encuentro y se dio cuenta de que tenía que delegar las tareas de manera diferente a Amanda.

Le pidió a Amanda que la ayudara a comprender por qué siente que no puede tomar medidas para completar una tarea.

A través de una conversación honesta con Amanda, Jane aprendió la mejor manera de delegar en Amanda.

A través de una conversación, Jane aprendió más sobre sus habilidades y experiencias y dónde está su nivel de comodidad. Esto permitirá que Jane gestione con mayor eficacia las tareas delegadas.

Delegación de autoridad estudio de caso 3:

Anthony fue ascendido a Director de Finanzas. Había sido elegido porque tenía la capacidad para desempeñar el cargo y su nivel de pensamiento y valores coincidían con lo que se necesitaba para tener éxito en el puesto.

Antes de la promoción, se había desempeñado como líder del equipo de compras.

Seis meses después, varios miembros de su personal se habían acercado al vicepresidente de finanzas con su preocupación de que estaba haciendo demasiado trabajo que no se podía delegar. El equipo sintió que no confiaba en ellos y que no estaban aprendiendo ni creciendo.

Anthony recibió retroalimentación y entrenamiento para crear un plan de acción. Esto incluía la delegación adecuada de tareas al personal de acuerdo con sus capacidades.

Anthony creó el plan y delegó adecuadamente gran parte de sus responsabilidades.

Los miembros del personal sintieron un alivio bienvenido e informaron que Anthony ahora se estaba tomando el tiempo para entrenarlos. Estaba explicando clara y claramente sus resultados en las asignaciones de trabajo.

Anthony tuvo más tiempo para completar su trabajo y mejorar su departamento. Esto creó un aumento en la satisfacción y retención de los empleados.

La delegación de autoridad trae mayor éxito

Con suerte, este artículo le ha dado una mejor comprensión del papel que puede desempeñar la delegación en el éxito de su negocio.

A veces, dejar ir es lo mejor que puedes hacer.

Y, la delegación puede resultar beneficiosa para su equipo y organización en su conjunto.

Si desea aprender a delegar el trabajo de manera efectiva pero no sabe por dónde empezar, considere trabajar con un asesor de BetterUp para alcanzar sus objetivos.