5 consejos para romper los silos y fomentar la colaboración

Hoy en día, las organizaciones tienen una gran cantidad de herramientas de comunicación que mantienen al personal conectado: correos electrónicos y plataformas de mensajería, herramientas de comunicación asincrónica y salas de reuniones virtuales, por nombrar algunas. Pero con tantas opciones, y las complicaciones de la dinámica del lugar de trabajo, crear un sistema de comunicación en grandes organizaciones es más fácil decirlo que hacerlo.

Los flujos de información ineficaces en el lugar de trabajo se denominan silos. Estas barreras de comunicación reducen la productividad y desmotivan a los empleados, y dificultan alcanzar un objetivo común.

Romper los silos y construir una comunicación y colaboración sólidas debe estar en la parte superior de la lista de tareas pendientes de cada gerente. Crea un sentido de pertenencia en el lugar de trabajo y ayuda a las personas de diferentes departamentos a pensar fuera de la caja.

Cuando Steve Jobs construyó la primera oficina de Pixar en 1986, colocó los baños en un atrio en el centro del edificio.. El personal estaba molesto por tener que atravesar toda la oficina para llegar al baño, pero seguían chocando entre sí. Pronto, los colegas de diferentes departamentos se detendrían para conversar y regresarían a sus escritorios con ideas nuevas o mejoradas.

Los tiempos han cambiado, pero la importancia de la comunicación y la colaboración no. Las empresas que se comunican de manera eficiente son hasta un 25 % más productivas. Más, El 86 % de los ejecutivos está de acuerdo en que la mala colaboración y comunicación provocan fracasos en los negocios.

La comunicación y la colaboración elevan el desempeño de los empleados, y romper los silos es el primer paso.

¿Cuáles son los tres tipos de silos?

Un silo se refiere al acaparamiento y sellado de información, como la forma en que bienes como el grano se almacenan y guardan bajo llave en silos de la vida real. Los silos corporativos ocurren debido a la mala comunicación en el lugar de trabajo o a sistemas demasiado complicados.

Aquí hay tres tipos de silos:

1. Silos organizacionales

La mayoría de las estructuras organizativas de las empresas constan de varios departamentos y subdepartamentos. Pero las empresas se convierten en silos organizacionales cuando esos departamentos son jerárquicos o demasiado especializados, lo que bloquea el flujo de información.

Los problemas surgen cuando los grupos trabajan de forma demasiado independiente y persiguen objetivos profesionales individuales o departamentales en lugar de los de toda la empresa. En el peor de los casos, incluso pueden pelear por los recursos o interrumpir deliberadamente el flujo de trabajo de otra persona para mejorar el suyo.

Imagina una startup en crecimiento. El equipo de ventas puede sentirse presionado para aumentar las ventas del primer trimestre, por lo que para atraer nuevos clientes, prometen funciones que el equipo de ingeniería aún no ha terminado. El equipo de ingeniería ahora tiene que cumplir con plazos difíciles y reprogramar su flujo de trabajo. Si las ventas hubieran comunicado sus objetivos de antemano, los ingenieros no habrían tenido que estar en esa posición.

2. Silos de información

Cuando los departamentos no registran, comparten e integran correctamente la nueva información, se crean silos de información. En lugar de ofrecer acceso abierto a datos o ideas, los acumulan y los ocultan a los demás en la empresa.

Por ejemplo, un equipo de marketing multinacional con diferentes oficinas que necesitan comunicarse entre sí podría usar Slack para enviar mensajes, Google para compartir documentos, un portal interno para empleados, una aplicación de gestión de proyectos, etc. Pero no existe un sistema para mantener todo organizado entre canales y equipos.

En este caso, la gran cantidad de herramientas bloquea el intercambio de información. Tener contenido diferente en diferentes lugares puede crear discrepancias, lo que lleva a ventas menos efectivas, menor compromiso de los empleados y dificultades para combinar datos.

Otra forma de silo de información es la opuesta: los equipos individuales no tienen los canales adecuados para compartir información. Los gerentes y los departamentos no pueden compartir decisiones o nuevas políticas con las personas que necesitan saber porque no se cuenta con las plataformas adecuadas.

3. Mentalidad de silo

Una mentalidad de silo ocurre a nivel individual en lugar de entre equipos. Los empleados, gerentes y ejecutivos que no juegan en equipo pueden no estar dispuestos a compartir información que no les sirve o no se ajusta a sus objetivos.

Del mismo modo, es posible que los empleados agotados o difíciles no vean el valor de su conocimiento y se lo guarden para sí mismos. Las personas con una mentalidad de silo no comparten libremente ideas y otra información, incluso si sería útil para el resto del equipo.

Una gran empresa de desarrollo de software, por ejemplo, podría ofrecer una bonificación al empleado que alcance una meta de eficiencia o eficacia al final del año. En lugar de trabajar juntos para resolver problemas de eficiencia, los empleados podrían volverse reservados y trabajar solos.

¿Cómo se crean los silos?

Los empleadores no crean silos a propósito. De hecho, El 75% de los empleadores cree que la colaboración y el trabajo en equipo son vitales. Pero la dinámica humana en el lugar de trabajo es complicada y los silos pueden aparecer de forma natural.

Aquí hay algunas formas en que se desarrollan los silos:

1. Jerarquías de comunicación

Cuando la información se filtra a través de una organización de arriba a abajo, hay más oportunidades de malentendidos y errores. La desconfianza en el liderazgo, las personalidades tóxicas y la política de la oficina pueden retrasar la información o mantenerla dentro de un círculo.

2. Gestión impulsada por el ego

Si un gerente no está de acuerdo con una decisión, es competitivo o se siente amenazado, es posible que no se comunique con sus equipos o con otros supervisores. Incluso si no es su intención, bloquean el flujo de información y crean un ambiente de trabajo tóxico.

Sus equipos pueden darse cuenta de la lucha de poder entre los líderes del equipo y crear sus propios problemas como resultado.

3. Sobreespecialización

Jugar con las fortalezas de las personas no es necesariamente algo malo. Pero los departamentos autónomos pueden formar sus propios objetivos con demasiado énfasis en lo que hacen bien, socavando las necesidades de otros departamentos o de la empresa en su conjunto.

Pueden no ver el panorama general y perder oportunidades de crecimiento colectivo.

4. Rápido crecimiento

Cuando las empresas crecen rápidamente, los líderes pueden distraerse y descuidar la comunicación de bajo nivel. Las nuevas contrataciones pueden sentirse fuera de lugar, especialmente si una empresa está incorporando a muchas personas nuevas a la vez. Esta es solo otra forma en que la comunicación puede retrasarse.

¿Todos los silos son malos?

No todos son malos. Las jerarquías y los departamentos especializados son inevitables y es imposible tener una estructura empresarial perfecta. La identificación de silos ayuda a los equipos a ver qué están haciendo mal y cómo se podría mejorar la comunicación.

Aunque los silos son negativos, resaltan oportunidades de mejora.

¿Qué pasa cuando no rompes los silos?

Las barreras de comunicación dificultan el éxito de una organización y dejar que se intensifiquen empeora las cosas. Aquí hay cuatro consecuencias de los silos:

1. Negocios estancados

El personal que trabaja en silos departamentales puede acostumbrarse a ellos y resistir los cambios organizacionales. Cuando la gerencia quiere reorganizar una estructura o reevaluar políticas, recibirán resistencia de parte del personal que no puede ver más allá de su silo. Esto impide el crecimiento.

2. Mala experiencia del cliente

Los empleados pueden interactuar con los clientes y clientes de manera diferente si las expectativas no son claras. Distintos miembros del personal pueden proporcionar a los clientes información contradictoria o resolver los conflictos de manera despectiva.

Si este es un hilo común en la satisfacción del cliente, puede ser difícil reconstruir su confianza en la empresa.

3. Toma de decisiones costosas

La alta gerencia, los gerentes de nivel medio y los empleados toman innumerables decisiones todos los días. Cuando no tienen suficiente información, el proceso de toma de decisiones se atrofia, lo que afecta el crecimiento y el desempeño de la empresa.

La mala toma de decisiones compensa más del 3% de las ganancias anualeslo que marca una diferencia considerable tanto para las empresas grandes como para las pequeñas.

4. Pobre cultura empresarial

La comunicación juega un papel enorme en la construcción de una cultura empresarial sólida: las actitudes, los comportamientos, los valores y las normas de trabajo compartidos de una organización. De hecho, los empleados comprometidos son un 17 % más productivosy El 52% de los trabajadores permanecerán en un trabajo donde se sientan valorados.

Pero los silos impiden la crítica constructiva y la comunicación positiva, restringen la cultura de la empresa y no muestran a los compañeros de trabajo lo valiosos que realmente son.

5 consejos para romper silos

Es importante detectar y eliminar los silos tan pronto como aparecen, pero evitarlos en primer lugar es aún mejor. Aquí hay algunas formas de evitar que se formen silos en el lugar de trabajo:

1. Unificar el liderazgo

Estimular la colaboración en el trabajo comienza con los gerentes que se comunican entre sí y están en sintonía.

Si bien los diferentes equipos cumplen funciones únicas, todos son parte de la empresa, y la gerencia de alto nivel debe trabajar con los gerentes de nivel medio para respaldar el panorama general y los objetivos a largo plazo de la empresa.

2. Crea equipos multifuncionales

La colaboración multifuncional con miembros del equipo de diferentes orígenes crea entornos de trabajo más dinámicos, creativos y desafiantes. El acceso a perspectivas mixtas significa que es más probable que las personas colaboren y resuelvan problemas.

Los lugares de trabajo que practican la diversidad y la inclusión comparten información más libremente, son resistentes a los desafíos y encontrar soluciones más rápido.

3. Educar, trabajar y entrenar juntos

La capacitación y la colaboración en equipo crean relaciones de trabajo más sólidas y aumentan la productividad. Un estudio muestra que los estudiantes retienen más conocimiento al compartir información en lugar de sentarse pasivamente en conferencias.. La colaboración construye conexiones sociales, mejora la comprensión y fomenta un sentido de pertenencia para todos.

4. Utilice herramientas de colaboración más eficaces

Con tantas herramientas digitales disponibles, es fácil sentirse abrumado y crear silos por accidente. En una encuesta, El 37 % de los trabajadores de recursos humanos coincidieron en que demasiadas herramientas digitales causaron interrupciones.. Para evitar esto, utilice algunas herramientas que funcionen y asegúrese de que todos sepan cómo usarlas.

Cree un manual de mejores prácticas comerciales para describir qué herramientas deben usar los empleados para enviar mensajes a sus colegas y realizar un seguimiento de los proyectos. Los gerentes deben establecer expectativas claras sobre cómo, por qué y cuándo usar cada herramienta de gestión de proyectos.

5. Instituir estrategias de comunicación en toda la empresa

Para evitar una desconexión entre departamentos, y la consiguiente disminución de la productividad, comuníquese clara y regularmente. El liderazgo debe reunirse con frecuencia con los gerentes, y los gerentes deben reunirse con frecuencia con sus empleados.

Las salas de chat de toda la empresa, los documentos de acceso abierto y las encuestas de empleados mantienen a los empleados conectados con estructuras de equipo más grandes. Cuanto más a menudo se comunique la gerencia, más motivado estará todo el equipo para compartir información.

Construye puentes, no muros

Formar equipos con sólidas habilidades de comunicación requiere tiempo y esfuerzo. Si su equipo tiene pocas habilidades de comunicación y colaboración, romper los silos podría ser la respuesta, incluso si es incómodo.

Aunque es una tarea desafiante, las empresas prosperan cuando la información fluye y se fomenta la colaboración. A medida que los departamentos y los empleados mejoren la comunicación, verá cambios en la actitud, la dinámica del equipo, la productividad y el bienestar tanto de la empresa como de sus trabajadores.