¿Sigues persiguiendo la eficiencia? Descubra por qué la eficacia es un mejor objetivo

Eficiencia vs eficacia. Estas dos palabras de moda a menudo se usan indistintamente, especialmente en el lugar de trabajo.

Pero hay algunas diferencias clave que es importante que los empleados y la gerencia entiendan. Para que las empresas sean efectivas y eficientes, todos los miembros del equipo primero deben comprender la distinción entre estos dos términos.

¿Se puede ser eficiente sin eficacia? ¿Y qué es más importante, la eficacia o la eficiencia?

Cubrimos todas las diferencias entre eficiencia y eficacia y cómo puede usar ambas para lograr los objetivos de su equipo.

Definición de eficiencia versus efectividad

Como Peter Drucker En pocas palabras, la eficacia es hacer las cosas correctas, mientras que la eficiencia es hacer las cosas bien. Cualquiera requiere la suposición de que puede definir cuál es el resultado correcto y qué cosas se deben hacer.

Independientemente de los recursos, el tiempo o la energía física limitados, un equipo eficiente siempre priorizará el progreso, el éxito y alcanzar los objetivos con dedicación mecánica.

Equipos eficientes:

• Concéntrese en obtener el máximo rendimiento con la menor cantidad de tiempo y esfuerzo
• Utilice un proceso de trabajo metódico
• Definir y seguir reglas
• Adopte la estandarización y la automatización

Por otro lado, la eficacia significa comprender que el mejor resultado es un objetivo en movimiento. La eficacia requiere el uso de la previsión para determinar dónde se deben invertir los recursos para obtener los mejores resultados.

Los equipos efectivos invierten tiempo y energía donde su impacto será mayor.

Equipos efectivos:

• Centrarse en hacer las cosas correctas de la manera correcta
• Están orientados a resultados
• Centrarse en el panorama general
• Cambie las prioridades según sea necesario

Veamos dos equipos de representantes de ventas para ver un ejemplo práctico de eficiencia frente a eficacia.

El equipo A es un equipo eficiente. Usan un guión estandarizado para sus llamadas y trabajan muchas horas para llegar a 200 clientes por día. De sus llamadas, el 10% conducen a una venta.

El equipo B es un equipo eficaz. Cada representante de ventas dedica más tiempo a realizar una investigación preliminar sobre cada cliente potencial. Llegan a 70 clientes al día, de los cuales el 50% se convierten en venta.

Mientras que el Equipo A utiliza un proceso simplificado para llegar a más clientes potenciales, el Equipo B tiene una tasa de éxito más alta y genera más ganancias.

La eficiencia es una métrica de productividad porque analiza cómo se ejecutan las tareas. La efectividad es una métrica de calidad porque se refiere a la calidad de los resultados obtenidos.

¿Qué es primero, la eficacia o la eficiencia?

Tanto la eficacia como la eficiencia son necesarias para un lugar de trabajo que funcione bien. Para que un equipo se vuelva cohesionado, ninguno de estos puede ser ignorado.

Un equipo que es altamente eficiente pero carece de efectividad puede dedicar demasiado tiempo a asegurarse de que se cumplan los plazos y se marquen las casillas. Pueden hacer esto sin priorizar los proyectos correctos.

Un equipo que prioriza la efectividad sobre la eficiencia puede estar enfocándose en las tareas correctas. Pero no a la velocidad o consistencia preferida que tendría un equipo eficiente.

Dicho esto, antes de que un equipo pueda volverse más eficiente, debe identificar lo que debe hacerse. Solo así pueden optimizar su trabajo y hacerlo de manera eficiente.

Ser eficiente y hacer muchas cosas no significa necesariamente una mayor productividad porque podría estar haciendo las tareas incorrectas.

En este sentido, la eficacia debe ser el foco antes que la eficiencia. Pero, el objetivo final es que un equipo se vuelva eficientemente efectivo, lo que significa hacer bien las cosas correctas.

¿Qué son la eficiencia y la eficacia en la gestión?

Los líderes tienen mucha responsabilidad por el resultado del trabajo de su equipo. Si la eficiencia es hacer las cosas bien y la eficacia es hacer las cosas correctas, entonces un gran líder sabrá cómo hacer las cosas correctas de la manera correcta.

Aquí hay algunas cualidades de los líderes efectivos frente a los eficientes.

Líderes efectivos

• Son adaptables. Los líderes efectivos usan el poder de la flexibilidad para invertir recursos solo donde más se necesitan en ese momento.
• Tenga en cuenta las metas y objetivos comerciales. Un líder efectivo siempre está analizando si las acciones de su equipo tienen éxito en producir el resultado deseado. En lugar de revisar una lista de tareas pendientes, los líderes efectivos se aseguran de que las acciones de su equipo coincidan con los objetivos comerciales.

• Fomentar la innovación. El pensamiento creativo y la innovación son características necesarias para un líder que tiene menos recursos o menos tiempo. También fomentan la innovación de su equipo. Valoran las contribuciones de su equipo y las ideas para métodos más efectivos.

• Tener una buena comunicación interna. Los líderes efectivos se comunican bien con todos los miembros de su equipo para descubrir el mejor enfoque posible para un proyecto.

Líderes eficientes

• Centrarse en la productividad. Los líderes eficientes dedican todo su tiempo y energía a hacer las cosas de la mejor manera posible. El desperdicio mínimo es el método de elección.
• Son metodológicos. Un líder eficiente preferirá apegarse a una rutina estricta y metódica. Saben lo que hay que hacer y no se detendrán hasta que esté hecho. Los líderes eficientes suelen ser personas muy ordenadas a las que les gusta la estructura y el procedimiento.
• Están orientados a tareas. Los líderes más eficientes están orientados a concentrarse en la tarea que tienen entre manos. Mientras que los líderes efectivos se enfocan en el panorama general, los líderes eficientes se enfocan en los detalles finos.
• Enfatiza el flujo de trabajo. Los líderes eficientes siempre buscan nuevas formas de optimizar sus procesos comerciales. Como quieren utilizar recursos mínimos para obtener el máximo beneficio, su preocupación es mejorar el flujo de trabajo actual de su equipo.

Cómo aumentar la eficacia de tus equipos

Si lidera un equipo que se nutre de la eficiencia pero que lucha por adaptarse al cambio, puede realizar los cambios necesarios.

Eche un vistazo a estos consejos para aumentar la eficacia.

• Fomentar la flexibilidad. La rigidez es algo que a muchos equipos eficientes les cuesta dejar de lado. Para ser más efectivos, los equipos deben estar abiertos al cambio.
• Adopte la colaboración. La efectividad ideal prospera cuando las mentes de todos se unen como una sola. Sea un líder inclusivo escuchando los aportes de todos en el equipo.
• Diversificar opiniones. Todo el mundo tiene algo de valor que ofrecer. Si las decisiones siempre las toman las mismas dos o tres personas, un equipo puede perder la oportunidad de ideas nuevas.
• Ejercer la confianza mutua. Soltar el control y confiar en que tus compañeros puedan alcanzar sus objetivos es fundamental para cualquier equipo. Permite que los miembros del equipo trabajen juntos y que los líderes asignen los recursos de manera más eficiente.
• Mira la imagen completa. Centrarse demasiado en las cosas pequeñas a menudo puede causar una falta de eficacia. Tratar de ver el panorama general en lugar de preocuparse por los detalles más finos puede brindar la claridad necesaria para los equipos orientados a tareas.

Cómo aumentar la eficiencia de tus equipos

Hay muchas razones por las que la eficiencia es importante. Mantiene el flujo de trabajo en movimiento, nos ayuda a cumplir con los plazos y garantiza que no se desperdicie energía.

Los equipos que se enfocan más en la efectividad que en la eficiencia pueden tener dificultades para cumplir con estos estándares de productividad. Si eso le suena familiar, eche un vistazo a estos consejos sobre cómo aumentar la eficiencia.

• Delegar con claridad. Los equipos que carecen de eficiencia pueden necesitar una mejor delegación. Cuando todos saben exactamente cuál es su función, el trabajo se realiza más rápido.

• Optimice su flujo de trabajo diario. Siempre hay formas de optimizar el flujo de trabajo. Su equipo necesita encontrar un proceso que elimine el desperdicio y libere espacio, tiempo y energía para las tareas prioritarias.
• Comunicar expectativas. 44% de los empleados dicen que la falta de comunicación ha causado un retraso o la falta de finalización de los proyectos. Las expectativas claramente comunicadas son la puerta de entrada a una mayor eficiencia del equipo.
• Identifique las prioridades y apéguese a ellas. Es posible que los equipos efectivos pero poco eficientes simplemente estén priorizando demasiadas tareas a la vez. Elija sus prioridades diarias como equipo y concentre el 100% de su energía en ellas hasta completarlas.

Una técnica eficaz de gestión del tiempo para hacer esto es la Técnica Pomodoro. Este método utiliza el bloqueo de tiempo para aumentar el enfoque en sus tareas prioritarias.

• Motivar con positividad. A veces, un poco de aprecio por parte de los empleados es todo lo que se necesita para motivar a un equipo. El refuerzo positivo y el reconocimiento se pueden utilizar como una herramienta para motivar la productividad. Esto ayuda a la eficiencia general.

Integrando la eficiencia y la eficacia juntas

Los equipos más productivos aprovechan tanto la eficiencia como la eficacia en su búsqueda del éxito. Estos son algunos consejos para encontrar ese equilibrio ideal.

1. Solicite la opinión de todos los miembros del equipo

Para llegar a ser un equipo equilibrado y cohesionado, es necesario el aporte de todos.

Puede aumentar la eficiencia y eficacia de su equipo proporcionando espacios regulares para la colaboración y la retroalimentación. Esto contribuye a una comprensión colectiva de lo que se necesita hacer y por qué.

2. Alinear los objetivos individuales y de la empresa

Los empleados que simplemente se centran en los objetivos de una empresa pueden volverse miopes. Al igual que una organización que no reconoce el impacto que sus objetivos tienen en los empleados individuales.

Al alinear los objetivos profesionales de los individuos y los objetivos de la empresa, estas entidades separadas pueden comenzar a trabajar juntas.

Cada miembro del equipo debe tener una comprensión clara de cómo sus contribuciones afectan a la organización. De esta forma, pueden abordar los proyectos con más disciplina y con mayor sentido de pertenencia.

3. Identificar áreas de mejora

La evaluación periódica de la productividad de su equipo puede proporcionar información valiosa. Una excelente manera de hacer esto es con un análisis FODA, que destaca las oportunidades de mejora.

Según su análisis, puede crear un plan estratégico para optimizar el flujo de trabajo de su equipo.

Comprender la eficiencia frente a la eficacia para el éxito

Cuando se trata de eficiencia versus efectividad, ambos son necesarios para que un equipo realmente prospere.

Con una comunicación abierta, evaluaciones frecuentes y la búsqueda del progreso, cualquier equipo puede encontrar ese punto óptimo entre ser eficiente y efectivo.

Si está buscando formas de aumentar la eficiencia y eficacia de su equipo, solicite una demostración de BetterUp. Podemos ayudarlo a desarrollar las habilidades y encontrar el enfoque correcto para construir un equipo productivo y feliz.