¿Qué es un PAE? Una guía para los programas de asistencia al empleado

En 2021, puede parecer que el COVID-19 está generando gran parte de la infelicidad de sus empleados. Pero incluso antes de la pandemia, nuestra investigación indicó que el 55 % de los empleados en un momento dado languidecían. No están enfermos, pero tampoco están bien y necesitan ayuda.

Cuando los empleados no prosperan, las empresas tampoco. Si un número significativo de sus empleados no está motivado y se siente letárgico, es probable que ocurran resbalones.

Los programas de asistencia al empleado (EAP) son una forma en que las empresas intentan apoyar el bienestar de los miembros del equipo. En la medida en que se utilicen, los buenos EAP pueden contribuir a la productividad, el bienestar personal y el éxito de la organización de los empleados. En realidad, a menudo ven una baja utilización y no mueven la aguja en el bienestar o rendimiento general de los empleados.

EAP significa programa de asistencia al empleado. Es un programa de beneficios para empleados proporcionado por una empresa para ayudar a los empleados a resolver problemas que podrían afectar su vida. La idea es abordar los problemas personales antes de que interfieran con el desempeño laboral. El programa de asistencia para empleados es uno de los principales beneficios que ofrecen los empleadores en América del Norte, por una buena razón.

Los empleadores saben que la organización se beneficia cuando los empleados no están luchando con factores estresantes personales abrumadores. Sin embargo, los EAP son mucho menos populares entre los empleados a los que están diseñados para ayudar. Según múltiples estudios, El uso de EAP está por debajo del 10%.

De acuerdo con la Instituto Americano del Estrés, el 48% de “las personas dicen que el estrés tiene un impacto negativo en su vida personal y profesional”. Esto le cuesta a los empleadores $ 300 mil millones anuales en “atención médica relacionada con el estrés y trabajo perdido”.

Las empresas preocupadas por estos números a menudo agregan EAP a su paquete de beneficios. Estos programas pueden ayudar a reducir el estrés y, a su vez, beneficiar a la empresa en su conjunto. Los empleados pueden sentirse más apoyados simplemente con estas ofertas disponibles.

Los EAP respaldan el bienestar de los empleados

Las nuevas formas de EAP no solo ayudan a los empleados a lidiar con el estrés en el lugar de trabajo. Están evolucionando rápidamente hacia programas holísticos de bienestar.

Al proporcionar EAP, las empresas pueden apoyar a los empleados a través de eventos importantes de vida y carrera. Esto proporciona recursos valiosos para ayudarlos a navegar los factores estresantes sin dejar que el trabajo sufra. Los ejemplos de situaciones que admiten los EAP incluyen:

• Situaciones familiares, como divorcio, asistencia para la adopción o cuidado de niños.
• Relaciones sociales o profesionales, como resolución de conflictos, creación de redes, problemas familiares y construcción de relaciones.
• Recuperación del abuso de sustancias y eventos traumáticos, como accidentes o la pérdida de un ser querido.
• Apoyo de bienestar mental para ayudar a los empleados a lidiar con el estrés o los problemas de salud mental.
• Desarrollo profesional. Los EAP a menudo brindan programas educativos para desarrollar una variedad de habilidades. NetApp se asoció con BetterUp Coaching para ofrecer coaching de liderazgo para una cultura de alto rendimiento. Similarmente, Google ofrece hasta $12,000 de reembolso de matrícula para futuras carreras.
• Transiciones de carrera, ya sea un cambio lateral o una promoción. Los empleados obtienen el apoyo que necesitan para adaptarse sin problemas a las responsabilidades del nuevo rol.
• Viaja para ayudar a los empleados a descansar y recargar energías. airbnb ofrece crédito de viaje.

Impulsar el bienestar puede ayudar a los empleados a ser más felices y satisfechos en el trabajo y fuera de él.

El bienestar aumenta la productividad y el rendimiento en el lugar de trabajo

Cuando los empleados están bien, su desempeño mejora. Un estudio de 2018 realizado por el Salud Ocupacional Federal (FOH) Empresas encontradas con EAPs vieron:

• Una disminución del 69,2% en el ausentismo
• Una mejora del 22,8% en el “presentismo laboral”
• Una disminución del 10% en la “angustia en el lugar de trabajo”

Cuando los empleados están comprometidos con el trabajo, son más productivos. El compromiso de los empleados ayuda a facilitar la colaboración con los compañeros de trabajo y reduce el agotamiento. Los datos anteriores reiteran el impacto positivo que tienen los EAP en el desempeño laboral de los empleados.

Los EAP pueden mejorar los resultados de la empresa

Invertir en el bienestar de los empleados puede generar mayores beneficios para las empresas a largo plazo. Como resultado, los EAP, incluso con una baja utilización, generalmente muestran un ROI positivo, independientemente del tamaño de la empresa.

El Informe de Workplace Outcome Suite (WOS) de 2020 encontró que “con variaciones realistas en el precio de EAP y la compensación de los empleados, pero en igualdad de otros aspectos, el ROI varió de 3:1 para empleadores pequeños, 5:1 para empleadores medianos y 9:1 para empleadores grandes”. El estudio también reportó ahorros de alrededor de $2,000 a $3,500 por empleado a través de la reducción del ausentismo y el presentismo en el trabajo. (presentismo es cuando los empleados se presentan pero están distraídos y no pueden desempeñarse bien).

Además, si un empleado es más feliz, es más probable que las empresas lo retengan a largo plazo. La retención mejorada de los empleados da como resultado una reducción de los gastos de contratación, incorporación y capacitación.

Los datos de EAP solo cubren una parte del impacto que una inversión más amplia en bienestar puede tener en el resultado final.

Los programas de asistencia al empleado generalmente son ofrecidos por una organización a los empleados a bajo costo o sin costo alguno. Por lo general, los empleadores trabajan con proveedores de EAP externos para ofrecer una gama de servicios, pero no siempre es así.

Es importante destacar que la gama de ofertas que se incluyen en el paraguas de los EAP está creciendo y cambiando. Algunas compañías aún pueden pensar en un EAP como solo servicios de atención clínica, programas para dejar de fumar y pérdida de peso. Otros incluyen todo, desde el gimnasio hasta asesores financieros y el servicio de alimentos en el lugar.

Programas internos

Cuando los programas EAP son internos, las organizaciones emplean directamente a los proveedores de servicios. Google cuenta con un gimnasio, guardería, cafetería y otros servicios para empleados en sus instalaciones. Esto se ofrece junto con masajistas internos en varios lugares. Dado que un número cada vez mayor de empleados dejan sus trabajos por motivos de salud mental, algunas empresas incluso tienen un terapeuta en el lugar.

Los programas internos suelen ser costosos, teniendo en cuenta la infraestructura necesaria para escalar los servicios. Este tipo de modelo es generalmente adecuado para grandes empresas con fondos suficientes para implementar el programa.

El apoyo entre pares es un tipo de EAP interno. Un empleado capacitado puede servir como una especie de consejero de compañeros. Pueden ayudar a navegar situaciones que han superado, como el abuso de sustancias o dejar el tabaco. Estas relaciones pueden ayudar a los empleados a recuperar el control y reducir el estrés.

“Hemos aumentado nuestra utilización de EAP y hemos disminuido nuestra licencia por enfermedad”, lyne wilson, dice el vicepresidente adjunto sobre el programa de apoyo entre pares de la organización sin fines de lucro Nav Canada. “Hay empleados que están en el trabajo hoy que [otherwise] habría salido de baja por enfermedad, y pudimos evitar eso”.

sociedad fija o contrato

En un modelo de contrato, los empleadores se asocian con una organización o proveedor externo. Podría ser una institución educativa, una red de recuperación de sustancias o una plataforma de entrenamiento mental como BetterUp. El tercero ofrecerá servicios por una tarifa fija, independientemente del uso que haga el empleado.

Las empresas pueden personalizar los beneficios de EAP según las necesidades y el presupuesto de la organización. En los servicios de salud mental, los empleadores pueden cubrir un número específico de sesiones de terapia cada año.

O digamos que el EAP apoya la matrícula de un curso universitario que complementa el crecimiento profesional del empleado. En ese caso, la organización puede pagarlo por adelantado o reembolsar el monto de la matrícula más adelante. Si el empleador está asociado con una institución educativa, los empleados pueden obtener una reducción en el monto de la matrícula.

Contrato de pago por uso

En este tipo de modelo EAP, las organizaciones se asocian con proveedores de servicios según el uso. Esto significa que el empleador solo paga por los servicios utilizados por los empleados. Una empresa podría obtener una tarifa reducida para sus empleados al asociarse con un proveedor de salud mental. En ese caso, los empleados tienen acceso al servicio, pero la organización solo paga por el número de sesiones reservadas por los empleados. El proceso de facturación es simple, suponiendo que el EAP se pueda medir fácilmente de forma cuantificable.

La propiedad, la obligación y la responsabilidad aún recaen sobre el proveedor del servicio. La intención principal del empleador es simplemente brindar servicios de asesoramiento o apoyo a los trabajadores. Generalmente, las pequeñas empresas adoptan este modelo o uno similar.

EAP combinado

No hay necesidad de elegir entre servicios EAP internos y subcontratados. Utilice una combinación de ambos tipos para adaptarse a las necesidades únicas de su empresa.

Por ejemplo, es posible que su organización no tenga la infraestructura para construir un gimnasio en el lugar. En su lugar, podría asociarse con un gimnasio local. Si tiene los recursos, puede contratar a un terapeuta o lanzar un programa interno de apoyo entre pares.

Un programa combinado proporciona servicios personalizados que abordan las preocupaciones principales de sus empleados. El plan puede orientar el impacto mientras se aprovecha al máximo el presupuesto asignado de la empresa.

El costo de implementar un EAP varía según múltiples factores. Estos pueden incluir el tamaño de la organización, el acuerdo con el proveedor y el tipo de apoyo que desea introducir. También puede decidir si presenta una iniciativa única o un programa integral.

Debido a esta variabilidad, la investigación sobre EAP tiende a mostrar cifras diferentes. De acuerdo a katie lynch, fundador y director ejecutivo de Apiary Life, los EAP cuestan entre $30 y $50 por empleado por año. Un estudio reciente de la Universidad de Maryland en Baltimore encontró que el costo para las grandes empresas de comprar servicios completos de EAP de un proveedor externo es de alrededor de $1.08 por empleado cada mes.

El estudio también encontró diferencias de costos según el tamaño de la empresa. “Un empleador con más de 2000 empleados pagaba alrededor de $0,96 PEPM”, y un empleador más pequeño pagaba alrededor de $1,58 PEPM.

Cuando se trata de la estructura de pago, las organizaciones pueden llegar a un acuerdo con los proveedores sobre los precios. Según un estudio de la Universidad de Maryland en Baltimorealgunos de los modelos de precios para EAPS incluyen lo siguiente:

• “Reembolso basado en el valor” donde se paga a los proveedores de servicios en función de los empleados que logran resultados predeterminados. Un ejemplo de una meta incluye una reducción en el ausentismo o una mejora en la salud mental. Los recursos humanos pueden medir el resultado, o los empleados pueden autoinformar sobre su progreso.
• “Uso presupuestado” donde los empleadores pagan al proveedor en función del uso esperado o el presupuesto asignado. Si el empleador tiene un presupuesto fijo para EAP, el proveedor acepta ofrecer servicios dentro de ese presupuesto, que puede ser menos completo.
• “Pagos combinados” donde el costo total de un número fijo de sesiones es inferior al precio por sesión. Los empleadores pagan al proveedor la tarifa del paquete. Los proveedores ofrecerán este modelo para construir una relación laboral duradera con la organización y retenerlos como clientes.

Es importante saber que hay mucha flexibilidad con los EAP: encuentre el proveedor adecuado y podrá resolver los detalles. Aunque algunas organizaciones pueden preocuparse por los gastos, el retorno de la inversión puede ser considerable.

El primer paso para lanzar un EAP en su organización es identificar lo que necesitan sus empleados. Comprenda lo que funciona y lo que no, para que pueda apoyarlos de manera efectiva. Además, cada organización y sus empleados son únicos. La industria, el ritmo de trabajo, los recursos disponibles, etc., todos juegan un papel en la configuración de las experiencias de la fuerza laboral.

Finalmente, reconozca que muchos programas de beneficios no son del agrado de los empleados. Los empleados de hoy tienen mayores expectativas de soporte que satisfagan sus necesidades y preferencias específicas que en el pasado. Los empleados esperan el mismo nivel de personalización, facilidad de uso y experiencia que obtienen como consumidores en los beneficios a los que acceden como empleados. Es poco probable que un enfoque de “talla única” genere una fuerza de trabajo bien comprometida y feliz.

Con eso en mente, los siguientes pasos pueden ayudarlo a comenzar a implementar un EAP en su empresa:

Pregunte a los empleados qué tipo de apoyo necesitan más

Las necesidades de sus empleados pueden ayudarlo a determinar las prioridades de EAP.

Digamos que la rotación de empleados es alta en su empresa. Comprenda las razones subyacentes enviando una encuesta a toda la empresa. Puede revelar preocupaciones como una gran carga de trabajo, un equilibrio deficiente entre el trabajo y la vida personal o barreras de comunicación. Si los empleados tienen poco tiempo, envíe una encuesta de pulso rápida que tome un minuto o menos para responder.

Analice las respuestas para identificar temas y necesidades comunes que querrá abordar con su EAP. Si muchos empleados mencionan la salud mental en una encuesta, podría tener sentido invertir en sesiones de asesoramiento o entrenamiento como un servicio EAP. En lugar de buscar el denominador común en toda la fuerza laboral, busque opciones que le permitan conocer a cada empleado donde se encuentra en términos de necesidades, prioridades y preferencias de apoyo. Y sepa que es probable que cambien con el tiempo.

Determina cómo quieres ofrecer tu EAP

Primero, piense si tiene sentido trabajar con un proveedor externo o contratar un proveedor de servicios interno. A continuación, considere si desea que los servicios de EAP se brinden en las instalaciones o en la ubicación del proveedor.

Contratar a un proveedor interno significa que tiene más control para dar forma al EAP. El proveedor se adaptará a la cultura de la empresa y ofrecerá servicios que estén estrechamente alineados con los objetivos de la organización. Es posible que no tenga el mismo nivel de acceso o influencia con un proveedor externo, ya que tienen su propia estructura y procesos establecidos.

Los servicios en las instalaciones tienen beneficios similares. La empresa puede seguir de cerca los servicios, el progreso y el impacto. La desventaja es que los empleados pueden no sentirse cómodos accediendo a los servicios en el sitio, incluso si necesitan ayuda (por ejemplo, servicios de salud mental). Es posible que algunos empleados no puedan acceder de manera conveniente a los proveedores fuera del sitio, y puede ser difícil monitorear el uso y el progreso.

En ambos casos, el presupuesto de la organización, las prioridades y las necesidades de los empleados pueden ayudarlo a determinar qué tipo de EAP tiene más sentido.

Investigar proveedores/proveedores potenciales

Una vez que sepa qué tipo de EAP desea implementar, busque proveedores que ofrezcan servicios.

Solicite a los posibles proveedores que le envíen una propuesta con referencias. Asegúrese de informar a los posibles proveedores sobre el presupuesto y las preferencias de EAP de su empresa. De esa manera, evitará perder el tiempo revisando propuestas que no encajan bien.

Al revisar las propuestas, preste atención al proveedor:

• Lista de clientes anteriores y experiencias
• Costo estimado
• Flexibilidad de ubicación
• Alcance de los servicios
• Proceso de pago

Algunos de estos factores pueden ayudarlo a reducir rápidamente la lista de proveedores. Sopese los pros y los contras de las opciones alternativas antes de tomar la decisión.

Ha identificado lo que sus empleados necesitan de un EAP y ha invertido en una serie de proveedores de servicios, ¡excelente! Pero su trabajo de EAP aún no ha terminado. Las organizaciones deben averiguar si sus referencias de EAP realmente ayudan a los empleados y ajustar el programa según sea necesario.

Una forma de medir la efectividad de un EAP es establecer KPI y realizar un seguimiento del progreso todos los meses. Puede hacerlo a través de métricas o controles frecuentes con los empleados a través de encuestas.

Una forma de medir la efectividad de un EAP es establecer KPI y realizar un seguimiento del progreso todos los meses. Puede hacerlo a través de métricas o controles frecuentes con los empleados a través de encuestas.

Los programas de asistencia para empleados adecuados pueden ser una forma rentable de agregar valor y mejorar la retención de empleados. Cuando se ofrecen junto con un plan de seguro de salud, ofrecen un apoyo más completo para el bienestar. Los empleados que tienen recursos para manejar los factores estresantes, los problemas personales y los relacionados con el trabajo suelen ser más felices y productivos. Es una estrategia de ganar-ganar para el crecimiento a largo plazo.