La guía definitiva para escribir su manual del empleado

Crear un manual del empleado no es tarea fácil.

Pero es una hazaña importante, y una que debe ser elaborada con cuidado. Muchas organizaciones utilizan los manuales de los empleados como única fuente de información para los programas, los valores fundamentales, las políticas y más de la empresa.

Es fundamental para reforzar los comportamientos positivos y las pautas de la empresa. Pero también es útil como recurso y fuente de información.

Un manual del empleado a menudo se distribuye a los nuevos empleados durante el proceso de incorporación. Esto ayuda al empleado a aclimatarse y comprender expectativas, pautas y responsabilidades claras.

Pero más allá de reforzar los comportamientos positivos, un manual del empleado puede ayudar a ahorrar un tiempo valioso a su equipo de recursos humanos. Un manual suele ser de autoservicio: el empleado tiene la responsabilidad de leerlo, digerirlo y absorberlo.

Cuando te encuentras respondiendo una vez más cuál es la política de la compañía sobre boletos de avión en clase ejecutiva, cómo agregar a un cónyuge para obtener beneficios o cómo contratar a un pasante, sabes que es hora de un manual.

En este artículo, aprenderá más sobre lo que se incluye en un manual del empleado. También aprenderá cómo escribir un manual del empleado y por qué el manual es importante para la experiencia del empleado.

¿Qué es un manual del empleado?

Un manual del empleado es un documento que incluye información que los empleados necesitan saber. Un manual del empleado puede tener otros nombres, como manual del personal o manual del empleado. Pero en esencia, un manual del empleado contiene políticas, pautas, acuerdos laborales y más.

Un manual del empleado también es la ventanilla única para cosas como el calendario de días festivos de la empresa o los beneficios para los empleados. A menudo se distribuye a los empleados como parte de su nueva lista de verificación de contratación. Muchas organizaciones requieren que los empleados lean el manual en su totalidad como parte de su proceso de incorporación.

¿Por qué es importante un manual del empleado?

Un manual del empleado es importante por varias razones. Es bueno entender que un manual del empleado es beneficioso tanto para los empleados como para la organización.. Aquí hay siete razones por las que un manual del empleado es importante:

• Establece expectativas claras con documentación de respaldo.
• Refuerza la cultura empresarial y los valores fundamentales de la empresa.
• Ayuda a hacer cumplir las políticas y las pautas, especialmente cuando las cosas van mal.
• Ayuda a los empleados a encontrar fácilmente beneficios, programas y recursos.
• Ayuda a la empresa a ahorrar tiempo en la comunicación de programas, beneficios y recursos clave.
• Garantiza que su organización esté al día con todos los requisitos legales y de cumplimiento.
• Protege a su empresa de la responsabilidad.

Qué incluir en un manual del empleado

Un manual del empleado puede parecer desalentador. Pasé una parte de mi carrera en comunicación interna. Recuerdo la primera vez que tuve que revisar y editar un manual del empleado. Con páginas y páginas de contenido, puede resultar abrumador pensar en escribir uno desde cero.

Pero con un poco de ayuda con el establecimiento de objetivos SMART, definitivamente es posible. Aquí hay cuatro cosas deberías incluir en un manual del empleado.

Políticas (incluidas las políticas que debe incluir según lo exija la ley)

Primero, llame a su equipo legal. El primer paso es familiarizarse con las leyes laborales federales, estatales y locales.

El Departamento de Trabajo de EE. UU. comparte toda la información para los empleadores sobre leyes federales en el lugar de trabajo en su sitio. Esto puede ser especialmente complicado si su empresa opera en más de un estado. Si ese es el caso, podría requerir un contenido diferente para tener en cuenta las diferentes leyes estatales.*

Pero una vez que haya averiguado lo que su organización debe incluir legalmente, identifique otro contenido útil. Hemos esbozado algunas políticas que vale la pena investigar y considerar.

• Políticas de igualdad de oportunidades en el empleo y no discriminación
• Políticas de licencia médica familiar (FMLA)
• Políticas de compensación para trabajadores
• Otras políticas que son pertinentes para su negocio
• Código de conducta
• Clasificaciones de empleo (incluidos ajustes salariales, aumentos por mérito, promociones y más)
• Salud, seguridad y protección (especialmente a raíz de COVID-19)
• Cualquier política relacionada con COVID-19 (incluidas las políticas de regreso al trabajo o de regreso a la oficina)
• Políticas de viajes y gastos
• Políticas de seguridad y confidencialidad
• Política de denunciantes
• Separación del empleo y otras políticas de empleo

Beneficios

Creo que todos hemos trabajado en empresas en las que pasa más tiempo buscando información sobre sus beneficios de lo que le gustaría admitir. Es un punto doloroso para la experiencia de los empleados e incluso puede perjudicar la participación de los empleados y las inscripciones en programas de beneficios.

Su manual del empleado también debe ser un punto de referencia para sus ofertas de beneficios. De manera similar a las leyes laborales, es probable que sus beneficios varíen según el estado o el país. Asegúrese de incluir toda la información necesaria sobre beneficios importantes.

Si no está creando contenido que el empleado habitual pueda digerir, es posible que ni siquiera intente aprovechar la oferta. Aquí hay 19 programas de beneficios para considerar incluir en su manual del empleado.

• Su política de tiempo libre pagado (incluyendo PTO ilimitado)
• Calendario de vacaciones pagadas de su empresa
• Políticas de licencia parental
• Políticas de licencia por enfermedad pagada (incluida la licencia por duelo)
• Beneficios por incapacidad a corto y largo plazo
• Cuentas de gastos flexibles
• Paquetes de seguro de salud disponibles (incluyendo COBRA)
• Beneficios de bienestar para empleados
• Programas de licencia
• Jubilación de empleados o programas 401(K)
• Beneficios del programa de coaching, como cómo inscribirse en BetterUp
• Cualquier oferta de beneficios adicionales, como tiempo libre para voluntarios o estipendios de aprendizaje
• Período de pago y nómina (incluidas las deducciones de nómina)
• Horario de trabajo y ambiente de trabajo.
• Cronogramas anuales de revisión del desempeño
• Políticas de servicio de jurado
• Políticas de la ley de licencia médica
• Seguro de vida
• licencia militar

Esta es, por supuesto, una lista no exhaustiva de beneficios a incluir. Cada empresa tiene sus ofertas de beneficios únicas. Trabaje con su equipo de recursos humanos para asegurarse de que todos los programas de beneficios estén incluidos en el manual del empleado.

cultura e historia de la empresa

Esta sección del manual del empleado probablemente puede ser la introducción. A menudo, las empresas incluirán una breve historia de la organización. ¿Cómo se fundó? ¿Por qué se creó la empresa? ¿Cuál es la misión y el propósito?

Luego, puede hablar sobre la cultura de la empresa y los valores fundamentales. Esto ayuda a humanizar las políticas y los programas que ha incluido en su manual. Es probable que los programas y políticas que haya implementado sean un reflejo de la cultura y los valores fundamentales de su empresa. Es importante hacer esa conexión para que los empleados vean cómo su cultura cobra vida.

Por ejemplo, BetterUp se fundó con un profundo sentido de propósito. Tenemos la misión de ayudar a las personas de todo el mundo a vivir con mayor propósito, claridad y pasión. Como tal, hemos creado programas para empleados, como tiempo libre pagado para voluntarios o estipendios de aprendizaje de $ 1,000 para ayudar a vivir nuestra misión.

La historia de nuestra empresa es una parte importante de por qué hacemos lo que hacemos. También es fundamental que compartamos la historia fundacional en el manual para poder conectar algunas de las ofertas con el porqué detrás de nuestro trabajo.

Nuestro manual conduce con nuestros valores fundamentales, nuestro propósito y nuestra misión. Luego, entra en los detalles esenciales del programa y la política. Al enmarcar el manual de esta manera, al empleado se le presenta por primera vez la base de la empresa. Entonces, estarán mejor equipados para comprender el por qué detrás de algunos de los programas o políticas vigentes.

Programas de cultura y experiencia del empleado

Sabemos que el manual no es la lectura más interesante para los empleados, pero es importante. Podría considerar agregar otra cultura o programas de compromiso de los empleados.

Esta es otra forma de reforzar la cultura y los valores fundamentales de su empresa. También puede ayudar a “animar” el manual del empleado. Algunos ejemplos incluyen:

• Grupos de recursos de empleados (ERG) y cómo participar
• Cualquier club o grupo de voluntarios.
• Beneficios y programas para empleados
• programas sabáticos
• Programas adicionales de aprendizaje profesional

Cuándo crear un manual del empleado

Seamos realistas: crear un manual del empleado es mucho trabajo. Pero es crucial que las organizaciones tengan un manual del empleado listo.

Creemos que le conviene crear un manual del empleado lo antes posible. Hay mucho más riesgo involucrado cuanto más espere para crear uno.

Pero no estamos en el negocio de ofrecer asesoramiento legal. Trabaje con sus expertos legales y de recursos humanos para ayudar a identificar cuándo su empresa está lista para un manual del empleado. Tus profesionales legales y de recursos humanos podrán aconsejarte cuándo es mejor para tu empresa.*

Cómo escribir un manual del empleado

A estas alturas, con suerte, ya tiene una buena idea de lo que desea incluir en su manual. Ahora, es el momento de escribirlo. Antes de que su cerebro se congele con el bloqueo del escritor (sí, hablando por experiencia, sucede), no se preocupe. Tenemos cinco pasos para ayudarlo a guiarlo a través del proceso:

1. Consulte a sus equipos legales y de recursos humanos sobre lo que necesita incluir

Obtenga la lista de “imprescindibles” de sus amigos legales y de recursos humanos. A menudo, puede ser alguien de recursos humanos que escriba el manual. Pero independientemente, asegúrese de haber capturado todo lo que necesita incluir legalmente.

Luego, obtenga la lista de “buenos para tener”. A partir de ahí, puede comenzar a ensamblar el contenido de una manera que tenga sentido.

2. Identificar un propietario del proyecto

Asegúrese de que alguien esté en el gancho para hacer que el manual suceda. Si hay demasiados cocineros en la cocina o hay confusión sobre la propiedad, el proyecto podría estar en riesgo.

Como se mencionó, es común que el manual sea propiedad de recursos humanos. Identifique al propietario y trabaje con él para asegurarse de que tenga los recursos necesarios para hacer bien el trabajo. Luego, ese propietario trabajará para desarrollar un equipo que ayude a ejecutar las responsabilidades clave.

3. Mantenlo lo más simple y accesible posible

Hay mucha información en el manual. Y los empleados están ocupados con sus trabajos. Trate de mantener el contenido lo más simple y fácil de digerir posible, especialmente cuando el contenido es denso.

Considere trabajar con su equipo de comunicación interna para ayudar a refinar el lenguaje. Sus profesionales de comunicaciones pueden ayudar a ajustar y asegurarse de que el manual sea lo más digerible posible.

4. Obtenga comentarios, revisiones y aprobaciones

El manual del empleado tiene mucha información necesaria e importante. Asegúrese de pedir comentarios una vez que haya finalizado el primer borrador.

Cuando ayudé a armar un manual del empleado en una empresa anterior, varias personas lo revisaron. Esto incluyó al personal legal, algunas personas en recursos humanos, propietarios de programas (es decir, el equipo de D&I para cualquier mención de diversidad, equidad e inclusión) y más.

Recopile comentarios sobre la experiencia y asegúrese de que el manual sea fácilmente accesible. Con el poder de la retroalimentación, puede hacer que el manual sea lo mejor posible.

5. Actualice el manual regularmente

Las cosas cambian, rápido. El manual del empleado no debe guardarse en un estante para que se acumule el polvo. Generalmente, es una buena práctica actualizar el manual anualmente. Pero si hay grandes anuncios, cambios o cambios de política, es un buen hábito actualizar el manual.

Lo bueno es que ahora, los manuales de empleados son digitales. A menudo se alojan en intranets internas o en algún otro sitio web digital. Y como dice mi jefe sobre las publicaciones digitales, la tinta no se seca. Ya no son estáticos: puede actualizar y mantener el manual más fácilmente que antes.

También se pueden buscar. Puede tratar su manual del empleado como un mini-motor de búsqueda de Google repleto de información de toda la empresa. También es importante actualizar a los empleados cuando se hayan realizado cambios. Esto puede ayudar a reforzar la confianza y la seguridad psicológica.

Un ejemplo de manual del empleado que realmente nos gustó fue Válvula.

Cómo asegurarse de que su manual del empleado sea inclusivo

Cuando los empleados no sienten que pertenecen, ya corre el riesgo de perder un gran talento. Eso es importante de recordar al elaborar su manual del empleado. Aquí hay tres formas en que puede asegurarse de que su manual del empleado sea inclusivo:

• Usar un lenguaje inclusivo de género (o sin género)
• Evalúe la equidad de sus políticas (es decir, el reconocimiento de días festivos celebrados por todo tipo de religiones)
• Considere la neurodiversidad y las personas con discapacidades (es decir, ¿los empleados con discapacidades visuales pueden acceder al manual a través de un lector de pantalla?)
• Considere cómo la diversidad, la equidad y la inclusión aparecen en los valores fundamentales de su empresa

5 puntos clave para crear un manual del empleado efectivo

A estas alturas, debería sentirse más cómodo leyendo el manual del empleado de su empresa. Aquí hay cinco puntos clave a tener en cuenta:

Busque el asesoramiento de expertos, especialmente para los requisitos legales y de recursos humanos.

Asegúrate de incluir toda la información necesaria

Manténgalo lo más simple y accesible posible

Recopile comentarios y asegúrese de que sean inclusivos

Actualizarlo y actualizarlo anualmente

Mantenga su declaración de misión en mente. ¿Cómo aparece su cultura en el manual? ¿Qué dice su manual del empleado sobre los valores de su empresa?

Comience a escribir su manual del empleado

Tanto sus empleados de tiempo completo como los empleados no exentos necesitan la base de un manual del empleado. Si es una pequeña empresa o una corporación global, es importante evitar medidas disciplinarias. Y una forma de asegurarse de que sus empleados estén preparados para el éxito es crear un manual para empleados.

Hay muchos aspectos en la creación de un manual del empleado que requieren apoyo adicional. Es muy multifuncional, puede requerir muchos niveles de aprobación y puede ser estresante. También puede ser una guía de comportamiento cuando lo necesite para despidos de empleados.

¿Cómo está apoyando a sus empleados para que hagan su mejor trabajo? ¿Tienen acceso a recursos, como entrenamiento virtual, para ayudar a navegar las partes difíciles? ¿De qué manera puede ayudar a desbloquear el potencial de su fuerza laboral?

Considere BetterUp. Con BetterUp, puede brindar apoyo individualizado a sus empleados. Y con BetterUp, sus empleados pueden vivir con mayor propósito, claridad y pasión.

*BetterUp pone a disposición este contenido solo con fines educativos e inspiradores, así como para brindar información general y una comprensión general de los temas tratados, no para brindar consejos específicos. Todo el contenido se proporciona TAL CUAL y no se puede confiar en él. Al utilizar este sitio web, comprende que no existe una relación directa creada entre usted y BetterUp con respecto al contenido. Este blog no debe utilizarse como sustituto del asesoramiento profesional competente.