¿Qué es la comunicación asíncrona?

Todos los equipos de hoy utilizan alguna forma de comunicación asíncrona. es una necesidad Pero hay más en la comunicación asíncrona de lo que parece.

A medida que los equipos se vuelven más grandes y más diversos geográficamente y los proyectos se vuelven más complejos, mantenerse sincronizados es difícil. Las herramientas que permiten a las personas mantenerse alineadas mientras trabajan de forma independiente sin estar en una conversación o reunión en vivo son esenciales, especialmente para las grandes organizaciones. Los equipos necesitan tener más de un canal de comunicación a su disposición para moverse rápido y mantenerse ágiles.

Más que una simple necesidad para los equipos remotos, las herramientas de comunicación asíncrona también abren la puerta a ventajas reales para los equipos presenciales e híbridos.

Las plataformas asincrónicas a menudo tienen herramientas de colaboración integradas, que agilizan la comunicación para todo tipo de equipos. Y el beneficio no se detiene en una mayor productividad. Usado cuidadosamente, el aumento de la comodidad con la comunicación asincrónica permite que los equipos y los gerentes de personas también reconsideren cómo trabajan y colaboran.

A medida que el mundo laboral continúa cambiando y desarrollándose, la comunicación asincrónica puede ayudar a todo tipo de personas a participar en un entorno más flexible. Ha sido especialmente beneficioso para los padres que trabajan, los empleados neurodivergentes y los equipos distribuidos. Incluso existe la posibilidad de que las herramientas asincrónicas desempeñen un papel importante para abordar la crisis de conexión en la que se encuentran muchos trabajadores.

Aprende qué es la comunicación asíncrona, cuándo y cómo usarla y el impacto que podría tener en tu equipo.

¿Qué es la comunicación asíncrona?

El correo electrónico es la forma más básica de comunicación asíncrona para muchos de nosotros. Sin embargo, muchas herramientas de gestión de proyectos y mensajería están diseñadas para funcionar de forma asíncrona. Estos incluyen plataformas como Slack, Asana, Trello y Loom.

Hay muchos usos para las herramientas de comunicación asincrónica. Se pueden usar para lluvia de ideas, flujos de trabajo, conexión de trabajadores remotos en diferentes zonas horarias, colaboración o trabajo profundo.

Siempre que no sea necesaria una respuesta inmediata, una herramienta asíncrona podría ser la solución.

¿Qué es la comunicación asíncrona frente a la síncrona?

En resumen, la comunicación sincrónica ocurre en tiempo real y las funciones de comunicación asincrónica en líneas de tiempo individuales que pueden superponerse entre individuos y equipos.

La mayoría de los grandes lugares de trabajo aprovechan una combinación de métodos de comunicación sincrónicos y asincrónicos. Esto permite que los equipos y las personas equilibren sus cargas de trabajo con menos reuniones y tengan conversaciones esenciales en tiempo real para aclarar detalles o compartir información.

Aquí hay algunos detalles más sobre cada sistema de comunicación y más ejemplos de cada uno:

Ejemplos de comunicación síncrona

• Llamadas telefónicas
• Reuniones virtuales
• Reuniones en persona

Este método incluye los pilares de la vida de la oficina, como reuniones, sesiones de capacitación en vivo y conferencias telefónicas. Generalmente, cualquier comunicación que ocurre cara a cara es sincrónica.

Eso incluye plataformas virtuales, como Zoom, Google Meet o incluso una buena llamada telefónica a la antigua.

También puede basarse en texto, como mensajería instantánea o comentarios en vivo en un video. Todo lo que está en el momento, presenta comunicación en tiempo real y proporciona comentarios instantáneos es sincrónico.

Sin embargo, sincrónico no significa necesariamente que sea interactivo o que proporcione retroalimentación. Piense en una gran reunión o sesión de conferencia en el salón de baile de un hotel o en cualquier formato basado en un “sabio en el escenario”.

También incluye opciones menos formales. Algunas, como una charla informal en el pasillo o una discusión rápida alrededor de una pizarra, son particularmente adecuadas para entornos de trabajo en persona, pero las llamadas telefónicas rápidas 1:1 son otra forma común de comunicación sincrónica.

Ejemplos de comunicación asíncrona

• Correo electrónico
• Mensajes enviados a través de plataformas como Slack y Asana
• Compartir grabaciones a través de herramientas como Loom

Por otro lado, la comunicación asíncrona no necesita ocurrir en tiempo real. A menudo se hace a través de correo electrónico, mensajes de texto o con herramientas de mensajería como Slack.

Para ser un poco reductivo, lo que estás haciendo es dejar mensajes para otra persona o grupo. Esa parte puede registrarse a su propio ritmo y responder a su comentario o pregunta.

Beneficios de la comunicación asíncrona

Ya sea que su equipo trabaje principalmente de forma remota o en la oficina, el empleo de herramientas de comunicación asincrónica tiene sus beneficios.

Puede mejorar la eficiencia y la productividad.

En primer lugar, la comunicación asincrónica puede mejorar significativamente la eficiencia y la productividad. Al permitir que los miembros del equipo se comuniquen y colaboren en sus propios horarios, puede reducir la necesidad de largas reuniones.

En su lugar, puede concentrarse en completar tareas y lograr objetivos de manera oportuna. Esto puede ayudar a reducir el estrés y aumentar la satisfacción laboral de todos los involucrados.

Puede mejorar las oportunidades de reclutamiento y retención

Los entornos de trabajo flexibles son una prioridad para muchos empleados. Y no todos los principales candidatos serán locales en la oficina u otros empleados. Al eliminar la necesidad de que todos estén en el mismo lugar al mismo tiempo, puede ampliar su grupo de contratación y crear un equipo más diverso e inclusivo. También puede retener a los mejores talentos que tiene ofreciéndoles la flexibilidad que buscan y prosperar.

Las personas pueden trabajar en su propio horario.

La comunicación asincrónica permite a los miembros del equipo comunicarse y colaborar en sus propios horarios. Esto es especialmente beneficioso para aquellos que trabajan en diferentes zonas horarias o con otros compromisos, como responsabilidades de cuidado.

Esta flexibilidad puede ayudar a reducir el estrés y mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, ya que los miembros del equipo pueden completar las tareas en los momentos que mejor les convengan. También puede conducir a una mayor sensación de autonomía y empoderamiento, lo que puede aumentar la moral y la motivación.

Puede ayudar a reducir las distracciones y apoya prácticas como el bloqueo del tiempo

En lugar de pausar instantáneamente su trabajo y responder mensajes instantáneos y llamadas telefónicas, los miembros del equipo pueden concentrarse en sus tareas y responder a los mensajes en el momento que más les convenga. Esto puede ayudar a aumentar la productividad y mejorar la calidad general del trabajo.

Ayuda a mejorar el equilibrio trabajo/vida

Al permitir que los miembros del equipo trabajen en sus propios horarios, puede adaptarse a sus necesidades y responsabilidades personales. Esto puede conducir a un equipo más feliz y satisfecho, lo que, a su vez, puede conducir a una mayor productividad y mejores resultados generales.

Ayuda a reducir la fatiga de la reunión y el agotamiento de Zoom

En lugar de sentarse a través de interminables videollamadas y reuniones, los miembros del equipo pueden comunicarse a través de mensajes escritos, grabaciones de voz y otros métodos asincrónicos. Esto puede ayudar a reducir la sensación de estar constantemente “encendido” y mejorar la salud mental y el bienestar general.

Mayor calidad de registros, notas e intercambio de información.

Con mensajes escritos, tiene un registro claro de lo que se discutió y qué decisiones se tomaron. Esto puede ayudar a prevenir malentendidos y mejorar la rendición de cuentas.

Fomenta diferentes formas de participación.

La comunicación asincrónica permite una variedad de estilos de comunicación y fomenta la participación de todos los miembros del equipo, independientemente de sus preferencias de comunicación.

Esto puede facilitar que los empleados neurodivergentes, que pueden tener dificultades con la comunicación verbal o las señales sociales, contribuyan a la conversación. También puede ayudar a crear una cultura laboral más inclusiva, donde se escuchen y valoren todas las voces.

Desafíos de la comunicación asíncrona

El tiempo de respuesta es un factor importante a tener en cuenta al elegir qué tipo de comunicación utilizar. Sin embargo, no es lo único a tener en cuenta. Aquí hay algunas consideraciones para elegir cómo ponerse en contacto con su equipo.

Falta de retroalimentación inmediata.

La comunicación asincrónica generalmente implica un retraso entre el envío de un mensaje y la recepción de una respuesta. Esto puede ser frustrante para los miembros del equipo que están acostumbrados a recibir comentarios inmediatos y puede generar malentendidos o demoras en la toma de decisiones.

Dificultad para establecer una relación

La comunicación en persona permite señales no verbales e interacciones personales que pueden ayudar a generar confianza y relación entre los miembros del equipo. La comunicación asincrónica puede carecer de este toque personal, lo que puede dificultar el establecimiento de relaciones de trabajo sólidas.

Dependencia excesiva de la comunicación escrita.

La comunicación asincrónica a menudo implica mensajes escritos, que pueden ser más propensos a malas interpretaciones o errores de comunicación que las conversaciones cara a cara.

Esto puede ser especialmente problemático para los equipos que trabajan en proyectos complejos o matizados, donde los malentendidos pueden tener consecuencias significativas.

Falta de colaboración en tiempo real

La comunicación asíncrona puede dificultar la colaboración en tiempo real, lo que puede ser una desventaja para los equipos que necesitan trabajar en estrecha colaboración en determinadas tareas o proyectos. Por ejemplo, las sesiones de lluvia de ideas o de resolución de problemas pueden ser más efectivas cuando se realizan en tiempo real.

Potencial de sobrecarga de información

La comunicación asíncrona puede generar una cantidad abrumadora de mensajes y notificaciones, lo que puede distraer y dificultar la concentración en tareas importantes. Es posible que los miembros del equipo deban desarrollar estrategias para administrar sus canales de comunicación y mantenerse organizados.

Dificultad con el tono y el contexto.

En la comunicación escrita, puede ser más difícil transmitir el tono y el contexto, lo que puede generar malentendidos o herir sentimientos. Es posible que los miembros del equipo deban ser más intencionales para aclarar sus intenciones y evitar la falta de comunicación.

Es importante ser consciente de los peligros potenciales y desarrollar estrategias para mitigarlos, como establecer expectativas claras sobre los tiempos de respuesta, usar mensajes de video o de voz para agregar un toque personal o establecer protocolos de comunicación claros para problemas complejos o delicados.

Cuándo usar la comunicación asíncrona

Este método de comunicación puede hacer la vida más fácil cuando se trata de las siguientes situaciones:

1. Diferencias horarias

En ocasiones, deberá comunicarse con alguien que no está disponible al mismo tiempo que usted. Esto podría deberse a que está trabajando en diferentes zonas horarias, enviando mensajes a alguien en PTO o que simplemente tiene un cronotipo diferente. La comunicación asíncrona es la clave para hacer que los trucos de productividad como el bloqueo de tiempo funcionen bien.

2. Documentación necesaria

Async es el camino a seguir si desea tener un registro escrito de la conversación. Los correos electrónicos y los canales de Slack crean un registro de su comunicación como algo natural. Muchas de estas herramientas se pueden buscar, lo que facilita volver atrás y encontrar lo que estaba hablando.

3. Sobrecarga de información

¿Necesitas transmitir mucha información o detalle? Por lo general, no puedo absorber todo lo que escucho a la vez, y tampoco la mayoría de las personas. Las investigaciones indican que, en promedio, las personas solo absorben una fracción de lo que escuchan. Proporcionar información de una manera que puedan digerir por sí mismos aumenta el potencial de retención y adopción.

4. Evita la desinformación

Las plataformas asincrónicas necesariamente requieren que se explique todo, ya que no se puede responder en tiempo real. Pero el beneficio de esto es poder proporcionar información adicional. Puede agregar enlaces, gráficos y otras herramientas para aclarar su mensaje.

5. Necesitas tiempo para pensar

Es impresionante hablar improvisadamente, pero la mayoría de las personas necesitan aproximadamente un minuto para procesar y formular una respuesta. Mover conversaciones a un formato asíncrono permite que las personas procesen y respondan de manera constructiva.

Cuándo no usar la comunicación asíncrona

A veces, la comunicación sincrónica será un mejor método. Aquí hay unos ejemplos:

1. Sensible al tiempo

Si necesita retroalimentación inmediata, dirección o colaboración en tiempo real, tiene más sentido trabajar sincrónicamente. A menudo, el trabajo sucede más rápido si todos están disponibles y concentrados en él al mismo tiempo.

2. Se necesita un toque personal

Una de las desventajas de la mensajería asíncrona es que a menudo elimina matices como el lenguaje corporal y el tono. Las conversaciones difíciles o delicadas se manejan mejor en persona o por videoconferencia.

3. No necesitas notas

Esto no quiere decir que no puedas tener excelentes notas de una conversación sincrónica. Sin embargo, en muchas reuniones que ocurren en tiempo real, las personas arrojan muchas ideas geniales y no tienen registro de ellas después.

Si tiene un encargado de notas designado, a menudo no pueden participar plenamente en la conversación. Pero si no necesita muchas notas, las llamadas sincrónicas a menudo pueden ser más personales y comprometidas.

Cómo la comunicación asíncrona afecta el bienestar de los empleados

Para muchos de nosotros, la conectividad constante puede parecer un mal necesario. Nos hemos acostumbrado tanto a estar conectados todo el tiempo que la idea de desconectarnos puede ser desalentadora. Pero si pudiéramos aprender a desconectarnos de una manera que no sintiéramos que nos estamos perdiendo, pagaría grandes dividendos. Los beneficios afectarían nuestra productividad y bienestar, que están intrínsecamente vinculados.

La comunicación asíncrona puede ser la clave. Para algunas personas con problemas de salud mental, como depresión o ansiedad, esta conexión podría evitar que sientan que siempre tienen que estar listos para responder. Estas personas pueden centrarse primero en su bienestar y responder cuando tenga sentido hacerlo.

Los equipos asíncronos también luchan menos contra la cultura del presentismo. Cuando abandonamos la expectativa de una respuesta inmediata, no parece tan importante alejarse del escritorio. Ya sea para tomar un descanso de 15 minutos, tomar un refrigerio, visitar a un médico o escalar el monte Kilimanjaro, las personas pueden trabajar por completo. Y a veces, eso significa no presentarse al trabajo, o al menos, no presentarse constantemente.

Para que la comunicación asíncrona funcione, hay algunas prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta. Aquí se explica cómo implementar con éxito y aprovechar al máximo el trabajo en equipo asíncrono:

Mejores prácticas para implementar la comunicación asíncrona

1. Acepta el “siempre apagado”

El corazón de la comunicación asíncrona es que no se espera que nadie esté trabajando en un momento dado. Si una de las partes espera una respuesta casi instantánea, creará mucha frustración y desconfianza.

Acepta la idea de que es probable que las personas no respondan de inmediato. Su equipo y organización pueden establecer expectativas sobre si asíncrono significa no en la misma hora o incluso no en el mismo día. No responder inmediatamente no indica falta de compromiso o profesionalismo.

Dé a los demás (y a usted mismo) la libertad de dejar que los mensajes esperen hasta que tenga sentido responder. Al mismo tiempo, tenga en cuenta los estándares de su organización y la necesidad de información de sus compañeros de equipo. Lo mejor es ser explícito acerca de los tiempos de respuesta esperados y elegir la forma de comunicación adecuada a la necesidad para permitir que el trabajo se lleve a cabo de manera efectiva.

2. Sea claro y conciso

Al escribir mensajes en espacios de trabajo de equipo, priorice la claridad. Las plataformas asincrónicas son, por naturaleza, culturas de bajo contexto, lo que significa que deberá ser directo y explícito con sus mensajes.

Escriba lo que necesita o desea, y sea específico acerca de los plazos o fechas. Agregue enlaces, gráficos y los próximos pasos para que las personas sepan cómo deben responder y cuándo.

3. Usa más que texto

Hay muchas formas de comunicarse y muchas plataformas tienen formas de comunicarse que van más allá del texto. Olvídese de lo que le han enseñado sobre “comunicación profesional” y aumente sus conversaciones con emojis, reacciones y GIF.

Sí, en serio.

Un poco de humor en el trabajo puede ser muy útil. Cuando enviamos mensajes, perdemos gran parte de los matices de una reunión cara a cara. El uso de emojis, GIF y memes puede suavizar parte de la aspereza del texto. Pueden agregar personalidad a la comunicación del equipo y contribuir positivamente a la cultura del equipo. Herramientas como Slack incluso te permiten importar emojis personalizados, para que puedas crear tus propios chistes internos o botones de reacción.

Además de estos, utilice estados, mensajes de fuera de la oficina y respuestas automáticas para que las personas sepan cuándo está disponible o cuándo deben esperar una respuesta.

4. Tómese el tiempo para desconectarse

Uno de los mayores desafíos para los trabajadores remotos es aprender a establecer límites en el trabajo. En particular, aquellos de nosotros que venimos de la vida corporativa en la oficina podemos sentir la presión de responder de inmediato.

Tómese un tiempo lejos de su pantalla y de la comunicación, idealmente, al menos cada hora. Designe “tiempo concentrado” para que pueda trabajar sin interrupciones. Y establezca límites en torno a las horas de trabajo y las horas no laborales. Puede configurar estas herramientas para pausar las notificaciones al final de la jornada laboral automáticamente.

5. Elige la herramienta adecuada

No todas las herramientas asincrónicas se construyen de la misma manera. Es esencial elegir la herramienta diseñada para lograr lo que necesita hacer.

Herramientas de comunicación asíncrona

Estas son algunas de las herramientas más populares y cómo usarlas para su equipo:

ásana

Asana es una plataforma de gestión de proyectos en la que puedes asignar plazos y tareas específicas a los miembros del equipo. Facilita la visualización y el seguimiento del estado de varios proyectos a la vez.

Confluencia

Confluence es un sistema de gestión de contenido para recursos internos. Es similar a Wikipedia, ya que puede ser editado por cualquier miembro del equipo con acceso. Con los wikis, varios usuarios pueden contribuir a un documento y luego publicarlo como referencia para el resto de la organización.

Google Drive

Google Workspace es una opción popular para el trabajo remoto porque proporciona un conjunto completo de software de colaboración. Los usuarios pueden trabajar juntos en hojas de cálculo, Google Docs, presentaciones o mantener activos en una unidad compartida. Google Meet incluso ofrece opciones para reuniones de video.

Como una de las soluciones basadas en la nube más utilizadas, cuenta con una gran cantidad de integraciones para aumentar una gama de funciones que ya es impresionante.

jira

Jira se diseñó originalmente como una herramienta de gestión de problemas que ayudaba a los equipos a rastrear errores y errores de usabilidad. Ahora, Jira se ha ampliado para incluir la gestión de proyectos, lo que la convierte en una opción útil para que los equipos gestionen esfuerzos tanto internos como externos.

Telar

Loom es una plataforma de video asíncrona, similar a Marco Polo. Con Loom, puede grabar su pantalla, presentación, mensaje o voz en off para compartir con otros miembros de su equipo. Por ejemplo, un compañero de trabajo con frecuencia crea telares para demostrar cómo hacer cosas como crear CTA o extraer métricas en la plataforma de marketing de HubSpot. Sus compañeros pueden revisar sus excelentes instrucciones varias veces y ella no tiene que tomarse un tiempo valioso para brindar la misma capacitación cada vez que alguien nuevo enfrenta el problema.

Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos que organiza grandes proyectos en tableros. Es similar a Asana, pero según mi experiencia, es más adecuado para las personas que piensan visualmente.

Flojo

Slack puede tener el título de campeonato actual de la plataforma de mensajería más utilizada. Pequeños equipos o empresas enteras pueden enviar una comunicación a través de un espacio de trabajo compartido. Estos se pueden organizar en canales, hilos y grupos. Slack admite integraciones con muchas otras plataformas populares y es la opción número uno para muchos lugares de trabajo remotos e híbridos.

Preguntas frecuentes sobre comunicación asíncrona

¿Por qué usaría la comunicación asíncrona?

La comunicación asíncrona puede ser útil cuando los miembros del equipo trabajan de forma remota o tienen diferentes horarios, ya que permite flexibilidad y puede ayudar a reducir las distracciones. También puede promover la inclusión al adaptarse a diferentes estilos y preferencias de comunicación.

¿Cuál es un ejemplo de comunicación asíncrona?

Los ejemplos de comunicación asincrónica incluyen correo electrónico, mensajería instantánea, mensajería de texto y herramientas de software de colaboración como Trello o Asana. Estas herramientas permiten que los miembros del equipo se comuniquen y colaboren en sus propios horarios, sin necesidad de estar en el mismo lugar al mismo tiempo.

¿Cómo te comunicas de forma asíncrona?

Para comunicarse de forma asíncrona, puede utilizar una variedad de herramientas y estrategias. Algunos enfoques comunes incluyen enviar correos electrónicos o mensajes instantáneos, publicar actualizaciones en una plataforma compartida o herramienta de gestión de proyectos, dejar comentarios en documentos compartidos o grabar videos o mensajes de voz. Es importante establecer expectativas y protocolos de comunicación claros, como tiempos de respuesta o métodos de comunicación preferidos, para garantizar que todos estén en sintonía.

Reflexiones finales sobre la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona brinda a los empleados más libertad para procesar información y responder en su propio tiempo. Esto paga dividendos en la reducción del estrés, un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y una mayor productividad. Vale la pena hacer el cambio.

Si bien es importante reconocer que la comunicación asíncrona no es una solución única para todos, con el enfoque correcto, la comunicación asíncrona puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia, la productividad y la colaboración en el lugar de trabajo.