7 tipos de reuniones (y cómo hacerlas bien)

Si cree que está asistiendo a más reuniones que antes, es porque lo está haciendo.

En un lugar de trabajo a mediados de Covid, el número de reuniones a las que asistimos ha aumentado. Ya sea que estemos trabajando desde casa o en la oficina, es importante comprender los diferentes tipos de reuniones en las que participamos.

Las reuniones son una forma de colaborar, compartir información y encontrar soluciones en equipo, sin importar desde dónde trabajemos. Son una oportunidad para utilizar técnicas de lluvia de ideas para generar ideas nuevas y creativas.

El problema es que muchas reuniones que se realizan hoy en día son ineficientes. Según el informe Estado de las reuniones de Doodle, los profesionales pasan 2 horas cada semana en reuniones sin sentido.

¿Cómo podemos hacer que las reuniones se sientan menos como una pérdida de tiempo y más productivas?

Comencemos aprendiendo sobre los diferentes tipos de reuniones y cómo asegurarnos de que agreguen valor para usted y su equipo.

7 tipos diferentes de reuniones

Cuando se hace bien, cada reunión a la que asistimos tiene un propósito importante. Familiaricémonos con algunos tipos importantes, para que podamos entender mejor cómo conducirlos de la manera correcta.

Veamos cada uno con un poco más de detalle:

1. Reuniones de toma de decisiones

Una reunión de toma de decisiones es un esfuerzo colaborativo dirigido por un líder de equipo.

Según McKinsey, es típicamente compuesto por 6 a 8 asistentes y contiene una agenda estructurada que identifica la decisión que debe tomarse.

Los participantes involucrados son tomadores de decisiones clave o expertos en la materia. Por ejemplo, decidir sobre una nueva contratación solo incluirá a ciertos empleados, como los gerentes de contratación.

Para llevar a cabo una reunión de toma de decisiones efectiva, los participantes deben saber de antemano cómo se tomará la decisiónexplica un artículo de Harvard Business Review.

Por ejemplo, si el equipo no puede llegar a un consenso dentro de los 60 minutos, lo someterán a votación o el tomador de decisiones clave tomará la decisión final. Saber de antemano cómo se llegará a la decisión evita perder tiempo.

Otro aspecto importante de las reuniones de toma de decisiones es la recopilación de información. Querrás asegurarte de tener toda la información necesaria para tomar la mejor decisión.

Ejemplos:

• Decidir sobre una nueva contratación
• Hacer un cambio de marca de empleador
• Cambios operativos como reducción de personal o reducción de costos
• Aprobación final de un diseño.

2. Reuniones de resolución de problemas

El objetivo principal de una reunión de resolución de problemas es encontrar la solución óptima a un problema que enfrenta la organización.

Y cuando se trata de encontrar el mejor curso de acción, dos cabezas (o unas cuantas en este caso) piensan mejor que una. Un artículo de Harvard Business Review explica que las reuniones efectivas para resolver problemas requieren participantes se reúnan y generen tantas soluciones potenciales como sea posible.

Una vez logrado ese objetivo, los participantes deben decidir quién implementará la mejor solución. Esta responsabilidad puede asignarse a una persona o compartirse entre algunos miembros del equipo.

Finalmente, una reunión de resolución de problemas exitosa no está completa sin identificar la causa raíz del problema. Comprender qué condujo al problema en primer lugar evitará que vuelva a ocurrir.

Ejemplos:

• Problemas operativos
• Problemas de productividad
• Alta rotación de empleados

3. Reuniones de trabajo en equipo

Las reuniones de trabajo en equipo están diseñadas para fortalecer el trabajo en equipo, la confianza y la cohesión. Mejorar la forma en que los empleados trabajan juntos conduce a un aumento en la productividad y en la felicidad de los empleados.

Una reunión de trabajo en equipo tiene como objetivo crear un ambiente divertido e interactivo mediante el uso de juegos o desafíos en equipo. Esta es una gran oportunidad para que los organizadores o líderes se involucren y formen conexiones más fuertes con sus equipos.

A medida que más empleados trabajan de forma remota, las reuniones virtuales de creación de equipos se vuelven cada vez más importantes. Son una forma de comprometerse y conectarse con los empleados que trabajan desde casa y pueden sentirse aislados de los miembros de su equipo y de la organización. Involucrarse con empleados remotos ayuda a evitar que la cultura de la empresa y la moral de los empleados se deterioren.

Ejemplos:

• juegos de mesa virtuales
• Desafíos de equipos virtuales
• Almuerza y ​​aprende
• Charlas internas TED
• salidas en equipo

4. Reuniones de lluvia de ideas

Las sesiones de lluvia de ideas son reuniones de innovación. Los participantes colaboran para generar ideas nuevas y creativas.

Durante estas sesiones, los miembros del equipo trabajan como co-contribuyentes iguales o bajo la guía de un facilitador. Estas reuniones de generación de ideas están poco estructuradas, lo que permite a los equipos “pensar en grande” y aprovechar su potencial creativo. Usando una variedad de técnicas de lluvia de ideas como el mapeo mental, los empleados usan sus habilidades de pensamiento creativo para generar ideas frescas o nuevos productos.

Las reuniones generadoras de ideas son más exitosas cuando los equipos son diversos. Diversas perspectivas generan mejores ideas, identifican posibles puntos ciegos y crean soluciones más innovadoras.

Ejemplos:

• Desarrollo de productos
• Creación de campañas publicitarias

5. Reuniones individuales

Una reunión uno a uno es una reunión entre dos personas. Está programado para un propósito específico.

Por ejemplo, puede ser una revisión de desempeño entre un gerente y su empleado, o una reunión entre un representante de ventas y su cliente.

Si bien no es necesario seguir una agenda durante una reunión individual, es común tener un documento actualizado sobre lo que cada persona debe abordar. De lo contrario, la reunión tiene un formato flexible y se desarrolla como una conversación normal.

Según Microsoft Workplace Insights, los registros uno a uno han aumentado en un 18% desde la pandemia. Su investigación encontró que los puntos de contacto regulares fomentan una sensación de conexión y diversión para los empleados remotos.

Ejemplos:

• Uno a uno semanal
• Presentación del nuevo empleado
• Revisión de desempeño trimestral
• Sesión de coaching o mentoring
• reunión de ventas del cliente

6. Reuniones de planificación trimestrales

Cada tres meses, los equipos se reúnen para implementar estratégicamente los objetivos a corto y largo plazo de una empresa.

Al igual que las reuniones de resolución de problemas y toma de decisiones, la asistencia se limita a los participantes que ejecutarán el plan. Se espera que cada participante contribuya y se comprometa a implementar el plan.

Si bien la estructura de la reunión puede variar, generalmente la dirige el líder del equipo que asigna tareas a cada asistente.

Las reuniones de planificación trimestrales son una excelente manera de seguir el progreso de un equipo y mantener motivados a los miembros del equipo. También son una buena oportunidad para reflexionar sobre el trimestre anterior y revisar lo que se debe ejecutar en el siguiente.

Ejemplos:

• Planificación estratégica
• Planificación de proyectos
• Planificación de eventos o campañas.

7. Reuniones de registro

Las reuniones de registro son uno de los tipos de reuniones más comunes. Las organizaciones realizan regularmente estas reuniones de control de progreso por varias razones:

• Compartir actualizaciones y avances del proyecto
• Asegurarse de que todos estén desempeñando sus funciones y responsabilidades.
• Obtenga comentarios de los empleados
• Discutir cualquier desafío, éxito o idea.
• Averiguar los próximos pasos

Durante una reunión semanal de cadencia del equipo, por ejemplo, los empleados actualizan a sus gerentes y equipo sobre su progreso semanal.

Las reuniones de verificación se están volviendo cada vez más importantes a medida que más personas trabajan desde casa y no directamente bajo la supervisión de los gerentes. Los controles regulares ayudan a garantizar que los empleados remotos se mantengan informados y que sus objetivos se alineen con los del resto del equipo.

Ejemplos:

• Reuniones de actualización del estado del proyecto
• Reuniones de registro de clientes
• Registro de incorporación de nuevos empleados
• Reuniones semanales de control uno a uno
• Reuniones semanales del equipo
• Informes del proyecto

Cómo planificar reuniones efectivas que aporten valor a tu equipo

No se puede negar que la frecuencia de las reuniones ha aumentado desde que comenzó la pandemia. Otro informe de Microsoft comparte que el tiempo de reunión semanal se ha más que duplicado con el auge del entorno de trabajo híbrido.

Con menos oportunidades para conectarse en la oficina, las reuniones en línea son una forma de mantenerse actualizado, socializar y compartir información.

A medida que sus empleados asisten a más tipos de reuniones, es importante que cada una sea lo más productiva y eficiente posible. De lo contrario, pueden afectar negativamente la moral y la productividad de su equipo.

Pero antes de comenzar a planificar su próxima reunión, hágase esta pregunta: ¿Es realmente necesaria una reunión o podría ser un correo electrónico? Por ejemplo, si la reunión no necesita una discusión o toma de decisiones, es mejor transmitir cierta información por correo electrónico.

Según una encuesta reciente de SurveyMonkey, El 32 % de los empleados piensa que “esta reunión podría haber sido un correo electrónico” todo o la mayor parte del tiempo. Este suele ser el sentimiento cuando las reuniones no tienen sentido y son demasiado frecuentes.

Sin embargo, cuando necesite planificar una reunión, cada una de ellas debe valer cada minuto de su tiempo y el de sus empleados.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a organizar reuniones más eficientes:

Establezca un objetivo y una agenda claros

Antes de enviar una invitación a una reunión, asegúrese de conocer el propósito exacto de la reunión. ¿Cuál es tu objetivo final? Esto te ayudará a determinar qué tipo de reunión deberías tener y quién debe asistir.

Una vez que se establece su objetivo, su reunión debe seguir una agenda clara para garantizar que cada minuto se utilice de manera eficiente.

Una encuesta realizada por la empresa de tecnología Barco encontró que Se desperdicia el 13% del tiempo de reunión porque las personas discuten temas fuera de los objetivos de la reunión. Seguir la agenda de una reunión reducirá el tiempo dedicado a discutir temas que no son relevantes para la reunión.

Sin una estructura clara, las reuniones pueden volverse improductivas rápidamente.

Evite invitar a demasiados asistentes

Determine qué miembros del equipo deben estar allí y no abarrote la reunión. Por ejemplo, una reunión de toma de decisiones solo debe involucrar a las partes interesadas clave.

Esto asegura que aquellos que necesitan asistir tengan la oportunidad de contribuir y hacer que se escuchen sus voces.

Asegúrese de que todos lleguen a tiempo

La encuesta de Barco también encontró que el 11 % de las reuniones se pasan esperando a que llegue alguien. Y según el informe State of Meetings de Doodle, la gente que llega tarde es uno de los principales factores que arruina una buena reunión.

Comience su reunión puntualmente y enfatice la importancia de llegar a tiempo con sus empleados.

Que sea breve

Asegúrese de que la reunión no dure más de lo necesario. Como Tim Cook, el CEO de Applees famoso por decir: “Cuanto más larga es la reunión, menos se logra”.

Microsoft descubrió que el tiempo de reunión óptimo para sus empleados no supera los treinta minutos. Los empleados hicieron la transición orgánicamente a reuniones más cortas para optimizar su productividad y alejarse de las reuniones que consumen mucho tiempo y que afectan la felicidad de los empleados.

Mantenga al equipo enfocado

El líder o facilitador de la reunión debe asegurarse de que los participantes estén preparados y enfocados. Por ejemplo, si alguien en el grupo revisa constantemente su teléfono durante la reunión, el líder del equipo debe intervenir.

Hacer que los participantes rindan cuentas garantiza que no se pierda tiempo y que todos aprovechen al máximo la reunión.

¿Qué tipos de reuniones puede mejorar dentro de su organización?

Hay muchos tipos de reuniones que los líderes son responsables de planificar.

Desde reuniones de equipo semanales hasta reuniones más formales, cada una tiene un valor único para la organización y el éxito del equipo. Comprender la importancia de cada uno y cómo ejecutarlo de manera eficiente es la clave para reducir las reuniones inútiles y que hacen perder el tiempo.

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