¿Ansioso por las reuniones? Aprende a dirigir una reunión con estos 10 consejos

¿Estás ansioso por las reuniones? ¡No te preocupes! En este artículo te enseñaremos cómo dirigir una reunión de manera efectiva con estos 10 consejos infalibles. Desde cómo mantener la atención de todos los participantes hasta cómo fomentar la participación activa, descubre cómo convertirte en un líder de reuniones exitoso. ¡No te lo pierdas!

¿Ansioso por las reuniones? Aprende a dirigir una reunión con estos 10 consejos

No hace falta que se lo digamos: las reuniones pueden ser dolorosas cuando no se hacen bien.

Todos hemos estado en reuniones que parecen prolongarse. Probablemente también hemos estado en reuniones circulares en las que sentimos que no se logró nada efectivo. Dirigir una reunión eficaz es tanto una habilidad como un arte.

Ahora que somos remotos o híbridos, la habilidad y el arte han cambiado. Y hacer un buen uso del tiempo de todos puede ser aún más importante.

Para encontrar ese equilibrio feliz, necesitamos llevar a cabo una reunión de manera efectiva. ¿Cuál es la cantidad adecuada de tiempo que debe durar una reunión? ¿Debería haber tomadores de notas? ¿Cuáles son las metas y objetivos? Aquí hay algunas preguntas que debe responder para prepararse para una reunión efectiva.

Pero antes de que aprendamos cómo llevar a cabo una buena reunión, debemos analizar la necesidad de las reuniones en sí.

Cómo saber cuándo es necesaria una reunión

Muchos miembros del equipo que trabajan de forma remota piensan que la mayoría de sus reuniones podrían haber sido un correo electrónico, una llamada telefónica o incluso un mensaje grupal de Slack.

Decidir qué necesita y qué no necesita una reunión real puede ser complicado. Es común creer que tenemos que comunicarnos con la gente mediante la celebración de reuniones. Nos gusta vernos cara a cara y escuchar nuestras voces.

Si necesita discutir algo sobre lo que no está seguro de si vale la pena una reunión o no, intente escribir un borrador de un correo electrónico que enviaría sobre el tema. Si es un buen comunicador y puede llegar al punto en un párrafo breve, es una buena señal de que no necesita convocar una reunión de equipo.

Si el tema que necesita discutir debe ser realizado por un grupo que trabaje en colaboración, podría requerir una reunión. O si es urgente y necesita dar instrucciones rápidas y claras, es posible que deba convocar una reunión de equipo.

Independientemente de la duración de la reunión, debe tener un propósito. ¿Qué estás tratando de lograr con esta reunión? Si no define claramente el objetivo, es más probable que pierda el tiempo y pierda de vista la agenda de su reunión.

¿Qué define una reunión exitosa?

Una reunión exitosa llega a una conclusión que deja a los participantes de la reunión con una mejor comprensión de cómo abordar su trabajo o una resolución clara del problema. Dependiendo del tipo de reunión que esté organizando, siempre que se cumplan el propósito y el objetivo, los miembros de su equipo pueden irse sintiéndose más informados.

Las grandes reuniones cubren todos los puntos de la agenda de manera eficiente y sin fallas. Las preguntas de los participantes de la reunión deben responderse durante la sesión o en un período de seguimiento posterior.

Las reuniones exitosas también toman una cantidad adecuada de tiempo y no entran en demasiados detalles ni dejan de lado demasiados detalles. Las reuniones productivas no tienen que durar horas ni tener accesorios sofisticados. Pero sí necesitan captar la atención de los participantes de la reunión y comunicar por qué es importante que se conozcan.

Organizar una reunión exitosa requiere habilidades sólidas de comunicación, liderazgo y organización. Si aún no estás allí, está bien. Con BetterUp, puede obtener acceso a entrenamiento personalizado para ayudarlo a mejorar sus habilidades, confianza y aptitud mental.

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10 consejos para llevar a cabo una reunión eficaz

Es probable que la reunión que va a realizar hoy sea diferente de la próxima que realizará mañana. Según el tema, cuántas personas haya y cuánto tengas que hablar, es posible que debas prepararte más.

Aquí hay 10 consejos para implementar la próxima vez que tenga una reunión:

  • Cree una plantilla para su reunión con anticipación.
  • Ponga un límite de tiempo si los miembros del equipo están ocupados.
  • Resume tus decisiones al final.
  • Elija una sala de reuniones que pueda albergar a todos los asistentes.
  • Pídale a alguien que tome notas en caso de que la gente se lo pierda o necesite un repaso. Recordarle a su equipo la decisión final en un correo electrónico es una buena manera de volver a conectar a todos.
  • Comience con algunas actividades para romper el hielo si hay nuevos miembros en el equipo.
  • Asegúrate de que tu lenguaje corporal sea seguro y exprese lo que estás transmitiendo.
  • Haga una pausa para tener una sesión de lluvia de ideas cuando discuta un problema.
  • Permita comentarios al final y escuche lo que los participantes de la reunión tienen que decir.
  • Cambie a su facilitador para permitir que otros miembros del equipo desarrollen sus habilidades.
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    ¿Qué pasa con las reuniones en línea?

    Una cosa es saber cómo llevar a cabo una reunión de la junta en persona, pero hacerlo completamente en línea es otra historia. Los recursos con los que podría haber estado cómodo usando podrían ser inútiles. Dirigir una reunión en línea puede ser tan exitoso como sus reuniones en persona, si no mejor.

    Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer que sus reuniones en línea destaquen:

    Seguir una rutina

    A las personas les gusta tener una rutina establecida para saber cómo son sus días y cómo programar el resto de su tiempo. Los miembros de su equipo podrían estar trabajando en diferentes zonas horarias ya que trabajan de forma remota.

    Para evitar confusiones, establezca una rutina para sus reuniones. Los miembros del equipo pueden estar más preparados cuando tienen un cronograma consistente de a qué hora suceden, en qué plataforma están y qué esperar de la reunión. Usar una reunión recurrente de Google con una agenda semanal establecida es una gran idea.

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    Tener reuniones de pie cuando sea posible

    La transición al trabajo remoto puede ser difícil porque estamos muy acostumbrados a tener chats rápidos con ellos en la oficina para verificar su progreso. Si aún quiere seguir así, intente hacer reuniones de pie. Solo toman de 15 a 20 minutos y pueden ser una excelente manera de acercarse a cada participante de la reunión y ver cómo les está yendo.

    Las reuniones de pie lo ayudan a escuchar a todos, pero de manera rápida. Como líder en su oficina, es posible que deba aprender a realizar reuniones individuales en línea con su equipo.

    Programar reuniones individuales con los miembros de su equipo también es una excelente manera de registrarse. Si no tienes nada importante que discutir, trátalo como una conversación informal. Si hay algún problema, prepárese para esta reunión como lo haría con cualquier otra.

    Bienvenidos contratiempos y errores.

    Aunque puede establecer todas las reglas básicas y hacer todo lo posible para dirigir una reunión eficaz, las reuniones en línea a veces implican algunos contratiempos. Ya sea que el perro de alguien robe el foco de atención o que el micrófono de alguien se corte, espera lo inesperado.

    Aunque tengas una mala reunión, recuerda que puedes tomar notas y mejorar para la próxima.

    En lugar de castigar a los miembros del equipo por sus errores, tómese un momento para comprender que trabajar en línea no es fácil para todos. Las personas pueden sentirse agotadas y fatigadas, y la ansiedad y la depresión aumentan durante ciertas épocas del año o eventos estresantes de la vida como la pandemia de COVID-19. La próxima vez que la pantalla de alguien se congele, comprenda que ocurren errores.

    Tropezar con las palabras u olvidar nuestros elementos de acción también son errores inevitables para las reuniones en persona. Ten paciencia con todos.

    Comience a reunirse con un propósito

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    La oportunidad de dirigir una reunión puede ser emocionante, algo que podemos olvidar si estamos demasiado ocupados tratando de que tengan éxito. Pero son una gran oportunidad para compartir sus ideas y en lo que ha estado trabajando, mostrar su aprecio por los demás o planear una fiesta de despedida para un compañero de trabajo.

    Cualquiera que sea el motivo de su reunión, sabrá establecer un objetivo, mantenerse organizado y ser inclusivo con los demás participantes de la reunión.

    Encontrar a alguien que pueda guiarlo para que sea un líder con visión de futuro puede marcar una gran diferencia en su trabajo. Un entrenador de BetterUp puede ayudarlo a desarrollar las habilidades que necesita para ser un comunicador eficaz y organizado y un líder aún mejor.

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    Preguntas frecuentes sobre cómo dirigir una reunión

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    Las reuniones son una parte importante de la vida laboral. Ya sea que estés a cargo de un equipo o simplemente necesites realizar una reunión con colegas, es fundamental saber cómo dirigirlas de manera efectiva. Aquí hay algunas respuestas a las preguntas más frecuentes sobre cómo dirigir una reunión:

    1. ¿Cuál es el objetivo principal de una reunión?

    El objetivo principal de una reunión es reunir a un grupo de personas para discutir, planificar y tomar decisiones sobre temas específicos. Puede ser para compartir información, resolver problemas, generar ideas o coordinar acciones.

    2. ¿Cuándo debería convocar una reunión?

    Convoca una reunión cuando sea necesario y útil. Evita convocar reuniones innecesarias o que no tengan un propósito claro. Asimismo, asegúrate de que la fecha y hora sean convenientes para todos los participantes.

    3. ¿Cómo debería prepararme para una reunión?

    Antes de la reunión, define claramente los objetivos y la agenda. Comunica a los participantes con anticipación para que puedan prepararse adecuadamente. Revisa toda la documentación relevante y asegúrate de tener todos los recursos necesarios.

    4. ¿Cómo debería comenzar una reunión?

    Comienza la reunión dando la bienvenida a todos y presentándote. Establece el propósito de la reunión y repasa la agenda. Establecer normas básicas de comportamiento es ideal para crear un ambiente colaborativo.

    5. ¿Cómo puedo fomentar la participación activa de los asistentes?

    Es importante crear un ambiente inclusivo y alentar a todos los participantes a compartir sus ideas y opiniones. Haz preguntas abiertas, escucha activamente y evita interrumpir. Animar a la participación equitativa asegurará que todas las voces sean escuchadas.

    6. ¿Qué técnicas puedo usar para mantener la reunión enfocada?

    Una técnica efectiva es establecer tiempos límite para cada tema de la agenda. Si la discusión se desvía demasiado, recuérdales amablemente volver al tema principal. Puedes utilizar una técnica llamada “apilado de manos” para garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar y evitar interrupciones.

    7. ¿Cómo puedo manejar a los participantes difíciles?

    Durante una reunión, es posible que te encuentres con participantes difíciles. Mantén la calma y utiliza técnicas de escucha activa para comprender su punto de vista. Si es necesario, redirige la conversación hacia soluciones y mantén un tono profesional en todo momento.

    8. ¿Qué debo hacer al finalizar la reunión?

    Al finalizar la reunión, resume las decisiones o acciones tomadas. Agradece a todos por su participación y asegúrate de que todos estén al tanto de los próximos pasos. Si se asignaron tareas, recuerda seguir su progreso y asegúrate de que se cumplan los plazos acordados.

    9. ¿Cómo puedo evaluar la eficacia de una reunión?

    Una forma de evaluar la eficacia de una reunión es solicitar retroalimentación a los participantes. También puedes considerar si se alcanzaron los objetivos establecidos, si se resolvieron los problemas planteados y si se lograron resultados medibles como resultado de la reunión.

    10. ¿Existen recursos adicionales para aprender más sobre la dirección de reuniones?

    Sí, puedes encontrar más información sobre cómo dirigir reuniones de manera efectiva en este enlace a Wikipedia. Allí encontrarás detalles sobre diferentes tipos de reuniones y técnicas de facilitación.

    Dirigir una reunión exitosa requiere práctica y habilidades de comunicación efectivas. Con estos consejos y un enfoque adecuado, puedes asegurarte de que tus reuniones sean productivas y beneficiosas tanto para ti como para los participantes.


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