6 etapas de mejora continua y por qué es importante

La transformación humana depende de la idea de que podemos mejorarnos a nosotros mismos y a nuestras organizaciones.

Entonces, cuando se trata de la mejora continua, es una inversión para alcanzar nuestro máximo potencial. Este viaje no es igual para todos cuando se trata de implementar estrategias de mejora o técnicas de mejora. Es un proceso deliberado que requiere observación, análisis, planificación y acción.

Pero la mejora continua también se basa en la idea de que el coaching puede ayudar a las personas y a las organizaciones a lo largo del camino. Al igual que el coaching, la mejora continua es un esfuerzo continuo. Se basa en una base de trabajo en equipo, una sólida cultura empresarial y comentarios. Pero también requiere herramientas de soporte y mejora continua para ayudar a mantener las habilidades y capacidades en forma.

En BetterUp, creemos que todos tienen el potencial para crecer y transformarse. Sabemos que las empresas están formadas por personas. Entonces, cuando invierte en su gente, invierte en el éxito de su organización.

A veces, la mejora continua es el cambio más pequeño que se suma con el tiempo. Otras veces, la mejora continua va de la mano con la adaptación al cambio y la creación de resiliencia para seguir siendo competitivos en el mercado actual. Independientemente, el proceso genera resultados sin el dolor que conlleva hacer grandes cambios a la vez.

Si parece que hay espacio para mejorar en el trabajo, o si desea convertirse en un líder de la industria que se mantiene a la vanguardia, utilice la mejora continua como marco para realizar cambios positivos.

¿Qué es la mejora continua?

La mejora continua es el proceso de realizar pequeños cambios incrementales que se suman a resultados significativos basados ​​en la observación deliberada de los procesos actuales.

También conocido como Kaizen, el método de mejora continua se originó en Japón. Hoy en día, ha sido adoptado por empresas de todo el mundo como una forma de lograr la excelencia operativa.

La idea principal detrás de la mejora continua es que ningún proceso es perfecto y siempre hay margen de mejora. El objetivo es eliminar los desperdicios, optimizar los recursos y empoderar a los empleados para que realicen cambios que mejoren los resultados de la empresa.

Consultor de mejora de procesos Brian Ragone dice que es “pensamiento sistémico en el que construimos bucles de retroalimentación para obtener información de los procesos actuales y reflexionar sobre cómo mejorarlos”.

Ragone dice que el enfoque de la mejora continua es triple:

• Mejora de herramientas y materiales.
• Mejorar las personas y las relaciones.
• Mejorando el ambiente de trabajo

Eso a menudo significa eliminar las herramientas infladas. Otras veces, está mejorando la documentación sobre cómo trabaja, para que cualquiera pueda ingresar y comenzar de inmediato. También está capacitando a su gente. Finalmente, está eliminando barreras de comunicación o simplemente fricciones en las relaciones laborales.

Finalmente, está mejorando la seguridad física y psicológica de su gente en el trabajo.

Las 4 etapas de la mejora continua

La mejora continua a veces se denomina el ciclo PDCA, que significa Plan-Do-Check-Act. Y esas son las cuatro etapas de la mejora continua.

Plan: Lluvia de ideas y planificación

Identificar una oportunidad de mejora y armar un plan de acción para la gerencia. Por ejemplo, observa que sus tasas de conversión están por debajo del promedio de su industria. Por lo tanto, determina que enviará una secuencia de correo electrónico de nutrición además de llamar a sus clientes potenciales.

Hacer: Probar soluciones

Una vez que haya identificado una oportunidad y determinado la mejor manera de abordarla a través del cambio, implemente ese cambio a pequeña escala. Hacemos esto para medir objetivamente su eficacia. Para el ejemplo de secuencia de correo electrónico anterior, eso puede significar enviar solo un pequeño porcentaje de clientes potenciales (20%, por ejemplo).

Comprobar: Verificación de la eficacia

¿Funcionó el cambio? Necesitamos saberlo antes de que podamos aplicarlo en toda la organización. Si en nuestra prueba, el 20 % de los clientes potenciales convierten mejor que el otro 80 % que no recibe correos electrónicos de nutrición, por ejemplo, podemos concluir que el cambio fue efectivo.

Actuar: Implementar la solución

Una vez que confirme que su solución es efectiva, es hora de implementarla en toda la organización para obtener los beneficios.

Métodos de mejora continua

Existen varios métodos para la mejora continua. Aquí hay cinco de ellos:

• El método esbelto
• El método Kanban
• seis sigma
• Gestión de calidad total
• Metodología ágil.

Veamos cada uno.

El método esbelto

La metodología Lean es un marco de mejora continua que se desarrolló originalmente para la fabricación. Desde entonces, ha sido adoptado por empresas de otras industrias. El objetivo de Lean es eliminar el desperdicio y mejorar la eficiencia. Y lo hace agilizando los procesos y eliminando las actividades que no agregan valor.

El método Kanban

El método Kanban es un marco que lo ayuda a visualizar su trabajo y optimizar su flujo de trabajo. El principio clave de Kanban es dividir su trabajo en tareas más pequeñas y luego realizar un seguimiento del progreso de cada tarea en cada etapa de su flujo de trabajo. Esto le ayuda a identificar cuellos de botella y áreas de ineficiencia para que pueda realizar mejoras.

seis sigma

Six Sigma es un marco estadístico que lo ayuda a identificar y eliminar defectos en su proceso. El El objetivo de Six Sigma es lograr casi la perfección al reducir los defectos a un nivel de Six Sigma.. Esa es una tasa de defectos de 3,4 errores por millón de oportunidades.

Gestión de calidad total

La gestión de calidad total (TQM) es un marco que garantiza que sus productos cumplan o superen las expectativas del cliente. TQM se basa en la mejora continua. Enfatiza la necesidad de identificar y abordar sistemáticamente los problemas de calidad.

Metodología ágil

La metodología Agile es un marco para la gestión de proyectos de desarrollo de software. Agile enfatiza el desarrollo iterativo, la creación rápida de prototipos y la retroalimentación constante de las partes interesadas. El objetivo es ayudar a los equipos a crear y lanzar productos de software de alta calidad de manera rápida y eficiente.

¿Por qué es importante la mejora continua?

Mayor eficiencia y productividad

Debido a que está identificando constantemente áreas en las que se pueden mejorar sus procesos, puede crear un flujo de trabajo más optimizado que reduzca el tiempo y los recursos desperdiciados. Como resultado, su equipo será más productivo.

Mejora del compromiso y las relaciones de los empleados

Como dijo Ragone, la mejora continua se enfoca en las personas y las relaciones tanto como en las herramientas. Los bucles de retroalimentación en la mejora continua significan que los empleados están atentos a las oportunidades de mejora en la comunicación.

Cuando los empleados sienten que son parte de un proceso de mejora continua, están más comprometidos e involucrados en el éxito de la empresa. Y tendrá mejores relaciones entre empleados y gerentes y un ambiente de trabajo más positivo en general.

Residuos reducidos

Al eliminar los defectos y agilizar los procesos, puede mejorar la calidad de su producto o servicio. Esto no solo conduce a clientes más satisfechos, sino que también puede ahorrarle dinero a largo plazo al reducir la necesidad de reprocesos y reemplazos.

Costos reducidos

Además de reducir el desperdicio, la mejora continua también puede ayudarlo a ahorrar dinero de otras maneras. Por ejemplo, al optimizar su proceso, puede reducir la cantidad de inventario que necesita a mano. Y al identificar los errores temprano, puede evitar el costo de corregirlos más adelante.

Mejora de la satisfacción del cliente

Cuando elimina el desperdicio y los defectos, termina con un producto o servicio que tiene más probabilidades de cumplir con las expectativas del cliente. Como resultado, su organización experimentará una mayor satisfacción del cliente.

Tiempo de ciclo reducido

Uno de los beneficios de hacer pequeñas mejoras es que puedes hacerlo rápidamente. Esto significa que puede llevar su producto o servicio al mercado más rápido y comenzar a ver resultados antes.

Mayor innovación y mantenerse por delante de la competencia.

La mejora continua lo ayuda a mantenerse por delante de la competencia al alentarlo a explorar constantemente nuevas formas de mejorar su proceso. Y al hacer pequeños cambios, puede probar nuevas ideas de forma rápida y económica para ver si vale la pena seguirlas.

Cuando tiene un sistema para hacer pequeños cambios de forma continua, nunca dejará de mejorar.

Permite agilidad y adaptación al cambio

En el entorno empresarial actual, adaptarse rápidamente a los cambios es fundamental para el éxito. Desarrollar resiliencia como organización ya no es agradable. Es una necesidad para todos los negocios. La mejora continua lo ayuda a crear un sistema que facilita probar nuevas ideas e implementar cambios rápidamente.

Los 6 pasos en la mejora continua

Hay muchas formas de implementar la mejora continua en su organización, pero el método más común implica los siguientes seis pasos:

1. Evalúa tu estado actual

El primer paso en cualquier iniciativa de mejora de procesos es averiguar dónde se encuentra hoy. Esto se puede hacer por mapeando sus procesos actuales.

“Los mapas de procesos lo ayudan a comprender sus flujos de trabajo actuales y le permiten detectar oportunidades de mejora (si las hay)”.

Brian Ragone, fundador y consultor de gestión de procesos en Puzzle

Ragone dice que este es el paso más importante en todas las formas de mejora de procesos.

Recorra sus procesos comerciales actuales con las personas involucradas. Documente cada paso (incluso aquellos que considere irrelevantes). Escriba el orden en que su gente completa esos pasos hasta el final del proceso.

A continuación, cree un diagrama de flujo utilizando un herramienta de mapeo de procesos para mostrar los pasos de su proceso ordenado para que pueda ver cada detalle a vista de pájaro

Luego identifique el rol responsable de cada paso en su proceso y las herramientas utilizadas. Las herramientas de gestión de proyectos, como Asana, pueden ayudar con este proceso. Recuerde, la mejora continua tiene que ver con sus herramientas y materiales, personas y relaciones, y entorno.

Debe comenzar a detectar brechas y oportunidades de mejora ahora.

2. Identificar la causa raíz de los problemas

Una vez que sepa dónde se descompone su proceso, es hora de averiguar por qué. Para identificar la causa raíz de un problema, hágase estas cinco preguntas:

• ¿Qué pasó?
• ¿Cuándo ocurrió?
• ¿Quien estaba involucrado?
• ¿Qué estaban haciendo?
• ¿En qué condiciones sucedió?

Usando estas indicaciones, podemos descubrir que:

• Los clientes potenciales completan nuestro formulario de solicitud de demostración pero nunca aparecieron
• Una semana después de haber llenado el formulario
• El líder, nuestro CRM y nuestro equipo de ventas estuvieron involucrados
• El cliente potencial completó el formulario, nuestro CRM nos notificó de un nuevo cliente potencial y nuestro equipo de ventas calificó al cliente potencial y le envió una invitación para la llamada.
• Los clientes potenciales esperan dos días para recibir una invitación

A partir de este análisis, podemos detectar dos áreas como causas principales potenciales: la llamada de demostración invita al tiempo de espera y el tono de la invitación.

3. Desarrollar una solución

Ahora que sabe dónde se está descomponiendo su proceso y por qué, puede crear un plan para abordar el problema.

Este plan debe involucrar a las personas responsables de los pasos de su proceso. Haga una lluvia de ideas sobre posibles soluciones y luego elija la que promete ser más efectiva.

4. Implementar la solución

Una vez que tenga una solución, es hora de crear un plan para implementarla.

Este plan debe incluir un cronograma para la ejecución, una lista de responsabilidades y los recursos que necesitará. Luego, ponga el plan en acción.

5. Evaluar los resultados

Una vez que haya implementado su solución, es hora de ver si funcionó.

Evalúe los resultados de su solución frente a sus objetivos originales de mejora. Si no funcionó según lo planeado, regrese al paso tres y piense en otra solución.

6. Estandarizar el proceso

Si su solución fue exitosa, ¡enhorabuena! El último paso es asegurarse de que el proceso se siga correctamente a partir de ahora.

Para ello, cree procedimientos operativos estándar (SOP) que describan los pasos de su proceso. Estos SOP deben ser claros y fáciles de seguir para que cualquiera pueda hacerlos.

También debe crear listas de verificación o diagramas de flujo que puedan usarse como referencia al seguir el proceso.

Pero recuerda que las soluciones nunca son definitivas con el modelo de mejora continua. Establezca ciclos de retroalimentación que le permitan acceder continuamente a sus procesos para mejorarlos.

7 maneras de mejorar la mejora continua

Siempre hay margen de mejora en cualquier proceso, incluso en un proceso diseñado para mejorar. Aquí hay algunas maneras en que puede hacer que sus esfuerzos de mejora continua sean aún más efectivos:

1. Crea bucles de retroalimentación

La mejor manera de fomentar la mejora continua es crear una cultura que la apoye. Fomente la participación de los empleados solicitando y recibiendo comentarios.

Y cuando los empleados hagan sugerencias, tómelas en serio y proporcióneles los recursos que necesitan para realizar esas mejoras. También puede ayudar en los esfuerzos de compromiso de los empleados.

2. Centrarse en el cliente

El objetivo de la mejora continua es crear un mejor producto o servicio para sus clientes. Por lo tanto, es importante tenerlos en cuenta cuando realice cambios.

3. Establece objetivos INTELIGENTES

Los objetivos SMART lo ayudan a comparar su progreso y ver si está logrando las mejoras que desea.

4. Sea flexible

No tenga miedo de cambiar sus planes si encuentra una mejor manera de hacer algo. El punto central de la mejora continua es la flexibilidad en la forma en que abordamos el trabajo y los cambios.

5. Estar dispuesto a equivocarse

Si está recibiendo comentarios de sus empleados, no todos serán los comentarios que le gustan. Recuerde abordar todos los comentarios con una mente abierta.

Como Glenn Rogers, CEO de Flotar le dice a su equipo: “Busque la mejora continua dando la bienvenida a los comentarios en lugar de defenderse de ellos. Su viaje de superación personal requiere educación, buscar el consejo de otros y la voluntad de equivocarse”.

6. Comunica tus planes

Asegúrese de que todos en su organización sepan cuáles son sus planes y cómo pueden ayudar. Una buena comunicación ayudará a que todos se mantengan en sintonía y trabajen juntos para mejorar sus procesos.

7. Celebra tus éxitos

Cuando realice una mejora exitosa, tómese el tiempo para celebrarlo. Esto ayudará a motivar a los miembros de su equipo y les mostrará que sus esfuerzos son apreciados.

Emprenda su viaje de mejora continua

La mejora continua es una poderosa herramienta para cualquier organización. Al usarlo, puede realizar pequeñas mejoras incrementales que se suman a grandes resultados con el tiempo.

La clave del éxito con la mejora continua es empezar poco a poco. No trate de hacer demasiado a la vez. En su lugar, realice uno o dos cambios incrementales centrándose en un área a la vez.

Recuerde, el objetivo es hacer que su proceso sea mejor, no perfecto. Siempre habrá espacio para mejorar, así que no luches por la perfección.

Y si no está seguro de por dónde empezar, pruebe BetterUp. La creación de oportunidades de mejora comienza con la recopilación de los sistemas de soporte adecuados para ayudarlo a llegar allí. Un entrenador puede ayudar a brindar apoyo personalizado a su fuerza laboral para ayudar a crear un flujo de valor que funcione.