Escriba un plan de mejora del rendimiento (PIP) que realmente funcione

Tres palabras que pueden infundir miedo en el corazón de cualquier empleado: plan de mejora del desempeño. Los planes de mejora del rendimiento (PIP) brindan a los empleados de bajo rendimiento la oportunidad de tener éxito. Pero a menudo se ven como una bandera roja y el primer paso para ser despedidos.

Un documento formal que ayuda a rastrear y guiar el desempeño laboral, los PIP identifican áreas específicas donde los empleados deben tomar medidas correctivas. La intención de PIP suele ser buena: se supone que debe ayudar a los empleados con dificultades en su propio proceso de mejora.

Pero los datos dicen lo contrario. De hecho, los PIP a menudo no logran la mejora deseada; Un estimado El 90% de los PIP resultan en la salida del empleado la empresa.

Sin embargo, si se usan correctamente, los PIP pueden ser una forma de evitar una rotación innecesaria. Para tener éxito, un PIP debe diseñarse con sensibilidad como un proceso colaborativo y transparente.

En muchos sentidos, los PIP pueden verse como una habilidad y una oportunidad de entrenamiento. Claro, está documentado formalmente como parte de la gestión del desempeño. Pero es una herramienta para ayudar a entrenar al empleado para que tenga éxito. Y desarrollar habilidades de coaching sólidas junto con un PIP puede ser una buena manera de ayudar a desbloquear el máximo rendimiento en su fuerza laboral.

Un PIP debe perfeccionar conjuntos de habilidades, problemas personales y delinear el progreso alcanzable de los empleados. En este artículo, exploraremos:

• Qué es un plan de mejora del desempeño (PIP)
• Los beneficios y desafíos de usar un PIP para tratar un problema de desempeño de los empleados
• Qué debe incluir una mejora efectiva del desempeño
• Cómo crear un PIP que realmente funcione

¿Qué es exactamente un plan de mejora del desempeño?

Un plan de mejora del rendimiento (PIP) es una herramienta para ayudar a los empleados de bajo rendimiento a mejorar su rendimiento. Un plan eficaz de mejora del desempeño debe:

• Documente las preocupaciones de rendimiento existentes
• Fomentar el diálogo constructivo
• Ofrecer soluciones a cualquier problema identificado
• Apoye a los empleados de bajo rendimiento con pasos procesables
• Dar al empleado una comprensión clara de cómo mejorar su desempeño
• Fomentar una cultura de trabajo positiva y minimizar la rotación de personal
• Resuma la capacitación adicional que un empleado podría necesitar para mejorar el desempeño laboral

“El objetivo de un plan de mejora personal (PIP) es averiguar qué problemas puede tener un miembro del equipo y ayudarlo a resolverlos”, dice cristian huynenCEO y fundador de DesignBro.

“Tener conversaciones planificadas con los miembros de su equipo sobre sus éxitos, desafíos, planes de acción, plazos y las herramientas o recursos que necesitan para hacer el trabajo es una manera simple pero poderosa de ayudar a cualquier persona a hacer mejor su trabajo”.

Los pros y los contras de los planes de mejora del desempeño

Los PIP pueden ser efectivos, pero no siempre son la mejor solución para un rendimiento deficiente. Esto es lo que debe tener en cuenta al decidir si usar un PIP:

Ventajas de los planes de mejora del rendimiento:

• Permiten una acción oportuna cuando el desempeño se deteriora: el empleado sabe que hay un problema tan pronto como surge
• Ofrecen estructura y dirección a un empleado con dificultades, por lo que no se preguntan qué deben hacer para mejorar su desempeño.
• Cuando se ejecuta correctamente, un PIP puede ayudar al empleado a sentirse más motivado y productivo en el trabajo
• Pueden empoderar a los empleados para que se apropien de su progreso.
• Pueden ayudar al empleado a sentir que está siendo tratado de manera justa.

Contras de los planes de mejora del rendimiento:

• Pueden desviar la atención de las tareas rutinarias.
• El empleado puede enfocarse exclusivamente en los temas mencionados en el PIP y descuidar su rol del día a día.
• Algunos empleados pueden sentirse desmotivados o excesivamente estresados ​​por el PIP
• Pueden conducir a conversaciones difíciles, que no todos los gerentes están preparados para manejar.
• Muchos empleados las ven como un precursor del despido
• Requieren mucho tiempo y esfuerzo de los profesionales de recursos humanos, los empleados y sus gerentes.

¿Qué incluye un plan de mejora del desempeño?

¿Listo para crear un PIP efectivo que realmente funcione? Esto es lo que querrá incluir:

• Evaluación
• Objetivos
• Cronologías
• Recursos y formación
• Fechas de reuniones o registros regulares
• Planes para los próximos pasos

Evaluación

Un PIP debe incluir una evaluación del desempeño actual del empleado, así como su desempeño en el pasado. El seguimiento del rendimiento a lo largo del tiempo puede ayudar a identificar cuándo y por qué el rendimiento comenzó a ser un problema. En este punto, es muy importante comunicarse abierta y claramente, en caso de que se pueda identificar una solución fácil.

Objetivos

Para funcionar, un PIP necesita objetivos claros. “No establezca objetivos ambiguos y poco prácticos”, dijo david bitton, cofundador y CMO de DoorLoop. “Los objetivos siempre deben ser explícitos y medibles, para que los empleados sepan hacia dónde deben esforzarse”.

Usar el principio SMART de establecer objetivos específicos, precisos, relevantes y de duración determinada es un gran comienzo. Asegúrese de que estos objetivos se discutan y acuerden en colaboración.

Un ejemplo de una meta para un empleado que lucha contra el agotamiento podría ser asistir a una sesión de entrenamiento por mes durante tres meses. Para alguien que lucha con la administración del tiempo, podría establecer una meta para que registren su tiempo todos los días durante la duración del PIP.

También es importante indicar cualquier acción disciplinaria que pueda ocurrir si no se cumplen las metas.

Cronologías

Establecer cuándo se debe lograr cada objetivo. Esto dependerá del objetivo individual y de la situación de cada empleado, pero el formato de los planes de 30-60-90 días que utilice para incorporar nuevos empleados puede ser un punto de partida útil. Es una buena idea incluir hitos y puntos de control dentro del período cubierto por el PIP, para mantener al empleado en el objetivo.

Recursos y formación

Enumere cualquier recurso adicional, capacitación o entrenamiento que ofrecerá para ayudar al empleado a alcanzar sus objetivos de PIP. No se debe esperar que los empleados completen un PIP sin este tipo de apoyo. Los líderes también deben considerar de dónde provendrá el presupuesto para estos recursos.

Fechas de reunión

Las reuniones periódicas deben ser una piedra angular de PIP. Además de las reuniones individuales al principio, a la mitad y al final de un PIP, son útiles los breves controles semanales. También se deben agregar comentarios en tiempo real, tanto de los líderes como de los empleados.

Planes para los próximos pasos

Para que los PIP funcionen bien, la transparencia es vital. Enumere lo que sucederá después de que se complete el PIP, tanto los resultados positivos como los negativos:

• Si se cumplen todos los objetivos del PIP, ¿volverá el empleado a las revisiones regulares de desempeño?
• ¿Qué tipo de retroalimentación proporcionará?
• ¿Qué sucederá si un empleado no cumple con cada una de sus metas?

Si bien es difícil discutir posibilidades como la degradación y el despido, si esos son resultados potenciales, también deben declararse.

Cómo crear un plan efectivo de mejora del desempeño

Un PIP también debe incluir un elemento de autorreflexión para el líder que lo escribe. Antes de crear un PIP, los líderes deben verificar que sus propias acciones no hayan llevado a este momento sin darse cuenta.

“Preste mucha atención a los problemas o pensamientos planteados por cada empleado mientras discuten su PIP”, dice Bitton. “No ignores lo que dicen. Esto no solo evita que se distraigan y se frustren con todo el proceso, sino que también descubre si se merece un PIP”.

En lugar de un monólogo, una discusión de PIP debe ser un diálogo entre el gerente y el empleado, con amplias oportunidades para revisiones de 360 ​​grados de ambas partes. El empleado bien puede tener comentarios útiles sobre cómo su gerente podría brindar más apoyo o una guía más clara.

Asegúrese de que el PIP no sea una sorpresa para el empleado. Al igual que otras herramientas de gestión del desempeño, como las revisiones individuales o de fin de año, los PIP solo funcionan como parte de un programa de retroalimentación continua:

“Este proceso nunca debe ser la primera vez que una persona recibe retroalimentación sobre su desempeño”, dijo jose saterman, CEO y fundador de Saterman Connect. “Siempre se debe haber proporcionado una retroalimentación significativa con objetivos claros antes de administrar un PIP”.

Cuando se trata de crear un PIP útil, recuerde las 3 C: colaboración, claridad y compasión.

Colaboración

Un PIP debe verse como una oportunidad para colaborar de manera efectiva.

Los datos de BetterUp muestran que, desde la pandemia, la capacidad de los líderes para construir relaciones con sus equipos se ha convertido en un diferenciador clave para el desempeño del equipo. Para resolver los problemas de rendimiento, debe comprender su causa raíz. “El primer paso es dedicar tiempo a conocer mejor a su empleado”, recomienda Nikki Pak, fundadora de Winning in Work.

“El mundo de hoy está pasando por muchas cosas, como aumentos en el costo de vida, las secuelas de COVID-19 y disturbios geopolíticos. Combine eso con aprender nuevas formas de trabajar y mucho de eso siendo remoto, para algunos empleados esto ha sido demasiado”.

Para asegurarse de que el PIP no agregue una presión indebida a los empleados que ya están en riesgo de agotamiento, involucre al empleado en el proceso:

• Invítelos a colaborar en el diseño de una serie de objetivos de desempeño que consideren razonables.
• Solicite sus comentarios sobre el PIP en cada etapa, para asegurarse de que lo encuentren útil, no estresante.
• El objetivo no es presionar al empleado para que se vaya, sino ayudarlo a mejorar su desempeño y convertirse en un valioso contribuyente para el equipo.

Los líderes también deben involucrar a otros departamentos. “No hace falta decir que involucrar a los líderes legales, de recursos humanos y otros es un elemento crítico en el proceso de PIP”, dice Saterman.

“Los líderes pueden tener las mejores intenciones, pero siempre hay espacio para que otros expertos los guíen y se asocien con ellos para garantizar que brinden la experiencia más impactante para el empleado que está pasando por el proceso de PIP”.

Claridad

Los objetivos y los plazos de cada PIP deben ser muy claros, así como cualquier criterio que el empleado deba cumplir en el camino.

“Como líderes, debemos recordar que contratamos, incorporamos e invertimos en nuestros empleados. En los escenarios de mejores prácticas, lo que el proceso PIP saca a la luz es que a través de la comunicación, la retroalimentación saludable y las expectativas claras, las personas pueden tener éxito”, comenta Saterman.

Compasión

Cuando discuta el PIP, recuerde que los empleados pueden sentirse preocupados por las implicaciones. Adopte un enfoque compasivo:

• Aplicar principios de retroalimentación positiva, como señalar las cosas que están haciendo bien;
• Asegúrele al empleado que cree que puede cambiar su desempeño;
• Use las frases correctas para ayudar a enmarcar sus respuestas de una manera compasiva.

Qué evitar al escribir un plan de mejora del desempeño

Cuando esté escribiendo su PIP, asegúrese de evitar:

Objetivos ambiguos

Si un empleado no sabe cómo o cuándo se supone que debe cumplir sus objetivos, es cuando un PIP puede convertirse en un gran desmotivador.

Inclinación

Al crear e implementar un PIP para sus subordinados directos dentro de sus equipos, los líderes deben evitar los sesgos. Cuando se trata de escribir un PIP, los sesgos más comunes que debe tener en cuenta incluyen:

• El “efecto cuerno”: cualquier cosa que haga un empleado se considera negativa
• Sesgo de “igual que yo”: el gerente solo evalúa a los empleados positivamente si su personalidad y enfoque de trabajo son similares a los del gerente.

Plazos poco realistas

Establecer un marco de tiempo poco realista para lograr objetivos específicos puede ser desmotivador. También prepara a sus empleados para el fracaso. Piense en formas en que puede hacer que sus objetivos sean alcanzables en un período de tiempo razonable.

Un PIP bien diseñado puede ser una oportunidad de crecimiento

Los PIP pueden tener una mala reputación, pero si se diseñan e implementan correctamente, realmente pueden ayudar a un empleado a cambiar su desempeño. Si se usan de manera efectiva como parte de una estrategia integral de gestión del desempeño, los PIP pueden ayudar a los empleados a comprender exactamente dónde les falta desempeño, obtener una idea clara de cómo mejorar su trabajo y establecer objetivos tangibles para que puedan hacerse cargo de su propia mejora.

“En última instancia, un PIP puede ayudarnos a crear una conexión más fuerte, donde los líderes apoyen el desarrollo de los empleados”, dijo Saterman. “Cuando se hace bien, el efecto dominó es que esta persona ahora agrega aún más valor a la empresa. En última instancia, esto apoya a los líderes, a otros colegas, a los clientes y a la propia empresa”.