Una guía completa para el proceso de contratación (que incluye 4 elementos imprescindibles)

El proceso de contratación es más complicado de lo que piensas.

A primera vista, el proceso de contratación puede parecer fácil. Su organización publica un trabajo vacante, los candidatos se postulan y se realizan entrevistas con los mejores talentos. Luego, la oferta se amplía, el equipo crece y el resto es historia, ¿no? Equivocado.

Con la Gran Reorganización, más empleados que nunca están buscando en las bolsas de trabajo su próximo paso. Y con un mercado laboral de candidatos en auge, el proceso de contratación es más importante que nunca. Tiene que satisfacer las necesidades de ambos lados de la ecuación de contratación. Si su organización no cuenta con el proceso y la infraestructura para optimizar una excelente experiencia de contratación, corre el riesgo de perder el talento que necesita.

Simplificar un proceso de contratación efectivo ayuda a captar grandes talentos. Pero existe una fórmula mágica para asegurarse de que el proceso de contratación de su organización esté preparado para el éxito.

4 beneficios para un proceso de contratación eficiente

Según una encuesta de PwC de 2019, el 49% de los candidatos han rechazado una oferta de trabajo debido a una mala experiencia de reclutamiento. Esa es una gran cantidad de talento que llegó a la etapa de oferta y finalmente rechazó.

Piense en todo el trabajo y la inversión que condujeron a ese punto. Búsqueda, selección de candidatos, mantenimiento de sistemas de seguimiento, entrevistas telefónicas y lectura de cartas de presentación y currículos. Programar entrevistas con los miembros del equipo y el liderazgo, verificar referencias, preparar una oferta, redactar la carta de oferta, negociar y más.

El tiempo a solas es asombroso. Muchos gerentes dedican entre el 20 y el 40 % de su tiempo a actividades de contratación, por no hablar del trabajo coordinado necesario para completar cada etapa.

Pero si el proceso de contratación no es eficiente, su organización básicamente está arriesgando una probabilidad de 50-50 de asegurar ese mejor talento, incluso cuando al candidato le gusta la organización y la oferta. La eficiencia no siempre es sinónimo de “gran experiencia”, pero lo contrario es cierto. Un proceso de contratación ineficiente genera una mala experiencia para los candidatos a un puesto de trabajo.

Aquí hay cuatro beneficios para un proceso de contratación eficiente, y por qué marca la diferencia.

La retención de empleados

En muchos sentidos, el proceso de contratación puede ser un adelanto de cómo opera la organización. Los candidatos están probando cómo se comunica la empresa, qué tan bien está organizada y cómo valoran a las personas.

La experiencia del empleado, aunque los candidatos aún no son empleados, comienza en la fase de contratación. Los fundadores de BetterUp han dicho a menudo que la cultura comienza con la incorporación, y nuestra gerente de operaciones de personas, Gigi Saca, dice que la incorporación comienza cuando se firma la carta de oferta.

Es más probable que los empleados permanezcan en una organización si tienen una experiencia laboral positiva. Un proceso de contratación eficiente inicia esa experiencia con el pie derecho y puede mejorar la retención de empleados, beneficiando a su empresa a largo plazo.

Costo de contratación

Existen muchas fórmulas para ayudar a calcular el costo de la contratación. Buscamos una fórmula en la Society of Human Resource Management (SHRM) y el American National Standards Institute (ANSI).

El costo por alquiler (CPH) son los costos de reclutamiento interno y externo divididos por el número de nuevas contrataciones.

CPH = costos de reclutamiento interno + costos de reclutamiento externo

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Número total de contrataciones

En los EE. UU., la nueva contratación promedio cuesta $ 4,000 USD, según una investigación de Bersin by Deloitte. Para las empresas que se basan en entrevistas individuales, la inversión de tiempo y energía por parte de los colegas de toda la organización puede ser mucho mayor. Un proceso ineficiente y extenso también puede frustrar y desgastar a los gerentes de contratación y sus equipos.

De la investigación citada anteriormente, también sabemos que casi la mitad de los candidatos rechazan una oferta de trabajo debido a una mala experiencia de reclutamiento. Eso es un costo masivo, y una pérdida, para cualquier organización, pero especialmente para las organizaciones que tienen una necesidad imperiosa de cumplir roles.

Aumento de la productividad y llenado de brechas de talento

Si su organización tiene muchos roles abiertos, eso significa que los gerentes de contratación en su negocio están operando con brechas abiertas de talento. Cada brecha significa que un gerente y un equipo se extienden demasiado, corren el riesgo de agotarse o no se aprovechan las oportunidades.

Un proceso de contratación ineficiente puede generar brechas prolongadas en su fuerza laboral. Ese es el trabajo que no se está abordando, el trabajo que se acumula en los miembros del equipo existentes y, potencialmente, más estrés y agotamiento. Del mismo modo, en este entorno empresarial dinámico, una solicitud de trabajo que permanece abierta demasiado tiempo corre el riesgo de ser cancelada: desaparece el personal que se necesita desesperadamente.

Un proceso de contratación eficiente tiene un efecto dominó en toda su empresa. Cuanto más rápido y mejor pueda ocupar los puestos vacantes en su equipo, mejor posicionada estará la empresa para el éxito. Con un proceso de contratación eficiente, también estará mejor posicionado para potenciar el éxito de los miembros actuales de su equipo.

Atrapa al mejor talento

La experiencia de sus empleados comienza antes de que el candidato haya firmado una oferta. De hecho, comienza cuando el candidato interactúa por primera vez con la marca de su organización. Esto podría significar la presencia de la marca en las redes sociales o en el sitio web.

Pero esto también podría significar la forma en que se escribe la descripción del trabajo. O el correo electrónico que recibe el candidato después de aplicar a una solicitud de trabajo abierta. Crear una experiencia de empleado excepcional es fundamental (y difícil) para cualquier organización. Pero para asegurarse de que la experiencia sea excelente, se debe tener en cuenta el proceso de contratación. Un proceso de contratación eficiente elimina la mayor cantidad posible de obstáculos en el camino de búsqueda de empleo.

8 pasos para el proceso de contratación

El proceso de contratación se ve diferente en cada organización. Un entorno de alto crecimiento acelerado siente la necesidad y la ineficiencia de manera diferente a las organizaciones más maduras. Agilizar el proceso no siempre es fácil ni obvio.

Cuantas más personas esté contratando y más altos sean sus estándares, más intencionales deben ser la organización, los reclutadores y los gerentes de contratación. Y mientras seguimos usando la palabra eficiencia, no olvide que cada punto de contacto con candidatos potenciales es una oportunidad para dar forma a la experiencia. Tenga en cuenta dónde o cómo implementa la tecnología en nombre de la eficiencia.

En términos generales, existen componentes clave que ayudarán a optimizar el proceso y maximizar la eficiencia. Tenga en cuenta estos 8 pasos para el proceso de contratación y comience a estandarizar la forma en que su empresa contrata a los mejores talentos.

1. Identificar la necesidad

Antes de que pueda comenzar a contratar, debe averiguar para qué está contratando. Y dependiendo de la estructura de su organización, puede ser necesario el aporte de algunas partes interesadas para averiguar cuáles son realmente las necesidades de su organización.

Considere qué responsabilidades y deberes cumplirá esta persona. Además, considere cómo se ve el rol para el crecimiento y el desarrollo, y cómo visualiza el progreso del rol en su organización.

No puede darse el lujo de contratar solo para las tareas de hoy: necesita contratar el talento que necesitará para el lugar al que apunta mañana. Busque comentarios de socios clave (especialmente si el rol es de naturaleza interfuncional). Y, por supuesto, asegúrese de contar con la aprobación de su equipo de liderazgo para contratar para esta necesidad.

2. Escriba y publique la descripción del trabajo

Escriba una descripción completa del trabajo que describa las responsabilidades, habilidades y experiencia del trabajo. Es posible que también tenga talento internamente que podría usar esta posición como un movimiento lateral o una promoción.

Socialice la descripción del trabajo con su equipo de reclutamiento y recopile comentarios de su equipo inmediato. Considere los grupos de talentos a los que le gustaría apuntar y publique el puesto de trabajo de acuerdo con la estrategia de reclutamiento de su organización. Si su organización tiene un programa de referencia de empleados, asegúrese de que su empresa publique el trabajo internamente.

Por ejemplo, algunas organizaciones usan LinkedIn, mientras que otras pueden apoyarse más en otras bolsas de trabajo. Consulte a su equipo de recursos humanos y de contratación para obtener la mejor información sobre dónde publicar el puesto vacante.

3. Revise a los solicitantes e identifique a los mejores candidatos

Es probable que su organización utilice un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o algún otro software de contratación. Una vez que se publique la descripción de su trabajo, con suerte comenzará a recibir solicitudes.

También puede recibir referencias o solicitudes de candidatos internos, que son otras grandes fuentes de talento. Revisar las solicitudes entrantes y revisar y evaluar a los solicitantes. Sus socios de reclutamiento también tendrán una buena idea de qué buscar en el talento.

Tenga en cuenta la estrategia de contratación de diversidad de su organización cuando revise a los solicitantes. Comience a armar una lista de candidatos con los que le gustaría comenzar.

4. Realizar pantallas telefónicas

Todos sus principales candidatos deben ser examinados a través de una pantalla de teléfono, lo que generalmente hace el equipo de reclutamiento. Por lo general, la entrevista telefónica es más corta (generalmente alrededor de 15 minutos). Es una conversación para alinearse en aspectos importantes del puesto y hacer la debida diligencia básica: ubicación, expectativas salariales, antecedentes e interés en el puesto.

A partir de ahí, es probable que su equipo de reclutamiento trabaje con el gerente de contratación para identificar un puñado de candidatos para el siguiente paso.

5. Realizar entrevistas en profundidad con los miembros del equipo

Antes de la pandemia, estas entrevistas en profundidad a menudo se realizaban en persona. Muchas organizaciones programaron entrevistas en el sitio para ayudar a agilizar el proceso de entrevistas y eliminar múltiples entrevistas en una sola visita.

Pero en la era de la pandemia de contratación, muchas organizaciones están realizando sus entrevistas “en el sitio” de forma remota. De alguna manera, las entrevistas remotas vienen con su propio conjunto de desafíos y beneficios. Asegúrese de que su equipo y sus candidatos estén preparados para el éxito. Es importante comunicar lo que deben esperar, desde cómo unirse a la sala virtual hasta cuántas entrevistas tendrán durante la “visita”.

A continuación, considere qué preguntas de la entrevista le gustaría hacer. Si otros miembros del equipo también están entrevistando a los candidatos, coordinen entre sí para abordar diferentes temas. Por ejemplo, un compañero de equipo en un rol de compañero puede centrar las preguntas en la colaboración y el trabajo en equipo. Sin embargo, el gerente de contratación podría hacer más preguntas centradas en la gestión del tiempo, la resolución de problemas y la capacidad de gestionar múltiples prioridades.

Si la contratación inclusiva y la búsqueda del mejor talento es importante para su organización, sea disciplinado al hacer las mismas preguntas a cada candidato. Busque formas de tomar conciencia y mitigar los sesgos implícitos que podrían estar sesgando el proceso de la entrevista.

Tener un panel de entrevistas diverso puede ayudar, al igual que algo de asesoramiento y apoyo entre pares en torno a la contratación inclusiva. También podría considerar una entrevista de trabajo.

6. Evaluar y recopilar comentarios

Después de que hayan concluido las entrevistas, recopile los comentarios. Lo mejor es recopilar comentarios tan pronto como la entrevista haya concluido. Pida retroalimentación tan pronto como la entrevista haya concluido. Algunas organizaciones le piden que envíe sus comentarios al software de reclutamiento, mientras que otras discuten en vivo.

De cualquier manera, capture los comentarios mientras aún están frescos en la mente de las personas. Es probable que su equipo esté entrevistando a muchos candidatos. Ciertamente, no desea recopilar comentarios una o dos semanas después y correr el riesgo de no recordar todos los detalles. Documente los comentarios de su entrevista de manera clara y concisa para que otros también puedan digerirlos.

7. Ampliar la oferta

Una vez que haya evaluado los comentarios, el gerente de contratación debe tomar la decisión. Con suerte, hay un candidato que se destaca entre la multitud.

Si es el gerente de contratación, querrá asegurarse de que los detalles de la oferta se comuniquen claramente. A menudo, esto significa una llamada telefónica con el candidato directamente, ya sea con el gerente de contratación o con el reclutador.

Una vez que la oferta se extiende verbalmente, envíe la oferta por escrito al candidato por correo electrónico. Siempre es una buena idea darle al candidato un par de días para considerar la oferta, pero reitere su interés en que se una a la empresa. Cuanto antes pueda tomar una decisión, mejor. Y en un mercado donde los candidatos reciben múltiples ofertas, lo mejor es agilizar este paso y moverse rápido.

8. Verificación de antecedentes, empleo y verificación de referencias

Si has llegado a este paso, te damos una gran enhorabuena. ¡Has contratado a un nuevo empleado! Pero el hecho de que el candidato haya aceptado no significa que el proceso de contratación haya terminado. Aquí vienen los detalles esenciales.

Es probable que su organización realice una verificación de antecedentes, que también incluye verificar el empleo. También es posible que desee realizar verificaciones de referencias de antiguos colegas o empleadores anteriores.

Crear un proceso de contratación inclusivo

Los mejores candidatos calificados provienen de diversos orígenes. Los mejores talentos están en todas partes, pero las oportunidades no. Es importante asegurarse de que su organización esté creando un acceso equitativo a las oportunidades que se refleje en un proceso de contratación diverso e inclusivo.

Un proceso de contratación inclusivo no es negociable para ninguna organización. Pero puesta en práctica, la contratación inclusiva se manifiesta de diferentes formas. Hemos esbozado algunos componentes diferentes para crear un proceso de contratación inclusivo:

• Apoyar a los gerentes de contratación para que se conviertan en líderes más inclusivos. En BetterUp, los gerentes tienen la oportunidad de participar en círculos de entrenamiento de “Contratación inclusiva” de 6 semanas con sus pares. Esto les ayuda a sacar a la luz sus propios prejuicios y también a comprender todas las formas en que podrían estar eliminando, a sabiendas o sin saberlo, buenos talentos de la tubería. Los pares también pueden ayudar con los problemas pragmáticos de hacer un abastecimiento más diverso de manera eficiente.

• Escriba descripciones de trabajo inclusivas. Si la descripción de su trabajo aliena a las personas (incluso sin querer), corre el riesgo de perder un gran talento. Asegúrese de que el lenguaje que utilice sea inclusivo y fomente un sentido de pertenencia. Si un candidato no se siente cómodo postulando a un puesto, hay un problema. Evite usar lenguaje de género o pronombres de género cuando se refiera al candidato ideal.

• Considere los requisitos de trabajo y educación. Una vez trabajé con un gerente de contratación que una vez quería un graduado universitario con un título en contabilidad para ocupar un puesto de entrada de datos. El puesto no requería un título en contabilidad de cuatro años (ni siquiera un título universitario, en realidad). Esto no solo alejó a un grupo de candidatos talentosos, sino que el gerente de contratación también recibió pocos o ningún solicitante para este puesto.

  Sea realista sobre el trabajo y los requisitos educativos. Recuerde que las personas que adoptan una mentalidad de crecimiento y están dispuestas a aprender suelen estar más comprometidas con la empresa a largo plazo. Los humanos son inteligentes: aprenderán lo que necesitan si les enseñas. Y al final, está creando acceso a oportunidades para que las personas talentosas pongan el pie en la puerta de una gran carrera profesional.

• Anuncia el trabajo de formas no tradicionales. El talento no proviene de una sola fuente. Sabemos que muchas personas tienen talento en este mundo. Entonces, ¿por qué no elegiría anunciar sus puestos vacantes de maneras diferentes y no tradicionales?

  Por ejemplo, considere formas en las que puede asociarse con programas de desarrollo de la fuerza laboral para ayudar a crear una cartera de talentos. En BetterUp, hemos contratado a muchas personas con antecedentes diversos y no tradicionales (como veteranos militares) que sobresalen en sus roles debido a sus habilidades transferibles y su mentalidad de crecimiento. Cree canales de talento a partir de fuentes nuevas y diferentes. Te sorprenderá lo rápido que te impresionará el talento de entornos no tradicionales.

4 elementos imprescindibles del proceso de contratación

Al final del día, hay algunos aspectos del proceso de contratación de los que no puede prescindir. Aquí hay algunos componentes que son imprescindibles en el proceso de contratación en cualquier organización.

Descripción completa del trabajo

Una descripción de trabajo completa e inclusiva es imprescindible para el proceso de contratación. Sin uno, corre el riesgo de confusión, ambigüedad y prioridades desalineadas. Asegúrese de que la descripción de su trabajo describa los requisitos del trabajo, la cultura de la empresa y la elegibilidad.

Cartas de oferta por escrito

Es una gran idea crear plantillas de cartas de oferta para estar mejor preparado para escribirlas. Las cartas de oferta son fundamentales para el proceso de contratación y, a menudo, son el sello para asegurar los mejores talentos. Trabaje con sus equipos de recursos humanos y de contratación para asegurarse de que sus cartas de oferta sean completas y precisas.

Nuevos formularios de empleados

Después de que se acepta la oferta, un nuevo empleado tiene que completar una gran cantidad de formularios. Según el país y la región, estos formularios se verán diferentes. Pero, en general, debe haber algún tipo de verificación de antecedentes y formulario de verificación de empleo.

También es probable que recopile documentos de identificación y le pida a los nuevos empleados que completen la información fiscal. Nuevamente, es importante asegurarse de que estos formularios sean fácilmente accesibles para ayudar a agilizar el proceso de contratación.

Canales de pago para nuevos empleados

Al igual que los sistemas de seguimiento de candidatos, es probable que su organización utilice algún tipo de software de nómina para pagar a sus empleados. Una vez que las nuevas contrataciones estén incorporadas y en el sistema, asegúrese de que estén configuradas con canales de pago.

Por lo general, esto se completa en el proceso de incorporación junto con los otros formularios que los nuevos empleados deben completar.

Comienza a contratar talento de manera eficiente

El proceso de la entrevista puede ser agotador y largo, pero no tiene por qué serlo. Con un proceso de contratación simplificado, puede encontrar los mejores candidatos para sus ofertas de trabajo.

Cualquier nuevo trabajo o solicitud de trabajo puede parecer desalentador. Si su organización está contratando para múltiples puestos vacantes, es fundamental implementar un proceso simplificado.

Y recuerde: un proceso de contratación eficiente no solo ayuda a sus nuevos empleados. También ayuda a sus empleados actuales. Y con las estructuras de apoyo adecuadas (como el entrenamiento), puede empoderar a una fuerza laboral próspera y satisfacer sus necesidades de contratación.

¡Feliz contratación!