8 tipos de comunicación interna (y 4 factores que más importan)

El trabajo simplemente no se puede hacer sin comunicación.

Como humanos, nos comunicamos todos los días. Y no hay escasez de formas de comunicarse entre sí. Desde mensajes de texto y correos electrónicos hasta llamadas telefónicas y reuniones virtuales, tenemos muchas opciones.

Pero cuando se trata de comunicación interna dentro de su organización, puede ser más difícil de lo que piensa. Nuestra fuerza laboral experimentó una interrupción masiva al comienzo de la pandemia. La mayoría de las organizaciones cambiaron rápidamente al trabajo híbrido o remoto.

Vimos una falta inmediata de interacciones cara a cara y reuniones en persona. Los ayuntamientos y las reuniones de empresa se reinventaron repentinamente para Zoom. Eventos, noticias y grandes anuncios a gran escala en toda la empresa necesitaban apoyo de comunicaciones internas.

Como resultado, las organizaciones de todo el mundo recurrieron a sus equipos de comunicación interna.

Según una encuesta que encuestó a más de 800 profesionales de la comunicación interna, la pandemia expuso la extrema necesidad de comunicaciones internas. De hecho, el 66% de los encuestados dijo que su nivel de influencia en los líderes senior aumentó debido a la pandemia.

Pero incluso antes de la pandemia, los empleados reportaron brechas de comunicación. De hecho, El 74% de los empleados sienten que se están perdiendo las noticias de la empresa. y anuncios.

La elaboración de una estrategia de comunicación interna eficaz es fundamental para el éxito de su organización. En este artículo, aprenderá más sobre qué es la comunicación interna y cómo se manifiesta en su organización. También aprenderá por qué la comunicación interna es importante y cómo puede afectar la cultura de su empresa.

¿Qué es la comunicación interna?

Comencemos por definir qué entendemos por comunicación interna.

Pero seamos claros: la comunicación interna no es tan fácil como parece. Hay muchos matices en torno a lo que significa comunicarse de manera efectiva con su base de empleados.

8 tipos de comunicación interna

Es común que la comunicación corporativa posea diferentes flujos de trabajo dentro de la organización. A primera vista, la “comunicación interna” puede parecer simple, directa y claramente definida.

La comunicación de los empleados puede abarcar diferentes categorías y canales de comunicación. Cada tema tiene matices en su mensaje, entrega, audiencia y voz, todos los cuales juegan un papel en la comunicación interna efectiva. Algunas organizaciones dividen las comunicaciones corporativas en equipos que cubren un tema respectivo.

Hemos resumido 8 tipos de comunicación interna que puede encontrar, o que desee considerar para su organización.

1. Comunicación de la gestión del cambio

Ninguna organización puede evitar el cambio. Y el cambio viene en muchas formas diferentes. Por ejemplo, puede estar reestructurando su organización después de contratar nuevos líderes para dirigir un nuevo departamento. O podría estar implementando un nuevo sistema o herramienta digital como parte de su estrategia de transformación digital.

Independientemente del cambio que enfrenten sus empleados, la comunicación es fundamental para garantizar que sus equipos estén equipados para manejarlo. La gestión del cambio no se puede hacer de manera efectiva sin buenos comunicadores. Tenga en cuenta la gestión del cambio en sus planes de comunicación interna.

2. Comunicación ejecutiva y de liderazgo

Esta es otra faceta de la comunicación interna que es crítica para cualquier organización. Los líderes necesitan soporte de comunicación, y ese tipo de soporte será diferente para cada empresa.

Por ejemplo, su organización puede ser propensa al correo electrónico como su principal forma de comunicación. Si está comunicando un mensaje clave de su director general a todos los empleados, comprométase con expertos en comunicación ejecutiva para que le ayuden a elaborar el correo electrónico. O puede que tenga un mensaje más complicado para entregar donde sería mejor un mensaje de video del liderazgo. Su equipo ejecutivo de comunicaciones se hará cargo de cosas como la estrategia, la entrega y la ejecución.

No importa el tamaño de su organización, es fundamental que los empleados escuchen a sus líderes. Con la falta de transparencia y la falta de comunicación viene la falta de confianza y compromiso de los empleados. Considere las formas en que puede reforzar su estrategia de comunicación interna con la comunicación de liderazgo.

3. Comunicación de crisis

Desafortunadamente, nuestro mundo y nuestros lugares de trabajo no son inmunes a las crisis. Algunas crisis pueden estar fuera del control de su organización, como la pandemia mundial de COVID-19 o un desastre natural. Cualquier tipo de crisis externa tiene el potencial de impactar negativamente a sus empleados. Por eso es importante crear un brazo de profesionales de las comunicaciones centrado en la gestión de crisis.

Pero también podría encontrar crisis dentro de su organización. Con suerte, como líder de la empresa, no tendrá que abordar cosas como despidos o prensa negativa. Pero como sabemos por nuestro mundo, sucede. Y es importante estar preparado para cuando suceda.

4. Comunicación de tecnologías de la información o negocios

A medida que nuestro mundo se vuelve más digitalizado, es fundamental comunicarse para potenciar la productividad de sus empleados. Por ejemplo, tome una organización internacional global que tiene una fuerza laboral mayoritariamente remota.

Cada empleado necesitará una computadora portátil, configuraciones del sistema y recursos para aprender (¡y usar!) las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo. Aquí es donde entran los comunicadores de negocios o de tecnología de la información. A menudo, se trata de personas de comunicaciones internas que son buenas para diseccionar información compleja y complicada en piezas digeribles para el trabajador promedio.

Por ejemplo, su organización podría implementar una nueva herramienta, como Zoom, en medio de la pandemia. Pero digamos que el 60 % de sus empleados nunca antes han usado herramientas de conferencias virtuales como Zoom. Su personal de comunicaciones de TI podrá ayudarlo a comunicar toda la información necesaria. Al final, hará que sus empleados sean más productivos, eficientes y satisfechos con sus trabajos.

5. Comunicación cultural

Mantener un ritmo de comunicación centrado en la cultura, especialmente en un entorno remoto o híbrido, es muy importante. Cuando observamos la comunicación interna, estos mensajes centrados en la cultura pueden cobrar vida de muchas maneras diferentes.

Es posible que desee reforzar comportamientos positivos que se alineen con sus valores fundamentales y la cultura de la empresa. Por lo tanto, se apoya en su equipo de comunicaciones internas para obtener ayuda. Por ejemplo, su equipo de comunicación interna puede contar historias sobre la cultura.

Puede destacar a una persona que ha hecho contribuciones a la cultura de su organización en un artículo interno. O puede crear un video que destaque a los empleados que ejemplifican comportamientos de alto impacto.

6. Comunicación de noticias y eventos de toda la empresa.

Cuando la gente piensa en comunicaciones internas, esta es probablemente una de las primeras áreas que les viene a la mente. Es probable que no falten noticias, eventos y anuncios en su organización. Y, en medio de la pandemia, este tipo de comunicaciones no hizo más que crecer.

Por ejemplo, su organización podría estar en medio del cierre de una nueva adquisición. O puede organizar una reunión de todos los empleados en el ayuntamiento el próximo mes, pero necesita soporte de comunicación. O podría estar lanzando un nuevo producto o servicio que merece compartirse ampliamente. O es posible que haya alcanzado uno de los objetivos clave de su empresa y quiera agradecer a los empleados por sus contribuciones.

No importa cuál sea la noticia o el anuncio, todos estos son casos en los que su equipo de comunicación interna intervendría para ayudar.

7. Comunicación de recursos humanos

Esta es un área de soporte de comunicación que a menudo se pasa por alto, pero es muy importante para administrar una organización exitosa. Su equipo de recursos humanos hace mucho trabajo para dar servicio a sus empleados.

Desde beneficios y capacitación obligatoria hasta programas de desarrollo profesional y políticas actualizadas, Recursos Humanos tiene mucho trabajo. Es probable que todo lo que está en el manual del empleado tenga algún tipo de soporte de comunicaciones. Todo este trabajo que impacta a sus empleados requiere soporte de comunicación.

Muchas organizaciones dedican una parte de su plantilla de comunicación interna a RRHH. Por ejemplo, cada año, los empleados necesitan saber en qué beneficios pueden inscribirse durante el período de inscripción anual. O puede estar implementando un nuevo programa de capacitación en diversidad que requiere apoyo de comunicación.

Asegúrese de crear su equipo de comunicación interna teniendo en cuenta los recursos humanos. Esto ayuda a garantizar que sus empleados estén completamente educados y conscientes de todo lo que tiene para ofrecer.

8. Compromiso de los empleados o comunicación de campaña

La comunicación tiene un papel muy importante en el compromiso general de los empleados. A veces, este aspecto de la comunicación interna puede filtrarse en la esfera cultural.

Muchas organizaciones buscan involucrar a sus empleados con campañas, eventos o iniciativas para toda la empresa. En BetterUp, participamos en una práctica llamada Inner Work®, y cada empleado tiene cuatro días de Inner Work® al año.

Definimos Inner Work® como actos o actividades mentales enfocadas en tu mundo interior para lograr un propósito o resultado. Y en estos días para profundizar, les pedimos a los empleados que compartan su experiencia con Inner Work® en Slack. Es una manera simple y significativa de conectar e involucrar a los empleados. Pero también es una excelente manera de vincular la misión y el propósito de nuestra empresa con cada empleado.

Su organización puede estar buscando involucrar a sus empleados en torno al voluntariado o el bienestar. O puede estar implementando una campaña de sustentabilidad enfocada en disminuir los desechos. Cualquiera que sea el tipo de campaña, involucrar a sus empleados requiere soporte de comunicación. Considere trabajar con su equipo de comunicación interna para ayudar a potenciar el compromiso de los empleados.

¿Cuál es el objetivo principal de la comunicación interna?

Hay muchas razones por las que la comunicación interna tiene un propósito para su empresa. Aquí, veremos cuatro razones por las que la comunicación interna es importante.

Aumenta el compromiso y la retención de los empleados

La comunicación abierta y transparente conduce a una cultura de seguridad psicológica. Cuando los empleados se sienten seguros (y sienten que pertenecen), es más probable que participen en sus lugares de trabajo.

Pero comienza con la comunicación. Gallup realizó un estudio sobre el impacto de la comunicación interna en las organizaciones. El estudio encontró que los empleados que trabajan en un entorno donde la comunicación es abierta, oportuna y precisa están más comprometidos. También demuestran una mayor intención de permanecer en la organización.

Potencia la productividad

Cuando los empleados entienden claramente qué y cómo hacer su trabajo, el negocio se beneficia. La comunicación efectiva ayuda a ahorrar tiempo, recursos y efectos. Al equipar a los empleados con el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo, está potenciando la productividad en el lugar de trabajo.

Alcanzar metas de manera efectiva

Para que los empleados cumplan con los objetivos de sus equipos, deben comprenderlos y comprenderlos por completo. En esencia, la comunicación debe ser clara, eficiente y precisa cuando se trata de establecer objetivos.

Por ejemplo, su organización puede tener metas para toda la empresa que establezca cada año fiscal. Si sus empleados no entienden completamente los objetivos debido a la falta de comunicación, es probable que no los alcance.

Mejora la experiencia del empleado

La comunicación interna juega un papel integral en la experiencia del empleado. Cuando observamos lo que constituye una gran experiencia para los empleados, hay una serie de factores.

Primero, sabemos que los empleados buscan propósito, significado y claridad. También sabemos que los empleados necesitan sentir un profundo sentido de pertenencia y confianza. Una cultura de retroalimentación puede potenciar una cultura de seguridad psicológica.

En el centro de cada uno de estos componentes se encuentra la comunicación interna. Es fundamental adoptar prácticas de comunicación interna abiertas y transparentes para lograr resultados significativos en la experiencia de los empleados.

4 componentes clave para una estrategia de comunicación interna eficaz

La estrategia de comunicación interna de cada organización se verá diferente. Y eso es de esperar.

Cada empresa utiliza diferentes herramientas y plataformas. Al igual que cómo puede comunicarse de manera diferente con las personas en su vida personal, lo mismo ocurre con la comunicación interna.

Es importante tener en cuenta la población de trabajadores, los tipos de funciones y la experiencia general de los empleados. Por ejemplo, una organización con trabajadores de primera línea probablemente se comunicará de manera muy diferente a una organización con el 100% de su fuerza laboral trabajando de forma remota.

Hay algunos componentes clave para crear una estrategia de comunicación interna efectiva.

Identifique su audiencia y mensaje clave

Sea claro, abierto y transparente

Menos es más

Crear oportunidades para la retroalimentación

Identifique su audiencia y mensaje clave

Trabajé en comunicaciones internas durante algunos años. No era raro que las partes interesadas clave acudieran a las comunicaciones internas con una necesidad, pero el mensaje clave aún no se había identificado.

Identificar la audiencia y el mensaje es fundamental para cualquier plan de comunicación. Puede ser útil involucrar a las partes interesadas con un resumen inicial. Cuando usted y su parte interesada estén delineando el plan de comunicación, asegúrese de comprender el mensaje y la audiencia. A partir de ahí, estará mejor equipado para comunicar claramente el mensaje clave, de manera significativa, a su audiencia.

Sea claro, abierto y transparente

Los empleados están ocupados. Obtenemos eso. Si desea que los empleados lean y comprendan su mensaje, debe ser claro y conciso.

Pero también necesita un sentido de apertura y transparencia, especialmente con ciertos temas. Si hay demasiada jerga o “pelusa” en un mensaje, los empleados están obligados a desconectarse. Puede ser útil pasar el mensaje a través de varias personas para obtener una vista previa para recopilar comentarios y garantizar que el mensaje sea claro y transparente.

Menos es más

Una vez más, los empleados están ocupados. Lo último que necesitan es una sobrecarga de información. Para captar su atención mientras hacen su trabajo, el mensaje debe ser claro. Pero también tiene que ser breve.

En el espíritu de menos es más, intente buscar formas de recortar su mensaje hasta su esencia. Si su plan de comunicación es enrevesado o demasiado complicado, es probable que su mensaje se pierda en la confusión.

Crear oportunidades para la retroalimentación

La comunicación unidireccional es aislante. Con canales de comunicación bidireccionales, está potenciando una excelente comunicación interna entre los empleados y el liderazgo. Puede parecer que los empleados no tienen voz o no son escuchados. Y especialmente en los casos en que el mensaje es complicado o difícil de transmitir, es importante que los empleados se sientan escuchados.

Es por eso que cualquier plan de comunicación interna debe tener en cuenta la oportunidad de recibir comentarios. Algunas organizaciones aprovechan su intranet interna u otras herramientas de comunicación interna como Slack. Otros pueden haber monitoreado buzones de correo electrónico o encuestas. Independientemente de los sistemas de comunicación o el software de comunicación que utilice su organización, asegúrese de que haya una oportunidad para que los empleados proporcionen comentarios.

La retroalimentación de los empleados es clave para sus esfuerzos de comunicación. Considere formas en que puede mejorar su comunicación interna con esa calle de doble sentido en mente.

Cómo la comunicación interna impacta la cultura

La receta de un cultura empresarial positiva y significativa contiene una variedad de ingredientes:

• Un profundo sentido de pertenencia
• Una cultura de confianza
• Seguridad psicológica
• Una fuerza laboral diversa e inclusiva
• Una cultura de retroalimentación abierta (y dejar de lado las prácticas de comunicación de arriba hacia abajo)
• Oportunidades de crecimiento, aprendizaje y desarrollo.
• Formas de desarrollar la aptitud mental y el bienestar general

Cada ingrediente cultural comienza con una cosa: comunicación interna. Cuando las empresas adoptan prácticas sólidas de comunicación interna, la cultura empresarial se beneficia.

Supongamos que su organización ha creado un nuevo programa de capacitación en diversidad para toda la empresa. ¿Qué pasa si no los comunicas bien? ¿Qué pasa si tu mensaje no es bien recibido? ¿O qué sucede si solo le dices a los líderes de la empresa que el programa se ha lanzado pero no a los propios empleados?

Por supuesto, no verás los resultados deseados. Y los empleados se pierden un programa significativo que podría fomentar ese sentido de confianza, pertenencia e inclusión. Los empleados también perderían la oportunidad de proporcionar (y recibir) comentarios.

La comunicación es un aspecto fundamental de la cultura empresarial. Sin ella, la cultura de la empresa sufriría. Es posible que tenga excelentes programas implementados, pero si la gente no conoce el propósito, cómo participar o si siquiera existe, no importará.

¿Quién es responsable de la comunicación interna?

Cuando la pandemia golpeó por primera vez, todo cambió. Así como el mundo cambió a un entorno remoto o híbrido, también lo hizo la importancia de la comunicación interna. Más que El 90% de las personas dijeron que querían al menos una comunicación semanal. de su empresa.

Pero, ¿quién es el responsable de esa comunicación?

En resumen, todos. Pero cada persona dentro de su organización desempeñará un papel diferente. Así es cómo.

Líderes

Su equipo de liderazgo ejecutivo debe estar completamente comprometido con su función de comunicación interna. Los líderes deben brindar una comunicación oportuna, abierta y transparente. Los líderes también deben poder comunicar de manera efectiva la visión, el propósito y la misión de la empresa.

Son los pensadores del panorama general y los comunicadores del panorama general, a menudo visionarios y que fomentan ese sentido de confianza. Es importante que sus líderes muestren cierta vulnerabilidad al comunicarse. Cuando los líderes muestran que escuchan a sus empleados, es probable que los empleados sientan una conexión más profunda con la organización.

Gerentes

Sabemos que los gerentes juegan un papel clave en la experiencia de los empleados. Pero, ¿cómo se ve cuando se trata de comunicación?

Los gerentes deben difundir cualquier información que necesiten saber a sus empleados. Su función es ayudar a conectar los puntos entre el propósito y las metas de la empresa y las contribuciones diarias de sus empleados.

Los gerentes son a menudo el amortiguador entre el liderazgo y el trabajo sobre el terreno que puede ocurrir en las organizaciones. Por ejemplo, un líder puede enviar un mensaje extenso, pero los gerentes pueden recibir la mayor parte de las preguntas o comentarios de los empleados. Asegúrese de equipar a los gerentes con los recursos (como entrenamiento) y la información que necesitan para comunicarse de manera efectiva con sus equipos.

Empleados

Por último, los empleados juegan un papel clave en la comunicación interna.

Recientemente comencé una nueva función y me agregaron a un canal de Slack para nuevas contrataciones en mi cohorte. Veo empleados que comparten información, recursos, preguntas frecuentes y más para otros empleados casi a diario.

RRHH y el equipo de comunicaciones internas no pueden asumir (¡o responder de manera factible!) todas las necesidades de comunicación de la organización. Simplemente no es posible. Aquí es donde los empleados pueden participar para ayudar, especialmente en herramientas de foro abierto como Slack.

La defensa de los empleados y la marca del empleador pueden ser el resultado de una sólida comunicación interna. Considere formas en las que puede realizar un seguimiento de las métricas en torno a la defensa de los empleados (como las redes sociales) y el compromiso.

Flexiona tus músculos de la comunicación interna

Si está buscando mejorar la comunicación interna, no está solo. Comience mirando a su equipo de comunicaciones corporativas. Luego, vea dónde podría comenzar a desarrollar a los miembros de su equipo de comunicaciones internas.

A partir de ahí, trabaje para adoptar las mejores prácticas de comunicación interna. Al hacerlo, su empresa estará bien posicionada para alcanzar sus objetivos comerciales.

Y mientras examina la comunicación comercial, considere formas en las que puede asociarse con BetterUp. Con acceso a asesoramiento personalizado sobre comunicación, su organización estará mejor posicionada para el éxito.