10 habilidades organizativas que te pondrán un paso por delante

La búsqueda de empleo es un proceso agotador. Hay muchos candidatos talentosos que a menudo compiten por el mismo puesto. Entonces, ¿qué puede hacerte destacar entre la multitud?

Habilidades organizativas.

A primera vista, podría pensar que las habilidades organizativas no son tan importantes. Claro, es bueno tener sus documentos organizados y el área de su escritorio despejada. Pero, ¿las habilidades organizacionales realmente marcan la diferencia cuando se trata de alcanzar su máximo potencial?

De media, Los estadounidenses pasan el 25% de su semana laboral buscando las cosas que necesitan para hacer su trabajo. Piense: recursos de la empresa, guías, documentos y otra información. Y el 75% de los estadounidenses empleados gastan al menos una hora por día buscando los recursos que necesitan para hacer su trabajo. Eso es un mínimo de 260 horas pagadas por empleado dedicadas a hacer las cosas mal cada año. Los empleadores necesitan empleados para organizar su trabajo, comunicación y planificación para un valioso trabajo en equipo.

Las habilidades organizativas son aún más importantes para equipos remotos, empresas más grandes y fuerzas de trabajo globales. Las personas a menudo tienen que trabajar en proyectos con muchas partes móviles o comunicarse entre zonas horarias. Ya sea que sea un colaborador individual o un gerente, es probable que sus compañeros de trabajo dependan de usted para comunicarse y completar sus tareas a tiempo.

En BetterUp, tenemos un comportamiento de alto impacto llamado organizarse para ganar. Significa que usamos nuestra mentalidad de crecimiento y nuestras habilidades para resolver problemas para mantenernos organizados. Al hacerlo, estamos mejor posicionados para alcanzar nuestras metas, hacer menos para entregar más y mantener alineados a los equipos. Las habilidades organizacionales se traducen en productividad, eficiencia y hacer más con menos. Y con sólidas habilidades organizativas, puede prepararse para el éxito.

Este artículo analiza las habilidades organizacionales clave que todo empleador quiere y cómo puede usarlas para brillar en el trabajo y en la búsqueda de empleo.

¿Qué son las habilidades organizativas?

Las habilidades de organización son habilidades blandas que lo ayudan a administrar las expectativas, mantenerse al tanto de las tareas y entregar resultados de manera oportuna.

Digamos que estás trabajando en cuatro proyectos en el transcurso de tres meses. Y estás colaborando con una persona diferente para cada uno de esos proyectos. Las sólidas habilidades organizativas lo ayudarán a dividir su contribución esperada en tareas manejables. Asignarás plazos a esas tareas, priorizando las tareas urgentes e importantes. También marcará hitos que requieren comunicación y colaboración.

Puede utilizar una herramienta de gestión de proyectos, un cuaderno o incluso un calendario para organizar su trabajo.

Las habilidades organizativas lo ayudan a concentrar su tiempo, esfuerzo y recursos en el trabajo que importa. Las habilidades organizativas también ayudan a mantener a todas las partes interesadas encaminadas para alcanzar los objetivos compartidos. Al hacerlo, no impide que los miembros del equipo progresen en sus entregas.

Importancia de una organización eficaz

La organización eficaz le ayuda a:

• Ahorre tiempo (y dinero) para la empresa: pasa menos tiempo buscando cosas porque ya sabe dónde encontrarlas. En su lugar, puede dedicar ese tiempo ahorrado a otras tareas importantes en el trabajo.

  Como todos sabemos, el tiempo es valioso. El lugar donde elijas centrar tu atención y tus habilidades puede traducirse en dinero.

• Haz un trabajo de alta calidad: la organización reduce las posibilidades de que te acerques a una fecha límite y entregues un trabajo de calidad inferior.
• Conviértase en un empleado de alto valor: la gente lo reconocerá como una persona confiable e inteligente. Puede obtener recomendaciones y promociones basadas en esto. Ha construido su propia marca personal como un trabajador de alto rendimiento, y la gente cuenta con usted para hacer las cosas.
• Desarrollar aptitud mental: ejercitamos nuestro cerebro a través de una práctica de aptitud mental. Cuando está organizado para ganar, está mejor posicionado para ejercitar sus habilidades mentales.

  Por ejemplo, supongamos que está trabajando en un proyecto difícil con partes interesadas multifuncionales. Como administrador de proyectos, asigna plazos, tareas y propietarios de proyectos. Pero por debajo del trabajo diario se encuentran la gestión de relaciones, la resolución de conflictos y el trabajo con personas. Todas estas habilidades requieren alguna forma de aptitud mental.

Las personas organizadas se ven más confiables y en control, y pueden establecer rápidamente un sentido de confianza y profesionalismo.

Tipos de habilidades organizativas.

Habilidades organizativas internas.

Las habilidades organizativas internas son mentales. Le ayudan a analizar problemas complejos para que pueda encontrar soluciones. Son las habilidades que te ayudan a mantener la calma, incluso ante la presión.

Los ejemplos de habilidades de organización interna incluyen el pensamiento creativo, el pensamiento estratégico, etc. A menudo, aquí es donde entrará en juego su aptitud mental. Su cerebro tiene una amplia gama de conjuntos de habilidades que usará en diferentes situaciones. Es importante mantener afinadas sus habilidades mentales para poder apoyarse en estas habilidades cuando las necesite.

Habilidades organizacionales externas

Estas habilidades organizativas tienen más que ver con la forma en que trabajas con otras personas. Le ayudan a mantener su espacio de trabajo limpio y ordenado para que sea más fácil completar sus tareas.

Es cómo establece los plazos para los objetivos, cómo divide los objetivos en tareas manejables, cómo se comunica y cómo colabora con los demás.

Las buenas habilidades organizativas externas lo ayudarán a desempeñarse bien como miembro del equipo.

Algunos ejemplos de habilidades organizativas externas incluyen la priorización, la documentación, la gestión del flujo de trabajo y el trabajo en equipo.

10 ejemplos clave de habilidades organizacionales para hacer crecer tu carrera

Necesitas habilidades organizativas si quieres crecer en tu carrera. Aquí hay 10 habilidades organizativas imprescindibles que te ayudarán a alcanzar tu máximo potencial.

Organización física

¿Qué tan bien organiza sus archivos en su computadora, escritorio y espacio de oficina? ¿Agrupa sus datos en carpetas y etiquetas ordenadas de archivos que realmente usa? En caso afirmativo, entonces tiene habilidades organizativas físicas.

Esta habilidad te permite pasar menos tiempo buscando cosas porque ya sabes dónde están.

El establecimiento de metas

Establecer metas significa tener un plan de acción para guiarlo y motivarlo hacia el logro de un objetivo. Se trata de dividir sus objetivos en unidades más pequeñas y establecer plazos para ellos.

A los empleadores les gustan las habilidades para establecer metas porque mejorar el rendimiento y el optimismo en el lugar de trabajo.

Habilidades de priorización

Digamos que tienes tres tareas para entregar durante la semana. Priorizar te ayudará a evaluar cada tarea para saber el nivel de importancia y compromiso que necesitan. De esa manera, sabrá qué tarea manejar primero.

Debido a que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo el trabajo, los empleadores valorarán a las personas que saben cómo priorizar.

Toma de decisiones

¿A menudo predice resultados para diferentes cursos de acción basados ​​en hechos y luego elige la opción más beneficiosa? Tienes habilidades para tomar decisiones.

El dominio de esta habilidad limita las posibilidades de repercusiones por malas decisiones para una empresa.

Pensamiento estrategico

El pensamiento estratégico es una habilidad para resolver problemas. Es la forma de analizar situaciones para encontrar soluciones a un problema en la organización.

El pensamiento estratégico es una habilidad transferible importante que puede utilizar en la mayoría de los trabajos. Lo lleva desde la simple ejecución de sus tareas hasta la comprensión de cómo se relacionan con el objetivo comercial.

Colaboración

La colaboración describe qué tan bien trabaja con dos o más personas para lograr una meta. Desde cómo te comunicas, si eres un miembro confiable del equipo que termina sus tareas y mucho más.

Las empresas prosperan con el trabajo en equipo. Tus habilidades de colaboración demuestran que puedes trabajar en equipo para lograr un objetivo compartido.

Comunicación efectiva

La comunicación efectiva implica el intercambio de pensamientos, ideas y conocimientos de una manera que el destinatario entienda. Hablar (o escribir) con claridad para que el destinatario no te malinterprete.

Las malas habilidades de comunicación conducen a oportunidades perdidas, conflictos en el lugar de trabajo y retrasos en el flujo de trabajo. Uno de cada tres proyectos falla por falta de comunicaciónpor pérdidas de hasta $ 62,4 millones por año.

Gestión del tiempo

La forma en que divides tu tiempo entre tareas dice mucho sobre tus habilidades de gestión del tiempo. La gestión del tiempo significa ser consciente de cuánto tiempo toman las tareas y ajustar su horario para adaptarse a eso.

La administración del tiempo puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente, ya que los minutos adicionales no se escapan desprevenidos. Fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal y la satisfacción en el trabajo.

La empresa no tiene que preocuparse por el bajo rendimiento cuando usted es productivo, o por el desgaste si está satisfecho.

Automotivación

La automotivación es esa fuerza interna que te empuja a seguir adelante contra viento y marea. Es ese deseo interior el que te hace querer alcanzar una meta, por imposible que parezca.

Los gerentes no tienen tiempo para perseguir a los empleados, por lo que es genial si puedes encontrar la motivación para trabajar por tu cuenta.

Autogestión

Si no tuviera un gerente para supervisar su trabajo, ¿seguiría actuando? La autogestión describe cómo planifica, realiza y da cuenta de su trabajo.

Al igual que con la automotivación, el liderazgo no tiene que preocuparse de que va a holgazanear si tiene habilidades de autogestión.

Cómo ampliar tus habilidades organizativas en el trabajo

Tener fuertes habilidades organizativas es una práctica que necesita un desarrollo continuo. Podrías estar muy organizado una semana y estar desincronizado la siguiente. Para continuar fortaleciendo y destacando estas habilidades en el trabajo, pruebe las siguientes técnicas:

Voluntario para gestionar proyectos

Asumir responsabilidades adicionales requiere más organización en sí mismo. Al ofrecerse a manejar la planificación y organización de un proyecto, está fortaleciendo y promoviendo su capacidad para seguir siendo sistemático y manejar muchas partes móviles.

Mantén tu espacio de trabajo ordenado

Todos trabajan de diferentes maneras. Y es posible que su oficina en casa no se parezca a su espacio de trabajo en la oficina. Dicho esto, la imagen que reflejas a tus compañeros de trabajo dice transmitir un mensaje. Y un espacio de trabajo limpio y ordenado o un fondo organizado en sus llamadas virtuales puede afectar la forma en que eres percibido por compañeros de trabajo. Además, comprometerse a mantener su espacio ordenado, ya sea que sea visible para sus compañeros de trabajo o no, puede respaldar el desarrollo de su capacidad organizativa general.

Mantén tu calendario actualizado

Saber dónde debe estar y cuándo les brinda a usted y a sus compañeros de trabajo una estructura predeterminada para cada día. Esto facilita la programación de reuniones de última hora, la colaboración y la planificación. También puede ayudarlo a proteger su tiempo y su ancho de banda para combatir el agotamiento.

Cómo agregar habilidades organizativas a su currículum

A diferencia de un CV, un currículum es más corto, por lo que tiene menos oportunidades para expresar sus habilidades. Pero eso no significa que no debas intentar resaltarlos. Más del 43% de los empleadores buscan habilidades organizacionales en los currículos de los candidatos. Resaltar las habilidades organizativas puede ayudar a que su currículum se destaque y aumentar las posibilidades de una entrevista.

Utilice estos consejos para mostrar sus habilidades organizativas en un currículum.

1. Elija un diseño de currículum limpio

Los currículums limpios y concisos muestran habilidades organizativas sin siquiera mencionarlas.

Como beneficio adicional, también es fácil para las herramientas de reclutamiento escanearlos en busca de palabras clave asignadas. Esto es importante porque los reclutadores usan sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para escanear el 75% de los currículos. También podría ser útil usar listas con viñetas para que sus habilidades sean más fáciles de aprender para un ATS.

Aquí hay un ejemplo de un diseño de currículum limpio de Nos referimos a carrera.

2. Mencione habilidades organizativas que coincidan con la descripción del puesto

Los empleadores prefieren habilidades organizacionales específicas para algunos roles y las incluyen en la descripción del trabajo. En nuestro anuncio de trabajo para un gerente de marketing digital, por ejemplo, enumeramos la colaboración como una habilidad requerida.

Si tuviera que postularse para este puesto, sería beneficioso resaltar sus habilidades de colaboración en su currículum.

3. Use sus habilidades organizativas para describirse a sí mismo en la sección de resumen

Los empleadores gastan un promedio de siete segundos mirando un currículum. La sección de resumen es la primera parte que miran porque generalmente se encuentra en la parte superior del currículum y resume al solicitante.

Descríbase a sí mismo con habilidades organizativas clave en la sección de resumen del currículum. Aquí hay un ejemplo ficticio para un escritor de contenido en Chicago.

4. Muestra tus habilidades organizativas en la sección de experiencia

La sección de experiencia brinda más detalles sobre lo que hizo en el trabajo. Muestre cómo usó sus habilidades organizacionales para lograr resultados.

Usa verbos de acción para describir tus habilidades. Además, use viñetas para que su sección de experiencia sea limpia y fácil de leer.

Aquí hay un ejemplo usando el mismo escritor ficticio:

Cómo resaltar tus habilidades organizativas en una entrevista

Los empleadores pueden preguntar acerca de sus habilidades organizativas durante la entrevista. A continuación, le mostramos cómo resaltarlos para que se destaquen:

1. Hable sobre cómo usó sus habilidades organizativas en un trabajo anterior

Los entrevistadores prefieren saber cómo implementó sus habilidades organizativas. Cuéntales sobre el papel que desempeñaste en tus trabajos anteriores.

No importa si fue a gran o pequeña escala. Por ejemplo, es posible que haya liderado un equipo de 4 para cerrar más de 20 acuerdos en poco tiempo.

Comience con una frase tranquilizadora como “La organización era muy importante en mi trabajo anterior”. Luego menciona cómo dividiste las metas en unidades más pequeñas, el proceso de planificación, cómo delegaste las tareas y todos los demás pasos que tomaste para lograr el éxito.

2. Habla sobre cómo usaste tus habilidades organizativas en tu vida personal

Si acaba de salir de la universidad, es probable que tenga poca experiencia de la que presumir. En este caso, utilice la experiencia personal para demostrar que la organización eficaz es una de sus competencias básicas. Este es un buen momento para contarles sobre ese viaje familiar o cualquier otra cosa que tengas planeada. Recuerde incluir las cosas que salieron mal y cómo las manejó.

¿Qué pasa si no piden sus habilidades de organización?

Si su gerente de contratación no pregunta por sus habilidades organizativas, hágale preguntas para crear una oportunidad para discutir sus habilidades. Hay muchas preguntas para hacerle a su gerente de contratación, pero puede intentar esto:

“¿Puede describir algunos proyectos e iniciativas actuales que ayudaría a abordar en este puesto?”

Esta discusión le da la oportunidad de hablar sobre cómo manejaría los proyectos. Y puedes hablar sobre tus habilidades organizativas en el proceso.

Consejo profesional: use la palabra “yo” para enfatizar los roles que jugó. También use palabras clave de habilidades organizacionales como ‘colaborado’, ‘planificado’, ‘estrategiado’, etc. para afirmar sus habilidades.

Cómo mejorar tus habilidades organizativas

Muchas empresas realizan capacitación organizacional para enseñar estas habilidades. Pero puedes mejorar tus habilidades organizativas por tu cuenta con estos consejos:

• Evalúa tus procedimientos de trabajo para saber qué tan organizado estás y dónde mejorar
• Ordene y mantenga ordenado el espacio de trabajo físico y digital
• Instrucciones de documentos e información valiosa para ayudarlo a cumplir con los plazos
• Agrupe sus documentos en carpetas para facilitar el acceso
• Tenga un calendario personal y bloquee los plazos para su trabajo
• Prioriza tus tareas según la importancia y los plazos
• Dedique al menos 10 minutos para planificar su día y programar actividades

Todos pueden organizarse

Las habilidades organizativas no son innatas para todos, pero todos podemos aprender a organizarnos.

Comienza por evaluarte para saber qué habilidades ya tienes. De esa manera, aprenderá dónde necesita mejorar.

Si tiene dificultades para desarrollar sus habilidades organizativas, un entrenador puede ayudarlo. Con BetterUp, puede trabajar con su entrenador en un plan personalizado para desarrollar sus habilidades. Al invertir en usted mismo, estará un paso más cerca de alcanzar su máximo potencial.