Estructura organizativa: su guía para configurar y hacer crecer equipos

Muchas estructuras organizativas de las empresas son bastante lineales o, más exactamente, bastante triangulares. Las imágenes tradicionales de “organigrama” de una pirámide representan empresas con unas pocas personas poderosas en la parte superior de la empresa. Debajo hay un nivel ligeramente más amplio que les informa. Cada nivel subsiguiente se vuelve más y más amplio, con una gran base de empleados de nivel de entrada en el “fondo”.

Sin embargo, el hecho de que muchas organizaciones estén estructuradas de esta manera no significa que la suya deba estarlo. Según el tamaño de su equipo y cómo se estructuran sus flujos de trabajo, puede beneficiarse de cualquier número de estructuras organizativas alternativas. También puede brindarle una idea de las áreas de fracción y las posibles oportunidades de desarrollo. Si sus equipos no están brindando los resultados que necesita, la estructura organizacional es un posible culpable. Los resultados son la forma de evaluar si sus sistemas y estructuras funcionan según lo previsto.

Elegir la estructura adecuada para su equipo requiere que piense en cómo funciona su equipo actualmente y hacia dónde se dirige. Antes de elaborar ese organigrama o comenzar a proponer una nueva plantilla, siga leyendo. Profundizaremos en los diversos tipos de estructuras organizativas, qué son y las formas de implementarlas.

¿Qué es una estructura organizacional?

Una estructura organizativa es la forma en que se configura una empresa, organización o equipo. Puede ser jerárquico, con diferentes niveles de gestión. O puede ser divisional, con diferentes líneas de productos y divisiones. A veces, hay poca o ninguna jerarquía en absoluto. Toda empresa y equipo tiene una estructura organizativa, aunque no esté definida formalmente.

Las empresas emergentes suelen tener una estructura organizativa matricial, con diferentes departamentos que trabajan juntos en proyectos. Las grandes organizaciones suelen tener una estructura jerárquica con una clara cadena de mando.

La mayoría de la gente solo piensa en la estructura organizativa en relación con empresas enteras. Pero los mismos conceptos estructurales también se aplican a cómo se organizan los equipos dentro de una función, departamento o unidad de negocio. Las estructuras organizativas y la reestructuración tienen que ver en gran medida con la autoridad para la toma de decisiones, los flujos de información, las prioridades y la asignación de recursos.

Cada organización es única (y tiene necesidades únicas). Aun así, cada estructura organizativa tendrá algunos componentes clave en común.

Elementos clave de una estructura organizativa

Independientemente del tamaño de la organización, ciertos aspectos de la toma de decisiones y los procesos en el lugar de trabajo deben estar claros. Muchas pequeñas empresas manejan estas designaciones de manera informal. Sin embargo, a medida que una empresa crece, es útil revisar y aclarar estas jerarquías (o la falta de ellas). Como mínimo, cada organización debe designar:

Especialización del trabajo

Las especializaciones de trabajo se conocen menos formalmente como roles o descripciones de puestos. Describen de qué es responsable una persona dentro de una organización o en un equipo más pequeño. Las especializaciones de trabajo claras le permiten hacer el mejor uso del talento. Dejan en claro cuáles son las responsabilidades de una persona individual y las medidas de éxito, y ayudan a proteger contra una reducción de los recursos.

Cadena de mando

Si su organización, como muchas, se basa en una combinación de administradores de personas y colaboradores individuales, debe establecer una cadena de mando. Esto les da a las personas una dirección clara sobre a quién deben acudir en busca de apoyo. Cuando las personas de otros departamentos necesitan verificar el estado de los proyectos multifuncionales, es fácil descubrir quién los está impulsando.

Departamentalización y compartimentación

Compartimentar a las personas en departamentos crea equipos de personas cuyos trabajos se organizan en torno a un tipo específico de trabajo. Un departamento puede ser recursos humanos, ventas, marketing o TI. Las personas en estos departamentos a menudo comparten conjuntos de habilidades comunes y trabajan juntas con frecuencia en proyectos. Cada departamento suele estar dirigido por un ejecutivo.

Ámbito de control

La cantidad de miembros del equipo que informan a un gerente determinado se conoce formalmente como “rango de control”. Si un gerente tiene una gran cantidad de informes directos, el equipo a menudo se subdivide en departamentos más pequeños. Esto sucede a menudo en las grandes empresas, donde varias personas pueden desempeñar una función de trabajo similar.

Centralización y descentralización

Mejor pensado como “gestión de arriba hacia abajo versus gestión de abajo hacia arriba”, los términos centralización y descentralización se refieren a cuánta influencia tienen los líderes de nivel superior sobre una organización. Por supuesto, todos los líderes tienen poder sobre sus organizaciones. Pero las estructuras de gestión descentralizadas tienden a tener una toma de decisiones más ágil en todos los niveles. Los empleados están facultados para desempeñar sus funciones y tomar decisiones como mejor les parezca.

Formalización

La formalización determina cuánta estandarización hay en toda la organización. Puede afectar funciones, sistemas, descripciones de puestos y el flujo de información. Las organizaciones con alta formalización suelen ser más maduras y altamente sistematizadas. Si se hace bien, este tipo de estructura debería impulsar la innovación, no reprimirla.

La importancia de las estructuras organizativas.

Las estructuras organizacionales son importantes porque ayudan a las empresas a implementar procesos de toma de decisiones eficientes. Al asignar funciones especializadas a los empleados de nivel inferior, las empresas pueden tomar mejores decisiones más rápido.

Además, las estructuras organizativas proporcionan un organigrama claro que ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus recursos humanos. Cuando su empresa es pequeña, es difícil imaginar que alguna vez perdería la noción de lo que todos están haciendo. Después de todo, en las nuevas empresas y las pequeñas empresas, a menudo se siente como si todos estuvieran haciendo todo.

A medida que crece, estos silos se vuelven más distintos entre sí. En ese punto, una estructura organizativa lo ayuda a identificar las brechas en las habilidades y el apoyo dentro de su empresa. Los roles de las personas se vuelven más especializados y los equipos individuales crecen. Revisar la asignación del trabajo evita la duplicación de esfuerzos y refleja las prioridades comerciales.

Tenga en cuenta, sin embargo, que detrás de estos diagramas de flujo hay personas reales. Los líderes y empleados representados en un organigrama funcionan mejor en diferentes circunstancias y con diferentes estilos de liderazgo. Si no los mantiene incluidos en el qué y el por qué de sus cambios organizacionales, es más probable que se resistan a los cambios cuando ocurran.

Dado que el cambio es inevitable, es una buena idea comunicarse pronto y con frecuencia a medida que las cosas cambien. Esforzarse por lograr la mayor transparencia posible en el lugar de trabajo. Y si realiza cambios en su organización, tómese un tiempo para comunicarse con las personas afectadas. Puede intentar minimizar el impacto para ellos y ayudar a crear un plan de transición si es necesario.

Tipos de estructuras organizativas.

Hay varios tipos diferentes de estructuras organizacionales, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Los más comunes son funcional, divisional, matricial, de equipo de proyecto, plano y de red.

Las estructuras organizacionales funcionales son mejores para las pequeñas empresas porque permiten jerarquías claras en la toma de decisiones. Cada equipo opera como un “silo” individual. Una vez que los equipos crecen, se benefician al hacer que estas estructuras funcionales sean menos rígidas. Los equipos a menudo se mueven más rápido y colaboran mejor con más superposición.

Las estructuras divisionales son mejores para las grandes empresas porque permiten una mayor especialización. Por ejemplo, una empresa global podría dividir su negocio en regiones (como EMEA/APAC) o categorías amplias de servicios (como B2B/D2C).

En la estructura matricial, los empleados trabajan tanto en equipos funcionales como de proyecto, que pueden estructurarse de manera diferente. Luego, los empleados suelen informar a dos jefes: uno que supervisa su trabajo diario, así como otro jefe que supervisa proyectos o tareas más grandes.

Un enfoque de equipo de proyecto incluiría cualquier número de funciones trabajando juntas en un proyecto específico sin una jerarquía permanente. Los empleados informan a través de sus jefes individuales. Pero también contribuyen a los esfuerzos del equipo dirigidos por gerentes de otros departamentos del equipo según sea necesario.

Las organizaciones planas tienen la menor estructura jerárquica posible. Los mandos intermedios están en gran medida ausentes del personal. En cambio, la fuerza laboral a menudo informa directamente a los gerentes o líderes en el nivel “más alto”. Los empleados altamente autónomos a menudo prosperan en estos entornos. La falta de jerarquía motiva a las personas a tomar decisiones, asumir responsabilidades y facilita la resolución de problemas.

En una estructura de red, los autónomos individuales, grupos o asociaciones trabajan juntos. Cada uno de ellos trabaja como equipos funcionales separados, pero pueden compartir una entidad global. Las asociaciones profesionales suelen tener este tipo de estructura.

Elegir la mejor estructura organizativa para su empresa

Cuando se trata de estructuras organizacionales, no existe una solución única para todos. La mejor manera de elegir una estructura organizativa para su empresa es evaluar primero las necesidades y objetivos de su negocio. A partir de ahí, puede hacer coincidir esas necesidades con una de las estructuras organizativas comunes.

Aunque no hay una respuesta “correcta”, algunas estructuras de organización se adaptan mejor a su equipo que otras. Y aunque normalmente abogamos por probar varias soluciones hasta que encuentre lo que funciona, eso no funciona tan bien con el desarrollo organizacional.

Las reorganizaciones de empresas (especialmente las repetidas) tienden a destruir la moral de los empleados. Incluso cuando se manejan bien, las reorganizaciones generan incertidumbre y estrés en los empleados. Dado que a menudo son un precursor de los despidos, las personas tienden a temer perder sus trabajos, incluso cuando los cambios son generalmente positivos. ¿Y si hay un patrón de otros cambios importantes que se avecinan rápidamente? Esa es una receta para el cinismo y el agotamiento en el lugar de trabajo.

Al decidir sobre una estructura organizativa, es importante tener en cuenta estos cuatro factores:

1. Servicio

La estructura que elija dependerá del tipo de empresa que dirija. Por ejemplo, las empresas que dependen de una cantidad de empleados de primera línea están estructuradas de manera muy diferente a las organizaciones sin fines de lucro. Cada uno tendrá un organigrama diferente basado en lo que hacen y dónde deben priorizar sus esfuerzos.

Para construir una organización efectiva, necesita saber qué miembros del equipo están allí para facilitar el trabajo de las personas en el campo y qué empleados apoyan a los líderes. Por ejemplo, los ejecutivos de C-suite a menudo tienen un equipo dedicado a respaldar sus esfuerzos. Pero el equipo de servicio al cliente existe para apoyar al usuario final. Algunas funciones, como marketing o desarrollo de productos, se ubican directamente en el medio. Su asignación de recursos debe reflejar un equilibrio entre estos dos conjuntos de necesidades.

2. Tamaño

El tamaño de la empresa es fundamental para tener en cuenta al determinar una estructura organizativa formal. Las empresas más pequeñas a menudo tienen un alto grado de superposición de roles. Tienen estructuras menos formalizadas. Esta falta de estandarización puede presentar algunos desafíos, pero libera a los equipos para que crezcan rápidamente.

Por otro lado, las organizaciones más grandes tienden a crecer más rápido con una estructura formal más centralizada. ¿Por qué? Hace que sea más fácil para las personas saber dónde encontrar información, con quién hablar para hacer las cosas y evitar duplicar esfuerzos innecesariamente. Los desafíos y las fortalezas únicas de cada organización de diferente tamaño ayudan a informar el mejor tipo de arreglo.

3. Etapa

Para crear sistemas estandarizados, (normalmente) es necesario que haya algo que sistematizar. Es bastante difícil, o engañosamente fácil, desarrollar sistemas para una empresa que no tiene clientes, ni servicios, ni empleados.

En las primeras etapas, las pequeñas empresas no solo se benefician de una estructura menos formalizada, sino que no la necesitan. Una vez que surgen los flujos de trabajo, surgen los patrones y ocurren los problemas, pueden reflejar esos aprendizajes como un proceso formal. La necesidad de relaciones de reporte y estructura divisional surge como lo hace la necesidad de sistemas.

4. Sistemas

Las organizaciones en cada etapa, incluso con una sola persona, tienden a organizar su trabajo por función. Hay contabilidad, marketing y servicio desde el primer día. Cuando este trabajo lo maneja una sola persona, no hay necesidad de articular sistemas. Más gente significa más necesidad de definir cómo, cuándo y por qué ocurre el trabajo en equipo.

Tanto los sistemas existentes como los deseados juegan un papel en la estructura de la organización. Si necesita o desea una colaboración y comunicación más rápidas entre equipos, querrá diseñar una estructura “más plana”. Si es necesario retirar a los líderes de las actividades cotidianas, será útil tener una estructura que delegue la autoridad y la responsabilidad en otros.

Construir una organización saludable significa más que simplemente funcionar bien, aunque eso es importante. Significa crear planes para apoyar a sus empleados y al lugar de trabajo en su crecimiento. Pensar un poco en los tipos de autoridad que existen actualmente puede ayudarlo a elegir la estructura organizacional adecuada. Pero saber a dónde quiere ir y los resultados que quiere lograr en el futuro lo ayudará a llegar allí.