El éxito detrás de los equipos virtuales: la guía definitiva

Los equipos virtuales y los equipos dispersos se convirtieron en la norma en 2020. La forma en que trabajamos cambió para siempre cuando llegó 2020 y nos obligó a muchos de nosotros a participar en el experimento de trabajo desde casa más grande del mundo.

El año pasado fue un experimento gigante que puso a prueba tanto la tecnología de la comunicación como los recursos humanos. También se puso a prueba nuestro concepto de conciliación de la vida laboral y personal.

En esta guía, aprenderá:

• Los tipos más comunes de equipos virtuales
• Los principales beneficios de los equipos virtuales
• Cómo resolver los retos más comunes que surgen de la gestión de equipos virtuales
• Y cómo configurar y liderar un equipo virtual exitoso.

Un equipo virtual, o equipo remoto, es un grupo de personas que colaboran utilizando la colaboración virtual y herramientas de comunicación.

Los miembros de un equipo virtual global son trabajadores remotos, a menudo ubicados en diferentes regiones geográficas.

(Fuente de imagen)

Si bien la tendencia hacia el trabajo en equipo virtual ya había estado creciendo en los años previos a 2020, la pandemia de COVID-19 aceleró el proceso.

En 2021, El 66% de los trabajadores en los EE. UU. trabajan de forma remota al menos una vez a la semanay un entorno virtual se ha convertido en la nueva realidad para muchas personas que antes trabajaban en un equipo coubicado.

Y la tendencia llegó para quedarse: según 451 Research, el 64 % de las empresas dice que el aumento del trabajo remoto será un cambio permanente.

Los temores de que los equipos virtuales sean menos efectivos que los equipos tradicionales parecen haber sido infundados, ya que el 69 % de las empresas dice que al menos el 75 % de su fuerza laboral puede trabajar de manera efectiva de forma remota.

Además, el 78% de los empleados están contentos con estos cambios. Les dan mayor flexibilidad y ahorran tiempo y dinero en los desplazamientos.

Y según GitLab, el 62 % de los encuestados dijo que consideraría dejar una empresa ubicada en el mismo lugar para una organización con una cultura empresarial de trabajo remoto.

Para construir un equipo virtual exitoso, es esencial generar confianza y facilitar la comunicación. El intercambio de conocimientos también es fundamental para construir un equipo virtual exitoso. Esto es aún más importante debido a la reciente falta de interacción en persona.

Es posible construir varios tipos de equipos virtuales dependiendo de la vida útil, los objetivos y las funciones de los miembros del equipo virtual. Aquí hay seis de los más comunes.

1. Equipos en red

Estos equipos están compuestos por miembros multifuncionales que comparten su experiencia y conocimiento sobre un tema o proyecto.

La membresía es flexible. Los nuevos miembros se unen y los miembros existentes se van cuando su rol está completo.

2. Equipos paralelos

Estos son equipos formados por un corto período de tiempo para lograr un objetivo específico.

Sus miembros suelen ser compañeros de trabajo de la misma organización que hacen recomendaciones para un proceso o sistema.

3. Equipos de desarrollo de productos

Estos son equipos virtuales cuyo objetivo es desarrollar un nuevo producto, sistema o proceso.

4. Equipos de servicio

En un equipo de servicio, cada miembro del equipo trabaja de forma independiente, ya que a menudo se encuentran en diferentes zonas horarias.

5. Equipos directivos

Los miembros de un equipo de gestión virtual discuten la estrategia organizativa y los problemas de gestión del día a día. Es como un equipo de administración ubicado en el mismo lugar.

6. Equipos de acción

Los equipos de acción suelen ser equipos temporales. Se forman para resolver un problema inmediato y se disuelven una vez que se soluciona el problema.

Para aquellos que están acostumbrados a trabajar en equipos ubicados en el mismo lugar, los equipos virtuales pueden tomar algún tiempo para acostumbrarse.

Los equipos virtuales no permiten conversaciones informales ni pausas espontáneas para tomar café. Tampoco permiten sesiones de intercambio de ideas en persona o en los descansos. Esto significa que tenemos que adaptar la forma en que trabajamos y colaboramos con nuestros colegas.

Pero, ¿merece la pena el esfuerzo de adaptar nuestros equipos y sistemas al trabajo remoto?

Echemos un vistazo a algunos de los pros y los contras de los equipos virtuales.

Ventajas de los equipos virtuales

La siguiente imagen muestra los principales beneficios que los empleados remotos perciben al trabajar en un equipo virtual.

(Fuente de imagen)

Los trabajadores remotos valoran la falta de desplazamientos, el ahorro de dinero y la capacidad de cuidar mejor a sus familias como los principales beneficios de los equipos virtuales.

Los empleados virtuales también informan una reducción del estrés y la ansiedad y una mejor salud mental y física. Todo esto es esencial para la efectividad del equipo virtual.

Las personas también perciben la capacidad de viajar, trabajar o mudarse como un beneficio de trabajar en un equipo virtual, así como una política de oficina reducida.

Según una investigación de GitLab, El 52% de los empleados virtuales dicen que son más productivos, mientras que el 48% cree que trabajan de manera más eficiente.

Además, el trabajo remoto brinda oportunidades para personas con discapacidades o enfermedades crónicas, que representan el 14 % de la fuerza laboral virtual.

Contras de los equipos virtuales

Como todo, la gestión de equipos virtuales también presenta algunos desafíos únicos.

Uno de los mayores es la dependencia de la tecnología para la comunicación virtual y la gestión del trabajo. Los problemas tecnológicos son inevitables, pero pueden causar retrasos e interrupciones en una jornada laboral.

Los miembros del equipo virtual no tienen muchas oportunidades de conocerse. Esto puede conducir a una falta de comunicación y una falta de colaboración efectiva.

El liderazgo virtual también es un desafío para los gerentes. Especialmente si sus empleados virtuales carecen de habilidades de comunicación efectivas.

Si está listo para comenzar a construir su equipo virtual, siga estos tres pasos para iniciarlo en el camino hacia el éxito.

1. Comience con las personas adecuadas

La mejor forma de incorporar a las personas adecuadas a su equipo virtual es crear el equipo desde cero.

Puede identificar candidatos adecuados utilizando técnicas de entrevista conductual y pruebas de personalidad.

Algunas de las cualidades que se deben buscar en los miembros del equipo virtual incluyen:

• Resiliencia
• Empatía
• Inteligencia emocional
• Fuertes habilidades de comunicación
• Autonomía en su trabajo
• Sensibilidad a otras culturas.

Si se hace cargo de un equipo, evalúe las fortalezas y debilidades de los miembros. Luego, diseñe un programa de capacitación para abordar cualquier brecha.

2. Consigue la talla adecuada

Los equipos pequeños de alrededor de tres a cinco personas son generalmente más eficientes.

También son más fáciles de administrar, por lo que si tiene un equipo grande, considere dividirlo en subequipos más pequeños.

3. Aclarar los roles y responsabilidades

Asegúrese de que los miembros de su equipo virtual conozcan sus funciones y responsabilidades, así como las de sus compañeros de equipo.

La gestión de equipos virtuales conlleva un conjunto único de desafíos.

Si es líder de un equipo virtual, implemente estos siete consejos para asegurarse de que su equipo virtual se mantenga feliz, eficiente y productivo.

1. Garantizar una comunicación eficaz

Configure controles regulares, como una reunión virtual semanal. Esto facilitará una mejor comunicación entre los miembros del equipo virtual.

2. Utiliza las herramientas adecuadas

Un servicio de mensajería instantánea como Slack es fundamental para cualquier equipo virtual.

Considere invertir en una herramienta de gestión de proyectos. Centralizará la comunicación, la documentación y la colaboración de su equipo.

3. Genera confianza

Como líder de equipo, es esencial que construya la confianza de su equipo virtual en usted. Lo hace siendo transparente, honesto y sincero en su comunicación.

También es importante ayudar a su equipo a unirse. Esto aumentará la confianza entre los miembros y fomentará una colaboración eficaz. También puede generar confianza a través de cosas como actividades virtuales de creación de equipos.

4. Establece metas

Ayude a su equipo a establecer metas para sí mismos y contribuir a los objetivos del equipo. Esto les dará un sentido de propiedad en su trabajo.

Además, asegúrese de que todos los miembros del equipo conozcan los objetivos del equipo y cómo se miden.

5. Haz que tu equipo virtual se sienta respaldado

Trabajar de forma remota puede ser solitario, por lo que es esencial que su equipo virtual se sienta respaldado.

Realice sesiones individuales regulares y tenga una política de puertas abiertas para asegurarse de que sepan que usted está disponible si lo necesitan.

6. Da retroalimentación regular

Brindar a sus empleados virtuales comentarios regulares sobre su trabajo puede ayudar a mantener altos sus niveles de motivación.

También es la clave para detectar cualquier problema potencial antes de que se convierta en una bola de nieve.

7. Cuida el bienestar de tu equipo

Muchas personas están sufriendo tanto mental como físicamente como resultado de la pandemia, lo que tiene un impacto negativo en nuestro trabajo.

Agregue a eso la soledad y el aislamiento que muchos experimentan trabajando desde casa, y podría significar un desastre para los miembros de su equipo virtual.

Priorice el bienestar de su equipo organizando controles regulares y redistribuyendo las cargas de trabajo según sea necesario.

Con tantas soluciones tecnológicas disponibles para equipos virtuales, puede ser difícil saber por dónde empezar.

Siga estos cuatro consejos para elegir la solución adecuada para su equipo.

1. Piensa en las necesidades de tu equipo

¿Qué necesita su equipo para realizar su trabajo de manera eficaz y eficiente? Considere encuestarlos para averiguarlo.

2. Busque software e integraciones fáciles de usar

Al elegir una solución de software, asegúrese de que tenga una interfaz fácil de usar y que se integre con las herramientas que su equipo ya usa.

3. Usa herramientas de colaboración y comunicación

Busque herramientas que hagan que las interacciones sean lo más humanas posible. Por ejemplo, la capacidad de crear salas de reuniones virtuales.

La siguiente imagen muestra las cinco herramientas de colaboración y comunicación más populares en los EE. UU.:

(Fuente de imagen)

4. Considere el software de gestión de proyectos

Invierta en software que mejore la gestión del flujo de trabajo y la colaboración en equipo. Esto le ayudará a evitar confusiones y silos de información.

Reunirse en persona a través de eventos, reuniones y cumbres permite que las personas se conozcan y compartan ideas. Esto puede generar confianza entre los miembros y aumentar el rendimiento del equipo virtual.

Por ejemplo, en BetterUp, una de las formas en que facilitamos la creación de equipos es a través de nuestro retiro dos veces al año para toda la empresa.

Fue una de las razones por las que Great Place to Work y FORTUNE clasificaron a BetterUp como el octavo mejor lugar para trabajar para los Millennials en 2019.

Los seis desafíos más comunes para los equipos virtuales

La siguiente imagen muestra los desafíos más comunes que enfrentaron los trabajadores remotos en 2020.

(Fuente de imagen)

Echemos un vistazo a algunas posibles soluciones a estos desafíos.

1. Colaboración con compañeros de trabajo

Para aumentar la eficiencia del equipo y reducir los errores, utilice herramientas de comunicación y gestión de proyectos.

Organice reuniones virtuales periódicas para asegurarse de que todos estén en sintonía.

2. Interrupciones

Para minimizar las interrupciones, designe un área de su hogar para configurar su oficina en el hogar. Pídale a su familia o compañeros de cuarto que eviten molestarlo durante las horas de trabajo.

Es posible que desee encontrar un lugar al que pueda ir y trabajar fuera de su hogar, ya sea un espacio de trabajo conjunto o una cafetería acogedora.

Si es líder de un equipo virtual, considere proporcionar a sus colegas equipo para reducir las interrupciones, como auriculares con cancelación de ruido.

3. Seguir una rutina

Si tiene dificultades para seguir una rutina mientras trabaja en un equipo virtual, intente crear un horario en torno a sus horas de trabajo.

Trate de despertarse, acostarse y comer a la misma hora todos los días, ya que esto lo ayudará a cumplir con su rutina de trabajo.

Los gerentes que notan que sus equipos tienen problemas con la administración del tiempo pueden querer hacer cumplir las horas de trabajo establecidas.

4. Parar al final del día

Decide a qué hora comenzarás y terminarás tu jornada laboral. Luego, asegúrese de que sus colegas conozcan sus horas de trabajo, especialmente aquellos en otras zonas horarias.

Como líder, puede configurar una notificación automática para enviar a sus compañeros de equipo cuando sea el momento de cerrar la sesión.

5. Soledad

Si es un líder de equipo virtual, organice reuniones virtuales y pausas para el café. Esto ayudará con los colegas y los informes directos de sentirse solo.

6. Mala conexión wifi

Los gerentes de equipos virtuales deberían considerar reembolsar los costos de Internet para los empleados virtuales. Esto puede ayudar a aumentar la productividad.

Hemos buscado tres ejemplos de los equipos virtuales más exitosos para que pueda replicar su éxito. Echemos un vistazo a cómo lo hacen.

1. Google

Qué hacen: Google fue una de las primeras empresas en ofrecer opciones de trabajo desde casa cuando estalló la pandemia de COVID-19 en 2020.

Estarán probando modelos híbridos a medida que el personal comience a regresar a la oficina a lo largo de 2021.

Cómo lo hacen: Con 135.000 empleados a tiempo completo en todo el mundo, Google hace del bienestar del personal una prioridad.

También establecen las normas del equipo y tienen reuniones y controles de equipo regulares. Animan a los compañeros de equipo a estar presentes y reconocer los logros de los demás.

2. Airbnb

Qué hacen: AirBnb también cerró sus oficinas al comienzo de la pandemia y ofrece opciones de trabajo remoto a todos los empleados hasta agosto de 2021.

Cómo lo hacen: Airbnb proporcionó a los empleados $ 500 para invertir en equipos ergonómicos y de oficina en el hogar.

También ofrecieron opciones de trabajo flexibles y la oportunidad de reubicarse temporalmente con $500 de crédito de Airbnb.

3. Dinámica de aplicaciones

Qué hacen: AppD cree en la contratación de los mejores talentos, independientemente de la ubicación, para que los empleados tengan la opción de trabajar en una de las oficinas principales, una oficina satélite, un espacio de coworking o desde casa.

Cómo lo hacen: Proporcionan a los trabajadores remotos equipos de oficina en casa personalizados. Llevan a cabo pruebas ergonómicas para asegurarse de que los empleados estén preparados para la máxima comodidad y productividad.