Cómo triunfar en tu primera reunión con un nuevo equipo

Incluso las personas más experimentadas y seguras tienen nerviosismo cuando se encuentran por primera vez con un nuevo equipo.

Eso es cierto para los extrovertidos y las personas de todas las industrias. Ya sea que sea un nuevo gerente o un nuevo empleado, desea que la primera reunión con un nuevo equipo sea correcta.

La primera reunión con un nuevo equipo es importante porque presenta quién es usted como persona, qué contribuirá al equipo y cómo planea ayudar a su equipo a tener éxito. Es un momento para responder y hacer preguntas y comenzar a vincularse con las personas con las que trabajará de cerca. Tiene una oportunidad para esto, por lo que la preparación es crucial para una primera reunión exitosa.

Afortunadamente, hay estrategias simples disponibles para calmar sus nervios y ayudar a garantizar que su primera reunión sea exitosa.

¿Por qué es importante la primera reunión?

Las primeras impresiones importan mucho. Entrar a la primera reunión de su equipo le brinda a usted y al resto de los miembros de su equipo mucha información, incluso si parece indiferente.

Si se une a un nuevo equipo en el trabajo, desea aclarar que está listo para contribuir y aportar sus habilidades e ideas al equipo, especialmente si ese equipo tiene un alto rendimiento. Tal vez se reúna con un nuevo jefe antes de la primera reunión de su equipo. No tenga miedo de hacer preguntas para que su reunión de presentación con su nuevo equipo transcurra sin problemas.

Si se pregunta qué decir cuando se une a un nuevo equipo, recuerde ser auténtico cuando se presente. Los nuevos empleados quieren relacionarse con los miembros del equipo a nivel personal, así que dígales algunas cosas sobre usted que no estén relacionadas con el trabajo para conectarse más fácilmente.

Puede obtener un sentido de los valores y la cultura del equipo al escuchar hablar a la gente. Si está dirigiendo la reunión, asegúrese de que haya muchas oportunidades para que diferentes personas hablen.

Si es su primera reunión con empleados como nuevo gerente, la primera reunión es un momento para establecer su estilo de gestión. Cuando diriges un equipo nuevo, las personas necesitan vincularse y conocerse entre sí. Trate de generar confianza y fomentar un equipo donde todos se lleven bien. La reunión inicial te ayudará a empezar con el pie derecho y desarrollar tu equipo.

Está bien si estás un poco nervioso por liderar un nuevo equipo. nuestro profesional mejor arriba Los entrenadores están listos para apoyarlo cuando aprenda nuevas estrategias que lo ayudarán a que todas sus reuniones sean un éxito.

9 maneras de prepararse para una reunión exitosa

Su primera reunión puede traer mucha presión. Por supuesto, desea expresar sus puntos claramente y no perder el tiempo con sus palabras. La mejor manera de hacerlo es entrar lo más preparado posible. (No olvide que los ejercicios de respiración son una parte importante de la preparación para una gran reunión).

Aquí hay nueve consejos para ayudarlo a dirigir su primera reunión con confianza y facilidad:

1. Tener una agenda establecida

Lo primero que deben hacer los nuevos líderes de equipo es crear una agenda establecida. Cuando tienes algo a lo que hacer referencia, recordar todo tú mismo te quita el estrés. Haga una plantilla con una presentación de diapositivas o tarjetas de referencia escritas a mano.

Estos asistentes lo ayudarán a mantenerse en el tema y abordar todos los puntos que desea discutir durante la reunión.

Como nuevo gerente, quiere que su primera impresión sea que está organizado y puede liderar bien a su equipo. Su plantilla de agenda establece el tono de la reunión. También indica sus expectativas más amplias y su filosofía de liderazgo.

2. Prepare preguntas y prepárese para que le hagan preguntas

Pida a los miembros de su equipo que le cuenten un poco sobre ellos mismos de manera profesional. La conexión social y la confianza son difíciles de construir en el entorno virtual. Modele la vulnerabilidad compartiendo un poco sobre usted, incluyendo quién es usted como persona. Tenga en cuenta qué detalles desea compartir y por qué para evitar profundizar o intimar demasiado.

Pida a cada persona que se presente con algunos puntos que pueden incluir algo alegre pero también algo sobre su trabajo actual. Las preguntas para romper el hielo ayudan a aligerar el estado de ánimo y alientan a las personas a compartir sus valores y lo que es significativo para ellos.

Para un nuevo gerente, las primeras reuniones con el personal son la oportunidad de comenzar a aprender quiénes son, además de qué tipo de desarrollo profesional y oportunidades de tutoría están buscando.

Tampoco tenga miedo de hacer algunas preguntas difíciles. Pregúntales cómo han sido sus peores experiencias con el equipo y cómo puedes ayudarlos con sus problemas. Permítales que también le hagan algunas preguntas para ayudarlos a conocer mejor su estilo de gestión.

3. Configure su espacio de reunión tal y como le gustaría

¿Qué es peor que entrar en un espacio de reunión y encontrarlo totalmente patas arriba? Si tiene la suerte de estar en persona, configure el espacio físico.

Si las personas están demasiado separadas o demasiado juntas, se sentirán incómodas. Asegúrese de que su espacio sea lo suficientemente íntimo para que todos tengan espacio, pero que no tengan problemas para escuchar a los demás cuando hablan. Asegúrese de que todos los asientos estén orientados en la dirección que desee y de que haya suficiente espacio para todos.

Incluso en el entorno virtual, considere qué herramientas de colaboración virtual utilizará, cuándo y dónde. Errar por el lado de dejar la presentación apagada para que las personas puedan verlo a usted y a los demás para una primera reunión.

Un ambiente cómodo para su primera reunión puede ayudar a aliviar la tensión o los nervios. Eso se aplica tanto a usted como a los nuevos miembros de su equipo.

4. Investigue su nuevo equipo con anticipación

No hay nada de malo en investigar un poco antes de encontrarse cara a cara. Intente usar LinkedIn para verificar qué tipo de habilidades aportan los miembros de su equipo y dónde han trabajado antes. Es una forma de conocer a su equipo con anticipación, lo cual es útil si está nervioso. Puede inspirarte a hacer preguntas y ayudarte a relacionarte más personalmente.

También te ayudará a recordar nombres, aprender pronunciaciones y familiarizarte con sus caras antes de tiempo. Consulte el sitio web de su nueva empresa para ver si tienen una página de “conozca al equipo”.

Incluso si investiga mucho, no permita que eso se interponga en el camino de conocer a su equipo y dejarles espacio para que le cuenten sobre ellos mismos. Las personas son mucho más que su perfil de LinkedIn. Deja espacio para que te sorprendan.

5. Da un buen ejemplo

Modele el comportamiento que desea ver en los miembros de su equipo y en toda la oficina en su nuevo rol. Mantenga alejadas las distracciones, como los dispositivos electrónicos, para que no descarrilen su agenda preparada. Si las cámaras son la norma, infórmele a las personas con anticipación y recuérdeles nuevamente en la primera reunión.

Muéstreles qué tipo de cultura de equipo desea establecer. Explique el importancia de la inteligencia colaborativa en el lugar de trabajo y dé el ejemplo durante su reunión escuchando a los demás, haciendo preguntas y estando abierto a la retroalimentación. Traiga una actitud optimista y esté entusiasmado con el trabajo que está a punto de hacer.

Aumenta tu energía haciendo ejercicios rápidos o respirando antes de la reunión, si es posible. Si se trata de una videollamada, tómela de pie y hable a la cámara como si los miembros del equipo estuvieran en la habitación con usted.

Y, por supuesto, llegar a tiempo. No querrás llegar tarde a tu reunión de presentación con un nuevo equipo.

6. Establece objetivos adecuados

Establezca qué objetivos desea establecer para su equipo con anticipación. Piensa en qué dirección quieres que tome tu equipo o qué cuota quieres llenar. Estos objetivos para los miembros de su equipo pueden ser diarios, semanales o mensuales. Los equipos de alto rendimiento querrán que establezca objetivos para poder seguir creciendo, pero establecer objetivos de trabajo claros y alcanzables beneficia a todo tipo de equipo.

7. No exageres las cosas

Es genial ser articulado cuando te estás comunicando, pero asegúrate de no estar explicando demasiado las cosas. Los miembros de su equipo son inteligentes. Si las personas ya conocen sus roles y responsabilidades, no necesita incluir información de incorporación en su reunión inicial.

Comuníquese con las personas si parecen confundidas, pero no asuma que no saben nada sobre cómo funciona el negocio o lo que exigen sus funciones.

Su relación de trabajo con los demás debe respetar y reconocer su inteligencia, experiencia y pericia en lugar de dudarlo.

8. Practica tu tiempo

No hay necesidad de pasar toda la reunión hablando de un tema. Desea mantener la atención de los miembros de su equipo, no aburrirlos. Una reunión de equipo eficaz no tiene que durar dos horas. Debe ser conciso y respetar el tiempo y la atención de otras personas.

Revise la agenda de su reunión, vea si una sección parece demasiado larga y vea cómo puede acortarla. Deje algo de tiempo para preguntas también. Es probable que tu nuevo equipo sienta tanta curiosidad por ti como tú por ellos.

9. Tener un fuerte cierre

No seas el primero en salir de la habitación. Pero no dejes que la reunión se prolongue con torpeza. Resuma sus puntos y elementos de acción y termínelo. Tu cierre también debe ser conciso y motivador. Motivar a su equipo alentará a los miembros del equipo a volverse apasionados, establecer metas para sí mismos y trabajar duro.

Sea atractivo y refuerce lo que se ha esforzado en preparar para su nuevo equipo quedándose para conversar. Ofrezca aclarar cualquier pregunta final y programe reuniones individuales, si es necesario. Muestre que está abierto a conectarse con la gente y a conocer a los miembros de su equipo mostrándose abiertamente interesado en lo que tienen que decir.

Consejos y recomendaciones finales para dirigir su primera reunión de equipo

Desea que su primera reunión con los empleados como nuevo gerente sea exitosa ya que se ha preparado mucho. También desea que sus empleados tengan éxito, y una primera reunión sólida ayuda con eso.

Mientras piensa en cómo irá la reunión, aquí hay 13 recomendaciones para recordar antes, durante y después de su primera reunión con un nuevo equipo:

Incluso con una amplia preparación, una primera reunión puede ser un momento intimidante. No dude en buscar apoyo. Un entrenador de BetterUp puede ayudarlo a prepararse mentalmente y practicar para una reunión estelar que lo dejará a usted y a los nuevos miembros de su equipo emocionados.