Mejorar tus habilidades comunicativas nunca fue tan fácil y divertido. En este artículo te presentamos 18 estrategias efectivas que te ayudarán a comunicarte de manera asertiva y segura. ¡No pierdas más tiempo y descubre cómo transformarte en un experto de la comunicación!
Las habilidades de comunicación son algunas de las más utilizadas y buscadas en el lugar de trabajo. Son esenciales para que los líderes y los contribuyentes individuales los perfeccionen. Al observar nuestros entornos de trabajo en gran parte remotos e híbridos, las excelentes habilidades de comunicación marcan la diferencia entre equipos conectados y ágiles y equipos que no logran colaborar, mantenerse alineados y lograr objetivos comunes.
La buena noticia es que mejorar las habilidades de comunicación es más fácil de lo que imaginas. Aquí hay algunos principios básicos que vale la pena seguir para comunicarse mejor.
5 tipos de comunicación a desarrollar
Es posible que usted y los miembros de su equipo hayan estado trabajando de forma remota durante algún tiempo. Ya sea que esté en una oficina todos los días, en casa administrando desde lejos o en un lugar de trabajo híbrido entre los dos, es probable que haya aprovechado más de un tipo de comunicación.
Para que las empresas prosperen a largo plazo, es importante desarrollar habilidades de comunicación que abarquen cada tipo. Estos son los cinco tipos de comunicación más comunes para enfocarse en mejorar.
- Comunicación oral: los pensamientos se comparten a través del habla. Los ejemplos incluyen presentaciones, reuniones individuales y llamadas virtuales.
- Comunicación escrita: los pensamientos y las ideas se comparten a través de la palabra escrita. Esto puede ser con correos electrónicos, notas escritas a mano o señalización.
- Comunicación no verbal: la información se comparte sin el uso de palabras escritas o habladas. Los ejemplos incluyen expresiones faciales, tono de voz, lenguaje corporal y gestos.
- Escucha activa: a diferencia de los ejemplos anteriores, la escucha activa consiste en recibir información. Cuando alguien está escuchando activamente, puede hacer preguntas para comprender mejor la información, pero se abstiene de concentrarse tanto en su respuesta que no puede escuchar al orador.
- Comunicación contextual: la información se comparte con entendimientos mutuos, potencialmente tácitos, de diversos factores, como las relaciones interpersonales y el entorno.
¿Qué es la comunicación efectiva?
Los comunicadores más efectivos informan claramente a los demás y los escuchan activamente al mismo tiempo. Pueden aceptar aportes, tanto verbales como no verbales, al mismo tiempo que expresan sus pensamientos y opiniones de manera inclusiva.
Independientemente del estilo de comunicación, la comunicación efectiva implica una conexión con los demás. Es un baile en pareja que se mueve, a veces, de formas que no preveíamos. Esto significa que la habilidad más poderosa que puedes aprovechar es estar sincronizado con tu audiencia. Implica comprender y hablar sobre sus necesidades, y luego responder a los comentarios en tiempo real. Significa tener la conversación que tu audiencia quiere tener.
Pero lograr todo eso puede requerir algo de práctica.
A continuación se presentan algunas estrategias de comunicación efectivas para ayudarlo a escuchar y comunicarse mejor.
Cómo mejorar las habilidades de comunicación.
Los mejores mensajes suelen ser simples.
No tiene ningún valor entregar cualquier tipo de comunicación, ya sea escrita, verbal, formal o informal, si el mensaje no se transmite con claridad.
Comunicarse de manera concisa, manteniendo el interés e incluyendo todo lo que su equipo necesita saber, es una habilidad de comunicación de alto nivel.
Aquí hay algunas maneras de comunicarse mejor.
1. Ten en cuenta a tu audiencia
Su audiencia, naturalmente, estará más interesada y comprometida cuando adapte sus comunicaciones a sus intereses. Despertar su interés hablando directamente sobre lo que les importa despertará naturalmente su deseo de comprender e interactuar con la información.
2. No uses 10 palabras cuando una es suficiente
Incluso la audiencia más involucrada y comprometida eventualmente se aburrirá. Mantener su mensaje simple y conciso hará que sea más fácil de entender y retener. Recuerda, ya sabes lo que vas a decir, pero lo están escuchando por primera vez. Mantenlo simple.
3. Considere el mejor método para entregar su mensaje
Si la información que está transmitiendo no es urgente, considere enviar un correo electrónico o una nota. Esto es especialmente importante cuando se comunican las expectativas. La comunicación escrita le dará a su audiencia más tiempo para revisarla, pensarla y hacer un seguimiento con preguntas. También les dará un registro útil para consultar.
4. Involúcrelos
Si alguna vez ha trabajado como instructor, gerente, capacitador o entrenador, sabrá que hay pocas formas mejores de aprender información nueva que enseñarla. Pídales su opinión o que participen en la explicación de nuevos conceptos y políticas a sus colegas.
5. Aproveche la comunicación cara a cara cuando sea posible
La comunicación cara a cara agrega múltiples capas de información a un intercambio, ya sea entre dos personas o doscientas. A menudo, se crea una sinergia con la comunicación en persona que es difícil de replicar en otros lugares. Estos son algunos consejos para aprovechar al máximo el tiempo cara a cara con su equipo:
6. Haz contacto visual
Si se pregunta si su mensaje se está transmitiendo o no, pocas métricas brindan tantos comentarios como el contacto visual. Puede saber fácilmente si la persona con la que está hablando lo está entendiendo, está distraída, preocupada o confundida, gran parte de lo cual se pierde en la comunicación digital.
7. Pide retroalimentación
¿No estás seguro de que lo consiguieron? ¡Preguntar! Una técnica poderosa es pedirle a la gente que repita su versión de lo que acabas de decir. A menudo, esto puede mejorar la retención, la comprensión inmediata y minimizar los malos entendidos más adelante. También puede pedirles que se comuniquen con usted con formas útiles de mejorar su entrega en presentaciones y otras formas de comunicación.
8. Lee las señales no verbales
Hay varios tipos de señales no verbales. Los bostezos, la inquietud y la mirada alrededor de la habitación suelen ser señales claras de que su audiencia está pensando en algo diferente a lo que está tratando de transmitir. Si nota esto, no lo tome como algo personal. Trate de pedirles que compartan lo que tienen en mente, recapitular los puntos anteriores que pueden haber pasado por alto o posponer la sesión para otro momento.
9. Minimiza las distracciones
Si está chateando con alguien (o un grupo) cara a cara, mantenga a raya las distracciones dejando los dispositivos electrónicos innecesarios fuera del espacio. Mantenga la asistencia limitada a solo aquellos que necesitan estar allí, y evite programar en un momento en que es probable que las personas se concentren en otra cosa (como justo antes del final del día o justo antes del almuerzo).
Cómo mejorar la comunicación en línea:
La comunicación en línea está reemplazando rápidamente los espacios de oficina como el lugar principal para hacer negocios. Especialmente si está acostumbrado a trabajar con equipos en persona, puede ser un desafío adaptarse a tener reuniones, conversaciones e incluso personas que colaboran con usted o le informan digitalmente. Dado que la comunicación en línea presenta una forma única de interactuar, aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:
1. Cíñete a un límite de tiempo
Las reuniones en línea pueden ser aún más difíciles de concentrar, ya que incorporan las distracciones de una cantidad casi ilimitada de entornos. Mantenga las reuniones breves y directas, y esté especialmente atento a minimizar (potencialmente) las sesiones maratónicas de preguntas y respuestas. Si es necesario, realice un seguimiento a través de métodos de comunicación asincrónica para proteger el tiempo de todos.
2. Sé consciente de la otra persona
Generalmente, la persona que presenta es la única que puede prestar toda su atención a la reunión. Especialmente cuando trabaje desde casa, suponga que los participantes tienen múltiples demandas de atención y estructure el contenido en consecuencia.
3. Recapitular detalles importantes
Se pueden perder muchas señales no verbales e interpersonales en una conexión digital. Asegure la comprensión recapitulando los puntos clave. Puede hacer una revisión rápida en una reunión en línea o un breve resumen al final de un correo electrónico extenso.
4. No olvides responder
Asegúrese de responder a cada comunicación con un acuse de recibo rápido, incluso si es informal. Aunque es posible que hayas recibido el mensaje, es probable que la persona al otro lado de la línea no tenga forma de saberlo a menos que se lo hagas saber. Un par de palabras o incluso un “me gusta” generalmente harán el truco.
5 consejos adicionales para mejorar tus habilidades de comunicación
En general, si está buscando fortalecer sus habilidades de comunicación, los siguientes consejos lo ayudarán a tener éxito sin importar la situación en la que se encuentre (o la audiencia con la que se encuentre):
Cómo ser un mejor oyente activo
Se habla mucho sobre la belleza de la escucha activa, pero muchas personas no están seguras de cómo se traduce en comportamientos reales. Uno de los principales desafíos de la escucha activa es la preocupación por una respuesta. Mucha gente está ocupada formulando una respuesta perfecta, lo que no deja ancho de banda para interactuar con la entrada. Para salir de este hábito, que no está realmente al servicio del hablante, considere los siguientes pasos.
Repensar cómo agregar valor
Puede pensar que agregar valor a un intercambio se trata principalmente de lo que dice. Pero no siempre es así como lo perciben los demás. La mayoría de nosotros valoramos las respuestas que nos ayudan a reflexionar sobre nuestras propias ideas, que aclaran nuestras suposiciones o señalan posibles puntos ciegos. A menudo no necesitamos que un oyente sea brillante o nos impresione con sus propios datos. En cambio, podemos valorar más cómo nos ayudaron a agudizar nuestros pensamientos.
Parafrasear sin juzgar
Si se encuentra preocupado por responder, intente cambiar el enfoque de su respuesta. En lugar de apuntar a agregar sus propios pensamientos, hágase la tarea de dar un resumen que oculte su opinión o juicio. Mientras escucha, procure dar un resumen conciso, tal vez aclarando el lenguaje inicial del hablante.
Puntos de bonificación por repetir lenguaje pegajoso que el hablante reconoce como propio (“¿así que estabas frustrado con el proyecto porque la fecha límite era demasiado alta?”)
Haga preguntas que ayuden a los oradores a pensar
El siguiente paso de la paráfrasis es hacer preguntas que muevan la aguja. Al igual que la forma en que escucha un entrenador, estas preguntas empujan a los oradores a profundizar en su propio pensamiento, para aclarar su expresión o considerar posibles preocupaciones. Puede jugar al abogado del diablo al señalar las inconsistencias o el lenguaje que parece poco claro. Todos estos son verdaderos regalos para un orador y lo ayudan a mantenerse enfocado en escuchar.
interrumpir cortésmente
La escucha activa no es una indulgencia sin sentido, y no todas las interrupciones son de mala educación. A veces, los altavoces se pierden en la maleza y brindan una profundidad de detalles que no necesita. La interrupción puede ayudarlos a mantenerse relevantes y ser recompensados con más participación.
A la mayoría de los oradores no les importa ser interrumpidos por una pregunta que les permite seguir hablando. Mucho más difícil, especialmente para los introvertidos, es interrumpir a alguien en una reunión y terminar su tiempo en el piso. Asegúrate de:
- Valide al orador (“Gracias por mencionar eso”).
- Usa un tono cálido y educado. Obtén comentarios de otros sobre cómo suenas y cómo suenas.
- Refiérase al interés compartido (“Me gustaría asegurarme de que todos escuchemos sobre el proyecto”).
Consejos para mantener a la audiencia interesada cuando hablas
Se relevante
Como estamos inundados de información, muchas audiencias no quedarán impresionadas por los datos. De hecho, el deseo de cubrir todas las bases o anticipar todas las preguntas posibles es una razón común para la palabrería.
Para mantener a los oyentes interesados, especialmente en las reuniones virtuales, debe seleccionar cuidadosamente el contenido para que sea relevante. Pregúntese: ¿Cómo afecta esta información a mi audiencia? ¿Cómo puede ayudarlos con su trabajo? ¿Este nivel de detalle es útil para comprender mi mensaje principal?
Si no tiene respuestas claras a estas preguntas, considere cortar el contenido.
Sé conciso
Un sello distintivo de la presencia ejecutiva, la concisión es la capacidad de expresar sus ideas en la menor cantidad de palabras posible. Los oyentes aprecian esto, ya que muestra su preparación y respeto por el tiempo de sus oyentes. Además, la concisión indica confianza: la confianza para hacer menos, decir algo una vez y confiar en que aterriza.
Especialmente en reuniones virtuales, donde el circuito de retroalimentación puede ser plano, muchos oradores luchan por ser concisos. Pueden repetirse “solo para asegurarse” o usar más ejemplos para aclarar un punto. Pero este tipo de “más” a menudo puede ser menos, ya que las audiencias se desconectan después de haber captado el punto la primera vez.
La concisión es un acto de fe. La fe en tu propia preparación y que tu entrega sea clara. En reuniones virtuales con cámaras apagadas, se hace más difícil mantener esta fe. Para su propio cuidado como orador, es posible que desee pedirle a su audiencia que esté completamente presente y encienda las cámaras, y luego recompénselo con su entrega segura.
Deja espacios para que la audiencia los llene.
Una forma de reducir la velocidad y comunicarse con el público es hacer una pausa después de exponer un punto. No solo un segundo para recuperar el aliento, sino un espacio real para el silencio. Tanto virtual como en persona, deja una oportunidad para que sus oyentes la llenen, brindándole comentarios en tiempo real sobre lo que necesitan a continuación. ¿Qué tan granular quieren que obtengas? ¿Tienen realmente las preguntas que ibas a responder? ¿O están tomando sus ideas en una dirección completamente nueva?
A menudo desconfiamos del silencio, como si significara que algo anda mal. Pero las cosas suceden en silencio, y es posible que se sorprenda de lo que ofrecen sus oyentes cuando se les da la oportunidad de participar. Independientemente de cómo llenen el espacio, puede obtener sugerencias valiosas sobre cómo sincronizar y continuar. Y ahí es cuando la comunicación se convierte en baile.
Tratar los retrocesos como aperturas, no como obstáculos
Puede creer que al hacer un caso convincente, debería ser recompensado con una aceptación instantánea. Lo cual, por supuesto, casi nunca sucede. A medida que se desafían sus propuestas, se siente frustrado, tal vez incluso a la defensiva, al tratar de explicar por qué tiene razón. Pronto se dibujan líneas y ambos lados se doblan, y te encuentras atrapado en una rutina.
Para evitar tal cierre de sus ideas, es posible que desee repensar cómo experimenta el retroceso. La mayoría de las ideas nuevas no se aceptan de la forma en que se propusieron inicialmente, y es posible que su audiencia no necesite que tenga respuestas preparadas para todas sus preguntas. Trate de ver su lanzamiento como una volea de apertura y el retroceso como una guía para tener la conversación que necesita tener. En lugar de una defensa reflexiva, haga preguntas de seguimiento para validar y explorar la inquietud.
Reflexiones finales sobre estrategias de comunicación eficaces
Como líder y gerente, tiene un tremendo poder para establecer el tono de cómo se comunica su equipo. Si bien puede ser fácil caer en malos hábitos de comunicación, especialmente cuando se hace la transición a una interfaz cada vez más digital, un cambio en la forma en que un individuo se comunica puede abrir las puertas para un cambio radical en todo el lugar de trabajo. Desarrollar habilidades de comunicación efectivas lleva tiempo, pero los efectos valen el esfuerzo en todos los niveles de su organización.
Preguntas frecuentes sobre las 18 estrategias efectivas para mejorar tus habilidades comunicativas
1. ¿Qué son las habilidades comunicativas?
Las habilidades comunicativas son las capacidades que nos permiten transmitir información de manera efectiva, tanto verbal como no verbalmente.
2. ¿Por qué es importante mejorar nuestras habilidades comunicativas?
Mejorar nuestras habilidades comunicativas nos ayuda a expresarnos de manera clara y efectiva, lo que facilita la comprensión mutua y fortalece nuestras relaciones personales y profesionales.
3. ¿Cuáles son las 18 estrategias efectivas para mejorar nuestras habilidades comunicativas?
Las 18 estrategias efectivas para mejorar nuestras habilidades comunicativas son:
- Escucha activa: aprender a escuchar con atención y sin interrupciones.
- Expresión corporal: utilizar gestos y posturas adecuadas para complementar nuestro mensaje.
- Volumen y entonación: controlar nuestra voz para transmitir emociones y captar la atención.
- Empatía: comprender y mostrar interés por las emociones de los demás durante la comunicación.
- Lenguaje positivo: utilizar palabras y frases constructivas en nuestras interacciones.
- Claridad y concisión: expresarnos de manera clara y directa, evitando ambigüedades.
- Empatía: comprender y mostrar interés por las emociones de los demás durante la comunicación.
- Asertividad: expresar nuestras opiniones y sentimientos de manera respetuosa y firme.
- Adaptabilidad: ajustar nuestra comunicación según el contexto y las personas con las que interactuamos.
- Contenido relevante: transmitir información pertinente y de interés para el receptor.
- Feedback constructivo: proporcionar retroalimentación útil y específica en nuestras conversaciones.
- Manejo del estrés: controlar nuestras emociones y mantener la calma durante situaciones desafiantes.
- Preguntas abiertas: formular preguntas que fomenten la reflexión y amplíen la conversación.
- Gestión del tiempo: ser consciente de la duración de nuestras interacciones y evitar divagar.
- Respeto hacia las diferencias: valorar las opiniones y perspectivas diversas de los demás.
- Humildad: admitir nuestros errores y estar dispuestos a aprender de los demás.
- Escucha activa: aprender a escuchar con atención y sin interrupciones.
- Flexibilidad: estar dispuestos a adaptarnos a cambios y nuevas ideas en la comunicación.
- Confianza: creer en nuestras habilidades comunicativas y transmitir seguridad en nuestras interacciones.
4. ¿Dónde puedo encontrar más información sobre este tema?
Puedes obtener más información sobre las habilidades comunicativas en https://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n.
