Aumente el compromiso y la moral con la gestión del conocimiento

El conocimiento es poder. Pero a veces, difundir el conocimiento a las masas dentro de las organizaciones es más difícil de lo que parece.

Si está familiarizado con la industria de la consultoría de gestión, probablemente haya oído hablar de la gestión del conocimiento. Es un concepto que se originó en el mundo de la consultoría pero que se ha extendido rápidamente a todas las industrias.

En esencia, la gestión del conocimiento se trata de distribuir información de manera efectiva en una organización. Especialmente a medida que las organizaciones crecen y escalan, puede volverse cada vez más difícil. Después de todo, su empresa necesita asegurarse de que los empleados tengan la información que necesitan para hacer bien su trabajo.

Pero la gestión del conocimiento también se trata de difundir el conocimiento para permitir el éxito. En última instancia, la gestión del conocimiento puede ser una palanca para ayudar a su gente a alcanzar su máximo potencial.

En este post, hablaremos sobre la definición de gestión del conocimiento. También hablaremos sobre diferentes tipos de sistemas de gestión del conocimiento. También desglosaremos los beneficios de la gestión del conocimiento y le daremos algunas mejores prácticas para tener en cuenta.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Primero, definamos qué entendemos por gestión del conocimiento.

{fragmento destacado: ¿Qué es la gestión del conocimiento?}

La gestión del conocimiento es el proceso de organizar y compartir el conocimiento en una organización. A menudo, esto significa que todos los recursos, la información y el conocimiento son fácilmente accesibles para los empleados.

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Habiendo trabajado en comunicación interna durante años, la gestión del conocimiento es un gran tema de discusión cuando se trata de la productividad de los empleados. A medida que las organizaciones crecen, también lo hacen sus recursos, procesos, programas y herramientas de habilitación.

Se vuelve cada vez más importante potenciar el intercambio de conocimientos, especialmente cuando los equipos trabajan de manera interdisciplinaria. También es importante crear una base de conocimientos que contenga toda la información importante.

En BetterUp, tenemos un conjunto de comportamientos de alto impacto que ayudan a guiar cómo nos mostramos como empleados. Uno de nuestros comportamientos de alto impacto se llama “organizarse para ganar”. Es este concepto que para alcanzar nuestro máximo potencial, necesitamos invertir en las cosas aparentemente “pequeñas”. Necesitamos organizar nuestros recursos, nuestra gente y nuestro conocimiento para estar mejor equipados para encontrar el éxito.

En muchos sentidos, la gestión del conocimiento es similar a este concepto de organizarse para ganar. No importa cómo opere su organización, tener un sistema sólido de gestión del conocimiento puede brindarle una ventaja competitiva.

5 tipos de sistemas de gestión del conocimiento

Hay muchas herramientas de gestión del conocimiento en el mercado. Hemos reunido una lista de cinco tipos de sistemas.

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• flor de fuego

• Gurú

• Escritorio Zoho

• Confluencia de Atlassian

• Microsoft Sharepoint

Hay un montón de opciones por ahí. Y, sinceramente, cada organización opera de manera diferente. Trabaje con sus equipos de tecnología de la información, recursos humanos y comunicaciones internas para determinar qué tipo de herramienta es adecuada para usted. La herramienta también debe encajar perfectamente en su estrategia de transformación digital.

Algunas organizaciones pueden encontrar que una intranet interna satisface mejor sus necesidades. Otros pueden necesitar más de un sistema de administración de contenido que pueda albergar información empresarial.

Algunos pueden necesitar el uso de aplicaciones compatibles con dispositivos móviles, especialmente si hay un gran campo o presencia de ventas dentro de su organización. Otros podrían priorizar las integraciones de seguridad y flujo de trabajo en otros sistemas de software.

Sean cuales sean las necesidades de su organización, haga su diligencia debida e investigue adecuadamente. Es importante buscar formas en que la herramienta puede ser de autoservicio para sus empleados para disminuir la carga de trabajo de sus empleados de recursos humanos y comunicación. Esto es especialmente importante para tener en cuenta si está buscando escalar y hacer crecer su organización.

3 tipos de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento es un término amplio. Pero cuando lo desglosamos, podemos pensar en la gestión del conocimiento en tres categorías diferentes. Profundicemos en el tres tipos diferentes de gestión del conocimiento.

conocimiento explícito

Esta es la forma más básica de lo que conocemos como información. Está documentado en forma escrita. Es accesible y se puede pasar fácilmente a otros. Se graba, comunica y almacena en algún lugar donde la gente pueda acceder a él fácilmente.

Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene una intranet interna. En BetterUp, nuestra intranet se utiliza para almacenar activos de conocimiento. Tenemos programas, políticas y beneficios para empleados documentados en un programa de gestión del conocimiento. Los empleados pueden acceder a seminarios web grabados, preguntas frecuentes sobre políticas y otros documentos imprescindibles relacionados con una variedad de temas.

También tenemos cosas como libros blancos, informes, datos y otros activos a los que todos los empleados pueden acceder. Es una plataforma de autoservicio que almacena todo en un lugar donde las personas pueden ver de forma visible la información que necesitan.

Es un sistema actualizado en tiempo real que permite compartir información. Debido a que todo está escrito, documentado y publicado públicamente, ayuda a optimizar los flujos de trabajo.

Conocimiento tácito

Esta es una forma complicada de gestión del conocimiento porque se basa en la experiencia personal y el contexto. En muchos sentidos, podemos pensar en el conocimiento tácito como lo haríamos con cualquier historia transmitida de boca en boca.

En lugar de obtener información de forma tangible y documentada, aprendemos sobre ella a través de la experiencia. Complica el proceso de intercambio de conocimientos porque es contextual. A menudo, son las lecciones aprendidas las que ayudan a dar forma a este tipo de gestión del conocimiento, y el conocimiento que se comparte como “trucos del oficio”.

Por ejemplo, supongamos que recientemente ha contratado a nuevos miembros del equipo. Durante el proceso de incorporación, estos miembros del equipo aprendieron muchos conocimientos nuevos sobre la organización. La empresa tiene recursos documentados para cosas como iniciativas de bienestar en el lugar de trabajo, cómo funcionan los beneficios para los empleados y la cultura organizacional.

Sin embargo, su equipo es bastante nuevo. Estas son las primeras nuevas contrataciones que ha agregado a su equipo y ciertos procesos comerciales aún no están documentados. Los detalles de los trabajos de los nuevos miembros del equipo se dejan en gran medida para la capacitación en el trabajo. O, en otras palabras, experiencia contextual y personal. Las competencias clave del rol vienen con lecciones aprendidas en el camino. Es decir, hasta que alguien lo documente.

En nuestro equipo de marketing de contenido, organizamos regularmente lo que llamamos un “día de proceso”. Es un día dedicado a documentar el conocimiento tácito para asegurarnos de que estamos configurando nuestro equipo para un éxito óptimo. Ayuda a documentar pequeñas cosas, como cómo obtener métricas o cómo interactuar con el servicio de atención al cliente.

Estos “días de proceso” ayudan a traducir el conocimiento tácito en conocimiento explícito. En última instancia, si bien el conocimiento tácito ayuda a los miembros actuales del equipo, es posible que no prepare a los futuros miembros del equipo para el éxito.

Conocimiento implícito

Por último, el conocimiento implícito es un tipo de gestión del conocimiento que pone en acción el conocimiento explícito.

En muchos sentidos, el conocimiento implícito se puede considerar como una aplicación de transferencia de conocimiento. Por ejemplo, cuando me contrataron por primera vez en BetterUp, nunca antes había trabajado con nuestro tipo de sistema de administración de contenido.

Todo estaba documentado en un documento de proceso sobre cómo cargar mejor un blog o armar un boletín informativo. Pero en muchos sentidos, algunas de las mejores prácticas se compartieron a través de conversaciones con los miembros del equipo.

El conocimiento implícito toma el conocimiento explícito y le pone la guinda. Ayuda a optimizar el proceso de transferencia de conocimientos para impulsar la productividad de los empleados.

¿Qué es el proceso de gestión del conocimiento?

Cada organización tiene diferentes procesos, comunidades de práctica y conocimiento colectivo. Como tal, eso significa que el proceso de gestión del conocimiento se verá diferente para diferentes empresas.

Sin embargo, existen algunas pautas generales para implementar un proceso de gestión del conocimiento que su organización puede adoptar. Trabaje con sus equipos de TI, recursos humanos y administración de contenido para ayudar a asegurarse de que tiene todos sus patos en orden.

Hemos esbozado cuatro pasos simples que pueden ayudar a su organización a controlar el conocimiento de su empresa.

• Auditoría o descubrimiento. Para averiguar qué información existe, debe realizar una auditoría. En empresas anteriores en las que trabajé, TI y RR. HH. generalmente realizan algún tipo de descubrimiento. Esto ayuda a los miembros del equipo a analizar la empresa para averiguar qué herramientas, sistemas y software ya existen.

  Pero esto también incluye observar los tipos de conocimiento que está recopilando. Por ejemplo, ¿la mayoría de sus empleados están documentando procesos? ¿Qué le falta a su auditoría? ¿Ves ciertos equipos usando herramientas más que otros?

  Realizar una auditoría exhaustiva de lo que ya existe en su ecosistema lo ayuda a tomar una decisión informada. Después de todo, no puede tomar una decisión sobre una solución de gestión del conocimiento sin saber con qué está trabajando.

• Documentación y evaluación. La siguiente fase de la gestión del conocimiento es la fase de documentación y evaluación. Es posible que haya tropezado con todo tipo de conocimientos en su auditoría. Por ejemplo, algunos pueden ser conocimientos tácitos que deben documentarse de manera tangible. Es posible que tenga conocimientos explícitos pero que necesite agregar mejores prácticas.

  Asegúrate de documentar todo el conocimiento que has encontrado. Esto incluye categorizar los tipos de conocimiento con los que te encuentras. Por ejemplo, ¿está encontrando seminarios web o preguntas frecuentes escritas? ¿Tiene su organización una biblioteca saludable de guías de conocimientos o estudios de casos?

• Organización. Ahora que tiene toda su información, necesita organizarla. Esto puede parecer desalentador. Pero con las herramientas y el soporte adecuados, puede compartir mejor la información para ayudar a optimizar la eficiencia en el futuro.

  Antes de saltar al primer sistema de gestión del conocimiento disponible, pruebe la funcionalidad. Obtenga comentarios de sus empleados sobre cómo funciona el sistema para ellos. Involucrar a las partes interesadas necesarias en este proceso de toma de decisiones.

  En mi último cargo, formé parte de un equipo que implementó una nueva intranet en toda la empresa. Tomó meses de pruebas beta, descubrimiento de contenido y demostraciones con diferentes proveedores de software. Pero en retrospectiva, esos meses de trabajo ayudaron a asegurarnos de que estábamos tomando las decisiones correctas en el camino.

• Comunicación y compartir. Por último, pero no menos importante, es hora de empezar a compartir. No ha hecho todo este trabajo de recopilar, organizar y recopilar información en vano. Es hora de comunicar ampliamente el nuevo sistema de gestión del conocimiento en toda su empresa.

  En mi función anterior, después de implementar una nueva intranet, organizamos seminarios web de instrucciones para los propietarios de contenido. Creamos tutoriales y guías para ayudar a que compartir información sea más fácil para los empleados. Lanzamos iniciativas como lunch and learns e incluso una búsqueda del tesoro de la empresa para ayudar a impulsar el compromiso.

  Piense en cómo puede ser creativo al correr la voz sobre cómo comparte el conocimiento. Puede ayudar a involucrar a los empleados al mismo tiempo que aumenta la eficiencia.

4 beneficios de la gestión del conocimiento

La gestión eficaz del conocimiento tiene muchos beneficios. Hemos esbozado cuatro beneficios de la gestión del conocimiento.

Productividad incrementada

Uno de los mayores beneficios de la gestión eficaz del conocimiento es el aumento de la productividad. De hecho, más del 70% de las empresas esperan aumentar la productividad en un 20% con una gestión del conocimiento eficaz.

Los empleados no deben perder demasiado tiempo tratando de encontrar la información que necesitan para realizar su trabajo. Con el intercambio efectivo de conocimientos, puede aumentar la productividad y la eficiencia de su fuerza laboral.

Mayor transparencia

Sabemos que los empleados quieren transparencia en el lugar de trabajo. Según el estudio Slack Future of Work, El 80 % de los empleados quiere saber cómo se toman las decisiones. Además, el 87% de los encuestados quiere que su futura empresa sea modelo de transparencia.

Una mayor transparencia, especialmente entre equipos y departamentos, rompe los silos entre los empleados. La mayor visibilidad también puede conducir a una mejor colaboración. En última instancia, la transparencia puede traducirse en un mejor logro de los objetivos.

Mejor colaboración entre los miembros del equipo.

De la mano con una mayor transparencia está una mayor colaboración. Cuando los equipos entienden los objetivos compartidos y las iniciativas clave, están mejor posicionados para colaborar de manera efectiva. También puede ayudar con la alineación del equipo.

Aumento de la moral

Un estudio analizó el impacto de los sistemas de gestión del conocimiento y encontró algo sorprendente. La gestión del conocimiento en realidad aumentó la moral de los empleados.

Especialmente en una época en la que el compromiso de los empleados está disminuyendo rápidamente, la moral de los empleados es fundamental. Las organizaciones de todo el mundo están lidiando con la forma de mantener a sus empleados comprometidos. Si bien algunas respuestas obvias pueden ser la formación de equipos virtuales u otras actividades basadas en la conexión, no pase por alto el papel de la tecnología.

4 mejores prácticas de gestión del conocimiento

Considere el papel de la automatización

La tecnología existe para ayudarnos a hacer nuestras vidas y nuestros trabajos más fáciles. Busque formas de automatizar su proceso de gestión del conocimiento.

Por ejemplo, supongamos que su empresa tiene un canal de Slack en toda la empresa para todas las preguntas sobre los beneficios de los empleados. También tiene una página de intranet interna que contiene todo lo que sus empleados necesitan saber sobre los beneficios para empleados.

Cuando llega la inscripción abierta, sus equipos de recursos humanos son bombardeados con preguntas. Es probable que su gente de recursos humanos esté respondiendo preguntas en varios lugares, lo que dificulta el intercambio de conocimientos.

¿Puedes integrar cualquier actualización de la página de la intranet en tu canal de Slack? ¿Cómo puedes hacer que la tecnología funcione como un compañero de equipo?

Manténgase actualizado con la tecnología actual

Como ex profesional de la comunicación interna, este es uno grande. Sus empleados están acostumbrados a herramientas como Google, donde la información está al alcance de la mano.

La realidad es que las intranets no están a la altura del estándar que ha establecido Google. No puedo decirle cuántas veces he recibido comentarios sobre cosas como la funcionalidad de búsqueda o la facilidad para encontrar cosas.

Por eso es importante asegurarse de que sus sistemas de gestión del conocimiento estén renovados y actualizados. A menudo, los proveedores también corregirán errores que también pueden ayudar a mejorar la experiencia de los empleados.

Cree foros donde los empleados puedan expresar sus comentarios

Los sistemas de gestión del conocimiento son excelentes para compartir información. Pero son aún mejores cuando son interactivos.

Por ejemplo, ¿sus empleados pueden usar la intranet para comentar y hacer preguntas? ¿Cómo está proporcionando un foro para la retroalimentación de los empleados? ¿Hay alguna manera de capturar comentarios para mejorar el proceso de intercambio de conocimientos?

Habilitar campeones o embajadores de la creación de conocimiento

Cualquier profesional de la gestión del cambio le dirá esto: el cambio es difícil para las personas. Por lo tanto, implementar una nueva herramienta y aumentar la adopción no es una tarea fácil.

Piense en las formas en que puede habilitar a los defensores del sistema de gestión del conocimiento. Por ejemplo, ¿sus líderes pueden nominar campeones o embajadores de cada departamento? ¿Cómo estás impulsando el compromiso?

Los sistemas de gestión del conocimiento solo funcionarán bien si sus empleados utilizan la herramienta. Sea creativo sobre cómo está impulsando la adopción también.

Comience a compartir conocimientos y desbloquee el potencial de su organización

Su estrategia de gestión del conocimiento es una parte importante de su estrategia comercial. Puede ayudar a desbloquear el conocimiento organizacional que conduce a mejores resultados comerciales.

Pero cualquier tipo de cambio es difícil. Y para asegurarse de que su gente esté preparada para el éxito, el coaching está aquí para ayudar.

Con BetterUp, puede brindar apoyo personalizado a su gente. Sus empleados serán más resistentes, estarán mejor equipados para resolver problemas difíciles y estarán más comprometidos.