Cómo finalizar un correo electrónico y dejar una impresión fantástica

Imagínese esto: está teniendo una conversación encantadora con un colega. Hablas de negocios sobre la nueva agenda de marketing y analizas los planes de vacaciones. Hacia el final de la conversación, su colega se marcha sin decir una palabra más.

Probablemente esté bastante perplejo, y con razón.

No se alejaría simplemente de una conversación cara a cara, por lo que no debería terminar un correo electrónico sin despedirse adecuadamente, especialmente en una era en la que nuestro trabajo y comunicación se están volviendo cada vez más digitales.

Nuestras habilidades de comunicación son algunas de las competencias profesionales más importantes a desarrollar para construir relaciones sólidas y promover dinámicas de equipo saludables. Si no está seguro de cómo finalizar un correo electrónico correctamente, revisaremos cómo cerrar la sesión en diferentes situaciones con ejemplos para que pueda comenzar.

¿Por qué es importante una firma de correo electrónico?

Lenguaje y señales no verbales en situaciones sociales. son herramientas esenciales para construir y nutrir relaciones saludables. Decir hola y adiós, extender la mano para dar un apretón de manos o aceptar un abrazo cuando alguien abre los brazos son parte de mantener el contrato social.

Cuando rompemos las normas sociales aceptadas, corremos el riesgo de ofender o tensar una relación.

En el mundo profesional, las relaciones que fomentamos construyen nuestras carreras. Cuando nos comunicamos con colegas o clientes, la entrega de un mensaje es tan importante como su contenido.

La firma de su correo electrónico es la guinda del pastel: es un detalle importante. En psicología, la regla del punto máximo explica cómo las personas juzgan las experiencias en función de su pico y final en lugar de la suma total de la experiencia.

Imagina que escribes un correo electrónico a un nuevo cliente para darle malas noticias. Usted debate sobre la línea de asunto correcta y el saludo correcto, elabora cuidadosamente un mensaje de correo electrónico diplomático y empático, ofrece una solución clara y los próximos pasos, y verifica dos veces los errores gramaticales y tipográficos.

El cliente lee su correo electrónico y se siente seguro de su profesionalismo, excepto que usted no lo firma. Un final abrupto sin un adiós claro podría afectar su experiencia más que el resto del correo electrónico.

La forma en que nos comunicamos ofrece una visión de cómo trabajamos: no tomarse el tiempo para firmar correctamente podría hacer que alguien se pregunte qué otros atajos podría tomar o qué normas profesionales podría no prestar mucha atención.

Si nos comunicamos respetuosamente con la etiqueta de correo electrónico adecuada, veremos los siguientes beneficios profesionales:

• Comunicación fluida

• Mayor confiabilidad, seriedad y ética de trabajo profesional.

• Menos confusión

Aquí hay algunas desventajas de no escribir un correo electrónico profesional:

• Más malentendidos

• Menos impresión profesional

• comunicación tensa

Cómo finalizar un correo electrónico

Has hecho todo el trabajo escribiendo el correo electrónico. Asegúrese de que lo último que escriba establezca el tono para la respuesta que sigue.

Aquí hay cuatro consejos para terminar su correo electrónico con estilo:

1. Conoce a tu audiencia

El destinatario del correo electrónico determina qué tan formal debe ser un correo electrónico.

Los correos electrónicos formales están reservados para mensajes profesionales enviados a un gerente o jefe, a alguien que no conoce personalmente, a un colega o cliente con quien tiene una relación comercial. Para estos correos electrónicos, es fundamental escribir con buena etiqueta, un tono respetuoso y un formato adecuado.

Los correos electrónicos informales son los que envía a sus amigos cercanos, familiares, colegas o clientes con los que ha establecido una relación casual. Está bien escribir correos electrónicos casuales que carecen de una estructura formal, pero aún así es bueno cerrar la sesión de alguna manera.

2. Incluir una línea de cierre

Un final de correo electrónico profesional debe incluir una oración de cierre para decir adiós, enviar buenos deseos o mostrar gratitud. Sea breve y agradable, y recuerde que una buena firma de correo electrónico siempre debe escribirse con cortesía y respeto.

Aquí hay algunos ejemplos de finalización de correo electrónico:

• Espero que tengas un buen día

• Gracias de nuevo por tu tiempo

• Aprecio toda tu ayuda

• Gracias de nuevo por el seguimiento.

• Espero conocerte

• No dude en ponerse en contacto conmigo si necesita ayuda adicional

• Hazme saber si tienes alguna pregunta

• Ten un excelente fin de semana

• A la espera de saber de ti

• Suerte con tu presentacion de hoy

• Excelente trabajo hoy, equipo. ¡Avanza!

3. No reinventes la rueda

Las mejores firmas de correo electrónico son probadas y verdaderas. Aquí hay algunas maneras de cerrar la sesión de un correo electrónico:

• Atentamente

• Los mejores deseos

• Atentamente

• Un cordial saludo

• Mejor

4. Perfecciona tu firma de correo electrónico

Su firma de correo electrónico le permite promocionarse a sí mismo y a su marca. Una firma de correo electrónico apropiada para la empresa siempre debe incluir la siguiente información:

• Nombre completo

• Título profesional

• Nombre de la empresa con un hipervínculo al sitio web

• Información de contacto adicional, como un número de teléfono o correo electrónico alternativo

• Enlaces a plataformas de redes sociales relacionadas con el trabajo, como un perfil de LinkedIn. Solo use plataformas menos profesionales como Instagram, Facebook, TikTok, YouTube y Twitter si las usa para promocionar su marca personal.

Errores que vale la pena evitar

Aquí hay algunos malos hábitos que debe evitar para que su correo electrónico siga siendo profesional y apropiado:

1. No corregir

Es esencial verificar si hay errores tipográficos en toda la correspondencia, y el cierre de su correo electrónico no es diferente. Asegúrate de usar una coma, poner tu nombre en mayúsculas y verificar si hay errores ortográficos. Si está en su teléfono celular, sea más concienzudo acerca de la revisión.

Nunca querrías que el texto predictivo cambiara “Atentamente” a “Tuyo rebelde”.

2. Ser demasiado formal

Si bien es posible que no todos los finales demasiado formales dejen una mala impresión, es posible que tampoco dejen una fantástica. El uso de cierres basados ​​en la fe y despedidas formales puede parecer inaplicable, discordante o poco profesional.

Evite las siguientes frases:

• Sinceramente tuyo

• Cordialmente

• Que tengas un buen dia

• A su servicio

3. Ser demasiado informal

Por la misma razón por la que debe tener cuidado con ser demasiado formal, sentirse demasiado cómodo con la firma de su correo electrónico puede parecer incómodo e inapropiado. Se deben evitar las palabras abreviadas, la jerga, los emojis y el humor.

Si envía “Más tarde, amigo” a su jefe, es probable que lo deje preguntándose cómo interactúa con los clientes.

Evite el uso de las siguientes frases:

• Chao

• Verifícalo más tarde

• besos y abrazos

• Paz

• Gracias

• Nos vemos

• Manténganse al tanto

• Enviando buenas vibras

Ejemplos de finalización de un correo electrónico para cada situación

Los diferentes correos electrónicos sirven para diferentes propósitos, y un cierre de correo electrónico profesional debe reflejar eso. La forma en que concluye una carta de presentación digital o un correo electrónico para un reclutador no será la misma que el seguimiento de un correo electrónico para un cliente con el que ha trabajado durante años.

Aquí hay cuatro situaciones de correo electrónico profesional y la mejor manera de cerrar la sesión:

1. Cuando estás solicitando un trabajo o siguiendo una entrevista

Dejar una buena impresión en un gerente de contratación es esencial para poner el pie en la puerta. Pueden leer cientos de currículos, cartas de presentación y correos electrónicos de seguimiento para cubrir un solo puesto. Termine su correo electrónico haciéndoles saber que está agradecido por su tiempo y consideración.

Aquí hay unos ejemplos:

• “Gracias por tomarse el tiempo para revisar mi currículum. Avíseme si puedo ser de ayuda con respecto a los próximos pasos.

  Un cordial saludo,

  [full name]”

• “Disfruté conocerte hoy. Por favor, hágamelo saber si tiene más preguntas.

  Mejor,

  [full name]”

• “Muchas gracias por el seguimiento. Tengo muchas ganas de conectarme.

  Los mejores deseos,

  [full name]”

2. Cuando acepta un trabajo o escribe un correo electrónico de presentación del equipo

El proceso de contratación es largo y, cuando envían una oferta de trabajo, un gerente de contratación ha invertido mucho tiempo en ti. Tomarse un momento para expresar su gratitud es una manera maravillosa de mostrarle a un gerente o a los nuevos miembros de su equipo qué esperar de usted cuando trabajen juntos.

Mantenlo breve, simple y amable.

Aquí están algunos ejemplos:

• “Gracias de nuevo por la oportunidad y por hacer que este proceso sea tan agradable. Estoy deseando empezar.

  Mejor,

  [first name]”

• “Estoy muy emocionado de conocer a todo el equipo. No puedo esperar para empezar.

  Un cordial saludo,

  [first name]”

• “Gracias por tu tiempo. Espero discutir los próximos pasos.

  Atentamente,

  [full name]”

3. Cuando quieras pedir ayuda o un favor

Una vez que haya establecido la situación en su correo electrónico, infórmele al lector que desea su opinión o ayuda. Por ejemplo, es posible que desee que un cliente complete una encuesta o que un gerente apruebe una solicitud para que usted tome una licencia personal o tiempo libre.

Mostrar aprecio también es una excelente manera de animar a un cliente a hacer clic en una llamada a la acción.

Aquí hay varios ejemplos:

• “Por favor, avíseme si necesita alguna información mía para completar esta tarea. Gracias por tu tiempo.

  Mejor,

  [first name]”

• “Me encantaría escuchar tu opinión. Avísame si tienes tiempo para una llamada rápida para hablar de esto.

  Mejor,

  [first name]”

• “Agradecemos su continuo apoyo y esperamos que complete nuestra encuesta para que podamos mejorar su experiencia.

  cálidamente,

  [full name, company]”

4. Cuando quieras decir gracias

La gratitud es una parte esencial del desarrollo de conexiones profesionales positivas. Un agradecimiento personalizado a un equipo o a un miembro individual del equipo eleva la moral, valida a las personas y las anima a seguir trabajando contigo. También puede amortiguar las malas noticias, como rechazar un trabajo o avisar con dos semanas de antelación.

Aquí hay un par de ejemplos:

• “Estoy agradecido por su tiempo y espero que podamos trabajar juntos en el futuro.

  Un cordial saludo,

  [first name]”

• “Esta empresa no habría sido lo mismo sin ti. Eres una en un millón. Gracias.

  Los mejores deseos,

  [first name]”

• “Gracias por todo lo que has hecho. Siempre apreciaré mi tiempo aquí.

  Los mejores deseos,

  [first name]”

Presiona “Enviar”

Nuestro estilo de comunicación refleja quiénes somos y cómo trabajamos con los demás. Cada personaje cuenta, hasta la forma en que nos despedimos. Dedicar algo de tiempo a fortalecer su comunicación escrita y aprender a finalizar un correo electrónico garantizará que sus conversaciones siempre vayan por buen camino.

Piensa en tu lector, no trates de reinventar la rueda y muestra gratitud e intención. Si ha hecho todas estas cosas, está listo para presionar el botón de enviar.