¡Deja de perder tu tiempo! Aprenda a equilibrar el trabajo duro con el trabajo inteligente

“Escogeré a una persona perezosa para hacer un trabajo difícil porque una persona perezosa encontrará una manera fácil de hacerlo”. Nosotros no estoy seguro exactamente de quién dijo esto, pero lo creemos absolutamente. Esta cita lo desafía a evaluar sus flujos de trabajo y si su resultado justifica la cantidad de energía que le dedica.

Eso no quiere decir que debas intentar tomar atajos, sino todo lo contrario. Se trata de maximizar la eficiencia y producir el mejor trabajo con menos esfuerzo.

Esto es especialmente importante en un entorno acelerado. Entregar proyectos rápidamente lo pondrá por delante del resto y ayudará a su organización a mantenerse al tanto de su misión.

Pero, la eficiencia no siempre es fácil. Si bien sus hábitos pueden detenerlo porque está acostumbrado a hacerlo a su manera, a veces serán los procesos organizacionales o los trámites burocráticos los que se interpondrán en el camino de las aprobaciones y los plazos de los proyectos.

Afortunadamente, trabajar rápido es una habilidad como cualquier otra. Veamos la diferencia entre el trabajo duro y el trabajo inteligente para potenciar su productividad.

Trabajo inteligente versus trabajo duro: ¿cuál es la diferencia?

Probablemente ya estés familiarizado con el trabajo duro. Aquí es donde pasas mucho tiempo y pones mucho esfuerzo para completar una tarea. El trabajo inteligente, por el contrario, se trata de producir la misma cantidad de trabajo con mayor eficiencia y menos insumos, ya sea tiempo, esfuerzo o ambos.

Tanto el trabajo inteligente como el arduo requieren una fuerte ética de trabajo y un compromiso con la calidad. Pero el trabajo inteligente le permite completar más tareas diarias, por lo que puede irse a casa temprano o pasar a una nueva tarea más rápido.

Aquí hay un desglose de las diferencias clave entre el trabajo inteligente y el duro:

Tiempo: El trabajo duro significa pasar largas horas en una tarea o serie de tareas. El trabajo inteligente implica completar la misma cantidad de trabajo (con la misma calidad) en menos tiempo.

Calidad frente a cantidad: el trabajo duro a menudo se centra en la cantidad en lugar de la calidad. El trabajo inteligente los trata a ambos por igual.

Procesos: el trabajo duro suele ser el modo predeterminado de trabajar: hacer las cosas sin pensar mucho en cómo. El trabajo inteligente significa que te preocupas por el proceso de trabajo tanto como por la tarea. Esto significa priorizar, delegar y mejorar la gestión del tiempo para lograr los resultados deseados.

Plazos: el trabajo duro no siempre es la mejor manera de lograr un objetivo dentro de un plazo. El trabajo inteligente se trata de hacer las cosas rápidamente, lo que lo convierte en una mejor opción para terminar las cosas a tiempo.

Echemos un vistazo a algunos ejemplos.

Ejemplo 1

Tarea: debe coordinar una reunión entre los directores ejecutivos de seis nuevas empresas tecnológicas. La reunión debe realizarse la próxima semana.

Método difícil: completa la tarea usted mismo creando una lista de invitados, redactando correos electrónicos y una agenda de reuniones, invitando a todos los asistentes requeridos, reservando un horario que se adapte a todos, reservando un lugar de reunión conveniente y organizando la comida mientras se adapta a las restricciones dietéticas de las personas.

Todo el trabajo debería llevarte unas ocho horas, pero también tienes otras responsabilidades menores de las que ocuparte. En total, le toma alrededor de dos días cerrar todo.

Método inteligente: use una invitación a un evento anterior como plantilla (o encuentre una en línea), cambie la fecha y actualice la lista de invitados y la agenda. En su invitación, solicite que le informen sobre cualquier restricción dietética al final del día. Mientras espera sus respuestas, puede reservar el lugar y actualizar la invitación a la reunión después de confirmar la ubicación.

Ejemplo #2

Tarea: Coordine una campaña de recaudación de fondos para el nuevo programa deportivo de su organización para jóvenes en riesgo.

Método difícil: compra el espacio publicitario en la televisión, filma el comercial, planifica una campaña de redacción de cartas y organiza un evento para celebrar a los voluntarios y donantes. Esta tarea es un trabajo de tiempo completo en sí mismo, ya que requiere una gestión de proyectos y una producción de contenido rigurosas.

Método inteligente: contrata a un videógrafo independiente para filmar el anuncio de televisión, lo que requiere tiempo y habilidades técnicas. Esto lo liberará para concentrarse en las cartas de recaudación de fondos y la planificación de eventos. También le brindará un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal durante la duración de la campaña, lo que ayudará a compensar cualquier riesgo potencial de agotamiento o agotamiento mental.

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Cómo desarrollar habilidades de trabajo inteligente

Aprender a trabajar inteligentemente es, bueno, un trabajo duro. Estos son algunos consejos para trabajar de manera más inteligente, no más difícil.

Deja de hacer varias cosas a la vez. Puede pensar que está realizando múltiples tareas, pero en realidad está cambiando rápidamente su enfoque de un elemento a otro, lo que solo consume energía valiosa. puede tomar hasta 15 minutos para que su cerebro se reoriente después de cambiar, por lo que es mejor que se concentre en uno.

Tomar descansos. Cuando tiene demasiado en su plato, tiene la tentación de pasar el día sin almorzar, lo que afecta su salud a largo plazo. Corre el riesgo de agotarse, lo que puede conducir a errores en su trabajo.

Y, si nunca descansa lo suficiente, corre el riesgo de agotarse. Intente usar la técnica Pomodoro para bloquear su tiempo y programar descansos regulares. No harás tu mejor trabajo al final de un día realmente largo, así que guárdalo para mañana cuando estés fresco. Probablemente tomará menos tiempo y será de mejor calidad con una pizarra nueva.

Haz las tareas más difíciles (y más apremiantes) primero. Mientras planifica su semana, asegúrese de que todas las tareas sensibles al tiempo estén en la parte superior de su lista de tareas pendientes, lo que le permite completar todas sus tareas dentro de los plazos. Para proyectos más grandes, proporcionará un amortiguador cuando algo inevitablemente se retrase.

Completa pequeñas tareas de una sola vez. Agrupar tareas pequeñas te ayudará a eliminar varios elementos en poco tiempo. Esto incluye responder correos electrónicos, responder mensajes de WhatsApp o hacer llamadas telefónicas.

Estas tareas a menudo requieren menos concentración mental, por lo que puede abordarlas entre elementos más grandes. Entonces puedes trabajar toda la tarde sin preocuparte por perderte algo importante.

Sigue tus niveles de energía. Organizar su día en torno a sus niveles de energía aumentará la eficiencia. Si es más productivo por la mañana, programe sus tareas más difíciles en ese momento. Pero si aún necesita una dosis de cafeína al mediodía para alcanzar su punto máximo, use la mañana para abordar un trabajo menos exigente.

Automatiza lo que puedas. Los métodos abreviados de teclado, los scripts de bases de datos y los filtros de correo electrónico son formas eficientes de automatizar las tareas cotidianas. Si dedica algo de tiempo a configurar las cosas, tendrá suficiente energía para concentrarse en otras tareas.

Ponte a ti mismo primero. Es poco probable que ayudes a alguien si te quemas. Asegúrese de tomarse un tiempo para el cuidado personal entre el trabajo duro y evite trabajar en exceso.

Adopta una mentalidad de crecimiento. Cada proyecto es una oportunidad para aprender, crecer y perfeccionar sus habilidades. Con una mentalidad de crecimiento, perfeccionará constantemente sus métodos para maximizar la eficiencia.

Un trabajador inteligente utiliza objetivos SMART

Antes de comenzar un gran proyecto, asegúrese de que usted y sus colegas tengan claro el “por qué” del trabajo. Cuando todos están en sintonía y tiene un plan de trabajo claro, perderá menos tiempo debatiendo la visión del proyecto a mitad de camino.

Utilice el método de establecimiento de metas SMART para asegurarse de tener una visión clara. Esto significa establecer metas que son:

• Específico: ¿Qué es exactamente lo que estás tratando de lograr? Expresa claramente tu visión.
• Medible: ¿Cómo sabrá que ha terminado? Debe tener una forma clara de medir el éxito. Por ejemplo, si su objetivo es agilizar la contratación de nuevos empleados, indique la velocidad a la que aspira.
• Alcanzable: ¿Es este objetivo realista con el tiempo y los recursos disponibles actualmente? De lo contrario, es posible que deba planificar pasos adicionales para lograr su objetivo.
• Relevante: ¿La meta corresponde a la misión de su organización? Solo trabaje en proyectos largos, arduos y costosos si agregan valor.
• Con límite de tiempo: ¿Tiene un plazo claro en mente? Establecer una fecha de finalización es vital para evitar deambular sin rumbo por un tiempo indefinido.

El trabajo duro nunca pasa de moda

Ser eficiente no significa ser perezoso. Como gran trabajador, debe asegurarse de que su aporte produzca el máximo rendimiento. Si puede dominar el arte de la eficiencia, estará listo para prosperar en los entornos de trabajo acelerados de la actualidad.

Con los consejos anteriores, está bien encaminado para equilibrar el trabajo duro con el trabajo inteligente. Se trata de habilidades de gestión del tiempo, eficacia y eficiencia, teniendo en cuenta su salud mental y física.

En BetterUp, nuestros entrenadores pueden ayudarlo a optimizar su flujo de trabajo, comunicarse de manera eficiente con su equipo y desarrollar las habilidades necesarias para prosperar en un lugar de trabajo moderno.